Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm

Trong thời gian tham khảo đề tài Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm mình nhận thức được có thể luận văn này giúp các bạn sinh viên tận dụng những kiến thức được học trong nhà trường vào thực tế, bổ sung củng cố kiến thức của bản thân, tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc và chuyên môn sau này. Đó cũng là lý do mà mình chia sẻ Đề tài Khóa luận tốt nghiệp Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Viễn Đông (VASS) cho các bạn.

3.1 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)

Theo định hướng phát triển của công ty năm 2027, công ty đề ra kế hoạch doanh thu phí bảo hiểm gốc không tăng so với năm trước là 2000 tỷ. Đặt trọng tâm tiếp tục cố gắng thực hiện lộ trình tái cấu trúc 5 năm như nghị quyết Đại hội đồng cổ đông năm 2022 đã đề ra. Cố gắng trong năm 2027 phát triển doanh thu, tăng lợi nhuận và mang lại hiệu quả.

Để đạt được những định hướng đặt ra, công ty đưa ra các giải pháp thực hiện như sau:

• Tăng cường tuyển dụng nhân sự kinh doanh, tăng cường số lượng và chất lượng.
• Triển khai hệ thống kinh doanh điện tử như là: Bảo hiểm trực tuyến, online… để theo kịp xu hướng của xã hội, sự phát triển thị trường.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng.
• Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan ngành để có những khách hàng lớn, mang lại doanh thu lớn, hợp đồng lớn.
• Tăng tỉ lệ tái tục hợp đồng lên đạt con số kế hoạch đặt ra là 55%.
• Tiếp tục chuẩn hóa công tác quản lý, hệ thống và phần mềm.
• Tiếp tục hoàn thiện và phát triển sản phẩm, quyền lợi mang lại hiệu quả, nói không với việc chạy doanh thu và cạnh tranh phi kĩ thuật. Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.
• Nâng cao chất lượng nhân sự thông qua chính sách tuyển dụng và đào tạo đãi ngộ, công ty đã đưa ra những chính sách tuyển dụng cho năm 2027, tuyển dụng nhân sự chất lượng mang lại hiệu quả, doanh thu cho công ty.
• Tăng cường việc giám sát, thực thi tính tuân thủ tại công ty, tăng cường tính tuân thủ về hoạt động về kinh doanh, phí bảo hiểm, tỉ lệ chuyển tiền.
• Tăng cường công tác phòng chống trục lợi bảo hiểm, giảm thiểu trục lợi từ khách hàng, đại lý.
• Thực hành tiết kiệm.
• Khen thưởng cho chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiệu quả cả năm.

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông

3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng

Có thể nói VASS đi đầu trong các hoạt động thiện nguyện, nhân đạo khắp mọi nơi trên Tổ quốc bằng những việc làm thiết thực và cụ thể nhất. Thực hiện các hoạt động từ thiện như: “Nhà sạch đón tết”, tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang, hưởng ứng “Ngày môi trường thế giới” tặng quà, sách cho các em khuyết tật… Tuy nhiên những hoạt động từ thiện này đa phần là các chi nhánh, văn phòng của từng tỉnh, địa phương mang tính chất tự phát và ngắn hạn chứ chưa kêu gọi rộng khắp các chi nhánh trên toàn quốc. Do đó, VASS cần đẩy mạnh quy mô các hoạt động thiện nguyện, xây dựng các chiến lược dài hạn, các ngày lễ lớn và các hoạt động mang tính toàn cầu như:

Huy động, kêu gọi toàn bộ các chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc thực hiện các hoạt động thiện nguyện, sự kiện, tạo nên tiếng vang và tuyên truyền thông điệp một cách hiệu quả nhất. Ví dụ: Chương trình “Nhà sạch đón tết” tổ chức vào tháng 1 hằng năm, trụ sở chính của VASS tại TP.HCM kêu gọi các chi nhánh cùng thực hiện (Chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Phú Yên…) cùng chung tay giúp đỡ người nghèo có hoàn cảnh khó khăn được đón tết.

Thực hiện các chương trình mang tính dài hạn, duy trì liên tiếp qua các năm ví dụ như: vừa qua VASS hưởng ứng “Ngày môi trường thế giới” 5/6/2027. Tiếp tục năm 2028, 2029… VASS định kỳ kêu gọi cộng đồng, nâng cao nhận thức mọi người về môi trường, giữ gìn vệ sinh, bảo vệ môi trường sống của nhân loài.

3.2.2 Đối với hoạt động nội bộ Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

• Thiết lập trang tin nội bộ

Trong thời gian thực tập, em nhận thấy các nhân viên đa phần làm việc, trao đổi, liên lạc với nhau qua gmail hay facebook, chưa có một trang bản tin nội bộ chính thống, nơi nhân viên có thể cập nhật tin tức của các chi nhánh trên toàn quốc, tình hình kinh doanh hay các hoạt động mới của công ty. Việc tạo ra một trang tin nội bộ đồng thời còn thể hiện cho cộng đồng thấy văn hoá doanh nghiệp của một công ty như thế nào. Mọi thứ từ hoạt động kinh doanh đến bộ máy nội bộ đều rõ ràng và được công khai giúp doanh nghiệp dành được nhiều thiện cảm và sự chú ý của công chúng. Đây cũng là một cách PR hiệu quả cho bản thân doanh nghiệp.

Ví dụ: VASS có thể tạo ra một trang tin nội bộ mang tên “WE ARE A TEAM” bao gồm các phần mục: trang chủ, góc nhìn, giải trí, kinh doanh, lối sống… gắn kết nhân viên tại các chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc, nơi mà các nhân viên có thể cập nhật được thông tin của công ty hay chia sẻ những câu chuyện hay, những bí quyết thành công hay thậm chí là một câu chuyện hài để thư giãn sau giờ làm việc căng thẳng. Bên cạnh đó, học hỏi được những kinh nghiệm từ những đồng nghiệp, một doanh nhân thành đạt, thống nhất về một ý tưởng mới cho sự phát triển của công ty. Điều đó tạo sự đoàn kết, gắn bó và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên. Từ đó tạo dựng sự tin tưởng và tinh thần làm việc hăng hái mang lại hiệu quả hơn trong công việc.

• Tăng cường tổ chức các chương trình team – building

Bên cạnh đó, VASS có thể tăng cường thêm các hoạt động như team – building, tổ chức các dịp họp mặt, lễ kỉ niệm, ngày lễ dành cho cán bộ, nhân viên toàn công ty… để thắt chặt tình đoàn kết và tăng cơ hội giao lưu, tiếp xúc, trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên của các phòng ban, chi nhánh trên toàn hệ thống, truyền cảm hứng và mở rộng sự hiểu biết của tất cả nhân viên trong từng bộ phận. Khi đã hiểu về doanh nghiệp, về những công việc mình đang làm, họ có cảm giác như chính mình làm chủ công việc đó. Và họ có thể tự hào về nơi làm việc, tự tin giới thiệu dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty đến với những người khác. Từ đó, ta có thể tuyên truyền văn hoá hay thương hiệu công ty ra bên ngoài từ chính những nhân viên của mình mà không mất thêm một khoản chi phí nào.

Ví dụ: Vào dịp hè, VASS tổ chức hoạt động team – building tại bãi biển (Nha Trang, Vũng Tàu…) cho các phòng ban với phương thức OUTDOOR, thực hiện như sau: Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

Mục tiêu

• Xây dựng và phát triển tinh thần đồng đội, đoàn kết.
• Phát triển và nâng cao khả năng phối hợp, tương tác với các thành viên khác trong tập thể.
• Hiểu và vận dụng năng lực, tính cách riêng của từng cá nhân.
• Tạo sự gắn bó, gắn kết của từng cá nhân trong tập thể.
• Phát triển kĩ năng làm việc

Hoạt động

• Các trò chơi hoạt động theo nhóm, thử thách sự tương tác, phối hợp, lãnh đạo và gắn kết các thành viên.
• Trò chơi phát triển tư duy nhóm.
• Các đội cùng chia sẻ cảm nhận và suy nghĩ, rút ra các bài học sau mỗi trò chơi.

Hình thức

• Tại bãi biển, khu resort, lửa trại vào ban đêm tại công viên hoặc bãi biển.
• Quản trò với kiến thức teamwork, rút ra bài học ý nghĩa và sâu sắc sau mỗi trò chơi.

3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ

• Khuếch đại độ phủ thương hiệu

Những hoạt động PR của VASS tuy đã khởi sắc nhiều nhưng vẫn chưa khai thác và tận dụng hết các chức năng của truyền thông. Để khuếch đại độ phủ của thương hiệu, VASS nên tăng cường tham gia tài trợ các chương trình truyền hình. Đồng thời việc xây dựng thêm bộ phận marketing giúp VASS có thể tạo ra các đoạn phim chứa thông điệp quảng cáo để phát kèm với các chương trình truyền hình mà mình sẽ tài trợ. Nhờ vậy, sản phẩm và thương hiệu VASS không chỉ xuất hiện giới hạn trên báo giấy và báo online mà còn được quảng bá rộng rãi trên truyền hình.

Ví dụ: VASS có thể lựa chọn các chương trình truyền hình mang ý nghĩa nhân văn cao như: “Vì bạn xứng đáng” – chương trình giúp san sẻ với những người kém may mắn trong cuộc sống hay chương trình “Ngôi nhà mơ ước” – chương trình với mục đích mang tới mái ấm cho những mảnh đời nghèo khó. Ngoài ra, VASS có thể phối hợp và tài trợ cho chương trình “Nhịp cầu ước mơ” góp phần thực hiện niềm ao ước của đông đảo người dân, nông thôn nghèo có những cây cầu kiên cố phục vụ nhu cầu đi lại, giao lưu, sinh hoạt, học tập.

3.2.4 Đối với tổ chức sự kiện

Việc VASS tự phát triển một bộ phận chuyên trách tổ chức sự kiện, đào tạo đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê các dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, nó cũng sẽ mang lại cho công ty những rủi ro trong quá trình tổ chức hay nghiêm trọng là ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty khi gặp sự cố. Mặc dù tiết kiệm được chi phí nhân sự, nhưng các chi phí phát sinh cho các dịch vụ booking, các trang thiết bị vật dụng, âm thanh, ánh sáng, PG, rủi ro về thời tiết… lại tốn kém và không hẳn rẻ hơn so với dịch vụ bên ngoài.

Để đảm bảo phương án tối ưu cho mỗi sự kiện, công ty cần cân nhắc việc kết hợp cả 2 phương án:

Đối với các sự kiện nhỏ, có thể tự huy động lực lượng từ các phòng ban, bộ phận chuyên tổ chức sự kiện của công ty cùng thực hiện.

Ví dụ: Ngày kỉ niệm 13 thành lập công ty (7/11/2003 – 7/11/2026), VASS tự huy động đội ngũ nhân sự phòng quan hệ công chúng thực hiện chương trình như: mời phóng viên và báo chí, chuẩn bị hoa, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Tính toán ngân sách và công việc cụ thể cho từng sự kiện.

Nhưng đối với các sự kiện quan trọng, quy mô lớn thì hợp tác với công ty tổ chức sự kiện bên ngoài sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho doanh nghiệp như:

• Các công ty tổ chức sự kiện bao gồm nhiều dịch vụ, đảm bảo cho doanh nghiệp không phải kiêm nhiều việc, hoạch định trọn gói thậm chí có các phương án dự phòng khi có sự cố (trang thiết bị, thời tiết…)
• Phối hợp tốt, gắn bó lâu dài với công ty tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhất định.
• Khi hợp tác lâu dài, doanh nghiệp nhận được những tư vấn mang tính định hướng và sáng tạo về xu hướng thị trường cũng như hình ảnh doanh nghiệp, thoát khỏi những áp đặt lối mòn.
• Giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt hơn cho từng sự kiện, tạo cơ hội cho đội ngũ nhân sự học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức sự kiện, áp dụng cho doanh nghiệp của chính mình.

3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

Trong kinh doanh luôn tồn tại những rủi ro mà chúng ta khó có thể lường trước, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin lan truyền nhanh chóng và khó kiểm soát. Tuy VASS đã từng vượt qua cơn khủng hoảng giai đoạn từ năm 2009 đến 2021, ca khúc ca khải hoàn nhờ vào việc thực hiện tái cơ cấu kịp thời nhưng cũng không thể không công nhận những tổn hại của nó ảnh hưởng đến VASS. Qua đó chúng ta nhận thấy rằng tính quan trọng trong việc đề ra các chiến lược phòng ngừa kịp thời sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro và hiệu quả cao hơn là giải quyết khủng hoảng. VASS cần xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng, huấn luyện đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và biết nhận diện những rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng xảy ra.

Đầu tư vào các kế hoạch nghiên cứu để đề phòng và ứng phó với khủng hoảng, hệ thống công ty phải có sự minh bạch và quản lý nhất quán, quan tâm đến phản hồi của dư luận. Khi xảy ra khủng hoảng, cần đưa ra kịch bản xử lý, thống nhất phương án triển khai sau khi cân nhắc và quyết định, thiết lập đường dây nóng, thường trực giữa công ty và các thành viên, chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 khi có sự cố xảy ra, chuẩn bị kinh phí cho quá trình xử lý khủng hoảng.

Điều đặc biệt là khi khủng hoảng xảy ra, cách thức xử lý truyền thông khủng hoảng cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Gồm các nguyên tắc cần thực hiện như sau:

• Thành lập đội truyền thông khủng hoảng

Khi tình huống xấu xảy ra cần lập tức liên hệ với người điều hành, người phụ trách quan hệ công chúng (PR), người có trách nhiệm pháp lí. Với trường hợp bộ phận không đủ chuyên môn cần thuê chuyên gia truyền thông bên ngoài để giải quyết các vần đề công ty đang gặp phải.

• Chỉ định người phát ngôn

Nhóm truyền thông khủng hoảng sẽ chỉ định người phát ngôn trước khủng hoảng. Người phát ngôn trung thực, đáng tin, bình tĩnh và ứng xử với công chúng, kỷ năng thuyết trình, biết thuyết phục, có kiến thức về tổ chức (thường là người có quyền hành cấp cao của công ty Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT của VASS).

• Đào tạo người phát ngôn

Thảo luận và luyện tập cách thức xử lý các vấn đề, cách thức trả lời câu hỏi, cung cấp các thông tin chính xác về công ty, giúp người phát ngôn nắm rõ và tự tin hơn từ đó tác động tích cực đến công chúng – khách hàng mục tiêu.

• Thiết lập hệ thống cấp báo (hệ thống các phương tiện truyền thông).
• Xác định hiểu rõ nhóm công chúng của công
• Xây dựng thông điệp chủ chốt, thông tin cần thiết.
• Luôn sẵn sàng chiến đấu với mọi tình huống dù là xấu nhất.

3.2.6 Đối với quan hệ truyền thông và báo chí Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

Cuộc cách mạng công nghệ thông tin Internet vào giai đoạn nửa cuối thế XX ngày càng phát triển, thông tin phải được phổ biến nhanh chóng và kịp thời bằng nhiều loại hình báo chí khác nhau. Chính vì vậy, không chỉ dừng lại việc thiết lập mối quan hệ với truyền thông, báo chí mà duy trì hiệu quả mối quan hệ đó là điều cấp thiết nhất đối với bất kì doanh nghiệp nào.

Doanh nghiệp cần chủ động cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên đối với giới truyền thông. Các chuyên viên PR cần chủ động nhắc nhở, làm thông cáo báo chí để PR về công ty, tránh việc chỉ tập trung vào người nổi tiếng hay hướng đến một sự kiện nào đó. Giới truyền thông cũng như người bình thường cần thiết lập mối quan hệ với họ như những người bạn, thăm hỏi về cuộc sống cũng như công việc, tránh việc hiểu lầm, cần bình tĩnh và kiên nhẫn đối với các tình huống ngoài ý muốn hay tin đồn xấu về doanh nghiệp. Và trong trường hợp bất đắc dĩ hãy giải quyết các vấn đề bằng sự chân thành. Vì tất cả những nỗ lực trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thống là cần thiết cho việc xử lý khủng hoảng không lường trước được, giúp doanh nghiệp vượt qua tình thế khó khăn, khẳng định vị thế thương hiệu của mình trên thị trường.

3.3 Một số kiến nghị khác Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

• Đầu tư thêm cho phòng quan hệ công chúng

Tuy đã có phòng PR riêng biệt nhưng đội ngũ nhân viên và ngân sách còn nhiều hạn chế, trong khi khối lượng công việc thì nhiều và đòi hỏi năng suất cao. Đa số mọi người thường quan niệm rằng công việc PR đơn thuần chỉ là quan hệ với báo chí, giúp đăng tải thông tin cho công ty nên không cần chú trọng nhiều vào nhân lực và cũng không đầu tư nhiều kinh phí dẫn đến các hoạt động PR không mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, VASS cần cân nhắc đầu tư thêm nhân sự có nghiệp vụ và tác phong chuyên nghiệp để hỗ trợ phòng PR hoàn tất tốt các công tác quan hệ công chúng góp phần quảng bá thương hiệu lớn mạnh hơn.

• Xây dựng thêm bộ phận Marketing chuyên nghiệp

Các hoạt động PR mà VASS đã làm thật sự đã gặt hái được những thành công và lợi ích to lớn trong xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh đến khách hàng. Tuy nhiên những hoạt động PR này vẫn còn mang tính chất tự phát, dựa theo kế hoạch ngắn hạn hoặc dựa vào những ngày lễ trong năm để tổ chức sự kiện, hoạt động từ thiện, xã hội… chưa có một chiến lược dài hạn với kế hoạch rõ ràng để quảng bá cả thương hiệu lẫn sản phẩm. Nguyên nhân là do VASS chưa có bộ phận Marketing để hoạch định chiến lược cụ thể, dẫn đường cho PR quảng bá thương hiệu đúng người, đúng chỗ nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Vì vậy, em nghĩ rằng VASS nên xây dựng thêm bộ phận marketing chuyên nghiệp để phối hợp cùng phòng PR vạch ra những kế hoạch lâu dài và chi tiết hơn. Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

Bộ phận Marketing giúp nghiên cứu thị trường và tìm hiểu thị hiếu khách hàng, định vị được nhóm khách hàng mục tiêu và những mong muốn của họ. Nhờ vậy, PR có thể chọn lọc, thiết kế các chương trình, sự kiện hướng tới đúng công chúng mục tiêu với thông điệp rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh đó, bộ phận marketing sẽ giúp phát triển ưu thế của những công cụ marketing online như website, mạng xã hội, email marketing, diễn đàn… để tăng độ phủ thương hiệu VASS rộng rãi hơn.

KẾT LUẬN

Sau khi thực hiện đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)”, chúng ta có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quan hệ công chúng đối với VASS trong việc tạo dựng thương hiệu và củng cố niềm tin của công chúng – khách hàng mục tiêu. Tuy vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại nhưng những thành tựu mà hoạt động quan hệ công chúng đem lại là không thể chối cãi, thông qua các hoạt động PR tích cực, hiệu quả và phù hợp nhất đã giúp VASS tăng trưởng doanh thu vượt trội, tần suất truyền thông tăng, mức độ nhận biết về thương hiệu ngày càng phát triển. Thông qua đó với những kiến thức thu được từ quá trình học tập cùng với những kinh nghiệm thực tiễn, em xin nêu một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của VASS. Những đề xuất này có thể chưa phù hợp với tình hình thực tế của công ty do vốn kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế và thiếu kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, em hy vọng sẽ phần nào giúp công ty nhận ra những vấn đề còn tồn tại để từ đó có những phương án cải thiện kịp thời. Khóa luận: Giải pháp quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm.

Trong suốt thời gian thực tập tại phòng quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông, một môi trường năng động và đầy sáng tạo. Em đã có rất nhiều cơ hội mở rộng thêm kiến thức, rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá thông qua những gì được làm, được học hỏi, được quan sát, đồng thời nhận biết được điểm mạnh điểm yếu của mình. Từ đó định hướng và lên kế hoạch tham gia các khóa học liên quan đến lĩnh vực mà mình theo đuổi để hoàn thiện bản thân tốt hơn.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Thực trạng quan hệ công chúng của Công ty Bảo Hiểm