Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động nghiên cứu thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ (Quốc Hội, Luật Lưu trữ , 2011). Tài liệu lưu trữ còn phản ánh quá trình quản lý, điều hành và phát triển kinh tế – xã hội của địa phương. Tại quận Tây Hồ, với bề dày lịch sử và tiềm năng phát triển vượt bậc, hệ thống tài liệu lưu trữ không chỉ là chứng cứ xác thực về các hoạt động hành chính mà còn góp phần bảo tồn các giá trị văn hóa, lịch sử của khu vực.
Trong bối cảnh Tây Hồ được coi là khu vực phát triển kinh tế trọng điểm của Thủ đô Hà Nội, đồng thời là nơi hội tụ nhiều di sản văn hóa – lịch sử đặc sắc, việc nâng cao chất lượng công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ sẽ góp phần tích cực vào các lĩnh vực như giáo dục, nghiên cứu lịch sử, quảng bá du lịch và nâng cao nhận thức cộng đồng. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ tại quận không chỉ là cơ sở quan trọng để phục vụ quản lý nhà nước mà còn có tiềm năng phát triển thành các nguồn thông tin hỗ trợ cho các dự án quy hoạch, đầu tư và phát triển bền vững.
Tuy nhiên, hiện nay, công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ vẫn còn có nhiều thách thức lớn. Những vấn đề như không gian lưu trữ hạn chế, tình trạng xuống cấp của tài liệu, ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý và khai thác tài liệu chưa được đồng bộ, gây khó khăn trong công tác bảo quản và phát huy giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
Bên cạnh đó, trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ là điều rất cần thiết. Số hóa Tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, và ứng dụng phần mềm quản lý thông tin không chỉ giúp bảo vệ tài liệu khỏi các tác động môi trường mà còn tăng cường khả năng khai thác, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đề tài này không chỉ tập trung giải quyết các vấn đề thực trạng mà còn đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm tối ưu hóa công tác lưu trữ, góp phần nâng cao giá trị sử dụng của tài liệu trong bối cảnh chuyển đổi số và hiện đại hóa quản lý hành chính.
Ngoài ý nghĩa thực tiễn, đề tài còn mang giá trị khoa học quan trọng, cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc hoàn thiện các chính sách, quy trình lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại địa phương mà còn có thể nhân rộng và áp dụng cho các địa phương khác với bối cảnh tương tự. Chính vì vậy, việc thực hiện đề tài này là rất cần thiết, nhằm đóng góp vào công tác bảo tồn, phát triển và phát huy giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ, phục vụ mục tiêu phát triển bền vững của quận Tây Hồ nói riêng và Thủ đô Hà Nội nói chung.
Từ những lí do trên, em quyết định thực hiện đề tài khoá luận tốt nghiệp “Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” nhằm nghiên cứu về các thực trạng của công tác bảo quản và công tác phát huy tài Tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Qua đó đề xuất những giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của mọi người dân về tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. Vì vậy, đã có rất nhiều bài viết đăng trên các tạp chí ngành, các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, tập bài giảng chuyên ngành lưu trữ và giáo trình giảng dạy đã đề cập cả phương diện thực tiễn và lý luận từ trước đến nay. Cụ thể như:
Về mặt lý luận: Công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm, năm 1990, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, hay “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” của Tiến sĩ Trần Hoàng, năm 2020, Nhà xuất bản thông tin và truyền thông. Và “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước và Vũ Dương Hoan làm chủ biên, năm 1987, Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội; Qua tập bài giảng và giáo trình đã cung cấp những lý luận chung nhất về công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Về mặt thực tiễn: Các khoá luận tốt nghiệp và luận văn thạc sĩ đã nghiên cứu và đề cập một số vấn đề liên quan đến công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như: luận văn thạc sĩ “Tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm lưu trữ và thư viện, Đại học Phòng cháy chữa cháy” của tác giả Phạm Thị Bích Ngọc năm 2019. Công trình nghiên cứu trên đã khảo sát, phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao tổ chức tài liệu nội sinh tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện. Tuy nhiên chưa nghiên cứu chuyên sâu về bảo quản tài liệu nội sinh theo hướng lâu dài và hiện đại. Ngoài ra còn có luận văn thạc sĩ “Bảo quản tài liệu cổ, quý hiếm ở tỉnh Thừa Thiên- Huế” của tác giả Dương Hoài Ý năm 2016, khoá luận tốt nghiệp “Công tác bảo quản tài liệu thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2: Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Yến năm 2011. Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản các tài liệu cổ, quý hiếm ở thư viện trường Đại học Sư phạm 2. Đề tài có giá trị thực tiễn cao, phân tích khá toàn diện các ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, nhấn mạnh các yếu tố nhân lực và trang thiết bị nhưng nghiên cứu vẫn mang tính mô tả, chưa đi sâu vào giải pháp kỹ thuật tiên tiến (số hoá, bảo quản kỹ thuật số,…). Đề tài cần bổ sung hướng tiếp cận bảo quản kết hợp với khai thác và nghiên cứu sâu hơn về ứng dụng công nghệ hiện đại.
Kết quả nghiên cứu của các công trình trên là một nền tảng kiến thức và là nguồn tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình thực tiễn, lý luận của công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản, phát huy giá trị tài liệu nói riêng.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Đặt vấn đề nghiên cứu trên, đề tài nhằm giải quyết ba mục tiêu sau:
- Hệ thống cơ sở lý luận, pháp lý về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Phân tích, đánh giá thực trạng về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, đề tài cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu, tìm hiểu những văn bản của Nhà nước đã ban hành về công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Khảo sát nội dung, số lượng, giá trị tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ .
- Nghiên cứu đánh giá thực trạng bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
- Nghiên cứu đề xuất bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
- Chủ thể: Cơ quan Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ và bộ phận phụ trách văn thư, lưu trữ.
- Khách thể: Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Tài liệu lưu trữ (tài liệu giấy, điện tử đang được quản lý, bảo quản tại kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
- Quy trình, quy chế, biểu mẫu và trang thiết bị phục vụ bảo quản – khai thác tài liệu.
- Nhân sự phụ trách lưu trữ và các nhóm đối tượng sử dụng tài liệu (cán bộ quận, cán bộ phường, công dân, nhà nghiên cứu)
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Toàn bộ kho lưu trữ và phòng đọc tài liệu của Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát dữ liệu và thực trạng giai đoạn 2006 – 2025; tham chiếu các văn bản luật từ năm 2006 đến nay.
- Phạm vi nội dung: Công tác bảo quản (kho, môi trường, trang thiết bị, quy trình kỹ thuật) và phát huy giá trị (khai thác, số hoá, triển lãm, dịch vụ cấp bản sao, cổng thông tin điện tử) tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như các mục tiêu của đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:
Phương pháp tra cứu tài liệu: Thu thập, đọc và phân tích các sách, tài liệu, giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật,… Liên quan đến công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Phương pháp so sánh: So sánh lý luận với thực tiễn. Trên cơ sở đó, đưa ra được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại. Từ đó phân tích, làm rõ các nguyên nhân và đề xuất các giải pháp bảo quản và phát huy giá trị tài liệu tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ một cách hiệu quả nhất;
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích và xử lý các số liệu đã tìm và chọn lọc được trong quá trình khảo sát thực tế tại Uỷ ban nhân dân quận; Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
Phương pháp thống kê: Thống kê nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả tại Uỷ ban nhân dân quận đã phục vụ nghiên cứu, thông qua các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài này góp phần làm rõ các cơ sở lý luận về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó xác định những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế này. Qua đó có thể đề xuất một số biện pháp phù hợp góp phần nâng cao chất lượng công tác bảo quản và phát huy sử dụng tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ. Hy vọng đề tài này không chỉ là tài liệu tham khảo về công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ mà còn là nguồn tài liệu tham khảo cho các sinh viên ngành Lưu trữ học về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục.
- Nội dung của đề tài nghiên cứu được chia làm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Ở chương 1 này tác giả trình bày cơ sở lý luận và pháp lý tập trung nghiên cứu làm sáng tỏ các cơ sở khoa học của công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ
Chương này tác giả khái quát nội dung, số lượng, giá trị của Tài liệu lưu trữ, nguyên nhân gây hư hại, biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ, các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ
Từ những thực trạng đã được đề cập ở chương 2, trong chương này tác giả đưa ra những nhận xét, đánh giá ưu điểm và hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế. Qua đó nghiên cứu đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ.
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ BẢO QUẢN VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm
- Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ
Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh vi phim; băng, đĩa, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” (Quốc Hội, Luật Lưu trữ, 2011)
Theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động nghiên cứu thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” (Quốc Hội, Luật Lưu trữ , 2011)
- Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
Theo Giáo trình “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu”
- Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Theo định nghĩa Từ điển Tiếng việt, “Phát huy là làm cho cái hay, cái tốt lan rộng tác dụng và tiếp tục phát triển thêm”.
Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng nhiều. Tài liệu sản sinh ra nhằm giải quyết những công việc đang hiện hành và nội dung thông tin trong tài liệu có thể giúp cho việc tra cứu, xác minh và tổng kết các vấn đề ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này chứa đựng những giá trị thực tiễn, nghiên cứu khoa học lịch sử cần được lưu trữ lại để phục vụ cho lợi ích lâu dài của Quốc gia, các cơ quan và tổ chức.
Hiện nay, “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây. Theo cuốn Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam của TS. Trần Hoàng – NXB thông tin và truyền thông – 2020. “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là làm cho nhiều người biết đến hơn và biết rõ hơn về ý nghĩa, lợi ích và sự quý giá của tài liệu lưu trữ”.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Nội dung
Công tác bảo quản đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Giúp hạn chế sự hư hỏng, mất mát do tác động của môi trường (ẩm mốc, ánh sáng, côn trùng..) thời gian hoặc do con người gây ra. Từ đó, giữ cho tài liệu nguyên vẹn nội dung và hình thức trong thời gian dài.
Gìn giữ gái trị lịch sử, pháp lý và khoa học. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng xác thực phản ánh hoạt động của các cơ quan, cá nhân, tổ chức, Nhà nước trong quá khứ. Bảo quản là cách để gìn giữ những giá trị này phục vụ cho nghiên cứu, học tập, pháp lý và công tác quản lý.
Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng lâu dài. Bảo quản giúp tài liệu có thể được phục vụ khai thác nhiều lần mà không bị xuống cấp, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin trong các lĩnh vực như giáo dục, nghiên cứu, hành chính, văn hoá,…
Góp phần vào việc phát huy giá trị di sản văn hoá – lịch sử. Tài liệu như một phần của di sản văn hoá dân tộc. Việc bảo quản tốt là tiền đề để trưng bày, giới thiệu, quảng bá và giáo dục truyền thống lịch sử cho các thế hệ sau.
- Ý nghĩa, tác dụng Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
Bảo quản Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ rất dễ bị hư hỏng khi chịu sự tác động của các nhân tố tự nhiên, môi trường, hoá chất và nhân tố con người. Việc thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm bảo đảm cho Tài liệu lưu trữ và giữ được các thông tin trong tài liệu một cách vẹn toàn và có thể phục vụ công tác nghiên cứu sử dụng hiệu quả nhất.
Đặc biệt khi Việt Nam nằm ở khu vực nhiệt đới, gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa. Đây là môi trường và điều kiện rất thuận lợi cho các loại sinh vật, vi nấm mốc, côn trùng phát triển và tác động, gây hư hại tới tài liệu lưu trữ. Vì thế, việc bảo quản tài liệu lưu trữ cần được quan tâm và chú ý đến.
- Nguyên tắc
- Đảm bảo tính nguyên vẹn
Tài liệu phải được bảo quản trong tình trạng đầy đủ, không mất mát, sai lệch hoặc thay đổi nội dung gốc. Mọi hoạt động xử lý phải tôn trọng tính nguyên vẹn của tài liệu.
- Phòng ngừa là chính
Phòng ngừa hư hỏng tốt hơn là khắc phục. Do đó, công tác bảo quản cần ưu tiện các biện pháp như kiểm soát môi trường kho, chống ẩm, chống mốc, phòng cháy chữa cháy, chống côn trùng và nấm mốc.. để ngăn chặn các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu.
- Phù hợp với đặc điểm vật liệu
Tài liệu lưu trữ có thể ở nhiều dạng vật chất khác nhau (giấy, ảnh, phim, tài liệu số,…). Mỗi loại cần có phương pháp bảo quản đặc thù tương ứng với tính chất vật lý – hoá học của nó.
- Bảo quản kết hợp với sử dụng
Bảo quản không có nghĩa là “cất giữ và không dùng đến”. Tài liệu phải được bảo quản đồng thời vẫn phải đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng hợp lý. Cần có cơ chế bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng như sao chụp, số hoá, dùng bản sao thay cho bản gốc.
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá
Tài liệu và điều kiện bảo quản cần được kiểm tra định kỳ để phát hiện sớm những hư hỏng hoặc thay đổi bất lợi. Qua đó có thể điều chỉnh kịp thời các biện pháp bảo quản.
- Ứng dụng khoa học – công nghệ
Công tác bảo quản cần được hỗ trợ bởi các tiến bộ kỹ thuật hiện đại như công nghệ số hoá, quản lý môi trường tự động, phần mềm quản trị tài liệu, phục chế bằng công nghệ cao.. để nâng cao hiệu quả và chất lượng bảo quản.
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Mục đích
Đích đến cuối cùng của Tài liệu lưu trữ chính là phát huy giá trị tài liệu nhằm đưa Tài liệu lưu trữ vào phục vụ các mục đích khác nhau trong đời sống xã hội như hoạt động của các tổ chức, cơ quan, các nhà nghiên cứu và công dân. Phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ giúp biến các thông tin trong quá khứ thành các tài liệu bổ ích để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử và sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hoá.
- Ý nghĩa
Phát huy giá trị tài liệu có hiệu quả có rất thiết thực trong đời sống, đặc biệt là việc tiết kiệm tiền bạc, công sức, thời gian của Nhà nước và nhân dân.
Đây cũng chính là sợi dây liên kết giữa nhân dân với lưu trữ, nhờ có phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức và công dân sẽ nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của Tài liệu lưu trữ.
Phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ cũng góp phần phục vụ cho các mục đích nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, kinh tế, văn hoá… và mang đến những lợi ích vô cùng hữu dụng đối với người sử dụng.
Đặc biệt phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hệ quả của việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Chính vì vậy khai thác giá trị tài liệu góp phần đánh giá quy trình, kết quả thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ một cách khách quan nhất, các nghiệp vụ trước đó thực hiện có tốt không, xác định giá trị tài liệu có đúng không, phân loại và chỉnh lý có khoa học hay không, bảo quản có tốt chưa.
Ngoài ra phát huy giá trị tài liệu cũng góp phần nâng cao lòng yêu nghề và là nguồn động viên cho các các bộ lưu trữ về cả tinh thần lẫn vật chất. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Các nguyên tắc
- Chính xác, tin cậy
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Vì, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Do vậy, Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy và chính xác. Khi thực hiện công tác phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các thông tin đưa đến độc giả là trùng khớp với nội dung trong Tài liệu lưu trữ.
- Thường xuyên, kịp thời, phù hợp
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các hiện tượng tự nhiên xã hội, các sự kiện lịch sử, quá trình nhân dân lao động sáng tạo qua các thời kỳ lịch sử. Với nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu về lịch sử, văn hóa, xã hội ngày càng tăng của các nhà nghiên cứu, độc giả đòi hỏi cơ quan, tổ chức bảo quản Tài liệu lưu trữ phải có các phương án, hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng được các nhu cầu đó.
- Đúng pháp luật
Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tuân theo các quy định của pháp luật. Tài liệu lưu trữ được đưa đến phục vụ công chúng khai thác, sử dụng phải là những tài liệu pháp luật cho phép; các tài liệu mật được công bố phục vụ các nhà nghiên cứu và độc giả, phải đến hạn giải mật theo quy định.
1.1.4. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để độc giả cũng như xã hội thấy được giá trị của tài liệu lưu trữ cần có những hình thức phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đó. Theo điều 32 Luật lưu trữ 2011 và khoản 1 điều 41 Luật Luật lưu trữ 2024 quy định việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm các hình thức sau: Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Đây là hình thức phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu ngay tại cơ quan, tổ chức. Để thực hiện hình thức này cơ quan, tổ chức có Tài liệu lưu trữ cần có không gian để thực hiện hoạt động phục vụ độc giả khai thác tài liệu; các trang thiết bị cho phòng đọc; các công cụ hướng dẫn và cán bộ, nhân viên phục vụ độc giả.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao Tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Bản sao Tài liệu lưu trữ hay bản chứng thực lưu trữ có giá trị như Tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ giao dịch. Và việc chứng thực có tác dụng giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân xác minh các vấn đề đã xảy ra trong quá khứ và cần dựa vào chứng nhận của cơ quan lưu trữ qua Tài liệu lưu trữ còn giữ làm bằng chứng vì bị mất chứng cứ.
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Triển lãm, trưng bày Tài liệu lưu trữ nhằm tuyên truyền, giới thiệu tới quần chúng nhân dân những Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa như những chứng tích về mặt lịch sử dân tộc, lịch sử Đảng, …, thường được tổ vào các dịp lễ, ngày kỉ niệm lớn của Đảng, của dân tộc. Ngoài ra còn giới thiệu Tài liệu lưu trữ cho những người nghiên cứu, thường là các Tài liệu lưu trữ có giá trị gây sự chú ý của độc giả và mới phát hiện trong các kho lưu trữ.
Triển lãm, trưng bày cần tổ chức ở những nơi trang trọng. Trưng bày diễn ra thường xuyên, có thể không theo chủ đề nhất định nhưng với quy mô hạn chế. Còn triển lãm thường theo chủ đề, có quy mô lớn. Tuy nhiên hai hình thức này đều có điểm chung là trong cùng một lúc giới thiệu được nhiều tài liệu khác nhau đến với đông đảo công chúng.
- Công bố tài liệu lưu trữ
Công bố Tài liệu lưu trữ để nhằm làm rõ các hiện tượng lịch sử, các sự kiện, những nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ khác nhau. Ngoài ra đây còn là hình thức giúp bảo vệ an ninh quốc gia, bảo vệ chủ quyền, vạch trần những âm mưu đen tối, thâm độc của kẻ thù. Công bố Tài liệu lưu trữ góp phần tích cực vào công tác giáo dục và tuyên truyền về công tác tư tưởng, hỗ trợ giảng dạy các bài giảng về lịch sử của giáo viên cho học sinh.
Để công bố Tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ cần phối hợp với biên tập các tờ báo, các nhà xuất bản, tạp chí trong công tác biên tập. Việc công bố tài liệu có giá trị lịch sử phải do người đứng đầu cơ quan xem xét để công bố đúng thẩm quyền, các cá nhân trong cơ quan không được tự do công bố tài liệu. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
Các hình thức công bố gồm: công bố tài liệu một phông lưu trữ, công bố tài liệu một hồ sơ hoặc một văn bản, toàn tập và tuyển tập.
- Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
Đây là hình thức chủ động và được áp dụng khá phổ biến trong các Lưu trữ lịch sử. Hình thức này giúp giới thiệu, thông tin đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân, người nghiên cứu những tài liệu hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức và người nghiên cứu có thể nắm được những nội dung, thành phần của tài liệu trong kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu.
Đối với bản thông báo giới thiệu tài liệu là giới thiệu cho người nghiên cứu những tài liệu mới phát hiện trong kho lưu trữ và có giá trị. Về nội dung bản thông báo cần thể hiện rõ thông tin phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan và tính thời sự,.
- Sử dụng tài liệu lưu trữ biên tập báo chí, xuất bản phẩm lưu trữ
Đối với hình thức này, nội dung các bài giới thiệu tài liệu cần có liên quan đến các sự kiện lịch sử của dân tộc, của quân đội nhân dân Việt Nam, của Đảng, lịch sử địa phương, viết về các nhà hoạt động nổi tiếng trên các lĩnh vực chính trị, khoa học, văn học… Hoặc thông báo về các Tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát hiện. Các bài có thể viết dưới nhiều thể loại khác nhau như báo giới thiệu tài liệu, các bản tin thông tin, các bài nghiên cứu, …
Xuất bản phẩm lưu trữ là các sản phẩm được biên soạn, in ấn và phát hành dựa trên nguồn Tài liệu lưu trữ. Các xuất bản cần phổ biến rộng rãi nhằm phục vụ chính trị, xã hội trọng yếu: tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chủ quyền quốc gia, văn hoá – xã hội an ninh, quốc phòng; văn học – nghệ thuật; khoa học – công nghệ; kinh tế, nông nghiệp, nông thôn; phòng, chống dịch bệnh, thiên tai, hiểm hoạ, phục vụ cộng đồng. Xuất bản cũng phục vụ nhiệm vụ thông tin đối ngoại, phục vụ thiếu nhi, nhi đồng; vùng xa, vùng sâu, đồng bào dân tộc thiểu số, miền núi, hải đảo, biên giới, người khiếm thị và các nhiệm vụ trọng yếu khác.
Đối với các xuất bản phẩm có sử dụng ngân sách của nhà nước, các nhà xuất bản cần có tôn chỉ, mục đích, chức năng, nhiệm vụ phù hợp để thực hiện xuất bản phẩm. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Cho mượn tài liệu
Đây là hình thức mà cơ quan lưu trữ cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân, người nghiên cứu được mượn và sử dụng tài liệu trong thời gian nhất định. Hình thức này giúp cơ quan, tổ chức, người nghiên cứu có điều kiện khai thác trực tiếp các Tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích cụ thể như: nghiên cứu khoa học, lịch sử, phục vụ công tác điều tra, tố tụng, trưng bày triển lãm, sản xuất các sản phẩm văn hoá.
- Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Đây là hình thức then chốt giúp người khai thác biết được tài liệu bản thân cần đang được lưu trữ tại cơ quan nào, thuộc chủ đề gì thời gian nào và có thể khai thác ra sao. Danh mục có vai trò như “ bản đồ” hướng dẫn ngừoi nghiên cứu tra cứu trong kho tàng Tài liệu lưu trữ, từ đó giúp tăng khả năng tiếp cận và khai thác gái trị Tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả, chất lượng.
Tại các cơ quan danh mục hồ sơ, tài liệu được đóng tập hoặc treo bảng công khai tại phòng đọc hoặc nơi tiếp nhận người đến khai thác Tài liệu lưu trữ. Ngoài ra cũng có cung cấp qua cơ sở dữ liệu nội bộ dành cho cơ quan, tổ chức có hệ thống quản lý điện tử nội bộ. Và trong thời đại ứng dụng công nghệ hiện nay, danh mục còn được công khai trên cổng thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ. Cho phép công chúng truy cập danh mục hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua internet.
- Lồng ghép vào các hoạt động của cơ sở giáo dục
Trong thời đại giáo dục đổi mới và chuyển đổi số hiện nay, Tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ công tác quản lý nhà nước hay nghiên cứu chuyên sâu mà còn là một nguồn học liệu quý giá trong môi trường giáo dục. Đó là nguồn tài liệu sống, có giá trị rất cao, giúp học sinh, sinh viên hiểu rõ các nhân vật, các sự kiện, và quá trình lịch sử thông qua “chứng cứ gốc”. Hình thức này giúp giáo dục truyền thống, tư tưởng, đạo đức về tinh thần yêu nước cho các sinh viên, học sinh. Thầy cô có thể tích hợp tài liệu vào các bài giảng hoặc tổ chức các chuyên đề, ngoại khoá, hội thảo để giúp học sinh được tiếp cận với Tài liệu lưu trữ nhiều hơn.
- Các hình thức phát huy giá trị tài liệu khác
Các cơ quan lưu trữ còn có thể tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, toạ đàm, giao lưu, các sự kiện du lịch hay giáo dục liên quan đến Tài liệu lưu trữ. Hoặc có thể tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, phát huy các ý tưởng sáng tạo về chuyển đổi số hay ứng dụng công nghệ thông tin số trong phát huy giá trị tài liệu. Kết nối và chia sẻ những thông tin Tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong và ngoài nước. Sản xuất, thiết kế các vật phẩm, đồ lưu niệm, quà tặng để giúp đưa Tài liệu lưu trữ đến gần với công chúng hơn.
1.2. Cơ sở pháp lý Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
1.2.1. Quy định của Nhà nước
Công tác bảo quản và khai thác giá trị tài liệu đã và đang được Đảng và Nhà Nước quan tâm và có những chỉ đạo cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm pháp luật để việc thực thi các công tác được hiệu quả. Các quy định quy định của Nhà nước được ban hành với nội dung cụ thể như sau:
- Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ. Tại Điều 25 Luật lưu trữ đã quy định cụ thể về trách nhiệm bảo quản Tài liệu lưu trữ.
Tại Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã nêu rõ về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Quốc hội (2024) Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2024 có quy định các điều về công tác bảo quản như sau: Điều 20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng.
Ngoài ra, Thông tư 09 của Bộ nội vụ ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng cũng quy định rõ các yêu cầu chung đối với kho lưu trữ.
Đây đều là các cơ sở pháp lý rất quan trọng và có ý nghĩa hết sức to lớn trong công tác bảo quản. Giúp các cơ quan, tổ chức bảo quản tài liệu một cách hiệu quả. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
- Về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ có quy định khá cụ thể về khai thác, sử dụng Tài liệu lưu trữ như sau: Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức và các các nhân trong việc sử dụng Tài liệu lưu trữ; Điều 30. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; Điều 31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 33. Sao tài liệu, chứng thực tài liệu; Điều 34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Quốc hội (2024) Luật lưu trữ số 33/2024/QH15 ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2024 có quy định về phát huy giá trị tài liệu như sau: Điều 40. Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị; Điều 41. Hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Điều 42. Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Điều 43. Công bố tài liệu lưu trữ; Điều 44. Triển lãm, giới thiệu tài lưu trữ và biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ; Điều 46. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Có thể thấy công tác phát huy giá trị tài liệu đang dần được nhà nước quan tâm qua việc xây dựng và ban hành các văn bản rõ ràng, cụ thể, hợp lý để công tác này có thể triển khai hiệu quả nhất.
Tiểu kết chương 1
Ở chương 1, em đã trình bày những cơ sở khoa học, khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác bảo quản và khai thác giá trị tài liệu lưu trữ để làm rõ vai trò của công tác bảo quản và khai thác giá trị tài liệu lưu trữ. Dựa vào các cơ sở khoa học này, em sẽ đánh giá thực trạng về thực trạng công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ ở chương 2. Khóa luận: Bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND.
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:
===>>> Khóa luận: Thực trạng bảo quản giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND
