Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

2.1. Khái quát về Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ là quận nội thành nằm ở phía Tây Bắc trung tâm Thủ đô, phía Đông giáp quận Long Biên; Phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm và quận Cầu Giấy; có diện tích tự nhiên là 24km² và hiện có trên 171.451 người cư trú trên địa bàn của 8 phường: Yên Phụ, Bưởi, Tứ Liên, Thuỵ Khuê, Nhật La, Quảng An, Phú Thượng, Xuân La. Và nằm trọn trong địa giới quận là “Lá phổi xanh của Thành phố” Hồ Tây. Quận lớn thứ 4 ở Hà Nội chỉ sau 3 quận Hà Đông, Long Biên, Hoàng Mai về diện tích.

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích Văn hoá – Lịch sử có giá trị và danh lam thắng cảnh của Thủ đô Hà Nội. Và trải qua nhiều năm, Quận Tây Hồ đã có nhiều bước tiến mạnh và những thành tựu đáng khen trên nhiều lĩnh vực và trở thành Văn hoá của Thủ đô Hà Nội và trung tâm Dịch vụ – Du lịch.

• Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996 dựa trên Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995.

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Chính trị, Kinh tế, An ninh, Quốc phòng, Xã hội…. Cụ thể như sau:

• Thu chi của địa phương trên địa bàn Quận thực hiện theo quy định của pháp luật đồng thời kết hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, đủ và kịp thời các loại thuế và các loại thu khác;
• Phát triển công nghiệp, kinh tế, lâm nghiệp, văn hoá – giáo dục, dịch vụ y tế, thương nghiệp, …
• Đảm bảo chính trị, an ninh, trật tự xã hội và thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân.
• Giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân và thi hành án theo đúng thẩm quyền của Quận;
• Tổ chức biên chế lao động, chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội và quản lý cán bộ viên chức của Quận.
• Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, cùng với các văn bản cơ quan của nhà nước cấp trên và nghị định của Hội đồng nhân dân cùng cấp; Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
• Phòng thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Uỷ ban nhân dân quận Tây hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý nhà nước. Uỷ ban nhân dân Quận Tây hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức của Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân ban hành ngày 26/11/2003 như: Xây dựng kế hoạch, chương trình phát triển xã hội, kinh tế, quốc phòng, an ninh dài hạn và hàng năm. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm; Xây dựng các chế độ làm việc, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm do Uỷ ban nhân dân quận quản lý; Xây dựng các chương trình, công tác hàng năm của Uỷ ban nhân dân Quận; Kết luận những vụ việc tố cáo, khiếu nại, do Uỷ ban nhân dân quản lý; Đánh giá, kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên của Uỷ ban nhân dân Quận hàng năm; Và giải quyết các vấn đề khác theo quy định.

• Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây hồ bao gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch và 12 phòng, 6 ban chuyên môn. Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công chức Hội đồng nhân dân, UBNĐ và Chủ tịch Quận cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận trước Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hội đồng nhân dân quận Tây hồ và Các cơ quan Nhà nước cấp trên.

• Sơ đồ tổ chức bộ máy chính quyền Quận Tây Hồ: (Phụ lục 1)

2.2. Khái quát về tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.2.1. Quy định của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ

Căn cứ vào hệ thống các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã xây dựng, ban hành một số các văn bản chỉ đạo quy định về bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ tại cơ quan. Cụ thể như sau:

• Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ được thực hiện tuân theo các văn bản:

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ (2016), Quyết định số 7051/QĐ – Uỷ ban nhân dân ngày 22 tháng 12 năm 2016 ban hành “Kế hoạch số 20/KH – Uỷ ban nhân dân ngày 20/01/2017 về công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 – 2020.”

Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ (2018), Quyết định số 7117/QĐ – Uỷ ban nhân dân ngày 23 tháng 3 năm 2018 “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ”. Công tác bảo quản cũng được quy định rõ tại Điều 30 của quy chế.

Có thể thấy Uỷ ban nhân dân quận đã có những quan tâm, coi trọng công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ. Dù vậy, Uỷ ban nhân dân quận cũng cần có những quy định về khen thưởng, kỷ luật, đối với các cán bộ lưu trữ để giúp thúc đẩy công tác bảo quản được phát triển hơn.

• Về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Để thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tốt, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ cũng đã có những văn bản chỉ đạo công tác như: Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ (2018), Quyết định số 7117/ QĐ – Uỷ ban nhân dân ngày 23 tháng 3 năm 2018, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ có quy định khá cụ thể về công tác khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ như sau: Điều 31. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu; Điều 32. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 33. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 34. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Ngày 26 tháng 9 năm 2012, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ cũng đã ban hành Công văn số 146/VP quy định về việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ tại kho lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận. Văn bản có quy định về thẩm quyền cho phép; Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu; Đối tượng và phạm vi khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ; Thủ tục khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ; Thời gian khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ và các hình thức khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ.

Tuy có các quy định về phát huy giá trị tài liệu nhưng các quy định đó vẫn chỉ dừng lại ở mức độ khái quát, còn nhiều hạn chế như chưa có quy định về khen thưởng, kỷ luật, lệ phí khai thác…Hay tiếp cận thông tin là một trong những quyền của công dân, được Hiến pháp 2013 nước Việt Nam ghi nhận và được cụ thể hóa bằng Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ban hành ngày 06 tháng 4 năm 2016. Luật tiếp cận thông tin khẳng định: Mọi công dân đều bình đẳng, không bị phân biệt đối xử trong việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin. Vì vậy, công dân nếu có nhu cầu chính đáng hoàn toàn được quyền khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ. Việc không có các đối tượng khác trong văn bản quy định có thể dẫn đến hạn chế và hiểu lầm cho các đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu. Có thể thấy Uỷ ban nhân dân quận vẫn chưa chú trọng đến công tác phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận.

2.2.2. Nội dung tài liệu lưu trữ

Nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản và khai thác tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ rất phong phú và đa dạng, phản ánh các hoạt động của địa phương về các lĩnh vực như như : văn hóa- giáo dục, nội chính, thương binh – xã hội, lao động, quản lý đô thị, khoa học – công nghệ, kinh tế…. Tính đến năm 2024, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đang bảo quản 1.703m giá tài liệu giấy bao gồm các tài liệu đã chỉnh lý hoàn thành, chỉnh lý sơ bộ về các nội dung sau:

• Về tài liệu tổng hợp: Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tài liệu về công tác chỉ đạo, lãnh đạo: Gồm các chủ trương chính sách chung của Đảng và Nhà nước về văn hoá, xã hội, kinh tế của Quận; các hồ sơ kiểm tra công tác tại quận; hồ sơ hội nghị; kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của các phòng, ban, ngành Uỷ ban nhân dân các phường, sổ biên bản các cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo Quận;…

Tài liệu văn thư – lưu trữ – hành chính: Các báo cáo, kế hoạch về công tác năm của Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân quận; các hồ sơ công tác cải cách hành chính; tài liệu hướng dẫn, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;…

• Về tài liệu nội chính:

Tài liệu địa giới hành chính: Gồm tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn công tác địa giới hành chính quận; hồ sơ bản đồ địa giới hành chính của quận, các phường,…

Tài liệu tổ chức bộ máy: Các tài liệu về việc giải thể, chia tách, hợp nhất, sắp xếp, đổi tên lại tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân quận, phường; các tài liệu quy định về quy chế hoạch động phân công nhiệm vụ, quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân quận, các phòng ban chuyên môn, lề lối làm việc,…

Tài liệu an ninh – quốc phòng: Gồm các báo cáo, kế hoạch năm dài hạn về công tác xây dựng củng cố an ninh, quốc phòng trên địa bàn quận, hồ sơ tuyển quân hàng năm. Hồ sơ về các loại tội phạm và hoạt động giữ gìn trật tự an toàn xã hội, phòng cháy chữa cháy ở quận.

Tài liệu tổ chức cán bộ: Thực hiện biên chế lao động tiền lương hàng năm; hồ sơ miễn nhiệm, bổ nhiệm, luân chuyển, điều động lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên; thực hiện công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ của quận và các đơn vị trực thuộc,…

Tài liệu thanh tra: Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác thanh tra quận; kế hoạch, báo cáo của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ về công tác thanh tra hàng năm; các hồ sơ thanh tra các vụ việc do quận đảm nhiệm; tài liệu quản lý về hoạt động kiểm tra, thanh tra.

• Tài liệu kinh tế:

Tài liệu tài chính: Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác tài chính; các báo cáo, kế hoạch công tác tài chính hàng năm; các hồ sơ ngân hàng các năm;… Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tài liệu thương mại – du lịch: Các tài liệu quy định, quy chế về quản lý thương mại – du lịch; báo cáo về các hoạt động thương mại du lịch hàng năm trên địa bàn quận; hồ sơ về việc quy hoạch phát triển thương mại, du lịch hàng năm;…

Tài liệu xây dựng cơ bản: Quy hoạch xây dựng tại địa bàn; hồ sơ kiểm tra, thanh tra công tác xây dựng; hồ sơ xây dựng về công trình do Uỷ ban nhân dân quận đầu tư,…

Tài liệu về tài nguyên – môi trường: Vấn đề đất đai, hồ sơ đo đạc lập bản đồ địa chính, hồ sơ tài liệu về quy hoạch, sử dụng đất, hồ sơ cấp chứng nhận quyền sử dụng đất; tài liệu về nhà ở gồm như chuyển quyền sử dụng nhà ở, hồ sơ tranh chấp khiếu kiện nhà ở, hồ sơ về phát triển, quy hoạch nhà ở,…

Tài liệu các dự án hạ tầng kỹ thuật quanh Hồ Tây: Tài liệu giải phóng mặt bằng; các hồ sơ hạng mục công trình quanh Hồ Tây, ….

• Tài liệu văn xã:

Tài liệu tôn giáo – dân tộc: Báo cáo về công tác tôn giáo hàng năm; tài liệu, hồ sơ giải quyết các vụ kiện điển hình về công giáo; các báo cáo, kế hoạch, công tác dân tộc hàng năm…

Tài liệu Văn hoá , Thông tin – Thể thao: Gồm các tài liệu quản lý chỉ đạo về công tác văn hoá – thông tin – thể thao tại địa bàn quận; các chương trình, kế hoạch và báo cáo hàng năm về các hoạt động văn hoá – thông tin – thể dục; các hồ sơ kiểm kê cổ vật,….

Tài liệu giáo dục: Gồm các tài liệu chỉ đạo, quản lý công tác giáo dục, các đề án, chương trình xây dựng và phát triển ngành giáo dục; hồ sơ kiểm tra, thanh tra kiểm tra ngành giáo dục…

Tài liệu y tế: Gồm các báo cáo về tình hình hoạt động của phòng khám đa khoa quận và các trạm y tế phường; tài liệu quản lý, chỉ đạo về hoạt động y tế trên địa bàn quận, các báo cáo chuyên đề về y tế trên địa bàn quận,…

Tài liệu Lao động, Thương binh và Xã hội: các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác năm của các phòng lao động – thương binh – xã hội; Tài liệu quản lý, chỉ đạo công tác lao động – thương binh – xã hội; bản đồ công tác quy tập mộ liệt sỹ…

Tài liệu dân số, gia đình và trẻ em: Tài liệu chỉ đạo, quản lý công tác dân số, gia đình và trẻ em; Các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác năm; báo cáo thống kê chuyên đề dân số, gia đình và trẻ em; các báo cáo về quỹ bảo trợ trẻ em Quận hàng năm,…

2.2.3. Số lượng tài liệu lưu trữ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tính đến năm 2024, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đang bảo quản 1.703m giá tài liệu với các thành phần cụ thể như sau:

Các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh bao gồm 10.983 hồ sơ, chiếm 1.656 mét giá, cho thấy sự ưu tiên, tổ chức kỹ lưỡng đối với phần lớn tài liệu giấy. Bên cạnh đó, các tài liệu tại kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân đã chỉnh lý sơ bộ bao gồm 250 hồ sơ.

• BẢNG THỐNG KÊ SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI Uỷ ban nhân dân QUẬN TÂY HỒ

2.2.4. Giá trị tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ có giá trị rất lớn đối với việc quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học, phục vụ công chúng.

• Giá trị thực tiễn:

Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là minh chứng sống cho sự hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân dân quận, bao gồm các tài liệu có nhiều thông tin quan trọng, đa dạng, có giá trị về chính trị thông qua các thời kỳ lịch sử. Khối Tài liệu lưu trữ này còn được dùng phục vụ chính sách quy hoạch, giải quyết tranh chấp, xây dựng chiến lược phát triển kinh tế – xã hội, đáp ứng nhu cầu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đai. Ngoài ra, giá trị thực tiễn còn thể hiện giá trị khoa học của Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ nằm trong khả năng cung cấp tri thức xác thực, nguyên gốc phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích và lý giải các vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực khoa học.

• Giá trị lịch sử:

Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận tây Hồ góp phần lưu giữ lịch sử địa phương. Ghi lại quá trình hình thành, dựng xây và phát triển của quận Tây Hồ, cung cấp các thông tin chi tiết về các sự kiện lịch sử, các nhân vật nổi tiếng, các di tích, sự kiện lịch sử, các phong tục tập quán và di sản văn hoá Quận. Tài liệu lưu trữ cũng giúp bảo tồn di sản văn hoá. Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều tài liệu quý giá về di sản văn hoá phi vật thể như nghề thủ công truyền thống, dân ca, lễ hội góp phần gìn giữ và phát huy các giá trị văn hoá quý báu của dân tộc.

2.3. Tổ chức nhân sự về công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận là cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân và chịu sự chỉ đạo, quản lý của Uỷ ban nhân dân quận về biên chế, tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra chỉ đạo về nghiệp vụ. Với chức năng, vị trí như vậy Uỷ ban nhân dân quận có những yêu cầu khắt khe về trình độ nhân viên văn phòng. Đặc biệt cán bộ lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng, là người đưa tài liệu đến với người đọc, không chỉ chịu trách nhiệm trong công tác lưu trữ mà cán bộ còn cần sắp xếp lưu trữ tài liệu khoa học, thực hiện công tác tra tìm khi có yêu cầu khai thác từ độc giả, hướng dẫn người khai thác đăng ký vào sổ khai thác, sử dụng tài liệu và thực hiện việc cấp bản sao, xin chứng thực tài liệu cho độc giả. Ngoài ra cán bộ cũng tham mưu, góp ý cho lãnh đạo cơ quan để giúp cải tiến, nâng cao hiệu quả công tác tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Hiện tại ở Uỷ ban nhân dân quận tây Hồ có 01 cán bộ phụ trách lưu trữ kiêm nhiệm văn thư, tốt nghiệp đại học chính quy Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Theo tìm hiểu thì cán bộ này đã có hơn 10 năm kinh nghiệm. Tuy nhiên với công việc đòi hỏi tính nghiệp vụ chuyên môn cao và lượng việc khá nhiều nên cán bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận cũng có nhiều áp lực.

Cán bộ lưu trữ được cử đi học tập và tham gia các khoá chương trình đào tạo ngắn hạn 1-2 lần mỗi năm chính vì thế khả năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ khá ổn; cán bộ cũng luôn tự trau dồi, bổ sung kiến thức của bản thân để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.

2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

• Yếu tố môi trường tự nhiên

Do Hà Nội có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa với nhiệt độ và độ ẩm cao quanh năm, đặc biệt là vào mùa hè. Mà độ ẩm cao là môi trường hợp lý cho nấm mốc và vi khuẩn phát triển, gây mục nát giấy và các vật liệu hữu cơ khác. Còn nhiệt độ cao làm giấy giòn, dễ gãy và quá trình lão hoá của mực in bị đấy nhanh. Ngoài ra bụi bẩn tích tụ trên tài liệu hút ẩm cũng tạo điều kiện cho sinh vật phát triển.

Thời tiết nước ta có 2 mùa Tài liệu lưu trữ bị ảnh hưởng khá rõ như: mùa đông lạnh và khô với gió mùa đông bắc, mùa hạ nóng ẩm với gió mùa tây nam. Nhiệt độ chênh lệch giữa 2 mùa khá lớn, trong tháng nóng nhất (tháng 6) nhiệt độ trung bình ở Hà Nội là khoảng 30 độ C và tháng lạnh nhất (tháng 1) nhiệt độ trung bình là khoảng 16 độ C. Và trong một ngày, biên độ dao động của nhiệt độ rất lớn, có ngày nhiệt độ cao nhất là 39 độ C, lúc thấp nhất là 26 độ C. Độ ẩm trung bình các tháng dao động từ 78 – 85%, trong đó có ngày độ ẩm trung bình xuống đến 53% và có ngày lên đến 94%. Bụi cũng là một trong số các nguyên nhân gây tổn hại tới tình trạng vật lý và làm giảm tuổi thọ của Tài liệu lưu trữ

Đây là 2 nguyên nhân ảnh hưởng khá rõ đến các Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Chính vì thế một số tài liệu cũ của Uỷ ban nhân dân quận (đa số là các tài liệu giấy từ 2006 về trước tương đương 8 mét giá) có hiện tượng dần mất tính đàn hồi và giảm độ bền cơ lý do ảnh hưởng của độ ẩm và vì nhiệt độ cao trong ngày nên các Tài liệu lưu trữ cũ (ở gần cửa sổ) đó có hiện tượng bị mất nước ố vàng, khô giòn và dễ gãy.

Mặc dù kho của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ được xây dựng trên tầng 4 của Trụ sợ Uỷ ban nhân dân quận để đảm bảo tránh đường lớn và các khu công nghiệp gây nhiều bụi. Tuy nhiên, kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận khá to và rộng với 4 phòng nhưng chỉ có một cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm văn thư nên việc lau dọn vụi bặm thường xuyên là việc rất khó. Do vậy bụi bám trên các cặp, hộp tài liệu khá nhiều và khiến cho Tài liệu lưu trữ bị ố vàng.

• Yếu tố vật liệu và thời gian

Các Tài liệu lưu trữ cũ được bảo quản tại kho Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ (đa số là các tài liệu giấy từ 2006 về trước tương đương 8 mét giá) đang có hiện tượng mục, mực in mờ dần do chưa được đầu tư về chất lượng giấy nên có thể thấy các giấy và mực in của các văn bản này vẫn còn có lượng axit cao. Điều đó khiến giấy trở nên gìn và dễ mục hơn các tài liệu từ năm 2007 trở về đây. Và còn khó khăn hơn khi các tài liệu đó rất dễ bị xuống cấp dù có bảo quản tốt, nhưng giấy vẫn có tình trạng bị mục và mực bị mờ dần do mực in kém. Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

• Yếu tố con người

Theo quan sát, trong quá trình vận chuyển tài liệu vẫn còn hiện tượng bó gói tài liệu, quăng quật tài liệu khiến các tài liệu bị rách (không nhiều) và nhàu nát, bẩn. Do vẫn có cán bộ sắp xếp tài liệu lộn xộn, chồng chất tài liệu quá nhiều và sử dụng vật liệu bao gói kém chất lượng (do chứa axit). Một số tài liệu trực tiếp để trên sàn nhà. Ngoài ra trong quá trình chỉnh lý các tài liệu (đa số là các tài liệu giấy từ 2006 về trước tương đương 8 mét giá) không tháo ghim kẹp khiến nhiều tài liệu bị rỉ sắt làm ố vàng tài liệu và còn dùng bút mực để đánh số tờ khiến tài liệu bị nhiễn axit theo thời gian. Các thao tác cầm tài liệu cũng chưa được cẩn trọng khiến tài liệu nhàu nát. Ngoài ra còn sử dụng băng dính chất lượng kém cũng khiến tài liệu bị ố vàng và hư hại khi gỡ bỏ.

2.4.2. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Kho lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận tổng có 4 kho với diện tích là 160m², được bố trí trang bị cơ sở vật chất đầy đủ gồm 05 điều hoà trong kho, 3.396 mét giá cố định; 05 hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, 10 bình chữa cháy; 08 dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm và 05 máy quét (scanner). Kho gồm 01 cửa ra vào và 01 cửa sổ, cửa kho được làm chắc chắn có khoá tốt. Kho có hệ thống đèn chiếu sáng hợp lý, thuận tiện cho việc tra cứu tài liệu. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ cũng đã ban hành Nội quy Kho lưu trữ quy định những vấn đề cơ bản về quản lý, sử dụng kho cũng như thời gian làm việc, trách nhiệm của cán bộ lưu trữ và các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khi đến tra tìm và khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên trong kho chưa hề được đầu tư camera, hệ thống chống trộm, máy hút ẩm. Đây là một vấn đề đáng lưu ý, Uỷ ban nhân dân quận chỉ bảo quản và chống trộm bằng việc khoá cửa nhưng chưa được đầu tư camera hay hệ thống chống trộm nên khó mà kiểm soát được ai đang trong kho, kho có bị đột nhập hay không. Các Tài liệu lưu trữ bị đánh cắp cũng sẽ rất khó để tìm ra. Uỷ ban nhân dân quận cũng đang tốn thời gian vào việc phòng chống ẩm bằng các cách thủ côn thông gió và quạt mà chưa hề được đầu tư máy hút ẩm.

2.4.3. Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Việc xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một quá trình quan trọng giúp bảo vệ và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Quy trình xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện dựa trên các nguyên tắc, nghiệp vụ lưu trữ và được thực hiện bởi các cán bộ lưu trữ có chuyên môn và được đào tạo, bao gồm các bước:

• Kiểm tra và phân loại tài liệu: Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Khi tài liệu được chuyển giao vào kho lưu trữ, cán bộ cần kiểm tra tình trạng vật lý ban đầu của tài liệu ( có hư hỏng không, mức độ hư hỏng, nấm mốc,…). Sau đó, phân loại tài liệu theo các tiêu chí nghiệp vụ như phân loại theo phông lưu trữ, nhóm tài liệu, loại hình tài liệu, niêm đại…để có phương pháp xử lý phù hợp.

• Làm sạch tài liệu:

Về làm sạch khô: Sử dụng chổi mềm, khăn mềm, máy hút bụi có công suất nhỏ có đầu hút chuyên dụng để loại bỏ bụi bẩn bám trên bề mặt tài liệu.

Làm sạch ẩm (chỉ khi cần thiết và cần có chuyên môn): Được áp dụng đối với các trường hợp có vết bẩn cứng đầu, có thể sử dụng khăn ẩm nhẹ hoặc dung dịch vệ sinh chuyên dụng cho tài liệu (cần thận trọng và thử nghiệm trước trên một khu vực nhỏ)

Về xử lý nấm mốc: Đầu tiên cần cách ly tài liệu bị nấm mốc để tránh lây lan sang tài liệu khác. Sau đó làm sạch cơ học, cẩn thận loại bỏ lớp nấm mốc bằng chổi mềm hoặc bông. Và cuối cùng là khử trùng bằng cách sử dụng các phương pháp khử trùng phù hợp.

• Phòng chống côn trùng gây hại:

Bằng cách kiểm tra định kỳ và sử dụng các biện pháp phòng ngừa như lắp đặt lưới chống côn trùng, giữ vệ sinh kho sạch sẽ, đặt bẫy không độc hại để kiểm soát côn trùng. Ngoài ra có thể xử lý hoá chất (chỉ khi cần và cần có chuyên môn) như phun thuốc khử trùng, diệt côn trùng định kỳ (cần đảm bảo an toàn cho Tài liệu lưu trữ và người).

• Kiểm soát môi trường, hạn chế ánh sáng trong kho lưu trữ:

Trong kho tại Uỷ ban nhân dân quận luôn duy trì độ ẩm trong khoảng 20 – 25 độ C và độ ẩm tương đối từ 50 – 60%. Trong kho cũng sử dụng 05 hệ thống với 05 máy điều hoà không khí và có 08 dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm. Cán bộ lưu trữ cũng thường xuyên theo dõi, ghi nhật ký nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên. Các quạt thông gió được bảo trì thường xuyên để đảm bảo thông gió tự nhiên hợp lý khi không sử dụng điều hoà, và có các biện pháp phòng chống bụi bẩn như vệ sinh kho thường xuyên hơn.

Kho lưu trữ được đặt ở hướng Đông Bắc của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Các tài liệu đều được để trong các cặp hộp kín, chỉ sử dụng điện khi cần thiết. Độ chiếu sáng được đảm bảo từ 50-80 lux. Tuy nhiên các tài liệu cũ (từ năm 2006 về trước) ở gần vị trí cửa sổ của kho vẫn còn ảnh hưởng nhẹ bởi việc ánh sáng chiếu vào dù đã có rèm.

• Số hoá tài liệu lưu trữ: Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

UBND quận đang dần số hoá các tài liệu có giá trị để giảm thiểu việc tiếp xúc trực tiếp với bản gốc và có hệ thống quản lý tài liệu điện tử và có sao lưu dự phòng. Qua quan sát việc số hoá tài liệu tại Uỷ ban nhân dân quận đang rất được quan tâm, chỉ có khoảng một ít các tài liệu cũ (từ năm 2003 trở về trước) là chưa được số hoá. Ngoài ra các tài liệu còn lại đều được lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu.

• Đảm bảo chất lượng giấy, mực in và trang bị các thiết bị văn phòng

UBND quận Tây Hồ đã thay đổi lựa chọn các loại giấy hiện đại chứa lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6-10) chính vì thế chất lượng giấy khá tốt, đã gần 10 năm nhưng vẫn chưa có hiện tượng bị mục (đối với các tài liệu từ năm 2007 đến nay). Và các văn phòng cũng được trang bị các thiết bị hiện đại hơn như máy photo, máy fax, máy scan tài liệu,.. và lựa chọn các loại mực in và giấy có chất lượng cao hơn, tốt hơn để phục vụ cho việc thực hiện công tác lưu trữ.

• Phòng chống côn trùng gây hư hại tài liệu lưu trữ

Đây là một điểm rất đáng khen dành cho Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ khi cán bộ và nhân viên tại đây không có trường hợp nào mang đồ ăn vào kho. Và kho được vệ sinh định kỳ và thực hiện kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hiện các tài liệu có dấu hiệu bị tấn công và kịp thời xử lý. Kho sẽ còn được thực hiện khử trùng (nếu cần) bởi các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho cả người và tài liệu. Chính vì, thế hiện nay kho lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận không hề có các dấu hiệu bị tấn công của côn trùng gây hư hại tài liệu lưu trữ

• An toàn và phòng cháy chữa cháy.

UBND quận Tây Hồ đã trang bị 05 hệ thống báo cháy tự động và các dụng cụ cùng các biện pháp chữa cháy thông thường như hệ thống chữa cháy bằng nước, bình bọt chữa cháy,… vẫn dùng được. Ngoài ra kho cũng được đặt ở vị trí gần cầu thang để dễ dàng thoát hiểm và có đủ diện tích cho đường thoát cho xe vận chuyển Tài liệu lưu trữ và xe cứu hoả tiếp cận.

• Nâng cao nhận thức và đào tạo

UBND quận cũng thường xuyên cử các cán bộ lưu trữ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của toàn thể các cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ. Uỷ ban nhân dân quận cũng thường xuyên cử cán bộ lưu trữ tham gia các buổi tập huấn, bồi dưỡng.

2.4.4. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tổ chức tài liệu khoa học trong kho lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ giúp đảm bảo cho tính bảo quản lâu dài của tài liệu và tạo điều kiện tiện lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Chính vì vậy tổ chức tài liệu trong kho được thực hiện theo các quy định và tiêu chuẩn của công tác lưu trữ như:

UBND quận Tây Hồ có tổng 4 kho lưu trữ với diện tịch là 160m^{2. C}hiều dài giá/ tủ bảo quản tài liệu lưu trữ là 413.6 mét giá. Trong đó, giá cố định chiếm 329.6 mét giá và giá di động chiếm 174 mét giá.

Các tài liệu được sắp xếp trên giá kệ được xếp theo phông lưu trữ, và trong mỗi phông được sắp xếp theo thứ tự hồ sơ từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Các giá cố định, mỗi giá cách nhau 50 cm đúng theo nguyên tắc.

Phân loại tài liệu: Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận được phân loại theo đặc trưng thời gian – cơ cấu tổ chức, dựa theo đặc trưng này thì toàn bộ Tài liệu lưu trữ trong phông sẽ được chia theo năm sau đó phân chia theo tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận. Tuy nhiên cách chia còn gây bất cập, chưa khoa học. UBNA quận là cơ quan quản lý nhà nước thông qua các mặt hoạt động các lĩnh vực chính vì vậy việc phân chia tài liệu theo phương án trên không thể phản ánh đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân. Ngoài ra, việc tra cứu tài liệu khi có yêu cầu khai thác sẽ không thuận lợi, khá mất thời gian để tìm kiếm và phục vụ nhanh chóng cho lãnh đạo, nhân viên, độc giả.

Trong thời đại công nghệ số, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã áp dụng công nghệ số và từng bước triển khai kho lưu trữ số. Một phần hồ sơ tài liệu lưu trữ lâu dài đang dần được chuyển đổi sang dạng số để quản lý song song. Kho lưu trữ số hiện nay chủ yếu phục vụ tra cứu nội bộ và được tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản điều hành của thành phố Hà Nội như “phần mềm quản lý văn bản”. Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

2.5.1. Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

• Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước

TLLT tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là nguồn thông tin chính thức và đáng tin cậy để giải quyết các công việc hành chính hằng ngày, tra cứu lại các quyết định, văn bản đã ban hành, các quy trình nghiệp vụ đã thực hiện. Các nhà quản lý cũng có thể khai thác Tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, đánh giá hiệu quả các chính sách trong quá khứ để rút ra các bài học kinh nghiệm và xây dựng các chính sách mới phù hợp với tình hình thực tế của Quận. Tài liệu lưu trữ cũng giúp theo dõi quá trình thực hiện các nhiệm vụ, dự án, chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân quận và các phòng ban sát sao, đánh giá được hiệu quả. Việc sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước chiếm đến 25% tổng số nhu cầu.

Hiện tại Uỷ ban nhân dân phường Tứ Liên thuộc quận Tây Hồ đang triển khai dự án xây cầu Tứ Liên. Cần tiến hành rà soát tổng diện tích đất cần thu hồi để phục vụ việc triển khai dự án cầu Tứ Liên. Uỷ ban nhân dân Quận đã hỗ trợ cho Uỷ ban nhân dân phường Tứ Liên sử dụng các tài liệu có liên quan về các dự án trong quận có nội dung tương tự dự án phường Tứ Liên. Khiến dự án này rút ngắn được thời gian để tiến hành dự án rất nhiều.

• Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động xây dựng các văn bản quy phạm, các quy định trong lĩnh vực quản lý nhà nước.

Thông qua các hệ thống hồ sơ hành chính trong quá trình hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ như các văn bản chỉ đạo điều hành, các biên bản hồ sơ, dự thảo, báo cáo tổng kết, các văn bản góp ý của phòng ban chuyên môn.. giúp cung cấp những căn cứ pháp lý và thực tiễn khách quan giúp cán bộ cơ quan có đầy đủ thông tin để xây dựng một văn bản mới một cách hợp lý, chính xác và có tính kế thừa.

Nhờ có các báo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ và phương hướng nhiệm vụ các năm nên Uỷ ban nhân dân quận có thể xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành năm 2013. Việc sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động xây dựng các văn bản quy phạm, các quy định trong lĩnh vực quản lý Nhà nước chiếm 5% tổng số nhu cầu.

• Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu khoa học Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

TLLT là nguồn tư liệu quá giá cho các nhà nghiên cứu khoa học nghiên cứu đến các lĩnh vực khác nhau như lịch sự, văn hoá – xã hội, địa lý, quy hoạch..của quận Tây Hồ. Và tài liệu gốc có thể cung cấp các chi tiết khách quan giúp các nhà nghiên cứu khám phá được những góc cạnh chưa từng biết đến hoặc chưa được làm sáng tỏ những vấn đề về lịch sử, văn hoá của địa phương.

Hiện nay Uỷ ban nhân dân quận tây Hồ đang đẩy mạnh công tác quản báo du lịch thông qua các lễ hội, di tích lịch sử tại địa phương. Độc giả có thể sử dụng các Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ để tìm hiểu thêm về truyền thống các lễ hội, các di tích lịch sử tại Uỷ ban nhân dân quận. Việc sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học chiếm đến 20% tổng số nhu cầu. Trong khu vực quận Tây Hồ có rất nhiều công trình cần đến tài liệu lưu trữ hay các nhà nghiên cứu, đầu tư vẫn thường đến để sử dụng tài liệu lưu trữ.

• Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tư pháp

Các tài liệu được lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận có thể sử dụng làm bằng chứng trong các vụ việc pháp lý liên quan đến đất đai, xây dựng, các quyết định hành chính… Đây chính là chứng cứ có sự chính xác, minh bạch và đầy đủ nhất về mặt pháp lý. Các loại văn bản, hồ sơ này giúp giải quyết các vụ việc liên quan đến hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, hoà giải, thi hành án dân sự và pháp luật nói chung. Phổ biến nhất tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là được dùng để giải quyết tranh chấp dân sự và yêu cầu pháp lý trong các trường hợp trường hợp tranh chấp về đất đai, nhà ở. Việc sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tư pháp tại Uỷ ban nhân dân quận chiếm 25% tổng số nhu cầu sử dụng. Hầu như hôm nào cũng có cán bộ đến sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác tư pháp. Đa số là về công chứng sử dụng giấy tờ nhà đất.

• Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động kinh tế, du lịch, lịch sử, văn hoá cộng đồng

TLLT chứa đựng các bản đồ quy hoạch, các hồ sơ dự án qua các thời kỳ và các thông tin hữu ích cho các nhà đầu tư, doanh nghiệp khi tìm hiểu về tiềm năng phát triển kinh tế của Quận. Ngoài ra các Tài liệu lưu trữ về lịch sử, văn hoá, di tích lịch sử, .. cũng giúp xây dựng các sản phẩm du lịch hấp dẫn và độc đáo trong quận Tây Hồ. Việc khai thác, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này góp phần làm nổi bật bản sắc của quận Tây Hồ – một địa phương giàu tiềm năng phát triển kinh tế, du lịch gắn liền với các di sản văn hoá và truyền thống văn hoá lâu đời. Các nhà hướng dẫn viên, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp du lịch có thể sử dụng các Tài liệu lưu trữ về các lễ hội, truyền thống, hồ sơ trùng tu di tích, bản đồ di sản,…. để có thể khai thác các thông tin chính xác nhất. Việc sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động kinh tế, du lịch, lịch sử, văn hoá, cộng đồng chiếm 25% tổng số nhu cầu tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.5.2. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự được phát huy hết giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã áp dụng một số hình thức như sau :

• Trưng bày, triển lãm tài liệu

UBND quận Tây Hồ đã tổ chức các buổi trưng bày hay triển lãm lưu động, triển lãm trực tuyến để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Mới đây nhất là triển lãm “Báo Xuân trực tuyến 2025” được tổ chức vào tháng 1 năm 2025, đây là lần đầu tiên quận Tây Hồ kết hợp với Trung tâm văn hoá – thông tin và thể thao tổ chức triển lãm theo hình thức trực tuyến và thu hút đông đảo sự quan tâm của khán giả. Uỷ ban nhân dân quận cũng có các triển lãm về sự hình thành, phát triển các văn hoá và lịch sử của địa phương. Triển lãm nghệ thuật và nhiếp ảnh các tác phẩm hội hoạ đặc biệt là các tác phẩm về vẻ đẹp của Tây Hồ và con người nơi đây. Ngoài ra còn có các triển lãm giúp quảng bá hình ảnh du lịch và các sự kiện đặc biệt nhân dịp các ngày lễ lớn, kỷ niệm các sự kiện quan trọng của Quận và Đất nước.

• Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo

UBND quận cũng kết hợp với báo chí và truyền thông để cung cấp các thông tin, hình ảnh tư liệu để thực hiện các phóng sự, bài viết về lịch sử, văn hoá của quận. Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận không chỉ đóng vai trò trong quản lý hành chính mà còn là nguồn tư liệu quan trọng phục vụ cho công tác thông tin – truyền thông, đặc biệt là trong quá trình biên tập báo. Các tài liệu báo cáo tổng kết, kế hoạch phát triển hay các tài liệu như biên niên sử kiện, hồ sơ di tích, tư liệu về các nhân vật, truyền thống lễ hội,.. cũng là các tài liệu thu hút phóng viên, nhà báo.

• Công bố, giới thiệu tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

UBND quận thường xuyên đăng tải các bài viết giới thiệu về tài liệu, hình ảnh tư liệu và trích dẫn các văn bản trên web chính thức của Uỷ ban nhân dân quận và các kênh mạng xã hội. Điều này giúp cho các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian rất nhiều trong việc di chuyển và góp phần quảng bá rộng rãi tài liệu tới đông đảo quần chúng, mọi người đều có thể xem được các Tài liệu lưu trữ bằng hình thức online. Từ đó cũng giúp hình thành thói quen gìn giữ và tôn trọng Tài liệu lưu trữ trong mỗi cá nhân. Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

• Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

Hình thức này được sử dụng khá phổ biến tại Uỷ ban nhân dân quận, đối tượng sử dụng tài liệu chủ yếu là cán bộ, nhân viên của cơ quan khác cần bản sao hoặc tài liệu đã chứng thực nhằm xử lý công vụ.

Ngoài ra, người dân tại địa phương chưa sử dụng hình thức này nhiều tại Uỷ ban nhân dân quận mà chỉ sử dụng tại Uỷ ban nhân dân phường nơi mình đang sinh sống.

• Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại đọc

Sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức phổ biến và được sử dụng thường xuyên tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Ưu điểm đối với hình thức này là độc giả có thể khai thác nhiều tài liệu có liên quan đến nhau cùng một lúc và được trực tiếp nghiên cứu tài liệu gốc.

Phòng đọc của Uỷ ban nhân dân quận chung với phòng làm việc của cán bộ lưu trữ và cũng là nơi để tài liệu chưa chỉnh lý chính vì thế phòng không đủ không gian cho việc kê bàn ghế, cơ sở vật chất phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

Đối tượng sử dụng chủ yếu các các cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan, Tuy nhiên, các cán bộ và công chức, nhân viên chưa thực hiện đúng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan. Có rất nhiều trường hợp cán bộ mượn tài liệu lưu trữ về đơn vị và không đăng ký vào sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan. Và vẫn còn tình trạng cán bộ lưu trữ cho phép cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan vào kho tìm tài liệu.

Theo mục 4, khoản II, Quy định số 146/VP quy định các đơn vị khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu đến phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân quận để đăng ký sử dụng, khai thác tài liệu. Cần đăng ký trước 9h00 hàng ngày hoặc trước 15h00 ngày hôm trước để bộ phận lưu trữ có thời gian tra tìm và chuẩn bị tài liệu, trình lãnh đạo phê duyệt. Nghiên cứu tại phòng đọc của kho lưu trữ, tuyệt đối không mang tài liệu đi nơi khác khi chưa có sự đồng ý của cán bộ lưu trữ. Trong trường hợp đặc biệt cần thiết, các đơn vị có nhu cầu cần sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thì Thủ trưởng đơn vị phải xác nhận vào phiếu khai thác sử dụng. Thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày mượn hồ sơ.

Các bước khai thác và sử dụng Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ như sau:

• Bước 1: Cán bộ, công chức, nhân viên của đơn vị tra tìm tài liệu (đối với người đến khai thác vì mục đích công vụ cần xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan đăng ký vào phiếu mượn hồ sơ/ Phiếu trả hồ sơ)
• Bước 2: Lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng ký duyệt nội dung tra tìm
• Bước 3: Cán bộ lưu trữ ghi vào Sổ ghi theo dõi, khai thác sử dụng tài liệu – hồ sơ lưu trữ, tra tìm các hồ sơ trên mục lục hồ sơ ở máy tính; tìm tài liệu phục vụ độc giả.
• Bước 4: Cung cấp tài liệu cho độc giả
• Bước 5: Photo tài liệu, trình người có thẩm quyền ký chứng thực lưu trữ ( trường hợp độc giả có yêu cầu)

Khi mượn tài liệu, hồ sơ tại kho độc giả cần phải đăng ký vào sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu – hồ sơ lưu trữ, bao gồm các cột có thông tin như sau: Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

• Cung cấp thông tin văn bản theo yêu cầu của độc giả

Đây là hình thức đã được áp dụng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tuy nhiên không phổ biến. Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác Tài liệu lưu trữ nhưng chưa có điều kiện đến khai thác có thể gửi công văn đề nghị phòng lưu trữ cung cấp những thông tin cần thiết mà họ cần.

• Để thực hiện hình thức này yêu cầu:

Cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác gửi công văn đến; Chánh Văn phòng phê duyệt công văn đề nghị; cán bộ lưu trữ tìm tài liệu và cơ quan Quận Tây Hồ gửi công văn trả lời.

Hình thức này được áp dụng tại Uỷ ban nhân dân quận, đối với các cơ quan chức năng muốn xác minh, kiểm tra thông tin như xác định quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất, mượn hồ sơ tài liệu nhằm giải quyết công việc có liên quan, yêu cầu lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận có cung cấp thông tin bằng văn bản để xác minh tính chân thực.

• Sao chụp tài liệu

Tại Uỷ ban nhân dân ngoài nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu nội dung thông tin của Tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, nhiều các bộ cũng có nhu cầu sao chụp tài liệu làm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Đây là hình thức giúp độc giả có toàn văn tài liệu và sử dụng thoải mái ở bất cứ đâu mà không bị giới hạn thời gian sử dụng. Sao chụp tài liệu cũng giúp độc giả có thông tin chính xác từ tài liệu gốc tránh sai sót trong việc sao lưu bằng hình thức ghi chép lại thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

• Cho mượn tài liệu

Trong trường hợp độc giả có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu nhưng không thể đến nghiên cứu trực tiếp vì nhiều lí do khác nhau mà cũng không có nhu cầu sao chụp để lưu giữ lại làm căn cứ pháp lý hay sử dụng cho những lần tiếp theo thì hình thức mượn tài liệu là hình thức phù hợp để áp dụng. Tuy nhiên, đối với hình thức này gây không ít khó khăn cho việc quản lý tài liệu lưu trữ bởi khi xuất hồ sơ, tài liệu ra khỏi kho, độc giả mượn hồ sơ, tài liệu về đơn vị để giải quyết công việc sẽ dẫn đến việc cán bộ lưu trữ không trực tiếp theo dõi quá trình khai thác sử dụng của độc giả, không thể bảo đảm cho tài liệu lưu trữ cũng như là tiềm ẩn nguy cơ về việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu.

2.5.3. Đối tượng khai thác và số lượng hồ sơ, tài liệu được khai thác, sử dụng. Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

• Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
• Thứ nhất: Độc giả là cán bộ trong cơ quan:

Qua khảo sát từ sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu – hồ sơ của Quận, đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là cán bộ trong cơ quan. Tuy nhiên theo quan sát thì có một số cá nhân của các phòng ban khi mượn tài liệu lưu trữ thì không cần đăng ký vào Sổ theo dõi khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ vì lý do thân quen, mất thời gian hoặc trả ngày. Những trường hợp này không quá phổ biến nhưng vẫn diễn ra tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.

• Thứ hai: Độc giả là các cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan

Đối với các độc giả là cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan như người nghiên cứu, Công an quận, cán bộ các phường thì thủ tục xin khai thác, sử dụng TLLT tại kho khá nghiêm túc. Đặc biệt trong môi trường hiện đại, thì việc khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ khá dễ dàng và cũng thuận tiện hơn đối với các cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan vì có thể tìm kiếm các tài liệu trên trang thông tin điện tử của Uỷ ban nhân dân quận. Chỉ có một số tài liệu chưa được tải lên thì cần đến tận nơi để có thể mượn và khai thác, sử dụng.

• Số lượng hồ sơ, tài liệu được khai thác, sử dụng

Độc giả khai thác và sử dụng tài liệu tại lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, nên cũng có nhiều loại tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng. Qua khảo sát thực tế, chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan như Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân, Phòng kinh tế, Phòng Nội vụ, Phòng tài chính – kế hoạch,.. là đối tượng khai thác sử dụng tài liệu lớn (chiếm khoảng 90%). Ngoài ra còn số ít các cán bộ ở Uỷ ban nhân dân phường, các trường học, hay các cơ quan đơn vị hiệp quân cũng là đối tượng đến khai thác sử dụng tại kho Uỷ ban nhân dân quận, trong quá trình giải quyết công việc cần những tài liệu làm căn cứ pháp lý trong quá trình lưu trữ các cơ quan đó làm mất mát, thất lạc tài liệu nên cần đến kho Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tra tìm, khai thác sử dụng. Tuy nhiên trường hợp này không đáng kể, mỗi năm khoảng dưới 10 độc giả, chủ yếu vẫn là các cán bộ tại Uỷ ban nhân dân quận. Dựa theo tìm hiểu thực tế, số lượng hồ sơ, tài liệu được khai thác tại Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ qua các năm như sau:

Có thể thấy, các Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân có sự biến động và tần suất khai thác Tài liệu lưu trữ tăng qua mỗi năm. Ở góc nhìn tích cực thì Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng một cách hiệu quả và người khai thác đã ý thức được giá trị, ý nghĩa quan trọng của Tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên đó vẫn là con số chưa chính xác, vì những trường hợp cán bộ mượn tài liệu mà không đăng ký vào Sổ theo dõi – khai thác, sử dụng tại Uỷ ban nhân dân quận.

2.6. Nhận xét về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.6.1. Ưu điểm

Công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã được quan tâm và có những ưu điểm cần được phát huy sau:

UBND quận Tây Hồ đã có nhận thức về vai trò quan trọng của Tài liệu lưu trữ và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã thực hiện đầu tư cho kho lưu trữ và các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Uỷ ban nhân dân quận đã áp dụng công nghệ thông tin trong công tác khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ, khi có độc giả yêu cầu khai thác thông tin, tài liệu cán bộ sẽ tiết kiệm được thời gian cho cả cán bộ lưu trữ và độc giả.

Tuy còn ít và chưa chặt chẽ trong bước xây dựng hệ thống văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu. Nhưng trong quá trình tìm hiểu Uỷ ban nhân dân quận đã ban hành những văn bản làm cơ sở cho công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như: Quy định về công tác văn thư lưu trữ, Quy định về tra tìm khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận.

Công tác phát huy giá trị tài liệu cũng được thực hiện nghiêm túc, theo đúng quy định đối với các đơn vị, phòng ban đến khai thác, sử dụng các tài liệu. Việc phát huy giá trị tài liệu được thực hiện thường xuyên và hiệu quả. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác đều được thực hiện theo đúng quy trình: Có phiếu đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu xác nhận của Thủ trưởng đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân Quận. Các hình thức phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ đa dạng từ trưng bày, triển lãm (trực tuyến và trực tiếp) đến công bố trên các kênh truyền thông. Bên cạnh đó còn kết hợp với các đơn vị liên quan như Trung tâm văn hoá và lồng ghép trưng bày các tài liệu vào các sự kiện văn hoá của quận.

Nhận thức của lãnh đạo về vai trò của Tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao thông qua sự quan tâm trong việc bố trí phòng kho, các thiết bị cơ bản của một kho lưu trữ như có đủ giá để hồ sơ, tài liệu, hệ thống báo cháy, có điều hoà nhiệt độ, quản thông gió để bảo quản hồ sơ, tài liệu trong kho, có máy tính phục vụ cho quá trình nhập dữ liệu, số hoá và quá trình tra tìm tài liệu.

Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm và nhiệt tình chính là một điểm cộng. Khi độc giả đến khai thác tài liệu cán bộ niềm nở tiếp đón, cùng với việc độc giả tra cứu tài liệu cần thực hiện nhanh chóng, giúp cho độc giả có ấn tượng tốt với cán bộ và phòng lưu trữ.

2.6.2. Hạn chế Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

Bên cạnh những ưu điểm thì công tác bảo quản và khai thác giá trị tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:

Một số tài liệu lưu trữ còn bị chồng chất (số ít), chưa để lên giá kệ đựng tài liệu. Việc quản lý và liên kết tài liệu giấy và điện tử vẫn còn khó khăn. Ngoài ra còn một số hạn chế khách quan ảnh hưởng không đáng kể đến công tác bảo quản tài liệu cũ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ như tác động của thời gian và chất lượng vật mang tin.

Mức độ tiếp cận và khai thác tài liệu bị hạn chế về thời gian, địa điểm và thông tin tài liệu chưa đầy đủ. Cổng thông tin tài liệu lưu trữ chưa phát triển. Cách giới thiệu, truyền thông chưa đủ hấp dẫn, mức độ tương tác với cộng đồng chưa cao. Sự tham gia của cộng đồng còn hạn chế.

Cán bộ, công chức tại Uỷ ban nhân dân phường chưa thực hiện nghiêm túc các thủ tục khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ. Khi mượn Tài liệu lưu trữ không xuất trình phiếu mượn tài liệu nhưng vẫn được mượn để sử dụng. Tài liệu không cần thông qua người có thẩm quyền nhưng vẫn giao cho cá nhân khác. Điều dễ dẫn đến tình trạng dễ thất lạc, mất mát các Tài liệu lưu trữ.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo cho việc bảo quản Tài liệu lưu trữ cũng như phục vụ độc giả còn khá sơ sài, phòng đọc của độc giả vẫn còn sử dụng chung với phòng làm việc của cán bộ và không gian chật hẹp còn sử dụng để tài liệu chưa chỉnh lý. Ngoài ra cũng chưa có chế độ vệ sinh kho và tổ chức xông trừ mối, mọt,.. Đây cũng là những hạn chế mà lãnh đạo cần chú trọng quan tâm và khắc phục để hạn chế ảnh hưởng tới Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận.

TLLT trong kho phân loại theo đặc trưng thời gian – cơ cấu tổ chức đang chưa khoa học, không được tối ưu. Gây mất thời gian khi tìm kiếm tài liệu và không đáp ứng được nhu cầu phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ, tình hình này để lâu sẽ gây ảnh hưởng lớn đến công tác phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ.

Chưa có văn bản cụ thể quy định cho việc phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ. Các quy định nêu ra chỉ là các quy định chung về công tác bảo quản và khai thác sử dụng làm bàn đạp cho phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ. Mặt khác nhiều quy định chưa được ban hành chi tiết và cụ thể dành riêng cho cơ quan như: Nội quy ra vào kho và chưa có quy định về lệ phí khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ… Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.6.3. Nguyên nhân

Công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại hạn chế chủ yếu là do các nguyên nhân sau:

Kho lưu trữ còn thiếu không gian dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ bị chồng chất và do cán bộ lưu trữ còn thiếu kiến thức và ý thức về công tác bảo quản tài liệu dẫn đến các thao tác nghiệp vụ không cẩn thận, gây ảnh hưởng đến tài liệu. Mặc dù có xu hướng số hoá nhưng còn nhiều tài liệu giấy chưa được số hoá nên việc quản lý và liên kết tài liệu giấy và điện tử còn khó khăn. Các tài liệu cũ được sản xuất từ vật liệu chất lượng nên ảnh hưởng đến công tác bảo quản.

Thủ tục tiếp cận và khai thác còn rườm rà gây khó khăn cho người dân, nhà nghiên cứu và do một số danh mục tài liệu lưu trữ chưa được công khai hoặc mô tả chi tiết khiến người dân, nhà nghiên cứu khó xác định tài liệu cần thiết. Việc khai thác tài liệu cũng bị giới hạn về thời gian (trong giờ hành chính) gây bất tiện cho người ở xa hoặc có lịch trình không phù hợp. Uỷ ban nhân dân quận cũng chưa có cổng thông tin chuyên biệt hay mục riêng trên website của quận cung cấp đầy đủ thông tin về các tài liệu. Cán bộ lưu trữ còn thiếu kỹ năng về truyền thông, quảng bá, tổ chức sự kiện, nội dung giới thiệu tài liệu còn khô khan nên chưa thu hút được sự quan tâm đông đảo của công chúng.

Do Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ chưa thực sự chú trọng đến công tác tổ chức bảo quản và khai thác giá trị Tài liệu lưu trữ. Đã ban hành văn bản chỉ đạo nhưng việc thực hiện chưa đồng nhất và nghiêm túc. Nhận thức của cán bộ lưu trữ về giá trị Tài liệu lưu trữ nói chung và về công tác bảo quản, khai thác Tài liệu lưu trữ nói riêng còn chưa cao.

Việc đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế. Kinh phí cho việc bồi dưỡng cán bộ và kinh phí đầu tư chỉnh lý hàng năm cũng chưa được đầu tư dẫn đến hạn chế Tài liệu lưu trữ của nhiều năm vẫn còn trong tình trạng tồn đọng, tích đống, bó gói lộn xộn, hạn chế trong việc tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu.

Công tác giới thiệu tài liệu lưu trữ đến đông đảo khán giả còn bị động, chưa vận dụng khai thác nhiều hình thức khai thác giá trị Tài liệu lưu trữ. Nội dung của các Tài liệu lưu trữ vẫn còn chưa được khai thác tối đa đến với số lượng độc giả.

Tiểu kết chương 2

Thực trạng công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đã có những nỗ lực và kết quả tích cực. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Để nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần có các biện pháp khắc phục nhằm phát huy tối đa công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Vì thế ở chương 3, em có đề xuất một số giải pháp cụ thể giúp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Giải pháp bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND