Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

2.1. Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

2.1.1. Lịch sử hình thành.

Ngày 10/6/1995, Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Từ khi thành lập đến nay, TTLTQGIII đã từng bước phát triển, hoàn thiện về tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ để đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn, nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia. Trung tâm được Nhà nước đầu tư hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính – kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.

Trung tâm đã thu thập, bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu của các Bộ, ngành Trung ương và nhiều tài liệu quý từ các cá nhân, gia đình, dòng họ. Hai khối tài liệu của Trung tâm được Thủ tướng Chính phủ công nhận Bảo vật Quốc gia gồm “Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ban hành 1945-1946” và “Bộ sưu tập mẫu phác thảo Quốc huy Việt Nam của Họa sĩ Bùi Trang Chước”.

Ghi nhận những thành tích tiêu biểu của Trung tâm, Chủ tịch nước đã tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhất (năm 2010), Huân chương Lao động hạng Ba (năm 2005). Tập thể Trung tâm và các cá nhân được tặng nhiều Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Công đoàn Viên chức Việt Nam… Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

2.1.2.1. Vị trí, chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm III) là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, là Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương, giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ đối với tài liệu thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao (không bao gồm nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ số); thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật. Có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản, trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội (34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình).

2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ điện tử khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao, gồm: Tài liệu của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa; tài liệu của cơ quan, tổ chức của Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; hồ sơ địa giới hành chính các cấp; tài liệu được sưu tầm, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu; các tài liệu khác được giao quản lý.

Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ (không bao gồm nghiệp vụ bảo quản) đối với tài liệu lưu trữ số đối với các tài liệu trên; cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

• Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
• Sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
• Số hóa, chuyển giao tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng.

Trình Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền quyết định: Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện; mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài; hủy tài liệu lưu trữ hết thời hạn và giải mật tài liệu lưu trữ.

Tổ chức thực hiện đề án, dự án, chương trình, kế hoạch về nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

• Ứng dụng khoa học và công nghệ.

Quản lý, sử dụng người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản, kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Theo Quyết định số 174/QĐ-BNV ngày 12 tháng 3 năm 2025 của Bộ Nội Vụ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII gồm 03 phòng:

• Phòng Nghiệp vụ:
• Phòng Bảo quản và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
• Phòng Hành chính – Tổng hợp.

Các đơn vị thuộc Trung tâm có người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu và các viên chức, người lao động theo quy định. Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.

Giám đốc TTLTQGIII quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm; ban hành Quy chế làm việc và các quy chế khác của Trung tâm theo quy định.

2.2. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

2.2.1 Tổ chức bộ phận tham mưu/thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

TTLTQGIII là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ điện tử thuộc địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ theo quy định pháp luật.

Phòng Hành chính – Tổng hợp là một trong ba đơn vị chức năng của TTLTQGIII, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong công tác hành chính, tổng hợp; tổ chức, cán bộ; thi đua khen thưởng, kỷ luật; quản trị công sở; tài chính, kế toán; bảo vệ, phòng cháy chữa cháy và phòng chống thiên tai.

Bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp là bộ phận tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm, được tổ chức theo hình thức tập trung nghĩa là mọi văn bản đi, đến của nội bộ cơ quan hay ra ngoài cơ quan đều phải qua văn thư, thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật Nhà nước theo sự phân công, chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp. Như vậy, phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực tiếp giúp giám đốc TTLTQGIII quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch, chương trình nhiệm vụ công tác dài hạn, ngắn hạn, hàng năm của Trung tâm; tổng hợp báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột xuất; tổng hợp thông tin phục vụ hoạt động quản lý và điều hành của Trung tâm; theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch công tác của các đơn vị thuộc Trung tâm; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện công tác cải cách hành chính; phòng chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm chống lãng phí; thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Trung tâm. Theo đó, bộ phận tổng hợp đóng vai trò là đầu mối xử lý các văn bản đi và đến của Trung tâm; giúp giám đốc tham mưu và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ trong cơ quan.

2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Trong bất kỳ công việc nào, yếu tố con người đều là yếu tố quan trọng để vận hành và quyết định mức độ hiệu quả của quy trình. Cho dù cơ sở vật chất có hiện đại bao nhiêu nhưng thiếu đội ngũ nhân lực hoặc đội ngũ nhân lực hoạt động không hiệu quả thì sẽ khó mà vận hành được. Vì vậy, tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan là việc làm cần nhận được sự quan tâm, sát sao của ban lãnh đạo.

Bộ phận tổng hợp giúp phòng Hành chính – Tổng hợp thực hiện các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII, luôn có hai nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ nhưng từ tháng 9/2023 có sự thay đổi về nhân sự khi giảm từ hai nhân sự làm công tác kiêm nhiệm thành một nhân sự kiêm nhiệm do điều chuyển công tác. Như vậy, từ năm 2023 đến nay chỉ có một nhân sự kiêm nhiệm công tác văn thư và công tác lưu trữ. Văn thư của Trung tâm hiện tại là cô Phạm Thị Anh – có kinh nghiệm 22 năm làm nghề, trình độ Cử nhân Ngôn ngữ học và Trung cấp Văn thư, lưu trữ.

Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của Trung tâm như: Quản lý văn bản đi, đến; lập tập lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Bên cạnh đó, vì là kiêm nhiệm nên cán bộ sẽ thực hiện thêm một số nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ – đối với tài liệu lưu trữ của Trung tâm theo quy định của pháp luật.

Qua khảo sát thực tiễn, có thể thấy khối lượng văn bản đi và đến hằng năm của Trung tâm tương đối nhiều và nhân sự làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm thêm cả công tác lưu trữ, có thể gây ảnh hưởng tới quá trình xử lý công việc của cơ quan.

2.2.3. Ban hành, phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.

2.2.3.1. Ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò nền tảng, quy định cho nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức định hướng được công việc cần phải thực hiện.

Một trong những nhiệm vụ của TTLTQGIII là trình Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền quyết định: Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện; mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài; hủy tài liệu lưu trữ hết thời hạn và giải mật tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện đề án, dự án, chương trình, kế hoạch về nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Bên cạnh việc thực hiện các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm, Trung tâm đã chủ động triển khai và ban hành những văn bản chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn tại Trung tâm.

Dựa trên các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, TTLTQGIII đã xây dựng, ban hành và triển khai các văn bản nhằm tạo ra sự thống nhất và đồng bộ cho hoạt động văn thư, lưu trữ, góp phần thực hiện công tác này khoa học, thống nhất, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và hoạt động của Trung tâm.

Để cụ thể hóa những quy định, chế độ về công tác văn thư, lưu trữ cũng như quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm đạt hiệu quả, TTLTQGIII đã xây dựng, ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 815/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Giám đốc TTLTQGIII để triển khai các văn bản của Nhà nước để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong Trung tâm. Quy chế luôn được cập nhật để đảm bảo phù hợp các quy định mới nhất và tình hình thực tế của Trung tâm, nội dung quy chế đã xác định rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, Quy chế cũng quy định chi tiết những nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ dành cho cán bộ đảm nhiệm. Nhưng Quy chế cũng chưa quy định chi tiết việc khen thưởng, kỷ luật và chưa đưa ra mức xử lý khi cán bộ, công chức chưa thực hiện tốt quy định tại Quy chế.

• Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã ban hành một số văn bản hướng dẫn về công tác chuyên môn như:

Quyết định số 521/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về việc quản lý kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII. Nội dung chính của Quy định nhằm quản lý việc ra vào, làm việc, tham quan trong kho và khu vực kho; quản lý chìa khóa, đón mở cửa kho; quản lý kho và thiết bị bảo quản; theo dõi nhiệt độ, độ ẩm đối với kho bảo quản tài liệu giấy và tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, ghi âm); chế độ kiểm tra đột xuất và định kỳ hệ thống kho.

Quyết định số 522/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về xuất, nhập tài liệu lưu trữ đối với các kho lưu trữ tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Quy định cụ thể quy định việc xuất, nhập tài liệu, bao gồm việc nhập các loại hình tài liệu thu thập, bổ sung, sưu tầm từ các nguồn nộp lưu và các cá nhân, dòng họ điển hình có ý nghĩa và giá trị đặc biệt quan trọng; xuất, nhập các loại hình tài liệu phục vụ độc giả tại Phòng Đọc, phục vụ những nhu cầu về hoạt động lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu, danh mục giải mật và hạn chế sử dụng tài liệu lưu trữ; số hóa, công bố, giới thiệu tài liệu, tu bổ phục chế, khử axit, khử trùng tài liệu lưu trữ.

Quyết định số 621/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2016 do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ban hành Quy trình vận hành hệ thống khử axit tài liệu. Quy định các bước kỹ thuật nhằm xử lý axit trong tài liệu lưu trữ trên nền giấy.

Quyết định số 01/QĐ-TTLTIII ngày 18 tháng 8 năm 2020 về việc ban hành phương án tổ chức, sắp xếp tài liệu lưu trữ quốc gia. Văn bản đã quy định về mã kho lưu trữ để kết nối với số (mã) phông/sưu tập lưu trữ nhằm phục vụ việc xây dựng phương án tổ chức khoa học tài liệu trong kho và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Nhưng Trung tâm vẫn chưa ban hành những văn bản quy định về chuyển số trong công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử, đặc biệt là lập hồ sơ điện tử, điều này phần nào gây ảnh hưởng tới việc thực hiện đồng bộ và thống nhất trong tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số đang dần trở thành xu thế.

2.2.3.2. Phổ biến các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ.

Việc phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đây là cơ sở giúp cán bộ, viên chức nắm bắt đầy đủ, kịp thời những quy định pháp lý liên quan đến nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện được thống nhất, hiệu quả và đúng quy trình. Ngoài ra, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ còn giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của cán bộ, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

TTLTQGIII là Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở Trung ương, trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ nền giấy và tài liệu lưu trữ điện tử (trừ bảo quản tài liệu lưu trữ số), phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông; số hóa, chuyển giao tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng.

Vì vậy, để thực hiện tốt công tác chuyên môn, ngoài việc phổ biến những văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;… và mới đây nhất là Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Ngoài ra, Trung tâm còn phổ biến những văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của mình như:

• Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
• Công văn số 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
• Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;
• Quyết định số 98/QĐ-VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2013 nhằm quản lý thống nhất công tác đánh số (mã) phông/sưu tập lưu trữ góp phần xây dựng phương án tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thiết lập cơ sở dữ liệu lưu trữ, phục vụ nhu cầu tra tìm tài liệu bằng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ;
• Quyết định số 150/QĐ-VTLTNN ngày 08 tháng 7 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về ban hành Quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ trên nền giấy;
• Quyết định số 230/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Quy trình khử axit cho tài liệu giấy;
• Hướng dẫn số 923/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày 27 tháng 9 năm 2015 về việc hướng dẫn lựa chọn tài liệu giấy để bồi nền. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Ngoài việc phổ biến những văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, TTLTQGIII cũng phổ biến những văn bản do Trung tâm ban hành như:

• Quyết định số 521/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về việc quản lý kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII.
• Quyết định số 522/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về xuất, nhập tài liệu lưu trữ đối với các kho lưu trữ tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
• Quyết định số 621/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2016 về Quy trình vận hành hệ thống khử axit tài liệu;
• Quyết định số 01/QĐ-TTLTIII ngày 18 tháng 8 năm 2020 về việc ban hành phương án tổ chức, sắp xếp tài liệu lưu trữ quốc gia;
• Quyết định số 815/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2020 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Qua khảo sát tại Trung tâm, việc phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước không thực hiện theo quy mô toàn cơ quan mà thực hiện theo từng đơn vị và quy trình thực hiện như sau: Công tác phổ biến sẽ được thực hiện khi có văn bản mới được ban hành, các văn bản sẽ được gửi đến từng đơn vị và người đứng đầu đơn vị sẽ là người phổ biến cho viên chức trong đơn vị mình.

2.2.4. Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

2.2.4.1. Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư.

• Soạn thảo và ký ban hành văn bản:

Hiện nay, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm được thực hiện thống nhất theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/02/2020 về công tác văn thư và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm, quy trình soạn thảo, trình, ký duyệt, phát hành, chuyển và lưu văn bản đều được thực hiện đúng quy trình quy định.

Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản của Trung tâm được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thành phần thể thức văn bản bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Ngoài ra có thể còn có Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax.

• Hệ thống văn bản do TTTLTQGIII ban hành gồm:

Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo. Ngoài văn bản hành chính, Trung tâm còn ban hành những văn bản thuộc thẩm quyền, văn bản mật,… (Quy trình soạn thảo văn bản có trong phụ lục 3)

Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQGIII được thực hiện thống nhất theo quy chế của cơ quan. Việc kiểm tra nội dung văn bản do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm và trước giám đốc trung tâm và pháp luật; Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

• Quản lý văn bản: Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Tất cả văn bản đi và đến của Trung tâm III đều được quản lý tập trung thống nhất tại bộ phận Văn thư để tiếp nhận, đăng ký trước khi chuyển giao cho các phòng, cá nhân để giải quyết. Qua khảo sát thực tế từ năm 2022 đến năm 2024, Trung tâm đã ban hành và tiếp nhận số lượng văn bản như sau:

• Biểu đồ 2.1: Thống kê số lượng văn bản đi và đến của TTLTQGIII

Văn bản đi sẽ có hai hình thức: gửi qua đường bưu điện và gửi qua hệ thống điện tử. Đối với văn bản đi gửi qua đường bưu điện, trước khi gửi sẽ được đóng bì. Bì của Trung tâm là bì giấy, loại dày, dai, có ba kích cỡ: Đại, vừa và nhỏ để phù hợp với từng loại văn bản được chuyển đi. Sau khi chọn kích cỡ bì và cho văn bản vào, cán bộ văn thư sẽ viết phiếu chuyển phát và đợi nhân viên chuyển phát tới lấy. Trung tâm hiện đang sử dụng dịch vụ của 247Express (Công ty Cổ phần 247). Còn đối với văn bản được chuyển qua hệ thống điện tử, trước khi gửi sẽ thực hiện scan văn bản, đưa lên hệ thống và gửi đi.

Văn bản đến sau khi tiếp nhận sẽ được cán bộ văn thư kiểm tra, bóc bì, scan văn bản để đăng ký trên hệ thống. Nếu trên phong bì có ghi rõ cá nhân, phòng chuyên môn thì không bóc bì mà chuyển thẳng cho cá nhân, phòng chuyên môn đó. Còn nếu không ghi cá nhân, phòng chuyên môn thì sẽ bóc bì, scan văn bản để chuyển lên hệ thống và chuyển luồng văn bản điện tử cho giám đốc Trung tâm để chỉ định cá nhân, phòng chuyên môn xử lý văn bản đó.

Qua khảo sát thực tế, Trung tâm còn ban hành những văn bản mật. Việc soạn thảo, sao chụp, in ấn tài liệu mật được thực hiện ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do Giám đốc Trung tâm quy định, đặc biệt là khi soạn thảo văn bản mật sẽ không sử dụng máy tính có kết nối internet. Khi lưu giữ, bảo quản, thống kê tài liệu mật ở mức độ cao (tuyệt mật, tối mật) luôn được Trung tâm lưu giữ riêng. Sổ theo dõi văn bản mật đi, đến, chuyển giao, nhận tài liệu mật được sử dụng riêng theo quy định, tủ lưu trữ văn bản mật được trang bị khóa an toàn.

• Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Lập hồ sơ là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư, ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động, TTLTQGIII đã lập các loại hồ sơ sau: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự. Hàng năm căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác, Trung tâm đã xây dựng Danh mục hồ sơ. Trên cơ sở đó, các phòng, cá nhân có trách nhiệm chủ động lập hồ sơ đối với những công việc được giao và có trách nhiệm giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến thời hạn nộp lưu. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Các phòng chuyên môn đã lập hồ sơ công việc, chủ yếu là hồ sơ giấy, được thực hiện theo đúng yêu cầu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các văn bản, tài liệu trong hồ sơ liên quan đến nhau. Văn bản, tài liệu được cập nhật thường xuyên, sắp xếp theo thứ tự diễn ra. Vậy nên, việc sắp xếp tài liệu thực hiện tương đối khoa học và đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.

Quy trình lập hồ sơ được thể hiện qua sơ đồ sau:

• Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện lập hồ sơ giấy của TTLTQGIII

Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ, viên chức kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu; loại những văn bản trùng, thừa, bản nháp trong hồ sơ; thực hiện biên mục hồ sơ.

Tại phòng Hành chính – Tổng hợp, ngoài hồ sơ nhân sự còn có tập lưu văn bản và được văn thư sắp xếp theo tên loại văn bản và theo thứ tự văn bản.

Định kỳ một hoặc hai năm, Trung tâm sẽ có văn bản về việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khi đó, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ sẽ hoàn thiện, rà soát lại hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ, viết mục lục hồ sơ với những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

• Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật:

Quản lý và sử dụng con dấu của TTLTQGIII được thực hiện theo quy định của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm đang quản lý và sử dụng các loại dấu sau: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu đến,…

Con dấu của Trung tâm III được bảo quản tại bộ phận Văn thư và văn thư cơ quan được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm, trước pháp luật việc bảo quản và sử dụng con dấu. Qua khảo sát, văn thư của Trung tâm đã thực hiện tốt các nguyên tắc trong quản lý và sử dụng con dấu: Đựng dấu tập trung trong hộp tạo điều kiện dễ dàng cho công tác quản lý dấu. Sau khi đến và trước khi bắt đầu giờ làm việc buổi sáng và chiều, cán bộ văn thư sẽ mở khóa két sắt bảo quản con dấu, kiểm tra số lượng dấu. Sau khi kết thúc giờ làm việc, văn thư cơ quan sẽ cất con dấu vào két và khóa lại, chỉ mở ra lấy khi có việc cần sử dụng đến dấu. Trước khi ra về, văn thư cơ quan một lần nữa kiểm tra số lượng dấu trong hộp trước khi cất vào két. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Việc sử dụng con dấu của Trung tâm được văn thư cơ quan thực hiện đúng quy định: Không đóng dấu khống chỉ, không mang con dấu ra ngoài cơ quan, thường xuyên vệ sinh dấu, không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Bên cạnh đó việc quản lý thiết bị lưu khóa bí mật cũng được thực hiện tốt, văn thư cơ quan đã thực hiện đúng như trong quy chế đề ra về công tác này, thiết bị lưu khóa bí mật được cất trong két cùng con dấu và chỉ lấy ra khi cần sử dụng, két sắt luôn được khóa để đảm bảo an toàn.

2.2.4.2. Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ.

• Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Các phòng chuyên môn trước khi đem nộp phải sắp xếp, chỉnh lý sơ bộ hồ sơ trước khi đem nộp tại kho lưu trữ cơ quan tại tầng 7. Trong trường hợp đến ngày thu nhưng đơn vị đang bận có thể liên hệ với văn thư cơ quan để xin được lùi ngày nộp. Sau khi nộp lưu tài liệu, văn thư cơ quan sẽ lập biên bản giao nhận nhằm xác nhận số lượng và tình trạng tài liệu được nộp lưu. Nhìn chung, công tác thu thập tài liệu được thực hiện cẩn thận, hoàn chỉnh và đảm bảo tiến độ, hồ sơ đầy đủ các thành phần, được bảo quản trong bìa hồ sơ và có mục lục văn bản để tiện tra cứu.

Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Trung tâm hiện nay chủ yếu là tiếp nhận hồ sơ giấy chứ chưa tiếp nhận hồ sơ điện tử, điều này dẫn đến việc chưa tận dụng được hết tiềm năng của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tạo ra thách thức trong bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu điện tử trong bối cảnh chuyển đối số.

• Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Chỉnh lý là việc sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho được kho học nhằm giải phóng diện tích kho tàng, tối ưu hóa trang thiết bị trong khi và công sức của nguồn nhân lực hiện có. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ khi được thực hiện tốt sẽ tạo thuận lợi cho các công tác sau như thống kê, xây dựng công cụ tra tìm, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hiện nay, công tác chỉnh lý được tiến hành theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Thông tư số 16/2023/TT-BNV quy định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy, Quyết định 128/QĐ-VTLTNN năm 2009 về Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

Vì trước khi nộp lưu, các đơn vị đã thực hiện chỉnh lý sơ bộ, góp phần đảm bảo hồ sơ được sắp xếp, thuận tiện cho việc tiếp nhận và bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, công tác chỉnh lý tại đơn vị mới dừng lại ở mức sơ bộ nên có khả năng vẫn chưa được thực hiện kỹ lưỡng và toàn diện theo chuẩn quy trình của nghiệp vụ chỉnh lý. Việc chỉnh lý sẽ được thực hiện kỹ càng, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ hơn khi Trung tâm cấp kinh phí để thực hiện.

• Bảo quản tài liệu lưu trữ: Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

TTLTQGIII là Trung tâm phụ trách quản lý tài liệu từ năm 1945 sau khi đã thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tại khu vực Quảng Bình trở ra phía Bắc:

• Bảng 2.1: Số lượng tài liệu được lưu giữ tại TTLTQGIII

Trong số những tài liệu lưu trữ của Trung tâm có những tài liệu có giá trị đặc biệt về nội dung thông tin, kỹ thuật chế tác, hình thức trình bày hoặc ngôn ngữ thể hiện, tài liệu lưu trữ quý hiếm nhưng tình trạng vật lý kém, hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Vậy nên từ trước những năm 2000, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có sự quan tâm, chỉ đạo về phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác lưu trữ, Trung tâm đã số hóa tài liệu lưu trữ phông Phủ Thủ tướng và khối tài liệu ghi âm phông Quốc hội và Hội nghị Pari. Đến năm 2009, theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, TTLTQGIII đã phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia số hóa và chuyển ảnh số sang vi phim các khối tài liệu hành chính và khối tài liệu khoa học kỹ thuật theo quy trình được duyệt. Đến nay Trung tâm đã số hóa được hơn 3000 giờ băng ghi âm phông Quốc hội và Hội nghị Pari và khoảng 6.000.000 trang ảnh tài liệu của các phông: Quốc hội, Chủ tịch nước, Phủ Thủ tướng, Văn phòng Chính phủ, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, khối phông khu, liên khu giải thể; đường dây 500KV Bắc Nam, Bộ Vật tư, Bộ Văn hóa…

• Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ:

Nước ta là một nước nhiệt đới gió mùa mà tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam chủ yếu là tài liệu giấy, nên dễ bị hư hỏng. Hiện nay, nhiều tài liệu quý, hiếm đang bảo quản tại các TTLTQG đã hoặc đang có nguy cơ hư hỏng. Vậy nên, tu bổ, phục chế tài liệu mang ý nghĩa quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ của những tài liệu có nguy cơ hư hỏng.

Từ năm 2000 đến nay, TTLTQGIII đã tiến hành lựa chọn, tu bổ bồi nền được 1.200.000 tờ tài liệu thuộc 17 phông tài liệu lưu trữ có thời gian từ 1945 đến trước 1990. Ưu tiên lựa chọn các phông tài liệu có tính chất và tầm quan trọng của đơn vị hình thành phông; có tình trạng vật lý kém, mủn, nát; chữ trên nền giấy bị axit ăn mờ, mất nét; tài liệu mỏng, giấy dó hoặc nhàu nát, giấy chuyển sang màu nâu nhạt. Cho tới nay, tài liệu được tu bổ, bồi nền vẫn giữ được nền giấy sạch, không bị lốm đốm, không bị cong vênh bong tróc theo thời gian trong quá trình sử dụng tài liệu.

Hàng năm Trung tâm phối hợp với Trung tâm Tu bổ tài liệu lưu trữ (nay là Trung tâm Khoa học Văn thư – Lưu trữ) tiến hành khử trùng tài liệu theo kế hoạch hàng năm đúng quy trình được duyệt. Tổng số tài liệu đã được khử trùng tuy còn khiêm tốn, chỉ có 3651 mét giá/của 43 phông, tương đương 26% tổng số tài liệu trong kho. Các khu vực kho, cũng như tài liệu được khử trùng không thấy sự xuất hiện trở lại những loại vi sinh vật và các loại côn trùng gây hại đối với tài liệu lưu trữ.

Với hơn 13000 mét giá tài liệu hiện được bảo quản tại TTLTQGIII có thời gian từ 1945 đến nay, với nhiều chủng loại giấy, khổ giấy khác nhau, nhiều loại mực in, giấy than, mực viết tay được các đơn vị, cá nhân hình thành nên các phông tài liệu đưa vào sử dụng. Tình trạng tài liệu bị nhiễm axit ở mọi cấp độ hiện chiếm tỉ lệ rất cao.

Ngoài việc các chuyên viên bảo quản thường xuyên kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu nhằm phát hiện kịp thời các tài liệu có tình trạng yếu, mỏng, tài liệu bị ố vàng, giòn, rách, thủng, tài liệu bị bay, mờ nét chữ…, thống kê tình trạng tài liệu để xây dựng kế hoạch đột xuất, ngắn hạn, dài hạn cho công tác tu bổ, bồi nền cũng như khử axit tài liệu. Từ 2011 đến nay, Trung tâm chỉ khử axit được 962.000 tờ tài liệu của 06 phông tài liệu có mức độ nhiễm axit mức độ cao.

• Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin, tư liệu có ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học công nghệ, nghiên cứu lịch sử… Ngoài ra còn khẳng định vị thế, vai trò của ngành lưu trữ và người làm lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức và xã hội

Hàng nghìn lượt độc giả đến Trung tâm khai thác sử dụng tài liệu mỗi năm. Với hình thức phong phú như: Sử dụng tài liệu tại chỗ, cung cấp bản sao (sao lục, trích sao, sao y bản chính), cấp chứng thực, khai thác từ xa (chuyển qua đường bưu điện) – nhìn chung công tác này được thực hiện theo đúng quy trình, đáp ứng được nhu cầu của độc giả. Và hàng nghìn lượt tài liệu được nghiên cứu lựa chọn đưa ra công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới các hình thức: xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;…

Trong thời gian Quý III năm 2024, Phòng Phát huy giá trị tài liệu (Phòng đọc) đã phục vụ 1250 lượt độc giả đến đọc và nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm, tiếp nhận 845 phiếu yêu cầu đọc tài liệu và 600 phiếu yêu cầu sao chụp. Cung cấp cho độc giả: 23900 trang tài liệu photo; 14350 trang in, scan và copy file; chứng thực 1396 văn bản. Phục vụ tư liệu cho độc giả trong và ngoài cơ quan đến khai thác tại Trung tâm; Trả lời 56 công văn, thư yêu cầu của độc giả; Gửi thông báo nội dung tài liệu cho 120 đơn vị, các tỉnh, thành phố.

Cũng trong thời gian này, công tác công bố và giới thiệu tài liệu của Trung tâm đã viết 49 tin, bài công bố giới thiệu tài liệu; Viết, đăng 120 tin bài trên trang Facebook Fanpage của Trung tâm; Xây dựng lịch, đón tiếp 30 đoàn đến tham quan, làm việc tại Trung tâm; Thiết kế 10 ban-nơ về một số sự kiện lịch sử đăng tải trên facebook fanpage của Trung tâm; Biên dịch 250 trang tiếng Pháp và 250 trang tiếng Anh.

2.2.5. Đào tạo, tập huấn cho cán bộ, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ.

Đào tạo, tập huấn là công tác quan trọng và gần như không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức để phát triển nguồn nhân lực hiện có, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn. Mục đích của công tác này là giúp nguồn nhân lực này có thể thích ứng được với những thay đổi trong công việc của họ ở tương lai.

Qua khảo sát, trong hai năm trở lại đây (2022 – 2024), Trung tâm đã tổ chức 02 khóa học với tên gọi “Khóa học mùa thu”, được tổ chức vào khoảng thời gian tháng 8 và tháng 9 với 02 chuyên đề về hoạt động phát huy giá trị tài liệu và quản trị rủi ro. Số lượng trung bình mỗi lớp là 30 học viên tham dự. Thành phần tham dự là cán bộ Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử các tỉnh; công chức Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; công chức Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ; viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; viên chức của TTLTQGIII.

Khoá học mùa thu năm 2023 với chuyên đề “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” tập trung vào trao đổi kinh nghiệm và kỹ năng công bố, giới thiệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, từ việc xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch tổ chức một sự kiện cụ thể; cách lựa chọn hình thức, triển khai thực hiện các hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu phối hợp với Trung tâm Lưu trữ quốc gia và tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Khóa học mùa thu năm 2024 với 02 chuyên đề “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”- tập trung đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch để tổ chức một sự kiện cụ thể; cách lựa chọn hình thức, triển khai thực hiện các hoạt động phát huy giá trị tài liệu phối hợp với Trung tâm Lưu trữ quốc gia và tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Và Chuyên đề “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” – tập trung phân tích, nhận diện, đánh giá các nguy cơ rủi ro tại các kho Lưu trữ tài liệu, trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đề ra biện pháp phòng ngừa và đưa ra giải pháp ứng phó thích hợp theo lộ trình, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số.

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã tổ chức tập huấn về công tác số hóa cho viên chức mới được tuyển dụng của Trung tâm năm 2022 và cử 09 viên chức tham gia lớp chuyển đổi số. Nhìn chung, Trung tâm đã có sự quan tâm về công tác tập huấn, đào tạo nghiệp vụ nhưng vẫn chưa tổ chức nhiều lớp đào tạo, tập huấn về công tác chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm.

2.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ.

Ngày nay, công nghệ thông tin đang dần trở thành xu thế toàn cầu, len lỏi vào trong các lĩnh vực, buộc chúng ta phải thích nghi và không thể phủ nhận rằng chúng mang lại những hiệu quả tích cực trong công việc. Trong công tác văn thư, lưu trữ cũng không ngoại lệ, nếu khoa học và công nghệ được ứng dụng triệt để sẽ là công cụ đắc lực trong thực hiện các nghiệp vụ.

Trong nhiều năm trở lại đây, Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hiện nay cũng rất quan tâm và sát sao về vấn đề này. Trung tâm đã và đang sử dụng hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, phần mềm này được viết bởi VNPT. Tất cả văn bản đi, văn bản đến đều kết nối trên trục liên thông, văn bản điện tử được gửi, nhận nhanh chóng, an toàn giữa các cơ quan, đơn vị. Để có thể triển khai hiệu quả việc ứng dụng chuyển đổi số trong cơ quan, Trung tâm đã cử một số viên chức đi học các lớp đào tạo, bồi dưỡng.

Nhờ việc ứng dụng khá tốt công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nên công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận Văn thư cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, công tác phục vụ giải quyết công việc được văn thư cơ quan thực hiện hiệu quả hơn, giúp cho Trung tâm tiết kiệm được rất nhiều công sức cho việc gửi và nhận văn bản.

2.2.7. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

Cơ sở vật chất là yếu tố nền tảng trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ, trang thiết bị tiên tiến, không gian làm việc tiêu chuẩn giúp các hoạt động chuyên môn được đảm bảo triển khai hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tăng tính chính xác trong thực hiện công việc. Đặc biệt là tại các cơ quan lưu trữ, hệ thống kho tàng, trang thiết bị bảo quản, số hóa và các phương tiện hỗ trợ đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo đảm an toàn tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.

Phòng Văn thư được đặt tại tầng 01 của Trung tâm. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công tác này tại Trung tâm:

• Bảng 2.2: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Phòng làm việc của văn thư cơ quan tại Trung tâm cũng được trang bị những yếu tố khác như: Tủ đựng tài liệu có nhiều ngăn, thuận lợi cho phân loại tài liệu; đồ dùng văn phẩm như dập ghim, keo dán, giấy, sổ, bút,… được trang bị đầy đủ; thiết bị hỗ trợ như cục phát wifi, đèn điện, đồng hồ,… cũng được đảm bảo để có không gian làm việc tốt nhất.

Số lượng tài liệu được lưu giữ ở Trung tâm rất lớn nên cần một hệ thống kho tương xứng. Hiện nay Trung tâm có hai hệ thống kho lưu trữ: Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

• Bảng 2.3: Hệ thống kho lưu trữ tài liệu của TTLTQGIII

Trong kho lưu trữ được trang bị các trang thiết bị cần thiết cho công tác lưu trữ như: Hệ thống giá bảo quản tài liệu được trang bị hoàn toàn bằng giá compac, với chủ yếu là giá di động có sức chứa bảo quản tài liệu lên đến 40000 mét giá/12100m² sàn kho, bao gồm cả diện tích phụ trợ; Hệ thống điều hòa, thông gió, hút ẩm trung tâm được thiết kế chuẩn theo đúng quy định đối với kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng; Hệ thống camera được thiết kế giám sát đối với từng kho và toàn kho đảm bảo nghiêm ngặt việc quản lý dữ liệu giám sát qua máy chủ; Hệ thống phòng cháy, chữa cháy được thiết kế hoàn toàn tự động, hiện đại theo tiêu chuẩn quy định của Luật Phòng cháy, chữa cháy đối với kho lưu trữ chuyên dụng.

2.2.8. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ.

Báo cáo hằng năm về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ là tổng hợp, đánh giá các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong một năm của cơ quan, giúp chỉ ra những khó khăn còn tồn tại để đưa ra những phương pháp khắc phục và tiếp tục phát huy những ưu điểm đã đạt được.

Hàng năm, TTLTQGIII đều có báo cáo tổng kết công tác năm và đề ra phương hướng, nhiệm vụ công tác năm sau. Trong báo cáo có một phần để thống kê các văn bản đã thực hiện trong tháng. Còn báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước sẽ báo cáo 02 năm/lần. Báo cáo gần đây nhất là Báo cáo số 910/BC-TTLTIII ngày 17 tháng 11 năm 2023 về Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước trong 02 năm (2022 – 2023) của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Tiểu kết chương 2

Trong chương 2, tác giả đã trình bày khái quát chung lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tiếp đó, tác giả đã trình bày nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Những vấn đề trình bày trong chương 2 sẽ là căn cứ để tác giả đưa ra ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong chương 3 Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Giải pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm