Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee”, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Công ty Greenfields Coffee này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

2.1. Tổng quan về Công ty Greenfields Coffee

2.1.1. Giới thiệu về Công ty Greenfields Coffee

Tên Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Cà phê Đồng Xanh (Greenfields Coffee)
Địa chỉ: 118 Lý Nam Đế, phường Kim Long, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế
Ngày thành lập: 13/09/2021 Mã số thuế: 3301594338
Người đại diện pháp luật: Ông Mai Khắc Khôi Website: www.caphedongxanh.
Slogan: “Sạch chưa đủ mà phải ngon”

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ cà phê Đồng Xanh được thành lập vào ngày 13 tháng 09 năm 2021, bắt nguồn từ một xưởng rang nhỏ. Công ty hoạt động trong lĩnh vực cà phê, tập trung nguồn lực vào thị trường cà phê hạt rang, cung cấp các sản phẩm cà phê cho tất cả các đối tượng khách hàng từ cá nhân đến những quán cà phê, nhà hàng, khách sạn,…

Bắt đầu chỉ với máy rang cà phê công suất 5kg/lần rang, năm 2023, Công ty đã đầu tư xây dựng lại xưởng sản xuất và hệ thống ủ cà phê, hệ thống nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp cũng như thay đổi công suất máy rang sản xuất thành máy rang tự động với mẻ rang lớn 20kg. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Năm 2024, Công ty Greenfields Coffee đã phát triển thị trường cà phê đóng chai tại địa bàn thành phố Huế. Với những kỹ thuật rang riêng và trang thiết bị hiện đại, Greenfields Coffee có thể giữ lại toàn bộ mùi hương của hạt cà phê và có thể tùy chỉnh theo gu khách hàng. Greenfields Coffee đang cung cấp những sản phẩm như: cà phê tổng hợp (Blend), Robusta, Arabica, Culi Robusta,… Mỗi loại sẽ có một cách rang, nhiệt độ, kích thước hạt và tỷ lệ hạt chín khác nhau, từ đó khách hàng có thể lựa chọn cho mình những sản phẩm thích hợp. Hiện Công ty đang phát triển theo hai mảng là cà phê công nghiệp và cà phê tiêu dùng. Cụ thể là với những sản phẩm cà phê hạt rang pha phin, cà phê hạt rang pha máy, cà phê phin giấy, cà phê viên nén, cà phê đóng chai.

Ngoài ra, Công ty Greenfields Coffee còn cung cấp dịch vụ set-up quán cà phê với nhiều phong cách khác nhau bao gồm cung cấp cà phê, máy rang, máy pha cà phê cùng với các dụng cụ đi kèm như ly tách, máy xay, máy ép, dụng cụ Barista,…

Đến thời điểm hiện tại, Greenfields Coffee là nhà cung cấp cho khoảng hơn 300 của hàng cà phê trên địa bàn thành phố Huế và các tỉnh trải dài khu vực miền Trung như Quảng Trị, Quảng Nam, Đà Nẵng, Hà Tĩnh,… Công ty vẫn đang tiếp tục khai thác các mảng sản phẩm và mở rộng thị trường đồng thời tối giản hóa công sức lao động của toàn thể nhân viên bằng việc áp dụng khoa học công nghệ. Áp dụng một quy trình khép kin từ nông trại cho đến ky cà phê, đảm bảo quy trình chuẩn, chất lượng và an toàn cho người sử dụng.

2.1.3. Tầm nhìn và sứ mệnh Tầm nhìn

Xây dựng và phát triển thương hiệu Greenfields Coffee trên thị trường địa phương và toàn quốc.
Cung cấp các sản phẩm đạt chất lượng, đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng với phương châm “SẠCH chưa đủ mà phải NGON”.
Trở thành đối tác tin cậy của người nông dân cùng đồng hành và phát triển ngành cà phê Việt Nam.
Phát triển kinh tế bền vững cùng với bảo vệ môi trường

Sứ mệnh Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt nhất đến với khách hàng
Đảm bảo giá trị tương đương và chính sách hậu mãi tốt, hợp tác với khách hàng.
Đảm bảo môi trường làm việc tốt, tạo cơ hội phát huy mọi khả năng cho mọi nhân viên trong công việc.

2.1.4. Cơ cấu bộ máy Công ty

Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Greenfields Coffee

Trong đó, Giám đốc điều hành: điều hành sự hoạt động của các phòng ban. Tiếp nhận những báo cáo, ý kiến đóng góp từ nhân viên cấp dưới. Xây dựng chiến lược kinh doanh cho Công ty. Là người đưa ra các quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm về các kết quả của Công ty.

Bộ phận Kinh doanh công nghiệp – Kỹ thuật: là bộ phận chuyên về mảng máy móc thiết bị pha chế cà phê. Trong đó:

Bộ phận Kinh doanh công nghiệp: tiếp cận những đối tượng khách hàng có mong muốn, nhu cầu mua các thiết bị máy móc hỗ trợ pha chế cà phê, thức uống.

Bộ phận Kỹ thuật: chịu trách nhiệm bảo trì, bảo hành, sửa chữa cho khách hàng các vấn đề liên quan đến máy móc, thiết bị và dụng cụ cà phê.

Bộ phận Nhân lực: chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tào, tính lương các nhân viên trong Công ty.

Bộ phận Kế toán: Xây dựng các chi phí điều hành, lập các báo cáo thu chi tài chính theo quy định. Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi, nhập xuất, bảo quản giấy tờ có giá trị quan trọng, quản lý tiền mặt, tài sản của Công ty.

Bộ phận Sản xuất: chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất của Công ty như: nhập kho nguyên liêu đầu vào, chế biến cà phê và đóng gói bao bì sản phẩm. Đồng thời, bộ phận sản xuất còn có nhiệm vụ thực hiện quy trình Cupping cà phê để nếm thử và đánh giá chất lượng cà phê.

Bộ phận Marketing – Kinh doanh tiêu dùng: chịu trách nhiệm về việc phân phối, xây dựng thương hiệu, chăm sóc khách hàng. Trong đó:

Bộ phận Marketing: thực hiện vai trò quảng bá thương hiệu Greenfields Coffee, xây dựng các chính sách, các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng, mở rộng thị trường. Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc cho khách hàng nhanh chóng và kịp thời.

Bộ phận Kinh doanh tiêu dùng: trực tiếp làm việc tại thị trường, tìm kiếm khách hàng cho Công ty. Đây là bộ phận có nhiều nhân sự nhất trong Công ty, với trách nhiệm là tư vấn và giải đáp các vấn đề thắc mắc liên quan đến sản phẩm của Công ty cho khách hàng.

2.1.5. Tình hình lao động của Công ty Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Với xuất phát điểm là một Công ty quy mô nhỏ, trong những năm đầu tiên, số lao động của Công ty khá ít. Tuy nhiên, với sự phát triển của Công ty cũng như nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực, Greenfields Coffee đã không ngừng gia tăng tuyển dụng, đào tạo nhân viên làm việc trong các phòng ban.

Công ty luôn đảm bảo việc làm cho người lao động, cải thiện thu nhập cho nhân viên qua từng năm để họ có thể an tâm công tác. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và quyền lợi người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hộ lao động, chính sách thưởng, lương, bảo hiểm. Những chính sách khen thưởng kịp thời luôn được thực hiện với những nhân viên có thành tích xuất sắc, vượt chỉ tiêu hoặc kế hoạch Công ty đề ra.

Bên cạnh đó, các chính sách kỷ luật với những cá nhân không thực hiện theo quy định của Công ty nhằm tạo nên môi trường làm việc nghiêm túc, kỷ luật cho nhân viên.

Các lớp tập huấn đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như hiểu biết về sản phẩm của Công ty nhằm nâng cao lòng trung thành nhân viên với Công ty. Đặc biệt Công ty luôn quan tâm đến đời sống công nhân viên chức, điều này thông qua các con số về lương, thu nhập trung bình của lao động qua các năm.

Bảng 2.1 Tình hình lao động và thu nhập bình quân lao động của Công ty qua các năm 2022-2024

Chỉ tiêu	ĐVT	2022	2023	2024
Tổng số lao động	Người	9	12	15
Bình quân thu nhập	Triệu đồng	3.500.000	4.500.000	5.500.000

(Nguồn: Bộ phận Kế toán Công ty Greenfields Coffee)

2.1.6. Tình hình tài sản – nguồn vốn Công ty giai đoạn 2022 – 2024

Bảng 2.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty Greenfields Coffee qua 3 năm 2022-2024

Tuy vừa thành lập vào năm 2021, nhưng với những chiến lược kinh doanh hợp lý mà đến nay, Công ty đã có tốc độ phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ. Trong giai đoạn 2022 – 2024, tổng tài sản của Công ty đạt 254.992 triệu đồng tăng 21.988 triệu đồng, tương ứng 10.46%. Trong đó, tài sản ngắn hạn tăng 16.056 triệu đồng, tức 10.46% và tài sản dài hạn tăng 6877 triệu đồng, cao hơn 8.66% so với cùng kỳ. Sự tăng trưởng này là do giai đoạn này Công ty chú trọng nhiều vào cơ sở vật chất, trang thiết bị sản xuất. Nhờ không ngừng nâng cấp, đầu tư công nghệ hiện đại trong hoạt động sản xuất mà năng suất lao động, sản phẩm đến tay người tiêu dùng cũng được cải thiện, nâng cao chất lượng hơn.

Tổng nguồn vốn tăng liên tục trong khoảng thời gian 2022 đến 2024 cho thấy Công ty đang tích cực đầu tư nguồn lực để phát triển. Dù chỉ mới gia nhập thị trường, nhưng nhìn vào bảng số liệu không khó để thấy doanh nghiệp đang hoạt động ổn định và ngày càng phát triển, cạnh tranh mạnh mẽ với các Công ty đối thủ.

2.1.7. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2022 – 2024 Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Bảng 2.3 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Greenfields Coffee qua 3 năm 2022-2024

Đánh giá khái quát trong giai đoạn 2023 – 2024, Công ty đã có sự phát triển về doanh thu, tăng 6,33% so với cùng kỳ năm ngoái, hoàn thành các mục tiêu tăng trưởng. Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh và thị phần của doanh nghiệp đang phát triển ổn định.

Về sản xuất, năm 2024, Công ty đã sản xuất 181.727 kg Robusta, cao hơn 3,378% so với năm 2023 tương đương với 612 kg Robusta. Đối với sản lượng Arabica, Công ty đã sản xuất được 28.935 kg vượt 7534 kg so với 2023, tương đương tăng 21,936% so với cùng kỳ.

Về tiêu thụ, tổng sản lượng tiêu thụ Robusta năm 2023 là 26.407 kg, cao hơn so với các năm trước. Tổng sản lượng Arabica tiêu thụ là 4.621 kg, cao hơn 1107 kg so với 2023.

Doanh thu thuần đạt 318 triệu đồng, tăng 6,330%, tương đương vượt 18,93 triệu đồng.

2.1.8. Quy trình chế biến cà phê tại Công ty Greenfields Coffee

Bước 1: Cà phê nhân được lựa chọn kỹ lường từ các trang trại tại Đăk Lăk, Lâm Đồng, sau khi khi nhập kho, sẽ được đưa vào chế biến bằng cách đưa hạt cà phê vào phễu nhập liệu, sau đó hạt sẽ được máy thổi lên máy rang.

Bước 2: Trong quá trình rang, cà phê được đảo đều trong trống rang với gần 60 vòng/phút để đảm bảo cà phê được chín đều. Tại đây, cà phê sẽ hấp thụ 30% nhiệt từ mặt trống và 70% nhiệt từ khí nóng. Thiết kế của trống sẽ bao gồm 2 lớp để đảm bảo cà phê chính đều, không bị cháy. Lúc này, cà phê sẽ thường xuyên được kiểm tra để đảm bảo chất lượng đúng với mong muốn.

Bước 3: Sau quá trình phản ứng tạo mùi và vị trong hạt cà phê, cà phê được cho ra nia làm nguội khi đạt nhiệt độ yêu cầu.

Bước 4: Sau khi nguội, cà phê được đưa vào hệ thống tách đá để loại bỏ các dị vật bị lẫn vào cà phê.

Bước 5: Cà phê được đưa vào thùng chứa và đưa lên silo ủ từ 3-5 ngày để thoát khí CO2 và ổn định mùi vị. (Trong quá trình ủ, dầu sẽ thấm ra ngoài vỏ cà phê dần dần. Tùy thuộc vào mức độ rang mà lượng dầu sẽ khác nhau. Dầu sẽ làm bóng hạt cà phê).

Bước 6: Kết thúc quá trình ủ, nhân viên sản xuất sẽ dựa theo các đơn hàng được đặt trên hệ thống để tiến hành trộn các loại cà phê theo yêu cầu của khách hàng. Các túi cà phê được đóng gói bằng công nghệ nitơ và hàn kỹ trước khi giao cho khách hàng.

2.2. Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Công ty Greenfields Coffee Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

2.2.1. Hệ thống quản trị chất lượng hiện tại của Công ty Greenfields Coffee

Bắt đầu chỉ với một xưởng rang cà phê nhỏ và dần mở rộng quy mô, đa dạng hóa mặt hàng, để có thể đạt được những thành tựu như vậy, chính chất lượng là yếu tố làm nên sự thành công của Greenfields Coffee như hôm nay. Trong những năm qua, Công ty Greenfields Coffee không ngừng cải thiện, nâng cấp cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cũng như mang đến những sản phẩm tốt hơn nữa cho khách hàng. Công ty Greenfields Coffee đã dần đạt được sự tin tưởng từ khách hàng và cũng là lựa chọn hàng đầu cho các cửa hàng cà phê chính là nhờ vào chất lượng sản phẩm của mình.

Hiện tại, công tác quản trị chất lượng của doanh nghiệp đang thực hiện dựa trên một số nguyên tắc của hệ thống quản trị chất lượng toàn diện (TQM). Với TQM, quản trị chất lượng không còn là công việc của một bộ phận, cá nhân mà là trách nhiệm của mọi thành viên cùng quan tâm cải tiến công việc, có tinh thần hợp tác cao, ngăn ngừa các sai phạm, tạo ra sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Hướng đến mục tiêu là thực hiện tốt hơn nữa công tác quản trị chất lượng, từng bước hoàn thiện việc áp dụng hệ thống TQM vào hoạt động chất lượng của Công ty. Để làm được điều này, bước đầu tại Greenfields Coffee đang áp dụng phương pháp 5S – phương pháp giúp việc quản lý và sắp xếp nơi làm việc, làm cơ sở để hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng toàn diện. Điều này xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

2.2.2. Thực trạng công tác quản trị chất lượng của Công ty Greenfields Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

2.2.2.1. Công tác hoạch định chất lượng

Trong công tác hoạch định chất lượng, Công ty đã tiến hành các buổi họp bàn đưa ra định hướng chiến lược để phát triển hơn nữa trong tương lai, trong đó bao gồm chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Đồng thời, các cấp lãnh đạo còn xác định các lộ trình, phương tiện và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các chiến lược kinh doanh. Bước hoạch định chất lượng là yếu tố quyết định tác động đến định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp, thực hiện tốt công tác này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng phát triển chất lượng cho toàn Công ty; tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, giúp các doanh nghiệp chủ động thâm nhập và mở rộng thị trường; sử dụng có hiệu quả nguồn lực, góp phần giảm chi phí chất lượng trong dài hạn.

Nhiệm vụ trong công tác hoạch định chất lượng tại Công ty Greenfields Coffee là:

Xác định chính sách và mục tiêu chất lượng
Hoạch định các đặc tính của sản phẩm

a. Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng là một tuyên bố ngắn gọn, phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Nó cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng và bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu hiện hành cũng như việc cải tiến liên tục.

Tại Greenfields Coffee các chính sách chất lượng được giám đốc và các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm đề ra sau đó sẽ truyền đạt, phổ biến đến toàn bộ nhân viên và các bên có liên quan. Các chính sách này sẽ được thông báo cho toàn thể cán bộ thông qua các buổi họp ban, các buổi đào tạo nhân viên, đồng thời cũng sẽ được lưu trữ dưới dạng văn bản tại văn phòng chính của Công ty. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Thực hiện đúng với sứ mạng của mình là mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, Công ty Greenfields Coffee cam kết thực hiện 4 chính sách chất lượng như sau:

Cung cấp những sản phẩm đúng với tuyên ngôn “Ngon đúng GU của bạn”
Đảm bảo thực hiện đúng cam kết về: chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và cung cách phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Sản xuất ra những sản phẩm đạt chất lượng cao với giá cả phù hợp để nâng cao uy tín của Công ty.
Có chính sách thu hút nhân tài, thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực nhằm nâng cao tay nghề, kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty.

b. Mục tiêu chất lượng

Mục tiêu chất lượng được thiết lập dựa trên cơ sở tình hình hoạt động của năm trước và được giám đốc họp bàn cùng các bộ phận kinh doanh, sản xuất, marketing,… để đưa ra mục tiêu hợp lý nhất. Dựa trên mục tiêu chung của Công ty từ đó, mỗi bộ phận sẽ có đề xuất mục tiêu chất lượng cụ thể hơn cho đơn vị của mình. Trong năm nay, bộ phận sản xuất đưa ra mục tiêu chất lượng như sau:

Mục tiêu 1: Tỷ lệ % giá trị sản phẩm hỏng, không phù hợp/ Doanh thu ≤ 0.07%.
Mục tiêu 2: Tỷ lệ giao hàng trễ ≤ 0.3% trên tổng số đơn hàng.
Mục tiêu 3: Khiếu nại của khách hàng ≤ 0,3% trên tổng số đơn hàng.
Mục tiêu 4: Đảm bảo toàn bộ mẻ cà phê đều được kiểm tra trước khi đem đóng gói.
Mục tiêu 5: Năng suất sản xuất đạt 100% so với kế hoạch năm 2025
Mục tiêu 6: Đảm bảo đội ngũ nhân viên sản xuất được đào tạo ít nhất 1 lần mỗi năm.

c. Hoạch định các đặc tính của sản phẩm

Với mục tiêu là cung cấp những sản phẩm “Ngon đúng GU”, phù hợp với mọi khẩu vị, sở thích của khách hàng, các nhân viên kinh doanh được đào tạo để nắm rõ các đặc tính, hương vị của mỗi loại hạt. Bởi sự đa dạng về loại hạt, cách chế biến, thời gian rang cà phê hay tỉ lệ phối trộn giữa các hạt khác nhau sẽ tạo nên những hương vị đặc trưng riêng, không lẫn vào nhau được. Hiện nay, Công ty có hai loại hạt chủ yếu là Robusta và Arabica và đặc biệt hiện nay, Greenfields Coffee đang là cơ sở duy nhất phân phối hạt cà phê Arabica đặc sản Huế – A Lưới. Ngoài ra, Công ty còn có những hạt cà phê riêng được nhập khẩu từ nước ngoài. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Bảng tổng hợp dưới đây, được thành lập dựa trên các GU cà phê cơ bản và phổ biến trên thị trường. Dựa trên các đặc điểm về hương vị của các loại hạt, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành điều chỉnh tỉ lệ hạt Robusta hay Arabica để đạt đến mức độ đậm nhạt hay mùi hương của cà phê theo sở thích của khách hàng.

Bảng 2.4 Tổng hợp đánh giá hương vị của các loại cà phê hiện có tại Greenfields Coffee

Trong thực tế, bảng tổng hợp đánh giá hương vị có tác dụng định hướng cho những khách hàng vẫn chưa hiểu rõ về các cách phối trộn cũng như các đánh giá về hương vị cà phê. Do đó, với những khách hàng còn nhiều thắc mắc, phân vân có thể có cái nhìn tổng quát hơn để có thể lựa chọn cho mình các hương vị yêu thích. Đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để cung cấp cho khách hàng khi họ lựa chọn xây dựng GU cà phê đặc trưng của riêng mình. Đồng thời, bởi vì bảng tổng hợp khái quát các GU cà phê cơ bản nên các nhân viên kinh doanh của Greenfields Coffee xem đây là cơ sở để phát triển thành các GU cà phê riêng khác.

Tuy nhiên, tại Greenfields Coffee, đối với loại cà phê hạt rang sẵn và phin sẽ có cách pha trộn cũng như mức độ rang của các loại hạt khác nhau, nhưng bảng vẫn chưa nêu rõ được sự khác biệt này. Ngoài ra, các nhân viên kinh doanh ngày càng có xu hướng sử dụng các mẫu thử cho khách hàng thay vì các tài liệu tham khảo này bởi nó trực quan, dễ hiểu hơn. Vậy nên hiện tại bảng chỉ còn được sử dụng cho việc tư vấn với những khách hàng ở xa, không thể gặp mặt trực tiếp để nếm thử các loại cà phê được.

Đối với công tác hoạch định chất lượng của công ty, phần lớn nhân viên tham gia đánh giá biết đến các chính sách, mục tiêu chất lượng nhưng chỉ có 25% nhân viên được truyền đạt rõ ràng, nắm bắt được nội dung của các yếu tố này và cho rằng các thông tin về chính sách, mục tiêu chất lượng cụ thể và thực tế với tình hình của doanh nghiệp.

2.2.2.2. Công tác tổ chức thực hiện kế hoạch đảm bảo chất lượng

Sau khi hoàn thành bước hoạch định chất lượng, bộ phận chịu trách nhiệm tại Công ty có nhiệm vụ thực thi chương trình cải tiến chất lượng sẽ bắt tay vào thực hiện chương trình đó. Các công việc cụ thể của khâu tổ chức thực hiện bao gồm:

Tổ chức hệ thống quản trị chất lượng

Các công cụ quản trị chất lượng được áp dụng tại Công ty Greenfields Coffee:

Phương pháp 5S

Hình 1. Sơ đồ phương pháp 5S Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Tại Greenfields Coffee, phương pháp 5S được áp dụng bởi tính đơn giản, dễ áp dụng, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó rất phù hợp với quy mô của Công ty. 5S có cách làm hết sức đơn giản nhưng lại có tác dụng để huy động con người, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. Công ty đã tiến hành phương pháp 5S theo các bước như sau:

Bước 1: Phân loại (Sort)

Các nhân viên quan sát kỹ nơi làm việc, sản xuất để xác định và phát hiện những đồ vật không cần thiết như bàn ghế, đồ dùng cá nhân, thùng hàng cũ,… không cần thiết cho công việc. Sau đó, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ, các vật dụng cá nhân được bỏ vào tủ đồ của mỗi người. Các vật dụng không xác định được ngay có cần hay không cho công việc thì đánh dấu và để riêng một khu vực. Trong một khoảng thời gian 10 ngày, sẽ có nhân viên quan sát và đánh giá vai trò của nó có nên loại bỏ hay không. Quá trình phân loại nhân viên luôn chú ý kiểm tra những vật dụng trong ngăn kéo, tủ và cần báo cáo cho cấp trên nếu những đồ vật bị loại bỏ thuộc tài sản của Công ty. Đặc biệt, việc hủy những cái không cần thiết không nhất định là phải bỏ đi mà có thể giao cho bộ phận khác nếu họ cần hay bán đồng nát.

Bước 2: Sắp xếp theo thứ tự (Set in order)

Trước khi thực hiện bước sắp xếp, nhân viên cần chắc chắn các vật dụng được đánh giá là không cần thiết phải được loại bỏ khỏi khu vực sản xuất. Tiếp theo chính là xem xét các vị trị thuận tiện cho việc bố trí các dụng cụ, đảm bảo quá trình sử dụng thuận lợi và an toàn. Các nhân viên trao đổi với nhau về cách sắp xếp sao cho các thao tác có thể được thực hiện một cách dễ dàng. Những dụng cụ thường xuyên được sử dụng, đặt gần người sử dụng để hạn chế đi lại. Cuối cùng, thông báo cho các đồng nghiệp về vị trí đặt để các dụng cụ, thuận tiện cho họ có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết.

Bước 3: Vệ sinh (Shine)

Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra mối liên hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm với sự sạch sẽ tại nơi làm việc và sản xuất sản phẩm. Việc dọn dẹp các dụng cụ sau khi sử dụng là bắt buộc đối với mọi nhân viên, đồng thời, công tác tổng vệ sinh, quét sàn nhà, bỏ rác,… được phân công cho mọi nhân viên theo một bảng biểu hợp lý.

Bước 4: Chuẩn hóa (Standardize) Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, dựa trên những công việc đã thực hiện ở trên, trưởng bộ phận tạo ra một hệ thống các công việc cần làm nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp nơi làm việc và phân công lịch làm vệ sinh cho các nhân viên. Các công tác vệ sinh được duy trì theo những gì đã thực hiện trước đó và thường xuyên được kiểm tra, nhân viên sẽ nhắc nhở lẫn nhau để thực hiện theo đúng quy định.

Bước 5: Duy trì (Sustain)

Tiếp tục duy trì, làm cho mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như một thói quen. Đối với những nhân viên thực hiện tốt công tác 5S, sẽ được cộng điểm thưởng để quy đổi thành phần thưởng vào cuối tháng.

Mặc dù luôn nhấn mạnh việc thực hiện công tác thực hiện 5S được coi trọng nhưng vì hiện tại công ty vẫn chưa có hệ thống đánh giá rõ ràng các công việc của 5S nên một số nhân viên không có thái độ tích cực khi thực hiện mà chỉ đối phó qua loa. Ngoài ra, điều này có thể gây ảnh hưởng đến các nhân viên khác, tạo ra tiền lệ không tốt.

Roast Profile và Roast Graph (Hồ sơ quá trình và Đồ thị rang)

Với nhu cầu tăng lên trong việc thưởng thức cà phê chất lượng cao, các loại cà phê tại Greenfields Coffee được “chế biến” và rang một cách khoa học bằng việc sử dụng Roast Profile để khai thác tốt nhất các hương vị tiềm năng.

Roast Profile là hồ sơ quá trình được Công ty sử dụng để ghi lại các thông số cần thiết trong quá trình rang cà phê giúp việc duy trì tỷ lệ nhất quán trên các mẻ rang thực hiện hiệu quả hơn. Trong đó, phần quan trọng nhất của Roast Profile chính là Roast Graph, bao gồm các biểu đồ thể hiện nhiệt độ thiết bị và nhiệt độ hạt, độ ẩm, khối lượng, áp suất theo thời gian thực trong đó tính cốt yếu thuộc về các biểu đồ nhiệt độ.

Roast Graphs cung cấp một khả năng đáng tin cậy trong việc duy trì chất lượng nhất quán của mỗi mẻ rang. Một biểu đồ rang càng chi tiết, càng có mức độ tham chiếu tin cậy cao hơn nhằm cho phép tái tạo lại thời gian và nhiệt độ trong mỗi lần rang.

Cuối mỗi mẻ rang, các dữ liệu, thông số điều chỉnh trong suốt quá trình rang được nhân viên ghi lại và được sử dụng như một tiêu chuẩn chất lượng cho các mẻ tiếp theo. Roast Profile được sử dụng nhằm duy trì tính nhất quán về chất lượng trên mỗi mẻ rang, đây là một “biên bản” để Công ty hiểu rõ những gì cần phải làm với một loại cà phê nào đó, hay một yêu cầu hương vị nhất định. Nói cách khác, một biểu đồ rang cho phép người rang thực hiện những tinh chỉnh cần thiết để đạt được hương vị mong muốn hay điều chỉnh các yếu tố trong quá trình rang để tạo nên các biến đổi hương vị mới.

Hình 2. Đồ thị rang cà phê
b. Các biện pháp thực hiện kế hoạch:

Thông báo nội dung, mục tiêu công việc cho những người có liên quan

Một kế hoạch hay chiến lược quản trị để có thể thực hiện thành công, đều quan trọng nhất chính là thông báo, truyền đạt nội dung chiến lược mục tiêu công việc đến các nhân viên trong Công ty. Việc nắm bắt rõ các mục tiêu này sẽ giúp họ có định hướng và hiểu rõ được kết quả công việc mà Công ty đang nhắm tới từ đó có những cách thức hoạt động để nâng cao năng suất, tăng lợi nhuận. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Căn cứ vào các kế hoạch, mục tiêu, các bộ phận sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ, công việc cho các thành viên trong đội nhóm, đảm bảo thực hiện công việc đúng theo yêu cầu, tiến độ của kế hoạch.

Bên cạnh đó, những mục tiêu công việc được công bố sẽ là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên, là cơ sở để đánh giá, khen thưởng, tạo động lực kích thích nhân viên làm việc.

Tổ chức các chương trình đạo tạo, khóa huấn luyện

Hướng đến mục tiêu là nâng cao hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, tại Công ty Greenfields Coffee hoạt động đào tạo là công việc quan trọng không chỉ của nhà lãnh đạo mà còn là của các thành viên trong doanh nghiệp. Do quy mô Công ty khá nhỏ nên các hoạt động đào tạo không nhất thiết là mở các buổi học với quy mô lớn, thay vào đó, các nhân viên được hướng dẫn, học hỏi từng phần nhỏ có thể áp dụng vào công tác hằng ngày để ghi nhớ có hiệu quả hơn.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng một số cách thức đào tạo như sau:

Kèm cặp nhân viên: do Công ty có quy mô nhỏ, số lượng tuyển dụng mỗi đợt vào khoảng 3 – 5 người nên theo thông lệ, mỗi người mới sẽ được phân công cho một nhân viên cũ để học hỏi và được giới thiệu rõ hơn về các bộ phận trong Công ty. Đồng thời, việc kèm cặp này giúp cho nhân viên mới có thể nhận được những kinh nghiệm làm việc, những vấn đề còn khúc mắc thông qua các công việc thực tế hằng ngày. Việc truyền đạt những kinh nghiệm của bản thân, các kỹ năng cốt lõi có lợi cho sự phát triển của nhân viên.

Dự khán công việc: Đây là việc mà mọi nhân viên mới đều phải trải qua tại Greenfields Coffee. Nhân viên sẽ được tham gia vào một nhóm làm việc tại một vị trí khác trong khoảng 1 tuần để học hỏi các kiến thức, kỹ năng từ nhóm đó. Ví dụ như: nhân viên mới khi dự khán công việc tại bộ phận sản xuất có thể được hướng dẫn các nhận biết các loại hạt cà phê, đánh giá hạt cà phê hay thử công đoạn Cupping cà phê cùng nhân viên đánh giá. Dự khán sẽ hỗ trợ nhân viên hiểu được quy trình hoạt động, phát hiện các vấn đề để có phương pháp sửa đổi kịp thời.

Định kỳ tổ chức đào tạo nội bộ tổng thể: phương pháp này khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Các buổi đào tạo có thể kéo dài trong khoảng 1 – 2 ngày với sự tham gia của các chuyên gia đào tạo. Sau buổi đào tạo, nhân viên sẽ được trang bị thêm các kỹ năng, hiểu rõ về sản phẩm, lĩnh vực Công ty đang hoạt động hơn. Hằng năm, Greenfields Coffee đều tạo điều kiện cho nhân viên đến tham dự Triển lãm về cà phê và gần đây nhất là buổi triển lãm Coffee Pavilion 2025 được tổ chức tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là cơ hội tốt, cũng là nơi giao lưu, gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm giữa những người yêu thích cà phê, máy mc trong ngành cà phê. Ngoài ra, các nhân viên của Greenfields Coffee còn có cơ hội gặp gỡ các đối tác, chia sẻ nhiều hơn về cà phê, thiết bị, máy móc cũng như tham quan các gian hàng thương hiệu khác làm về cà phê.

Bảng 2.5 Phân công hoạt động đào tạo nội bộ nhân viên kinh doanh mới

Bộ phận thực hiện	Nội dung đào tạo	Thời gian
Bộ phận sản xuất	– Quy trình chế biến cà phê tại Công ty. – Đọc các tỉ lệ phối trộn cà phê của khách hàng dựa trên các đơn hàng. – Thực hành, quan sát quá trình Cupping cà phê. – Quy trình đóng gói, kiểm tra bao bì trước khi giao hàng,	Từ ngày 07/12 đến hết ngày 13/12
Bộ phận kinh doanh	– Hướng dẫn tạo đơn hàng và ghi chú các yêu cầu của khách hàng. – Cách pha cà phê và phối trộn tỉ lệ cà phê cho khách hàng nếm thử. – Cách chào hàng và hoạt động chăm sóc khách hàng.	Từ ngày 14/12 đến hết ngày 22/12
Giám đốc	– Kiểm tra kết quả đào tạo nhân viên mới	Ngày 25/12 và ngày 26/12

(Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công ty Greenfields Coffee) Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Công tác đào tạo khá được chú trọng tại Greenfields Coffee nhưng một số chương trình đào tạo không phù hợp với công việc của nhân viên, 50% nhân viên cho rằng việc tham gia các lớp đào tạo không đem lại lợi ích gì cho họ mà còn làm mất thời gian của nhân viên.

Cung cấp các nguồn lực cần thiết

Nhân lực: để tạo ra sản phẩm có chất lượng không thể thiếu được nguồn nhân lực có chất lượng. Ngay từ khi bắt đầu, để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất diễn ra ổn thỏa, đúng với những mục tiêu chất lượng, Công ty tiến hành khảo sát, cũng như đưa ra các yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng. Thông qua quá trình sàng lọc, chắt lọc và chọn lọn để lựa chọn được ứng viên phù hợp cho từng vị trí quan trọng và phù hợp với năng lực của người được tuyển như nhân viên rang cà phê phải có kiến thức về các loại cà phê, hiểu được cách sử dụng Roast Profile và đã trải qua các khóa đào tạo cho vị trí này. Đồng thời để đáp ứng được nhu cầu ngày càng khắc khe từ khách hàng hay sự biến động của của hoạt động kinh doanh, Công ty cũng đề cao tầm quan trọng của hoạt động đào tạo cho nhân viên.

Tài liệu: công tác quản trị chất lượng đòi hỏi sự thống nhất về thông tin giữa các bộ phận với nhau. Do vậy, các thông tin chính sách, mục tiêu chất lượng, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức,… được ban hành và kiểm tra chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Hầu hết các bộ phận đều có các văn bản cho hoạt động của đơn vị mình để duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý. Hệ thống văn bản quản trị chất lượng tại bộ phận sản xuất của Công ty như sau:

Quy trình gia công và sử dụng các thiết bị máy móc: Bao gồm các thông tin về loại sản phẩm nào sẽ được sử dụng tại thiết bị nào và quy cách sử dụng thiết bị. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Đồng thời các văn bản này còn lưu ý vấn đề vệ sinh máy móc như thế nào và lưu ý nhân viên ngắt nguồn điện sau khi kết thúc ca làm.

Các yếu tố đánh giá và phân loại cà phê: là những thông tin về quá trình đánh giá chất lượng hạt cà phê sau khi rang, gồm các bước thực hiện Cupping, tình trạng hạt, mức xay,…

Cơ sở vật chất: từ khi thành lập đến nay, Công ty đã tiến hành đầu tư, thường xuyên nâng cấp cơ sở vật chất, máy móc thiết bị cho việc vận hành các quá trình để đạt yêu cầu với các sản phẩm của mình. Nhà xưởng sản xuất được trang bị các thiết bị hiện đại, công nghệ thông tin và truyền thông được cập nhật nhanh chóng. Các thiết bị sản xuất sẽ được lập thành một danh mục thuận tiện cho hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Sau khi tiến hành bảo trì hoặc sửa chữa, các thiết bị được theo dõi để nhanh chóng kiểm soát khi có sự cố xảy Tuy nhiên, do trong quá trình sử dụng gặp một số trục trặc làm ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của máy nên chỉ có 75% nhân viên đồng tình với ý kiến các dụng cụ, thiết bị thích hợp với công việc.

2.2.2.3. Công tác kiểm tra, kiểm soát về mặt chất lượng của Công ty

Tổ chức hoạt động đánh giá các sản phẩm có đạt yêu cầu

Đánh giá chất lượng sản phẩm là hoạt động được thực hiện dựa trên hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, những sai lệch nhỏ trong quá trình chế biến cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn với chất lượng thành phẩm sau cùng. Hơn nữa, sự biến thiên của nhu cầu khách hàng đòi hỏi chất lượng cũng cần biến thiên theo. Do đó, hoạt động đánh giá chất lượng là không thể tránh khỏi. Để đánh giá chất lượng một mẻ cà phê tại Công ty Greenfields Coffee, Cupping là công đoạn đánh giá mà bộ phận sản xuất áp dụng để đánh giá các yếu tố về hương vị của thành phẩm cà phê.

Cupping cà phê hay Coffee Tasting là quá trình thử nếm để đánh giá chất lượng cà phê được tiến hành bởi một nhân viên đánh giá cà phê chuyên nghiệp. Đây là một quy trình thực hành chuyên nghiệp bởi các chuyên gia thử nếm hay bất kỳ ai miễn có hiểu biết về các kỹ thuật Cupping cơ bản và một niềm yêu thích khám phá hương vị cà phê. Do quá trình thử nếm được đánh giá cảm quan hoàn toàn bởi cá nhân, nên quy trình Cupping cà phê tuân theo một hệ thống quy định bởi nhiều yếu tố, từ dụng cụ, chuẩn bị mẫu, đánh giá mẫu, thao tác, cách tính điểm… để đạt được kết quả khách quan nhất có thể cho chất lượng cà phê.

Trước hết, hạt cà phê được rang “mộc” ở mức độ nhạt, để có thể giữ trọn vẹn hương vị nguyên bản. Điều này giúp xác định được những hương vị cơ bản, ưu điểm, khiếm khuyết từ đó đưa ra phương pháp chế biến, phối trộn các loại với nhau, hay cách thức thưởng thức phù hợp. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Bộ tiêu chuẩn Cupping cà phê được sử dụng theo SCAA (Hiệp hội Cà phê Đặc biệt Hoa Kỳ) phát triển từ một chương trình quảng bá cà phê đặc sản của Tổ chức Cà phê Quốc tế (CQI) bắt đầu vào năm 1999. Tiêu chuẩn Cupping của SCAA gồm một hệ thống 10 thuộc tính chất lượng, mỗi thuộc tính được cho 10 điểm, do đó việc đánh giá cà phê đặc sản sẽ dựa trên thang điểm 100. 10 thuộc tính chất lượng này là: (1) fragrance/aroma; (2) flavor; (3) aftertaste; (4) acidity; (5) body; (6) uniformity; (7) balance; (8) clean cup; (9) sweetness; và (10) overall. Năm thuộc tính chất lượng đầu tiên được dựa trên tính chất hóa, lý của hương vị cà phê. Uniformity, Clean Cup, và Sweetness được thêm vào vì chúng thể hiện chất lượng của khâu chế biến trong quá trình thu hoạch và xử lý hạt cà phê.

Đối với mỗi đặc tính trên, Cupper đánh giá trên mỗi cốc riêng lẻ, kết quả điểm cuối cùng dựa trên bảng điểm dưới đây để phân loại chất lượng của cà phê ở mức nào:

Bảng 2.6 Tổng điểm phân loại chất lượng

90-100	Outstanding (Nổi bật)	Specialty
85-89.99	Excellent (Tuyệt vời)	Specialty
80-84.99	Very Good (Rất tốt)	Specialty
<80.0	Below Specialty Quality (Phẩm chất không đặc biệt)	Not Specialty

(Nguồn: Cupping Specialty Coffee, SCAA)

Kết thúc quá trình Cupping, nếu trong số các điểm tổng đã đánh giá có kết quả nhỏ hơn 80 điểm, mẫu thử thuộc mẻ rang nào sẽ được chuyển giao và lưu ý lại cho bộ phận rang cà phê. Sau đó, mẻ rang này sẽ được kiểm tra lại toàn bộ từ quá trình rang, nhiệt độ, độ ẩm, áp suất trong quá trình rang cho đến nguyên liệu đầu vào để tìm được nguyên nhân xảy ra sai lệch về chất lượng.

Bảng 2.7 Đánh giá tỷ lệ lỗi các loại hạt (Hạt <80: Not Specialty) tháng 11/2025

ĐVT: %

Loại hạt	Tuần 1 (02/11 – 08/11)	Tuần 2 (09/11 – 15/11)	Tuần 3 (16/11 – 22/11)	Tuần 4 (23/11 – 29/11)
Arabica	0.23	0.45	0.33	0.42
Robusta Premium	0.10	0.08	0.06	0.06
Arabica Cầu Đất	0.12	0.16	0.13	0.10
Robusta	0.2	0.17	0.21	0.19
Arabica A Lưới	13.5	17.7	18.0	16.5

(Nguồn: Bộ phận sản xuất Công ty Greenfields Coffee) Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Hiện tại hạt cà phê Arabica A Lưới là dòng sản phẩm mà Greenfields Coffee đang chú trọng thực hiện “From farm to cup”, được liên kết với các hộ nông dân trồng cà phê tại A Lưới. Tuy nhiên, do trình độ canh tác còn chưa cao, khá đơn sơ, Công ty vẫn đang trong quá trình hợp tác để đào tạo hướng dẫn trồng, chăm sóc cây cà phê, nên chất lượng của hạt cà phê A Lưới vẫn chưa được đánh giá cao.

b. Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu

Rang cà phê là một công đoạn khó, đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm từ người rang. Tuy nhiên không phải mẻ rang nào cũng được thành công và đạt hương vị cà phê như mong muốn. Để kiểm soát chất lượng, Công ty tiến hành kiểm soát mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lượng. Việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật. Nói chung, quá trình kiểm soát sẽ bao quanh tất cả các khâu tạo ra sản phẩm, như kiểm soát: con người thực hiện, phương pháp và quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào, thiết bị, môi trường làm việc.

Bên cạnh việc sử dụng các công cụ như Roast Profile để theo dõi và điều chỉnh các yếu tố nhiệt độ, áp suất, thời gian rang để đảm bảo các mẻ có sự đồng nhất về chất lượng thì hiện tại, Greenfields Coffee đang áp dụng phương pháp rang mẻ nhỏ. Đây là phương pháp khá phổ biến và được sử dụng để khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.

Phương pháp Small Batch (Rang mẻ nhỏ)

Tại Công ty Greenfields Coffee, hoạt động rang cà phê được chia nhỏ thành từng mẻ khoảng 20 – 30 kg cà phê. Việc rang từng mẻ thế này thích hợp cho công tác theo dõi chất lượng của sản phẩm cũng như dễ dàng đánh giá mức độ đạt yêu cầu của từng mẻ. Quá trình này giúp cho:

Tinh chỉnh từng tham số trong quá trình rang dễ dàng hơn. Quản lý chất lượng các mẻ rang tốt hơn. Các mẻ rang sẽ đồng nhất về thời gian và nhiệt độ. Từ đó, tối ưu được hương vị của cà phê.

Các hạt cà phê chỉ được rang khi có đơn hàng, giảm thời gian lưu kho để cà phê đến tay khách hàng vẫn còn tươi mới.

Đóng gói sản phẩm bằng cách hút chân không và sử dụng công nghệ nitơ

Hạt cà phê sau khi trải qua quá trình rang trở thành thành phẩm cuối cùng cần được bảo quản cẩn thận bởi các đặc điểm về hương, mùi vị của cà phê có thể dễ dàng thay đổi nếu không được bảo quản cẩn thận. Quá trình bảo quản cần lưu ý một vài yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng cà phê như: Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Không khí: sau khi rang, cà phê sẽ bắt đầu nhả một số khí (chủ yếu là CO2) làm phồng bao bì, ngoài ra khi cà phê tiếp xúc với không khí càng lâu thì chất lượng càng giảm do quá trình oxi hóa diễn ra.
Độ ẩm và mùi: cà phê có đặc tính rất dễ hút ẩm và chính độ ẩm này sẽ làm mất đi hương vị khi lưu trữ. Ngoài ra cà phê cũng hút mùi ở môi trường xung quanh và hấp thụ vào hạt cà phê gây biến đổi về hương vị.
Nhiệt độ và ánh sáng: nhiệt độ thích hợp để bảo quản cà phê khoảng 20 – 250C, nếu đặt ở nơi quá nóng hoặc ánh sáng mạnh thì tinh dầu trong cà phê (vốn dễ bay hơi và là nguồn gốc cấu thành hương vị) sẽ thoát ra ngoài hoặc bị oxi hóa làm cho hương vị trong cà phê sẽ bị biến mùi hoặc mất dần đi.

Do đó, để đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng vẫn ở trong trạng thái tốt nhất, tại Greenfields Coffee, hoạt động đóng gói được thực hiện theo phương pháp hút chân không và công nghệ bảo quản nitơ. Các hạt cà phê sau quá trình thoát dần khí CO2 trong thùng chứa được đóng gói trong các bao bì có mặt trong tráng thêm 1 lớp giấy bạc giúp cà phê không bị ám mùi, duy trì độ “tươi” và hương vị của cà phê được lâu hơn. Đồng thời, bao bì còn có túi zip kín miệng ngăn không khí bên ngoài vào khi khách hàng không sử dụng hết túi trong một lần. Hiện tại, hai sản phẩm chủ yếu của Công ty là cà phê hạt và cà phê xay sẵn đều được sử dụng công nghệ đóng gói hút chân không và đặc biệt đối với cà phê hạt sẽ được sử dụng công nghệ bảo quản bằng nitơ. Các gói hàng sau đó sẽ được hàng lại một lần nữa để đảm bảo và đóng thùng chuyển cho khách hàng.

Ngoài việc cẩn thận trong khâu đóng gói, các nhân viên kinh doanh luôn được yêu cầu phải hướng dẫn khách hàng bảo quản cà phê đúng cách để hương vị cà phê luôn tươi ngon. Đồng thời, khi giao hàng, để đảm bảo một lần nữa các gói hàng đã được đóng gói kỹ càng chưa, thì nhân viên giao hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa lại một lần nữa với khách hàng để có thể đổi lại hàng hóa kịp thời nếu có sai sót xảy ra.

2.2.2.4. Công tác điều chỉnh và cải tiến chất lượng

Trong quá trình sản xuất, chi phí do lãng phí thường chiếm một lượng đáng kể trong chi phí sản xuất. Cải tiến chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Với nỗ lực không ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trước và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng giảm, Greenfields Coffee tiến hành công tác cải tiến chất lượng theo 14 bước sau đây: Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Giai đoạn 1: Cam kết của Ban giám đốc

Giám đốc là người lãnh đạo của công ty chỉ rõ tầm quan trọng của chất lượng trong sự phát triển bền vững của Công ty, đồng thời dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp để đề ra các chính sách, mục tiêu chất lượng cụ thể, rõ ràng.
Nhấn mạnh sự cần thiết phải đề phòng sai sót.
Nhìn nhận cải tiến là biện pháp thực tế để tăng lãi suất cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Nhóm cải tiến chất lượng

Triệu tập cán bộ phụ trách các bộ phận sản xuất, kinh doanh để thành lập nhóm cải tiến chất lượng.
Thông báo với các thành viên trong nhóm về nội dung và mục đích của chương trình.
Xác định vai trò của các thành viên trong việc thực hiện chương trình cải tiến chất lượng. Trong đó, phía nhân viên bộ phận sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng. Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ phản hồi các đánh giá, yêu cầu của khách hàng về chất lượng cà phê với bộ phận sản xuất để tiến hành các cải tiến chất lượng phù hợp.
Đề bạt nhóm trưởng.

Giai đoạn 3: Đo lường chất lượng

Xác định mức độ đo lường chất lượng, phát hiện những sai sót về đo lường, hiệu chỉnh và nêu các biện pháp để đo lường chất lượng. Biện pháp:
Xác định doanh nghiệp đang ở trình độ nào về mặt chất lượng.
Thiết lập những cách đo lường chất lượng thích hợp đối với từng khu vực hoạt động.

Giai đoạn 4: Giá của chất lượng

Xác định các yếu tố cấu thành giá của chất lượng và sử dụng nó như là một công cụ của quản trị. Bộ phận chuyên trách chất lượng tại Greenfields Coffee là bộ phận sản xuất được thông báo về các yếu tố cấu thành giá của chất lượng một cách chi tiết. Giá của chất lượng càng cao thì càng phải áp dụng các biện pháp sửa chữa.

Giai đoạn 5: Nhận thức được chất lượng

Tuyên truyền, giải thích cho các thành viên nhận thức và quan tâm thường xuyên đến chất lượng, coi chất lượng là niềm tự hào, danh dự của chính đơn vị mình, của chính mình. Các thông tin về chất lượng được công khai hóa một cách thường xuyên nhằm kích thích các thành viên nhận thức được cái giá phải trả do không có chất lượng. Thường xuyên hoạt động thông tin, thuyết phục nhằm làm cho các thành viên nhận thức và quan tâm đến chất lượng từ lãnh đạo đến mọi thành viên.

Giai đoạn 6: Hành động sửa chữa Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Vạch ra những phương pháp cho phép giải quyết dứt điểm những sai sót về chất lượng đã phát hiện được.

Hàng ngày ở các bộ phận sản xuất
Hàng tuần, ở cấp lãnh đạo sản xuất.
Hàng tháng ở cấp Tổng giám đốc và các cấp có thẩm quyền khác.

Giai đoạn 7: Phát động phong trào cải tiến chất lượng

Xem xét lại mọi hoạt động chất lượng, phát động chính thức phong trào Chương trình không lỗi” (ZD – Zero Defects) bằng cách:

Làm cho mọi người hiểu rõ khái niệm ZD và những lợi, hại của việc làm đúng ngay từ đầu.
Phát hiện những thành viên tích cực ở các bộ phận và tiến hành khen thưởng nếu những thành viên này có hoạt động xuất sắc.
Nghiên cứu và đề xuất chính sách của doanh nghiệp về việc đánh giá và công nhận công lao động của các thành viên trong phong trào ZD.

Giai đoạn 8: Đào tạo, huấn luyện về chất lượng

Xác định loại hình đào tạo, huấn luyện cần thiết cho mỗi thành viên để họ biết phải làm gì và có thể tham gia tích cực vào phong trào cải tiến chất lượng.

Việc đào tạo, huấn luyện về chất lượng được thực hiện đối với tất cả các thành viên, từ cấp cao đến cấp thấp.
Mỗi giai đoạn của phong trào cải tiến chất lượng có một nội dung huấn luyện bổ ích và áp dụng ở chính ngay giai đoạn đó.
Các lớp huấn luyện được tổ chức linh hoạt, nhẹ nhàng không chiếm quá nhiều thời gian làm việc.

Giai đoạn 9: Ngày làm việc không lỗi – Ngày ZD

Tạo ra một sự kiện để mọi thành viên tự ý thức được những sự thay đổi về chất lượng đã xảy ra. Ngày làm việc không lỗi không kéo dài quá 1 ngày được tổ chức kỹ càng về nội dung lẫn hình thức.

Giai đoạn 10: Định ra các mục tiêu

Thúc đẩy các cá nhân, các nhóm xác định những mục tiêu cải tiến cho bản thân họ và cho cả nhóm. Sau ngày ZD, người phụ trách từng đơn vị có nhiệm vụ tạo điều kiện cho từng cá nhân tự đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi mà họ sẽ phấn đấu đạt được. Đây phải là những mục tiêu có thể đạt được trong vòng 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày, phải cụ thể và đo lường được.

Giai đoạn 11: Loại bỏ những nguyên nhân sai sót Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Tạo điều kiện để mỗi thành viên báo cho lãnh đạo biết những trở ngại mà họ gặp phải trong khi thực hiện mục tiêu đã cam kết bằng cách thông báo các địa chỉ email, số điện thoại.
Riêng với từng bộ phận đều có một kênh trò chuyện riêng trên Facebook, các thành viên có thể dễ dàng nêu lên mọi thắc mắc về kỹ thuật, về thủ tục mà họ gặp phải và không thể tự giải quyết được. Các vấn đề nêu ra sẽ được lãnh đạo trả lời nghiêm túc, có biện pháp giải quyết ngay.
Tạo sự tin tưởng cho nhân viên rằng họ có thể thông báo mọi vấn đề mà không sợ cấp trên khiển trách và chắc chắn sẽ không trả lời. Không khí tin cậy lẫn nhau được tạo ra thì chương trình cải tiến chất lượng mới có thể thực hiện được.

Giai đoạn 12: Công nhận công lao

Khích lệ những người tham gia đẩy mạnh hơn nữa chương trình cải tiến chất lượng bằng cách:

Tiến hành các chương trình khen thưởng đối với những người đã đạt được mục tiêu hoặc có những thành tích nổi bật.
Đánh giá công lao của mọi người một cách công khai, thẳng thắng, công bằng.

Giai đoạn 13: Hội đồng chất lượng

Tổ chức những cuộc gặp gỡ thường xuyên các chuyên gia chất lượng để trao đổi kinh nghiệm về quản trị chất lượng. Những người lãnh đạo nhóm chất lượng và các chuyên gia chất lượng gặp nhau thường xuyên để thảo luận những vấn đề mà ho cùng quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và rút ra những nhận xét, trở ngại, tìm biện pháp giải quyết.

Giai đoạn 14: Trở lại điểm xuất phát

Chương trình cải tiến chất lượng thường kéo dài từ 12 đến 18 tháng, càng trải qua nhiều chương trình thì nhận thức và thực hiện về chất lượng mới có nề nếp. Việc lặp lại chương trình khiến cho công tác cải tiến chất lượng sẽ trở nên thường xuyên, hiện diện mọi nơi, mọi lúc và là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mỗi quý, thông qua các số liệu thống kê được bộ phận Kế toán tổng hợp về tỷ lệ lỗi sản phẩm, sản lượng sản xuất, các phản hồi của khách hàng,… Công ty sẽ tiến hành các hoạt động cải tiến thích hợp.

Tuy nhiên, công tác cải tiến chất lượng vẫn chưa được các quản lý chú trọng, mang tính hình thức nhiều hơn so với các hành động thiết thật. Với việc thành lập nhóm cải tiến chất lượng là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau chưa có sự hòa hợp, hợp tác tốt nên những công việc trong nhóm cải tiến không có sự liên kết, rời rạc và không có tác dụng lớn đối với Công ty.

Bên cạnh đó, việc đề ra 14 giai đoạn cho quá trình cải tiến chất lượng đối với Greenfields Coffee không thực sự hiệu quả, bởi quy mô của Công ty không lớn, một số giai đoạn không thực hiện hết mà bỏ qua hoặc được gộp lại với nhau. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều về thời gian và chi phí.

2.2.3. Đánh giá chung công tác quản trị chất lượng tại Công ty Greenfields Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

2.2.3.1 Các mặt tích cực trong công tác quản trị chất lượng tại Greenfields

Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn chú trọng vào chất lượng nên từ đầu đã thực hiện những phương pháp đơn giản để quản trị chất lượng tại công ty như áp dụng 5S trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Điều này tạo ra môi trường làm việc thoải mái, tiện lợi cho nhân viên, nâng cao năng suất làm việc. Lợi ích tiếp theo của phương pháp 5S là tối ưu hóa được các không gian từ việc sắp đặt các móc, dụng cụ có khoa học, có thêm nhiều vị trí để sắp xếp sản phẩm trưng bày và tiết kiệm được các khoản chi phí phát sinh không đáng có. Đồng thời, tại bước 3 của 5S là vệ sinh nên các máy móc, trang thiết bị thường xuyên được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Những điều này sẽ là tiền đề cho Greenfields Coffee trong tương lai khi thực hiện các hệ thống quản trị chất lượng ISO hay HACCP, GMP,…

Các hoạch định về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng đã giúp doanh nghiệp có định hướng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các công việc cần thực hiện để đảm bảo chất lượng. Thông qua chính sách chất lượng đã đề ra, cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng, từ đó, mỗi bộ phận có thể dựa trên tình hình thực tế để đặt ra các mục tiêu phù hợp.

Công ty cũng đã áp dụng một số công nghệ trong hoạt động sản xuất của mình như Roast Graphs, qua đó, nhân viên rang cà phê có được các thông số dữ liệu chính xác cho mỗi lần rang, tạo nên một quy trình chuẩn, hạn chế tình trạng hư hỏng sản phẩm. Những ghi chép về thông số thiết bị cũng giúp cho Greenfields Coffee cách nhìn tổng quát về khả năng vận hành để khai thác tối đa hiệu quả của thiết bị máy rang cà phê.

Việc áp dụng các khoa học, công nghệ vào sản xuất không chỉ nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm mà còn hỗ trợ công ty thực hiện cải tiến theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa dễ dàng hơn, đúng với tiêu chí của nhà nước đã ban hành.

Công ty thường xuyên tiến hành các hoạt động đào tạo cho nhân viên nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của mình, không chỉ giới hạn trong không gian công ty mà còn tiến hành trao đổi, tham gia các hội chợ cà phê để học hỏi nhiều hơn. Điều này khiến cho nhân viên có cái nhìn rõ hơn đối với lĩnh vực mà công ty đang hoạt động từ đó có những nhận định sâu sắc hơn với công việc mà họ đang thực hiện. Bên cạnh đó, trong 2 năm trở lại đây, Công ty còn nhận thêm các sinh viên Đại học, Cao đẳng thực tập tại Công ty và đào tạo để tiếp tục làm việc nếu họ có khả năng và phù hợp với yêu cầu.

2.2.3.2. Các tồn tại và hạn chế trong công tác quản trị chất lượng tại Greenfields Coffee

Bên cạnh những mặt tích cực do thực hiện quản trị chất lượng mang lại, Công ty vẫn còn một số tồn tại những hạn chế, ngộ nhận ảnh hưởng đến kết quả chung của cả doanh nghiệp như:

Mặc dù công ty đã có các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng để định hướng cho các hoạt động của công ty nhưng một vài điều trong đó vẫn chưa rõ ràng, khó thực hiện. Bên cạnh đó, công tác phổ biến, truyền đạt các thông tin trên chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng bất đồng về kết quả, chất lượng sản phẩm giữa một số nhân viên trong quá trình làm việc. Đồng thời, nhiều nhân viên vẫn có tư tưởng việc quản trị chất lượng sản phẩm chỉ là công việc của một bộ phận, của các lãnh đạo nên xem nhẹ công tác đảm bảo chất lượng tại Công ty. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

Công tác thực hiện 5S của nhân viên còn nhiều lơ là, đối phó do Công ty vẫn cho có thang đó đánh giá kết quả thực hiện 5S mà chỉ dựa vào các đánh giá chủ quan của trưởng bộ phận.

Một số chương trình đào tạo vẫn còn tình trạng lý thuyết không thực tế, áp dụng vào thực tiễn chưa nhiều, làm mất thời gian của nhân viên.

Các tài liệu hoạt động của Công ty không được chú trọng, cập nhật nên nhiều công việc đã được thay đổi cho phù hợp với thực tế nhưng tài liệu vẫn cũ, lỗi thời.

Một số thiết bị dùng để đóng gói bao bì sản phẩm xảy ra tình trạng xuống cấp, hư hại trong quá trình sử dụng làm giảm năng suất, các mối hàn túi không được hàn kỹ ảnh hưởng đến chất lượng của hạt cà phê.

Công ty tiến hành các hoạt động đánh giá kết quả làm việc của nhân viên nhưng không đồng đều bởi chỉ một số công việc được kiểm tra thường xuyên. Tuy nhiên, việc tiến hành đánh giá này dựa trên chỉ dựa trên các báo cáo của nhân viên với cấp trên mà không có sự kiểm tra, đánh giá lại thực tế khiến nhiều nhân viên lơ là, không chú tâm vào công việc.

Hiện tại, công ty chỉ mới đề ra một số phương pháp để cải tiến chất lượng sản phẩm nhưng vẫn chưa có thực hiện trong hoạt động sản xuất. Một số phương pháp chỉ được lưu ý thông qua giao tiếp giữa các nhân viên mà không được lưu trữ bằng tài liệu.

Công tác phân tích và cải tiến chất lượng vẫn chưa được Công ty quan tâm đúng mức, chỉ giải quyết những việc trước mắt mà không đi sâu vào vấn đề. Điều này là do Công ty chưa có hệ thống thông tin để thu thập, thống kê và phân tích các dữ liệu mà chỉ mới phản ánh được kết quả chung của toàn Công ty mà không cụ thể từng phòng, ban. Các điều tra, nghiên cứu cũng chưa chỉ rõ được nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản trị chất lượng nên chưa giải quyết triệt để các sự cố xảy ra. Khóa luận: Thực trạng công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị chất lượng tại Cty Coffee

Luanvan

Post Views: 106

Khóa Luận, Quản trị kinh doanh