Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài.

Công tác văn thư, lưu trữ là các hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin bằng văn bản, được vận hành liên tục theo quy trình nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Tuy là hai công tác riêng biệt nhưng chúng có mối liên hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào công tác văn thư, lưu trữ có vận hành tốt hay không. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, đảm bảo bí mật của cơ quan, tổ chức.

Đối tượng quản lý của công tác văn thư và công tác lưu trữ không chỉ là văn bản, tài liệu mà còn là nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện các nghiệp vụ; tổ chức tập huấn nghiệp vụ; đầu tư cơ sở vật chất và chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ. Quá trình xây dựng Chính phủ số và hướng tới chuyển đổi số toàn diện là cơ hội nhưng cũng là thách thức cho ngành văn thư, lưu trữ khi cần phải được nâng cao, bổ sung kiến thức và kỹ năng liên quan đến công nghệ thông tin để đáp ứng được những yêu cầu trong tương lai như: Quy trình nghiệp vụ quy định rõ ràng, đồng bộ; hệ thống văn bản quy định khoa học; chuyển đổi số để tiết kiệm thời gian và công sức trong thực hiện công việc; đội ngũ nhân lực vận hành công tác văn thư, lưu trữ có chuyên môn tốt, đáp ứng được yêu cầu công việc trong bối cảnh chuyển đổi số, được đào tạo bài bản để nâng cao kỹ năng.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao… Cũng như các cơ quan khác, Trung tâm đã và đang tiếp nhận, ban hành số lượng lớn văn bản hằng ngày để xử lý khối lượng lớn công việc hằng ngày. Hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, công tác văn thư, lưu trữ về cơ bản đã đạt được những kết quả tương đối tốt trong tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin; phổ biến, ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ…Bên cạnh ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: nhân sự còn mỏng so với khối lượng công việc; chưa khai thác được hết khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ…

Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan cùng với tình hình thực tiễn đã khảo sát được tại Trung tâm trong thời gian qua, tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài khóa luận. Qua thực tế khảo sát, tìm ra những hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu:

Giáo trình, sách chuyên khảo:

• Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
• TS. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động;
• Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ’’, NXB Lao động.
• Nguyễn Mạnh Cường (chủ biên), Nguyễn Ngọc Linh (2021), sách chuyên khảo Lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lí lưu trữ cấp tỉnh ở Việt Nam, NXB Đà Nẵng.

Các bài viết trên tạp chí, hội thảo:

Nghiêm Kỳ Hồng (2005), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong văn phòng các cơ quan Đảng và Nhà nước ở nước ta – mấy bài học kinh nghiệm trích trong kỷ yếu hội thảo “Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn”, tư liệu của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

Nguyễn Văn Phương (2021), Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính quyền điên tử tại tỉnh Thừa Thiên Huế, Tạp chí Lưu trữ và thời đại số 7+8/2021, tr.52-56. Trong bài viết này, tác giả đã đưa ra một số chuyển biến trong bối cảnh xây dựng chính quyền điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên – Huế, từ đó chỉ ra những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân. Trên cơ sở thực tế kết hợp với mục tiêu cụ thể của công tác lưu trữ điện tử đến năm 2025, tác giả đã đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ điện tử.

Vũ Thị Phụng (2021), Đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ – cơ hội và thách thức trong bối cảnh Cách mạng 4.0, Tạp chí Lưu trữ và Thời đại số 9+10/2021, tr.24-27. Tác giả bài viết đã phân tích những yếu tố bất biến và những yếu tố có thể thay đổi trong đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ; ngoài ra còn chỉ rõ những cơ hội và thách thức đối với các cơ sở đào tạo về văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số. Từ đó đưa ra những kiến nghị cho cơ sở đào tạo, giảng viên và sinh viên ngành văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

• Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp:

Nguyễn Mạnh Cường (2018), Nghiên cứu tổ chức và quản lí lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, luận án tiến sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận án đã tổng quan tình hình nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam và nước ngoài về tổ chức và quản lý lưu trữ, nghiên cứu lý luận về tổ chức và quản lý lưu trữ cấp tỉnh, tổng hợp tình hình tổ chức và quản lý lưu trữ nói chung và lưu trữ cấp tỉnh nói riêng, đánh giá những ưu điểm, hạn chế về các mặt này của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay. Qua đó, đề xuất các nguyên tắc, phương án tổ chức và quản lý lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Lê Hoàng Dũng (2020), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Luận văn đã khảo sát thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại một đơn vị cấp sở ngành và huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An – Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An và UBND Thành phố Tân An; ngoài việc đưa ra những ưu điểm và hạn chế của cơ quan này, tác giả đã đưa ra ưu điểm, hạn chế của Chi cục trong việc quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước trong tỉnh và ưu điểm, hạn chế của các cơ quan nhà nước tỉnh Long An trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao công tác này.

Trần Thị Ngọc (2021), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Tác giả đã trình bày những nội dung về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các bệnh viện, kết hợp với kết quả khảo sát thực tế tại Bệnh viện Đa khoa Xanh pôn để đưa ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân; từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Bệnh viện.

Nguyễn Thị Ngọc Ánh (2023), Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đề tài đã khảo sát, đánh giá mức độ và kết quả chuẩn hóa trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ ra những vấn đề về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ đã được chuẩn hóa nhưng không còn phù hợp và những vấn đề trong tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa được chuẩn hóa tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội; từ đó đưa ra các biện pháp để tiếp tục chuẩn hóa việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Trần Thị Giang (2023), Tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Tác giả đã đưa ra các nội dung về hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108, từ đó đưa ra những đánh giá nhận xét, rút ra được những ưu, nhược điểm trong công tác tổ chức quản lý văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108, tìm ra những nguyên nhân làm xuất hiện hạn chế để làm tiền đề cho việc đưa ra các định hướng, giải pháp giúp cho việc nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác Văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108.

Trịnh Văn Dương (2017), Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – thực trạng và giải pháp, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tác giả nêu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và đưa ra những giải pháp nâng cao công tác này tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.

Quàng Thị Hằng (2018), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Huyện ủy Mường Ảng, Tỉnh Điện Biên, khóa luận tốt nghiệp,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài nghiên cứu thực tế công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Huyện ủy Mường Ảng, đưa ra những ưu điểm, hạn chế. Trên cơ sở phân tích hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế này, tác giả đã đưa ra những đề xuất giúp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan.

Trần Thị Nhường (2021), Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – đã nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, từ đó đưa ra nhận xét và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác này.

Qua khảo sát các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bài viết đã tập trung vào một số nội dung chủ yếu như: tổ chức quản lý công tác văn thư; tổ chức quản lý công tác lưu trữ; tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một cơ quan tổ chức cụ thể mà chưa có đề tài nào đi sâu vào khảo sát tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII. Trên cơ sở kế thừa các công trình nghiên cứu trước, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại cơ quan, từ đó nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này tại Trung tâm.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

3.1 Mục tiêu nghiên cứu:

Tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII; từ đó nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Đề tài cần thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau để đạt được mục tiêu nghiên cứu:

• Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
• Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII;
• Khảo sát thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII;
• Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

• Phạm vi nghiên cứu:
• Phạm vi về không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
• Phạm vi về thời gian: từ năm 2022 đến tháng 3/2025.

5. Giả thuyết nghiên cứu.

Dựa vào những cơ sở lý luận và kế thừa những công trình nghiên cứu trước, tác giả thực hiện nghiên cứu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII để tìm ra ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ cũng là một trong những nội dung tác giả quan tâm nghiên cứu.

6. Phương pháp nghiên cứu. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

• Các phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong bài nghiên cứu này bao gồm:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng nhằm tổng hợp những lý luận của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Việc nghiên cứu tài liệu giúp tác giả hệ thống hoá cơ sở lí luận và có đánh giá tổng quan hơn về đề tài của mình. Qua đó, căn cứ vào cơ sở lí luận để xây dựng cơ sở thực tiễn cho những nghiên cứu tiếp theo.

Phương pháp so sánh: Tác giả vận dụng phương pháp này để so sánh, đối chiếu giữa thực tiễn tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII với hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn Lãnh đạo và các viên chức tại TTLTQG III để có thêm thông tin về việc tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tác giả sử dụng phương pháp này để thu thập và chọn lọc những thông tin cần thiết cho khóa luận.

Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này được tác giả sử dụng để tổng hợp số liệu, kiến thức đã khảo sát được để hoàn thiện đề tài.

7. Kết cấu khóa luận.

• Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Trong chương 1, tác giả khái quát cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể là một số khái niệm như: công tác văn thư; công tác lưu trữ; tổ chức; quản lý; tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Mục đích của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan quản lý Nhà nước, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Mục đích của chương này khái quát những vấn đề lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ thông qua đó làm tiền đề cho nghiên cứu thực tiễn trong chương 2. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

• Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Tại chương 2, tác giả đã khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và tập trung vào khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm, bao gồm: Tổ chức bộ phận tham mưu/thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; Ban hành, phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin về chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ; Cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ; Báo cáo tình hình thực hiện và lập kế hoạch hằng năm về công tác văn thư lưu trữ.

• Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Căn cứ vào nội dung khảo sát thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tại chương 2, tác giả sẽ nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế và đề xuất ba nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận.

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Công tác văn thư.

Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. [15]

Trong cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm, công tác văn thư được định nghĩa là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ. [12]

Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. [2] Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.1.1.2. Công tác lưu trữ.

Trải qua quá trình nghiên cứu và phát triển lâu dài, khái niệm công tác lưu trữ ở Việt Nam đã có nhiều sự điều chỉnh để thay đổi và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng những yêu cầu thực tiễn, tiêu biểu có thể đưa ra những quan điểm sau:

Trong từ điển “Thuật ngữ văn thư, lưu trữ” được giới thiệu năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước định nghĩa công tác lưu trữ là “hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm tổ chức và quản lý quá trình lựa chọn, tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý, thực tiễn và nhu cầu xã hội”. [3, Tr.5]

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, công tác lưu trữ gồm các hoạt động: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”. [13]

Theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực vào tháng 7/2025, công tác lưu trữ được định nghĩa là “hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.” [14]

1.1.1.3. Tổ chức.

Dưới góc độ danh từ, tổ chức được hiểu là “một nhóm người được hình thành và liên kết để thực hiện những nhiệm vụ nhất định”.

Trong cuốn “Lý thuyết về tổ chức” định nghĩa tổ chức như sau: “Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có nghĩa là sự vật không thể tồn tại mà ko có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội”. [16]

Hoặc hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, tổ chức được xem là “sự kết hợp của những cả thể độc lập cùng mục đích”.

Theo Từ điển Tiếng Việt, NXB Từ điển Bách khoa TPHCM có thể hiểu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở thành cơ cấu nhất định”. [19] Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Như vậy, khái niệm tổ chức trong khóa luận có thể được hiểu như sau: “Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở thành cơ cấu nhất định”.

1.1.1.4. Quản lý.

Quản lý được ghép bởi hai yếu tố: trông coi, giữ gìn theo những yêu cầu nhất định (quản)” và “tổ chức, điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định (lý)”. Như vậy, quản lý có thể hiểu là “những hoạt động cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong các nhóm, tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung”. [11]

Giáo trình “Luật hành chính Việt Nam” của Trường Đại học Luật Hà Nội định nghĩa rằng “Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối với các đối tượng quan lý, quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở đó và lúc đó có hoạt động chung của con người”.[18]

Theo tác giả Harol Koonte trong cuốn “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, NXB khoa học kỹ thuật, năm 1993; “Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt đến một mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy phải hợp hướng dẫn hoạt động của những người khác”. [9]

Theo Nguyễn Minh Đạo trong cuốn “Cơ sở khoa học quản lý” định nghĩa như sau: “Quản lý là sự tác động chỉ huy điều khiển hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”. [6]

Trong giáo trình “Khoa học quản lý”, tập 1 đã định nghĩa quản lý như sau: “Quản lý là việc đại đến mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạt được những mục tiêu nhất định dựa trên những quy luật khách quan”. [8]

Từ những khái niệm quản lý được nêu ở trên, khái niệm “Quản lý là việc đại đến mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạt được những mục tiêu nhất định dựa trên những quy luật khách quan” là yếu tố xuyên suốt toàn bộ nội dung của khóa luận.

1.1.1.5. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Từ khái niệm tổ chức và quản lý có thể hiểu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ như sau: “Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là sắp xếp hợp lý và hiệu quả công tác văn thư và công tác lưu trữ nhằm thực hiện tốt nhất việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý bằng văn bản, lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ”.

1.1.2. Mục đích của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.1.2.1. Đảm bảo hoạt động quản lý được thông suốt.

Thông tin có vai trò quan trọng, đặc biệt là phục vụ hoạt động quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo hay phục vụ nhu cầu giải quyết công việc của các phòng, ban trong một cơ quan, tổ chức. Trên thực tế, trong quá trình hoạt động của mình, cơ quan, tổ chức nào cũng sẽ sinh ra nhiều văn bản, hồ sơ, tài liệu – điều đó cho thấy văn bản là một công cụ quản lý không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức.

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả góp phần đảm bảo đường truyền thông tin được thông suốt thông qua việc cung cấp văn bản nhanh chóng, chính xác giúp việc ra quyết định và xử lý công việc; tránh tình trạng thất lạc và đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.

1.1.2.2. Thiết lập quy trình nghiệp vụ khoa học, hiệu quả.

Hiệu lực của nền hành chính phụ thuộc trước hết vào hệ thống tổ chức hành chính được thiết lập dựa trên cơ sở phân định rõ ràng chức năng, thẩm quyền giữa các cơ quan, tổ chức, cũng như giữa các cấp trong bộ máy hành chính và các quy định của hệ thống thể chế, giúp thủ tục hành chính được ban hành có căn cứ khoa học, hợp lý, tạo nên khuôn khổ pháp lý và cơ chế vận hành đồng bộ, nhịp nhàng, thông suốt của bộ máy hành chính nhà nước.

Công tác văn thư có vai trò đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc xử lý văn bản được nhanh chóng, giảm tình trạng xử lý văn bản chậm trễ, giúp thông tin được luân chuyển thông suốt giữa các bộ phận, tránh tình trạng chồng chéo trong xử lý công việc giữa các phòng, ban trong cơ quan, giúp công tác hành chính được thực hiện hiệu quả hơn. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Bên cạnh đó, công tác lưu trữ sẽ giúp quản lý hồ sơ, tài liệu được hiệu quả và khoa học, góp phần giảm bớt những thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện cho việc khai thác, tra tìm thông tin được thuận lợi, giúp nền hành chính vận hành linh hoạt hơn. Tài liệu lưu trữ cũng có vai trò pháp lý, minh bạch hóa các hoạt động của cơ quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ độc giả.

Khi công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức quản lý hiệu quả sẽ tạo nên sự nhất quán, giúp thực hiện và kiểm soát công việc được theo trật tự. Ngoài ra, tài liệu được tổ chức khoa học sẽ giúp theo dõi, tra cứu và đánh giá tiến độ công việc, từ đó điều chỉnh quy trình nghiệp vụ sao cho hợp lý, phù hợp với thực tiễn của cơ quan, tổ chức.

1.1.2.3. Giữ gìn hồ sơ, tài liệu làm căn cứ pháp lý.

Văn bản là công cụ thiết yếu để điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao của cơ quan, tổ chức. Do đó, việc ban hành và quản lý văn bản, tài liệu có ý nghĩa quan trọng bởi chúng đóng vai trò là bằng chứng để giải quyết công việc và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tổ chức quản lý văn bản, tài liệu là hoạt động luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy quản lý, thực hiện tốt sẽ giúp quản lý và giải quyết văn bản đúng và nhanh chóng, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Lập hồ sơ nếu thực hiện tốt sẽ giúp cơ quan, tổ chức bảo quản đầy đủ những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức, thông tin chứa đựng trong hồ sơ sẽ là chứng cứ, phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và là minh chứng cho quá trình theo dõi, giải quyết công việc và phục vụ cho việc tra tìm một cách nhanh chóng. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác văn thư, giúp quản lý văn bản chặt chẽ và tạo điều kiện cho công tác lưu trữ.

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả giúp giữ gìn hồ sơ, tài liệu làm căn cứ pháp lý vì đây là nơi bảo quản toàn bộ văn bản, giấy tờ có giá trị pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các hồ sơ được lập và cập nhật đầy đủ, rõ ràng các văn bản, đảm bảo rõ ràng về cơ sở pháp lý khi tất cả đều là bản gốc, theo dõi chặt chẽ văn bản đi và đến của cơ quan, tổ chức, giúp truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng khi có yêu cầu. Đồng thời lưu trữ những hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ hoạt động quản lý điều hành cũng như công việc hằng ngày, bảo vệ quyền lợi của cơ quan, tổ chức cũng như cá nhân. Tài liệu lưu trữ có chức năng pháp lý quan trọng, những hồ sơ, tài liệu là căn cứ để chứng minh, đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp và minh bạch của những hoạt động đã diễn ra. Ngoài ra, trong một số trường hợp, tài liệu lưu trữ có vai trò trong giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của nhân dân nên nếu tài liệu lưu trữ bị thất lạc có thể gây ảnh hưởng tới quyền lợi của người dân hoặc cơ quan, tổ chức. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.1.2.4. Hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, bổ trợ lẫn nhau và không thể tách rời. Một trong những hoạt động công tác văn thư soạn thảo và quản lý văn bản trong khi hoạt động của công tác lưu trữ đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài và khai thác sử dụng. Nếu thực hiện tốt cả hai công tác này, cơ quan, tổ chức thì hiệu quả quản lý sẽ được nâng cao, tính pháp lý của tài liệu được đảm bảo và hỗ trợ cho quá trình điều hành, ra quyết định một cách chính xác, nhanh chóng.

Một trong những nhiệm vụ của công tác văn thư là soạn thảo văn bản và quản lý văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức. Nếu công tác văn được tổ chức quản lý chặt chẽ sẽ giúp giảm tình trạng thất lạc tài liệu, đảm bảo văn bản, tài liệu được đưa đến đúng nơi. Những hồ sơ, tài liệu khi được chuyển qua giai đoạn lưu trữ sẽ thuận tiện cho việc bảo quản và đảm bảo giá trị pháp lý cho việc tra cứu, sử dụng sau này.

Tài liệu sau khi giai đoạn văn thư kết thúc sẽ bắt đầu giai đoạn lưu trữ và trở thành tài liệu lưu trữ, được bảo quản lâu dài, lưu giữ những minh chứng quan trọng phục vụ kiểm tra, đối chiếu trong tương lai. Công tác lưu trữ đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng không chỉ được bảo quản để kéo dài tuổi thọ mà còn được khai thác để bảo quản theo thời hạn hoặc vĩnh viễn để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, tham khảo hoặc làm căn cứ pháp lý. Nếu không có công tác lưu trữ, tài liệu có thể bị mất mát, thất lạc và mất giá trị thông tin theo thời gian. Ngoài ra, công tác lưu trữ còn đánh giá giá trị tài liệu, loại bỏ những văn bản trùng thừa hoặc hết giá trị, tối ưu hóa kho lưu trữ.

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả giúp tài liệu được quản lý khoa học, dễ dàng tra cứu thông tin cần thiết để tham khảo và xử lý công việc. Hơn nữa, việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ còn giúp cơ quan, tổ chức có cơ sở pháp lý để đối phó khi phát sinh sự cố, khiếu nại, thanh tra hoặc tranh chấp, từ đó bảo vệ quyền lợi và uy tín của mình.

1.1.2.5. Tạo nền tảng cho ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số.

Trong bối cảnh mới hiện nay, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số là xu thế tất yếu của công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả các hoạt động như số hóa tài liệu, lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, khai thác tài liệu điện tử… thì trước tiên, cơ quan phải có một nền tảng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bài bản, thống nhất và rõ ràng. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ khoa học, hiệu quả sẽ giúp hình thành các quy trình, quy định và phân công nhân sự cụ thể. Từ đó, triển khai các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin được đồng bộ, hạn chế sai sót. Đồng thời, xác định rõ các loại hình tài liệu cần số hóa, lộ trình chuyển đổi, trách nhiệm thực hiện, cũng như đảm bảo tính pháp lý và giá trị sử dụng của tài liệu số sau chuyển đổi.

Nói cách khác, việc tổ chức quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ chính là căn bản để chuyển đổi từ mô hình văn thư, lưu trữ truyền thống sang mô hình văn thư, lưu trữ số hiện đại, phục vụ công tác điều hành nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch trong môi trường hành chính điện tử.

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả giúp tạo nền tảng cho ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Khi tài liệu được thu thập đầy đủ, phân loại, sắp xếp và tổ chức khoa học theo quy trình sẽ giúp việc số hóa tài liệu sẽ diễn ra thuận lợi, chính xác và đồng bộ hơn. Nếu công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu thống nhất hoặc xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, thì việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn, thậm chí gây sai lệch thông tin.

1.1.3 Nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

1.1.3.1 Tổ chức bộ phận tham mưu/thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Trong thực tiễn, bộ phận Văn phòng hoặc phòng Hành chính là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Như vậy bộ phận này là đầu mối của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu không có bộ phận này trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, tham mưu thì lãnh đạo sẽ không có đủ thời gian để kiểm soát và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, gây ra ứ đọng công việc, bỏ sót thông tin, gây ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là đối với những cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ lớn, cơ cấu tổ chức nhiều phân tầng.

Đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô lớn, số lượng văn bản đi và đến hàng năm nhiều, cơ quan thành lập Phòng, tổ văn thư, lưu trữ – là đơn vị trực thuộc Văn phòng, đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Ngược lại, đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ hơn, số lượng văn bản đi và đến hàng năm không nhiều có thể tổ chức bộ phận hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng hoặc phòng Hành chính .

1.1.3.2. Bố trí nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ.

Trong một số lĩnh vực, con người là yếu tố cốt lõi để thành công, lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng không ngoại lệ. Mặc dù được hỗ trợ bởi các trang thiết bị, phần mềm, các quy trình chuẩn hóa nhưng con người đóng vai trò trung tâm, vận hành, xử lý linh hoạt và hiệu quả các hoạt động. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Việc bố trí nhân sự đảm nhiệm vị trí văn thư, lưu trữ tại cơ quan cần căn cứ vào khối lượng công việc, chỉ tiêu biên chế, số lượng văn bản đi và đến hằng năm- đây là những cơ sở cốt lõi để xác định số lượng và cơ cấu đội ngũ phù hợp. Đảm bảo bố trí đủ số lượng tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt nhân lực.

Để quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức cần phải có đội ngũ cán bộ chuyên môn cao, đủ phẩm chất và năng lực để đảm nhiệm công việc. Mặt khác, những nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức còn phải có những yêu cầu khác như trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, trung thực, có ý thức kỷ luật và tổ chức công việc khoa học.

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động mạnh mẽ tới công tác văn thư, lưu trữ, đặt ra yêu cầu cao hơn đối với nhân sự đảm nhiệm công tác này phải có sự thích ứng nhanh với những quy trình công nghệ mới như số hóa, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu số,…

1.1.3.3. Ban hành, phổ biến văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bởi đây là bộ phận nòng cốt để đảm bảo luồng thông tin được vận hành thông suốt cũng như nâng cao chất lượng của công tác quản lý, điều hành.

Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết hiện nay. Điều này giúp cụ thể hóa các quy định của pháp luật, tạo ra sự thống nhất trong quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Để có thể xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật tại cơ quan, tổ chức cần thực hiện quy trình:

Thứ nhất, thu thập, nghiên cứu những quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và phân tích, khảo sát thực tế tại cơ quan, tổ chức để nắm bắt được tình hình và xác định những vấn đề cần được đưa vào văn bản.

Thứ hai, dựa vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản, mục đích, tính chất của văn bản cần ban hành để lựa chọn hình thức phù hợp cho văn bản cần ban hành, Sau khi đã lựa chọn xong, tiếp tục xây dựng đề cương chi tiết của văn bản dựa trên sự tham khảo đề cương các văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, cán bộ được giao soạn thảo văn bản cũng cần lưu ý về hình thức văn bản, khi soạn thảo văn bản cần phải sát với đề cương chi tiết, phân chia từng thông tin sao cho hợp lý giữ các chương, đoạn. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Thứ ba, sau khi đã có bản thảo cần phải xin ý kiến lãnh đạo và các phòng, ban trong cơ quan, tổ chức, đặc biệt là những vấn đề, nội dung quan trọng, liên quan đến các phòng, ban khác để cho ý kiến. Bản thảo văn bản có thể viết lại nhiều lần để đảm bảo tính khả thi.

Thứ tư, sau khi đã đã lấy ý kiến, cán bộ soạn thảo sẽ bổ sung, sửa chữa và xin trình ký ban hành.

Bên cạnh đó, việc phổ biến những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan quản lý Nhà nước là nội dung cần thực hiện để đảm bảo công tác này được thống nhất và hiệu quả trong hệ thống cơ quan, tổ chức và là căn cứ để xây dựng những văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Phổ biến kịp thời và đầy đủ những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ; giảm thiểu tình trạng thực hiện không đồng bộ trong các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, dẫn đến sai sót trong công việc.

Ngoài phổ biến những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan quản lý Nhà nước thì việc phổ biến các văn bản do cơ quan ban hành cũng cần được thực hiện.

1.1.3.4. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có những hoạt động nghiệp vụ yêu cầu sự tuân thủ chặt chẽ trong quy trình thực hiện. Việc thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ cũng cần thực hiện theo các văn bản của Nhà nước cũng như văn bản của cơ quan, tổ chức để xuyên suốt và có sự liên kết giữa các khâu nghiệp vụ và giữa hai công tác với nhau.

Nội dung của công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý, sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan. Để thực hiện tốt cần phải nắm rõ các văn bản quy định hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ của công tác này. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm trong việc chỉ đạo, quản lý công tác văn thư phạm vi cơ quan của mình và các cơ quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ văn thư và tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về lĩnh vực này. Nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư cơ quan có trách nhiệm thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn theo quy định. Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị. Tất cả các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm: Giải quyết kịp thời những văn bản theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan và cán bộ phụ trách đơn vị; lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; bảo đảm an toàn, bí mật văn bản, tài liệu; thực hiện nghiêm túc, đầy đủ những nội dung công tác văn thư liên quan đến phần việc của mình.

Công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức gồm những nội dung: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ; tạo công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm bảo đảm thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy chế cơ quan, tổ chức; bảo vệ an toàn bí mật tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong kho. Công tác lưu trữ cũng cần sự phối hợp của các đơn vị trong việc nộp lưu hồ sơ đúng quy định, bảo đảm cập nhật đầy đủ hồ sơ từ các đơn vị.

1.1.3.5. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ.

Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong xây dựng lực nòng cốt trong giai đoạn hiện nay, không chỉ giúp làm chủ khoa học công nghệ, máy móc mà còn thay đổi nhận thức trong quá trình giải quyết công việc.

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ là trang bị, củng cố thêm những kiến thức, phương pháp, kỹ năng, thái độ và đạo đức làm việc, đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, có vai trò quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư hiện nay có yêu cầu cao về sự thông thạo công nghệ thông tin để quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử trên hệ thông quản lý văn bản, bên cạnh đó công tác lưu trữ đang dần chuyển mình từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số. Như vậy, cần phải xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng thích hợp cho các cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng thường được thực hiện dưới hai hình thức: cử cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn hoặc trực tiếp mời giảng viên để hướng dẫn, đào tạo ngay tại cơ quan, tổ chức. Mục đích của công tác này là nâng cao trình độ, chuyên môn, năng lực và chất lượng làm việc nhằm tạo ra sự thay đổi trong thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn.

1.1.3.6. Đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ.

Tổ chức đầu tư và trang bị cơ sở vật chất là nền tảng để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 len lỏi vào các ngành nghề và tạo ra những tác động lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Một trong những yếu tố cấp thiết ảnh hưởng tới hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ chính là tổ chức đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu thực tiễn của cơ quan, tổ chức.

Cơ sở vật chất, trang thiết là nền tảng để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Các trang thiết bị như giá, tủ bảo quản tài liệu; hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống giám sát an ninh; phòng, kho đạt chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm theo quy định; các thiết bị số hóa;… không chỉ giúp bảo quản, kéo dài tuổi thọ tài liệu mà còn giúp khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, trong bối cảnh chuyển số, các cơ quan, tổ chức cũng cần phải đầu tư trang bị hạ tầng công nghệ hiện đại như: máy tính để bàn, hệ thống mạng nội bộ (LAN), đường truyền internet,…

Việc đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất cũng phản ánh vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo trong việc lưu trữ tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, nếu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan không được đầu tư đầy đủ, đồng bộ sẽ dẫn đến hoạt động quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức hoạt động không hiệu quả; thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ nhanh xuống cấp;…

1.1.3.7. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

Ngày nay, trong bối cảnh chuyển đổi số và khoa học, công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, thay đổi cục diện một số ngành nghề, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Đây là một vấn đề hết sức được quan tâm và chú trọng vì đóng góp một phần không nhỏ tới hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã triển khai sử dụng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử nhằm bảo quản tài liệu bền vững và khai thác, nâng cao khả năng truy xuất tài liệu nhanh chóng khi cần thiết.

Để đáp ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ cần phải có những nghiên cứu khoa học bài bản và chi tiết để đảm bảo tính khả thi và phù hợp. Mỗi cơ quan, tổ chức có một chức năng, nhiệm vụ và đặc thù riêng, các nghiên cứu sẽ dựa trên nhu cầu thực tế để xây dựng lộ trình phù hợp, ban hành những văn bản, chính sách trong ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng tiêu chuẩn về định dạng dữ liệu, quy trình và thời gian số hóa tài liệu lưu trữ giấy.

1.1.3.8. Báo cáo tình hình và lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan.

Hằng năm, báo cáo về tình hình công tác văn thư, lưu trữ là một trong những công tác trong các cơ quan, tổ chức để lãnh đạo và cấp trên có thể nắm được và đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trong một năm vừa qua. Nhằm tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện và đề xuất phương án khắc phục để cải thiện và nâng cao công tác văn thư, lưu trữ trong năm tới.

Hơn nữa, đây là công việc bắt buộc được quy định trong Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 và Luật lưu trữ số 33/2024/QH15 mới đây vừa được Quốc Hội thông qua và có hiệu lực từ 01/7/2025.

Thông qua báo cáo hằng năm về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ sẽ tổng kết được những việc đã làm trong năm trước, công tác nào đã thực hiện tốt và công tác nào cần phải khắc phục, biết được ưu điểm và hạn chế còn tồn tại để có phương hướng giải quyết và khắc phục. Hơn nữa, đây còn là cơ sở minh bạch để chứng minh rằng công tác văn thư, lưu trữ đã được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, pháp luật và cơ quan, tổ chức. Khi có yêu cầu giải trình khi thanh, kiểm tra từ phía cấp trên và lãnh đạo.

Ngoài ra, báo cáo không chỉ tổng kết và đưa ra phương hướng nhằm cải thiện hai công tác này trong năm tới mà còn lập kế hoạch để từng bước chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ được thuận lợi.

1.1.3.9. Kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu để đánh giá mức độ thực hiện và hoàn thành công việc, đảm bảo hai công tác này diễn ra không có sai sót và là cơ sở để đánh giá năng lực của nhân sự được giao công tác này, giữ được tính thống nhất và nguyên tắc trong quy trình thực hiện nghiệp vụ.

Mặt khác, công tác kiểm tra còn giúp đưa ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại của cơ quan, tổ chức, từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục sao cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức mình. Ngoài ra, còn xây dựng cơ chế, khen thưởng và kỷ luật một cách khách quan, công bằng để tạo động lực cho nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Công tác kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức được thực hiện định kỳ và trong một số trường hợp sẽ kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, công tác kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hai công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được quy định rõ và chi tiết trong các quy chế nên ít nhiều gây ra khó khăn khi có trường hợp phạm lỗi.

Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật là cách để lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quản lý nhân sự một cách mình bạch, công bằng nhất. Trong công tác văn thư, lưu trữ, khi công tác thanh, kiểm tra được thực hiện xong thì cần có những hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các nhân sự thực hiện hai công tác này – khen thưởng đối với những phòng, ban, cá nhân thực hiện tốt và xử lý vi phạm, kỷ luật đối với những phòng, ban, cá nhân thực hiện chưa tốt hoặc không theo quy định.

1.1.4. Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.1.4.1. Tuân thủ quy định của pháp luật.

Các quy định của pháp luật được đề ra với mục đích đảm bảo những hoạt động của cồn tác văn thư, lựu trữ được diễn ra trong khuôn khổ pháp lý, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch.

Việc tuân thủ các quy định của pháp luật ngoài việc giúp nâng cao hiệu quả hành chính của cơ quan, tổ chức còn giúp việc soạn thảo, ban hành đúng thể thức và thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi cần truy cứu trách nhiệm hoặc xảy ra tranh chấp. Những tài liệu lưu trữ được bảo quản sẽ là căn cứ chính xác nhất để giải quyết vấn đề hợp lý, khách quan.

Bên cạnh đó, tuân thủ quy định pháp luật còn góp phàn hạn chế rủi ro trong thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Giúp hồ sơ, tài liệu được bảo quản an toàn, nâng cao ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ trong cơ quan, tổ chức.

1.1.4.2. Bí mật, chính xác, kịp thời.

Tại một số cơ quan, tổ chức có tính đặc thù sẽ ban hành văn bản mật. Vì vậy, việc đảm bảo bí mật là nguyên tắc quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ vì nội dung của chúng chứa đụng những thông tin nhạy cảm, bí mật nhà nước hoặc liên quan tới vấn đề nhạy cảm của cơ quan, tổ chức. Ngay cả với những văn bản thường, vấn đề bảo mật cũng cần được thực hiện, tránh sử dụng trái phép gây ảnh hưởng tới uy tín và lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tính chính xác, kịp thời trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Giúp cung cấp thông tin đúng đắn phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của Ban Lãnh đạo và hoạt động giải quyết công việc của các nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời sẽ không phù hợp hoặc quá hạn xử lý, gây ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan, tổ chức. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.1.4.3. Quy định rõ ràng trách nhiệm.

Việc quy định rõ trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ là điều cần thiết để bảo đảm tính minh bạch, rõ ràng trong tổ chức thực hiện tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Khi các cá nhân, bộ phận được phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm sẽ giúp quá trình thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ diễn ra hiệu quả, hạn chế tình trạng chồng chéo công việc, không có ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

Bên cạnh đó, việc xác định cụ thể trách nhiệm còn tạo cơ sở đánh giá hiệu quả công việc, xử lý kịp thời những sai sót hoặc vi phạm nếu có, giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Điều này góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp, khoa học và tuân thủ quy định pháp luật.

1.1.4.4. Thường xuyên cập nhật công nghệ thông tin và chuyển đổi số.

Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Việc sử dụng hệ thống quản lý lưu trữ điện tử hay số hóa tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian thực hiện nghiệp vụ, không gian kho tàng, nhân lực thực hiện mà còn nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý công việc, tăng tốc độ truy xuất thông tin, hỗ trợ công tác thống kê, theo dõi và quản lý văn bản một cách hệ thống, đồng bộ.

Trong điều kiện khối lượng tài liệu ngày càng lớn, việc lưu trữ thủ công bộc lộ nhiều hạn chế như cần nhiều diện tích kho tàng, dễ hư hỏng hoặc thất lạc tài liệu. Công nghệ xuất hiện và là giải pháp tối ưu hóa không gian lưu trữ, kéo dài tuổi thọ tài liệu và hỗ trợ cơ quan, tổ chức thích ứng tốt hơn với yêu cầu quản lý hiện đại. Đồng thời cũng tạo điều kiện để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong thời đại số.

1.2. Cơ sở pháp lý. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.2.1 Quy định của cơ quan quản lý Nhà nước.

Nhằm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, thời gian qua Nhà nước đã ban hành hệ thống văn bản quy định về những nội dung của công tác văn thư và công tác lưu trữ.

Đây là căn cứ pháp lý để các cơ quan, tổ chức tuân thủ, thực hiện và xây dựng những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo phù hợp với thực tiễn của cơ quan, tổ chức mình. Một số văn bản tiêu biểu có thể kể đến như:

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội về lĩnh vực Lưu trữ. Luật bao gồm 7 chương, 42 điều, nội dung quản lý về lưu trữ được quy định trong chương VI như sau: Trách nhiệm quản lý về lưu trữ, kinh phí cho công tác lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư – là văn bản pháp lý cao nhất của lĩnh vực văn thư. Nghị định bao gồm 7 chương, 38 điều, quy định quản lý nhà nước về công tác văn thư trong chương VI bao gồm những nội dung: Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư, kinh phí cho công tác văn thư.

Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày tháng năm 2024 của Quốc Hội ban hành – đây là văn bản pháp lý mới nhất và cao nhất của lĩnh vực lưu trữ, có hiệu lực vào ngày 01 tháng 7 năm 2025, thay thế cho Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội. Văn bản gồm 08 chương, 65 điều. Quản lý nhà nước về lưu trữ được quy định trong chương VII gồm: Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân; kinh phí bảo đảm lưu trữ; người làm lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Bên cạnh hệ thống văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ còn có một số những văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ: Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định gồm 04 chương, 28 điều quy định chung và cụ thể về đăng ký mẫu con dấu; thu hồi, huỷ con dấu và hủy giá trị sử dụng của con dấu; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu;

Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông, quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản diện từ cơ quan Nhà nước. Thông tư gồm 4 chương và 18 điều quy định cụ thể về ký số;

Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 và Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật Nhà nước. Nội dung của hai văn bản này quy định chi tiết và cụ thể: Cách xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; quy trình sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ; địa điểm, phương án bảo vệ phương tiện, thiết bị sử dụng tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước; phân công nhân sự thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước; chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước;

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước. Quyết định gồm 5 chương, 22 điều, đưa ra những quy định chung về quy trình gửi, nhận văn bản điện từ, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ…;

Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Nội dung bao gồm 4 chương và 14 điều, quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đây là căn cứ để triển khai một số nghiệp vụ văn thư điện tử;

Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu. Thông tư bao gồm 5 điều quy định về: Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đây là căn cứ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

1.2.2. Quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

Ngoài những hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn của các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức thực hiện nghiệp vụ cũng là một trong những nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và sau đây là một số những văn bản quy định, hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước:

Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

Công văn số 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;

Quyết định số 98/QĐ-VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2013 nhằm quản lý thống nhất công tác đánh số (mã) phông/sưu tập lưu trữ góp phần xây dựng phương án tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thiết lập cơ sở dữ liệu lưu trữ, phục vụ nhu cầu tra tìm tài liệu bằng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ;

Công văn số 370/VTLTMM-NV ngày 10 tháng 5 năm 2022 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Công văn đã đưa ra các lưu ý dành cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

1.2.3. Quy định của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Để đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trong triển khai những quy định, chế độ về công tác văn thư, lưu trữ cũng như quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm đạt hiệu quả, TTLTQGIII đã xây dựng, ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 815/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2020.

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã ban hành một số văn bản hướng dẫn về công tác chuyên môn như:

• Quyết định số 521/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về việc quản lý kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII.
• Quyết định số 522/QĐ-TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy định về xuất, nhập tài liệu lưu trữ đối với các kho lưu trữ tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
• Quyết định số 621/QĐ-TTLTIII ngày 31 tháng 12 năm 2016 về Quy trình vận hành hệ thống khử axit tài liệu.
• Quyết định số 01/QĐ-TTLTIII ngày 18 tháng 8 năm 2020 về việc ban hành phương án tổ chức, sắp xếp tài liệu lưu trữ quốc gia.

Tiểu kết chương 1

Như vậy, qua chương 1, tác giả đã trình bày rõ các khái niệm về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ, nêu rõ những nội dung của tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời trình bày cơ sở pháp lý, bao gồm những quy định của Nhà nước và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là căn cứ giúp TTLTQGIII có thể thực hiện tốt các nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan mình. Đây sẽ là cơ sở tiền đề để tác giả triển khai thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại TTLTQGIII ở chương 2. Khóa luận: Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ Trung tâm