Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường biển tại Công ty TNHH vận tải quốc tế và hậu cần Palm này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

4.1. Giới thiệu về Công ty

• Tên Công ty: Công Ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Và Hậu Cần Palm (Palm Logistics)
• Tên giao dịch: Palm Logistics , Ltd
• Năm thành lập: 18/01/2021
• Mã số thuế: 0314093894
• Vốn điều lệ: 300,000,000 VNĐ
• Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn
• Địa chỉ văn phòng chính: Lầu 4, số 12 đường Võ Văn Kiệt, phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Chi nhánh: 16/73 Lê Lai, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng.
• Email: info@palmlogvn.com

4.1.1. Mục đích thành lập công ty

• Công ty hoạt động với chủ trương mang đến lợi ích tối ưu cho khách hàng và đại lý;
• Công ty thành lập nhằm làm cầu nối sản xuất, lưu thông giữa vận tải quốc tế với nội địa, áp dụng những thành tựu mới của vận tải hàng hải trên thế giới vào Việt Nam nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng;
• Phát huy vốn tự có, vốn hoạt động để đầu tư, khai thác cơ sở hạ tầng Logistics nhằm tăng lợi nhuận;
• Hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường vận chuyển, khai thác

4.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH vận tải quốc tế và hậu cần Palm Logistics là công ty giao nhận vận tải hàng hóa và cung cấp các dịch vụ hàng đầu về Logistics cung cấp hàng loạt các dịch vụ về giao nhận vận chuyển và logistics toàn cầu bao gồm xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không, vận tải nội địa, khai báo hải quan, kho bãi, đóng gói,… Công ty vẫn tiếp tục mở rộng cung cấp thêm nhiều dịch vụ mới và liên kết thêm với nhiều đại lý giao nhận ở nước ngoài như: khu vực ASEAN, EU, Nhật, Trung Quốc, Mỹ,…

Công ty TNHH vận tải quốc tế và hậu cần Palm (Palm Logistics) hoạt động với phương châm “Tư duy vượt giới hạn” cung cấp tất cả các giải pháp đại lý vận chuyển, giao nhận vận tải quốc tế và giải pháp kinh doanh logistics, luôn nắm bắt được tình hình thực tế và luôn đạt được mục tiêu đề ra, cung cấp lợi ích thực sự cho khách hàng và đại lý.

Là một doanh nghiệp nhỏ, trẻ, với số lượng từ 15 người nhưng công ty đã thu hút, quy tụ được một đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên giàu kinh nghiệm, thông thạo nghiệp vụ, cho nên dù là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng hiệu quả hoạt động của công ty đạt được rất khả quan, từ đó mang lại thu nhập bình quân cho nhân viên khá ổn định và công ty ngày càng phát huy uy tín của mình trên thương trường cho đến nay.

4.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của Công ty Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

4.1.3.1. Chức năng

Công ty đã và đang cung cấp tất cả các giải pháp đại lý vận chuyển, giao nhận vận tải quốc tế và giải pháp kinh doanh Logistics. Palm Logistics Việt Nam cung cấp lợi ích thực sự cho khách hàng và đại lý. Để tận dụng hết khả năng, cơ sở mới sẽ giúp tăng cường vai trò của mình trong khu vực và cung cấp dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường hàng không và đường biển (FCL và LCL), thông quan xuất nhập khẩu, vận tải nội địa và phân phối. Các hoạt động cung cấp của công ty cụ thể như sau:

• Cho thuê kho bãi lưu giữ hàng hóa;
• Đóng gói hàng hóa;
• Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu;
• Dịch vụ vận chuyển hàng FCL và LCL bằng đường biển và đường hàng không;
• Dịch vụ vận chuyển nội địa;
• Dịch vụ Door to Door;
• Khai báo thủ tục hải quan;
• Bốc xếp hàng hóa;
• Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải;
• Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ;
• Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa;
• Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài.

4.1.3.2. Nhiệm vụ

Dựa trên những chức năng chính của mình cùng với tình hình tổ chức nhân sự trong cùng thời điểm nhất định, công ty Palm Logistics Việt Nam luôn đề ra những nhiệm vụ, những kế hoạch hợp lý hoặc linh hoạt đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động. Tuy nhiên, công ty đã đề ra những nhiệm vụ trọng tâm và thực hiện trong suốt quá trình hoạt động và phát triển, cụ thể như sau:

• Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách, luật pháp của Nhà nước và tập quán quốc tế về các lĩnh vực có liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quy định về tài chính, tài sản cố định và tài sản lưu động;
• Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, đảm bảo tài chính, sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn, theo đúng chế độ. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước và các cơ quan chức năng ban hành như Chi cục Thuế, Chi cục Hải quan,… Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
• Có những chiến lược và chính sách phát triển công ty phù hợp với chức năng và đặc điểm riêng của mình;
• Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội và phòng cháy chữa cháy trong khu vực triển khai hoạt động;
• Đảm bảo tổ chức hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí, chịu trách nhiệm đối với khách hàng và trước pháp luật về những hoạt động và dịch vụ mà công ty cung cấp;
• Khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật thực hiện có để mở rộng kinh doanh. Tăng cường công tác quản lý tài chính, tạo mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với các nước trên thế giới và trong khu vực;
• Đảm bảo đời sống và luôn luôn bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, phân phối công bằng các khoản thu nhập và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển bằng cách khen thưởng, tăng lương.

4.1.3.3. Phạm vi hoạt động

Hiện nay, công ty đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hóa lớn ở các nước trong khu vực ASEAN, Nhật, Trung Quốc, EU, Mỹ. Các dịch vụ do đại lý cung cấp gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng, mua bán cước, đặt chỗ, khai báo hải quan…

Công ty cung cấp dịch vụ kho vận đáng tin cậy, linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho ngành công nghiệp tự động cũng như giao hàng cho khách hàng (kịp thời) với mạng lưới toàn cầu. Công ty còn có thể giúp khách hàng tại nhiều phần khác của chuỗi cung ứng từ các hoạt động đặc biệt tại địa phương, tất cả đều nhằm quản lý nhu cầu phân phối toàn cầu của khách hàng.

Hiện tại, công ty sẽ tiếp tục đầu tư để mở rộng mạng lưới hoạt động tại Việt Nam. Bên cạnh trụ sở chính tại TP HCM và Hải Phòng công ty đang có kế hoạch mở thêm văn phòng ở Hà Nội.

4.1.4. Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

4.1.4.1. Sơ đồ bộ máy công ty Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Là một công ty chuyên về dịch vụ, Palm Logistics không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả đều liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được phân bổ một nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, kết nối công việc của từng người thống nhất thành một. Hoạt động từng thành viên ở công ty đều được chỉ dẫn và giám sát của Giám đốc với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đơn giản mà mang lại hiệu quả cao.

• Hình 4.1: Sơ đồ bộ máy Công ty TNHH vận tải quốc tế và hậu cần Palm

4.1.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của phòng ban

Giám đốc

• Quản lý điều hành công ty một cách hiệu quả nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao;
• Có trách nhiệm xây dựng công ty không ngừng phát triển, có uy tín, có tính cạnh tranh cao trên thị trường, tạo mối quan hệ làm việc tốt và có tính thúc đẩy cao;
• Có quyền bổ nhiệm, điều động, tuyển chọn, sa thải nhân viên (phù hợp với pháp luật) từ các cấp;
• Theo dõi, lưu trữ và bảo mật tất cả các hợp đồng lao động của nhân viên, cùng toàn bộ chứng từ, thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên;
• Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức việc đào tạo.

Phó giám đốc

• Kiểm soát tình hình chung của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động thường nhật của các phòng ban;
• Kiểm soát tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính như: các báo cáo doanh thu, thuế, bảng lương và các khoản phải thu chi;
• Theo dõi và phân tích đánh giá thường xuyên các khách hàng lớn và lập kế hoạch chăm sóc khách hàng;
• Chịu trách nhiệm về sự hoạt động của toàn bộ hệ thống mạng máy tính của công ty;
• Nghiên cứu và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu công ty;
• Đối nội, đối ngoại khi cần thiết.

Bộ phận kinh doanh Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Giám đốc kinh doanh là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh, thiết kế chương trình hoạt động, xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh, tạo mối quan hệ tốt trong nội bộ để không xuất hiện tình trạng trùng lặp về khách hàng của cá nhân trong phòng kinh doanh.
• Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ:
• Tìm kiếm và nhận hợp đồng, mở rộng mạng lưới khách hàng;
• Giới thiệu và bán dịch vụ của công ty cho mọi đối tượng khách hàng;
• Báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần;
• Tham gia đề xuất đóng góp ý tưởng kinh

Bộ phận kế toán

Quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động tài chính kế toán của công ty, bao gồm:

• Kế toán hằng ngày, các khoản công nợ, tiền mặt, ngân hàng, tổng hợp và lên báo cáo tài chính tháng, quý, năm;
• Tạo quan hệ tốt với các nhà thầu phụ, khách hàng và các cơ quan hữu quan;
• Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế toán doanh nghiệp.

Bộ phận giao nhận

Quyền hạn và trách nhiệm của phòng giao nhận liên quan đến việc giao nhận lô hàng tại xưởng của khách hàng, tại hải quan, tại bến cảng. Bao gồm:

• Thực hiện đúng các thủ tục liên quan như: lặp hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thông quan lô hàng;
• Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng container;
• Kiểm tra đầu và hiệu chuẩn các thiết bị đo lường.

Bộ phận chứng từ

Quyền và trách nhiệm của phòng chứng từ liên quan đến các chứng từ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển bao gồm: Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Đảm bảo sự chuẩn xác kịp thời của mọi chứng từ được cung cấp cho đại lý hay cho khách hàng;
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, thái độ và cung cách phục vụ nhiệt tình, công bằng;
• Tổng kết cuối tháng các file hàng nhập và hàng xuất;
• Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng khi có vấn đề bất thường hay chỉnh sửa liên quan đến cước phí của các file hàng xuất và hàng nhập.

4.1.4.3. Tình hình nhân sự

Vì tính chất của công ty là công ty dịch vụ nên lao động của công ty là lao động gián tiếp. Phần lớn lao động công ty sử dụng là lao động nữ, có trình độ đại học chiếm tỷ trọng cao. Công ty thường cho nhân viên nâng cao khả năng phản ứng nhanh nhẹn với những thay đổi của thị trường và điều hành công ty theo hướng phát triển hơn. Công ty không sử dụng lao động phổ thông. Các nhân viên của công ty đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, có nghiệp vụ vững vàng lẫn kiến thức sâu rộng về lĩnh vực vận tải.

• Bảng 4.1: Cơ cấu nhân sự của công ty Palm Logistics
• Hình 4.2: Tỷ Trọng số người thuộc các phòng chức năng của công ty

4.1.5. Kết quả hoạt động của Công ty từ năm 2023 – 2025

4.1.5.1. Theo cơ cấu dịch vụ

• Bảng 4.2: Kết quả kinh doanh của công ty theo cấu dịch vụ từ năm 2023 – 2025

Nhìn chung, doanh thu mỗi ngày của công ty Palm Logistics Việt Nam luôn tăng và doanh thu từ tất cả các ngành dịch vụ đều tăng. Ngành dịch vụ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng của công ty chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu của công ty. Cụ thể, doanh thu từ dịch vụ xuất nhập khẩu là 708.082.000 đồng chiếm 33,74% (năm 2023), 762.700.000 đồng chiếm 33,93% (năm 2024), 807.666.000 (năm 2025). Nước ta ngày càng hội nhập với nền kinh tế thế giới nên ngành dịch vụ xuất nhập khẩu cũng được đẩy mạnh. Ngoài ra, ngành dịch vụ khai báo hải quan và dịch vụ vận tải cũng chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu. Hiện tại, công ty đầu tư mở rộng khi bãi để nâng cao các ngành dịch vụ kho bãi, đóng gói và mở hàng hóa.

4.1.5.2. Theo phương thức vận tải

Ngành dịch vụ vận tải cũng là một ngành dịch vụ góp phần cao vào doanh thu của công ty Palm Logistics gồm có: Vận tải quốc tế và Vận tải nội địa. Có 3 phương thức vận tải chính mà công ty sử dụng là: đường biển, đường hàng không, đường bộ.

• Bảng 4.3: Kết quả kinh doanh của Công ty theo phương thức vận tải giai đoạn 2023 – 2024

Vận tải đường biển luôn mang về cho công ty một nguồn thu lớn và chủ yếu. Doanh thu từ phương thức vận tải đường biển là 330.912.000 đồng (năm 2023), 335.530.000 đồng (năm 2024), 352.347.000 đồng (năm 2025). Nhưng những năm trở lại đây, phương thức vận tải bằng đường hàng không tăng mạnh nhất, tăng trên 10% mỗi năm; 81.085.000 đồng (năm 2023); 89.602.000 đồng (năm 2024); 95.958.000 đồng (năm 2025). Ngoài ra, vận tải nội địa bằng đường bộ mang về cho công ty doanh thu không nhỏ.

4.1.5.3. Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2023 – 2025

• Bảng 4.4: Kết quả kinh doanh của công ty Palm Logistics Việt Nam từ năm 2023 – 2025

4.2. Phân tích thực trạng hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường biển tại Công ty TNHH vận tải quốc tế và hậu cần Palm Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

4.2.1. Phân tích thực trạng quy trình giao nhận

Về cơ bản quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu được thực hiện như sau:

• Khi nhận được thông báo hàng đến, đại diện chủ hàng (người giao nhận, nhà nhập khẩu) mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng;
• Đại diện chủ hàng mang lệnh giao hàng đến cửa khẩu làm thủ tục hải quan;
• Lấy phiếu xuất container và nhận hàng.

Tuy nhiên, tùy tình hình thực tế của các công ty giao nhận mà qui trình có những điều chỉnh sao cho phù hợp. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển container bằng đường biển thường được thực hiện như sau:

4.2.1.1. Giai đoạn chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng

Đây là giai đoạn rất quan trọng trong quy trình. Hầu hết, các khách hàng của công ty là nhà nhập khẩu Việt Nam chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), nên bộ chứng từ được gửi từ nhà xuất khẩu tới nhà nhập khẩu không qua ngân hàng kiểm tra mà chỉ nhờ người vận chuyển (các công ty chuyển phát nhanh). Sau đó, nhà nhập khẩu mới chuyển bộ chứng từ tới người giao nhận xử lý và làm thủ tục hải quan. Do đó, chứng từ hay gặp phải những điểm sai sót mà khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện. Chính từ điều này, nhân viên phụ trách chứng từ của công ty khi nhận chứng từ từ phía khách hàng là nhà nhập khẩu, việc đầu tiên là phải kiểm tra chi tiết chứng từ. Những lỗi hay mắc phải khi kiểm tra là: chênh lệch về trọng lượng cả bì giữa Bill of Lading và Packing list, Commercial Invoice không thể hiện điều kiện giao hàng (Incoterms), số lượng hàng thể hiện trên hợp đồng nhiều hơn so với Bill of lading, mã HS hàng hóa không phù hợp với luật Hải quan Việt Nam…

Khi tiếp nhận các chứng từ từ phía khách hàng là người nhập khẩu, nhận viên giao nhận tiến hành kiểm tra các chứng từ. Nếu chứng từ không phù hợp với luật Hải quan Việt Nam thì người giao nhận sẽ tiến hành chỉnh sửa chứng từ sao cho phù hợp. Đây là công việc đòi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm và nắm rõ luật hải quan. Sau khi chứng từ phù hợp thì họ sẽ lập bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Về cơ bản bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bao gồm:

• Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: 1 bản chính;
• Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khai hải quan);
• Tờ khai trị giá tính thuế: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khai hải quan);
• Giấy giới thiệu: 1 bản chính;
• Hợp đồng (Contract): 1 bản sao y;
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 chính, 1 sao y;
• Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính, 1 bản sao y;
• Vận đơn (Bill of lading): 1 bản sao y;

Các bản sao phải được đại diện doanh nghiệp ký tên, đóng dấu, ghi rõ chức vụ và đóng dấu “sao y bản chính”.

Nội dung và hình thức các chứng từ này rất đa dạng do tập quán và quy định riêng của các bên. Trong đó, các chứng từ cần chú ý là:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

Khái niệm: Hợp đồng thương mại hay còn gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua; còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và nhận hàng.

• Về hình thức:

Theo Công ước của Liên Hiệp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước Vienna 1980), hợp đồng ngoại thương bao gồm hình thức văn bản hoặc bằng bất cứ hình thức nào.

Luật Thương Mại Việt Nam năm 2005 có quy định “mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương”. Các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu (thông tin được tạo ra, gửi và nhận bằng các phương tiện điện tử)…

• Về nội dung: Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Để đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ hải quan cũng như thuận tiện cho việc khai báo tờ khai, hợp đồng tối thiểu phải đảm bảo các nội dung sau:

Thông tin về các chủ thể của hợp đồng (tên thương nhân, địa chỉ kinh doanh, điện thoại, fax, email, họ tên, chức vụ người đại diện…). Doanh nghiệp mở tờ khai nhập khẩu (trong trường hợp không ủy thác nhập khẩu) phải là bên mua trên hợp đồng ngoại thương. Trừ trường hợp có văn bản ủy quyền, người đại diện ký kết hợp đồng phía nhà nhập khẩu phải là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp theo luật pháp Việt Nam;

• Chữ kí hoặc con dấu của các bên;
• Ngày, tháng, và số hợp đồng;
• Tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất, xuất xứ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng;
• Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms);
• Phương thức thanh toán;
• Đồng tiền thanh toán.

Ví dụ một hợp đồng thương mại của công ty (Phụ lục)

• Số hợp đồng: EA20250806
• Ngày ký hợp đồng: ngày 06 tháng 8 năm 2025
• Tên và địa chỉ của bên bán: XIAMEN OUMING IMP.& EXP. CO., LTD (Địa chỉ: 3/F, NO.203 Huizhan Nanli, Siming District, Xiamen)
• Tên và địa chỉ của bên mua: EARTH ARTS VIETNAM COMPANY LIMITED (Địa chỉ: No. 2 Street 15, Tan Kieng Ward, District 7, Ho Chi Minh city, Viet Nam)
• Tên hàng: NERO MARQUINA POLISHED (MARBLE) & ATHEN WOOD POLISHED (MARBLE)
• Nơi sản xuất: Trung Quốc
• Số lượng: 358,67m²
• Tổng giá trị: 8.866,9 USD
• Điều kiện giao hàng: EXW XIAMEN PORT (Incoterms 2019)
• Thời gian giao hàng: dự kiến trong tháng 9, năm 2025
• Địa điểm giao hàng: bất kì cảng nào ở Tp. Hồ Chí Minh (Cát Lái)
• Giao hàng từng phần: không cho phép
• Chuyển tải: cho phép
• Người thụ hưởng: EARTH ARTS VIETNAM COMPANY LIMITED (Địa chỉ: No 2 Street 15, Tan Kieng Ward, District 7, Ho Chi Minh city, Viet Nam) Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
• Ngân hàng thanh toán: Bank of China Shajing Sub – Branch, Xiamen
• Phương thức thanh toán: Chuyển tiền đủ 100% giá trị qua ngân hàng trước khi nhận.
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Khái niệm: Hoá đơn thương mại là chứng từ hàng hoá do người bán lập trao cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hoá hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng, là trọng tâm nhất của bộ chứng từ. Đa số các chứng từ khác được lập dựa vào hoá đơn thương mại. Trên hóa đơn cần thể hiện các nội dung sau:

• Tên và địa chỉ của các bên có liên quan;
• Số, ngày lập hóa đơn;
• Tên, xuất xứ, đặc điểm của hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa;
• Điều kiện thương mại quốc tế;
• Chữ kí, đóng dấu của người đại diện bên lập hóa đơn.

Ví dụ hóa đơn thương mại (phụ lục)

• Số hóa đơn: EA20250906
• Ngày lập hóa đơn: ngày 01 tháng 9 năm 2025
• Thông tin bên mua: trùng với trên hợp đồng
• Thông tin bên bán: trùng với trên hợp đồng
• Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá): Phải trùng khớp với hợp đồng
• Cảng bốc: XIAMEN, CHINA
• Cảng dỡ: CÁT LÁI, VIỆT NAM
• Tên tàu và số hiệu tàu: KALAMAZOO V.1606S
• Điều kiện giao hàng: Phải trùng khớp với hợp đồng
• Phương thức thanh toán: Thỏa mản điều kiện thanh toán trên hợp đồng.

Lưu ý: Hóa đơn thương mại phải là bản chính và có chữ ký của đại diện công ty bên bán

• Phiếu đóng gói (Packing list)

Khái niệm: Phiếu đóng gói là bảng kê khai một cách chi tiết tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá cụ thể như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, ký mã hiệu hàng hóa (Shipping Mark)… Chứng từ này do người bán lập, trên đó phải thể hiện rõ các thông tin sau: Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Tên và địa chỉ các bên có liên Cách thức đóng gói, loại, số lượng, trọng lượng hàng hóa trên một đơn vị bao bì, kích thước, tổng khối lượng, trọng lượng, tổng số thùng, số kiện, số khối…;
• Ký hiệu mã hàng hóa;
• Chữ ký, đóng dấu người đại diện bên lập;

Ví dụ phiếu đóng gói (phụ lục)

• Thông tin bên mua: trùng với trên hợp đồng
• Thông tin bên bán: trùng với trên hợp đồng
• Số và ngày của Hóa đơn trên Packing list phải giống trên Hóa đơn thương mại
• Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá): Phải trùng khớp với hợp đồng
• Cảng bốc: Phải trùng khớp với hợp đồng
• Cảng dỡ: Phải trùng khớp với hợp đồng
• Tên tàu và số hiệu tàu: Phải trùng khớp với hợp đồng.
• Đóng gói: gồm 01 Container, 6 thùng giấy bìa cứng/Container, Gross Weight: 18.556 Kgs/Container, Net Weight: 18.015 Kgs/Container.
• Lưu ý: Packing list phải là bản chính và có chữ ký của đại diện công ty bên bán.

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading –B/L)

• Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi hàng đã xếp hàng lên tàu hoặc nhận hàng để xếp. Khi nhận đơn từ khách hàng cần lưu ý những điểm sau:
• Vận đơn phải ghi rõ số vận đơn, ngày ký phát và có chữ ký của người chuyên chở;
• Nếu giao hàng bằng vận đơn gốc: vận đơn phải là bản gốc (Original) và có chữ ký/đóng dấu của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì coi như vận đơn không hợp lệ;
• Nếu giao hàng không cần vận đơn gốc: vận đơn không nhất thiết phải là bản gốc nhưng phải được đóng dấu “Surrendered” hoặc dấu “Telex Released” của bên ký phát vận đơn;
• Trên vận đơn phải ghi rõ ngày hàng hóa được xếp lên tàu và có đóng dấu “Shipped on board”;
• Nếu phương thức thanh toán trong hợp đồng là phương thức tín dụng chứng từ, ngoài việc phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện và điều khoản trong L/C, vận đơn phải là vận đơn sạch, đã xếp hàng lên tàu, và phải có chữ ký hậu của ngân hàng phát hành L/C; Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
• Tên và địa chỉ người nhận hàng (Consignee) trên vận đơn phải trùng khớp với tên người nhập khẩu hoặc được ủy thác nhập khẩu trên hợp đồng và tờ khai hải quan;
• Tên gọi, số lượng, trọng lượng hàng hóa phải phù hợp với hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói (việc xuất hiện sai biệt giữa số lượng, khối lượng, kích thước hàng hóa trên vận đơn và phiếu đóng gói là trường hợp xảy ra khá phổ biến do đó cần chú ý chi tiết này nhằm kịp thời yêu cầu khách hàng sửa đổi, bổ sung chứng từ cho phù hợp). Ngoài ra trên vận đơn còn phải thể hiện số container, số seal hãng tàu. Tên cảng bốc hàng, dỡ hàng phải phù hợp với điều kiện giao hàng trên hợp đồng ngoại thương và các điều khoản thuê tàu ban đầu.

Ví dụ vận đơn đường biển (phụ lục):

• Số của vận đơn: PKLXMN16090515;
• Ngày lập vận đơn: ngày 06 tháng 9 năm 2025;
• Tên và địa chỉ người gửi hàng: trùng với người bán trên hợp đồng;
• Tên và địa chỉ người nhận hàng: trùng với người mua trên hợp đồng;
• Cảng bốc: XIAMEN, CHINA;
• Cảng dỡ: CAT LAI, HO CHI MINH, VIET NAM;
• Tên tàu và số hiệu tàu: KALAMAZOO V.1606S;
• Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá): Phải trùng khớp với hợp đồng và trên Hóa đơn Thương mại;
• Ngày lên tàu: ngày 06 tháng 9 năm 2025;
• Số container, số seal, số thùng/Container: DFSU3173580/TCLC0273448/20’GP.

Lưu ý: Số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, tên người nhập khẩu, tên người xuất khẩu, tên cảng bốc, cảng dỡ hàng,… phải giống với Packing List, Thông báo hàng đến và phù hợp với các chứng từ khác.

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

• Chứng từ này thường được gửi cho người nhận hàng sau khi tàu về đến cảng dỡ hàng.

Trên thông báo hàng đến cần ghi rõ:

• Tên người nhận hàng;
• Ngày tàu cập cảng;
• Tên tàu, số bill;
• Tên hàng, số lượng, khối lượng, số container, số seal;
• Mức phí, cước phí mà người nhận hàng phải trả khi đến nhận Delivery Các phí này thường bao gồm:
• Phí chừng từ;
• Phụ phí làm hàng (THC – Terminal handing charge);
• Phí nâng hạ container (L/O – L/O – Lift on/Lift on);
• Phí bốc xếp (CFS charge).

Lệnh giao hàng (D/O Delivery Oder)

Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản Delivery order cho người nhận hàng.

Ví dụ giấy báo hàng đến (phụ lục):

• Tên người nhận: trùng khớp với các chứng từ khác;
• Tên tàu: trùng khớp với trong hóa đơn thương mại;
• Cảng xếp hàng: XIAMEN, CHINA;
• Số HBL: PKLXMN16095015, Số MB/L: TLXMHCKL6060523;
• Ngày đến: ngày 12 tháng 9 năm 2025;
• Số container, số seal , số lượng, tên hàng hóa, trọng lượng: trùng khớp với trên vận đơn.

Giấy mượn Container Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Nếu người nhập khẩu muốn kéo container về kho để dỡ hàng, người nhận hàng sẽ phải đóng tiền cược cont tại hãng tàu. Số tiền cược tùy vào quy định của hãng tàu cũng như tính chất của loại hàng hóa được chuyên chở.

Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin cần thiết (tên công ty, địa chỉ, số container, địa chỉ kho, nơi rút hàng…) lên giấy mượn container và đóng phí cược container, hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận giấy mượn container (thường có 03 liên, hãng tàu giữ lại 01 liên và trả cho người cược container 02 liên) và đóng dấu “hàng giao thắng” lên Delivery order (của hãng tàu).

Nếu dỡ hàng ngay tại cảng: hãng tàu sẽ đóng dấu “hàng rút ruột” lên Delivery order (của hãng tàu), thông thường trong trường hợp này, người nhận hàng sẽ không phải đóng tiền cược.

Trên giấy mượn container có ghi rõ bãi trả container rỗng. Sau khi dỡ hàng tại kho, container rỗng phải được trả về đúng bãi trong thời hạn quy định của hãng tàu. Khi trả container rỗng, nhân viên tại bãi container sẽ kiểm tra tình trạng container rỗng và ghi giấy xác nhận hạ rỗng cho người trả. Hãng tàu sẽ hoàn lại tiền cược container nếu khách hàng xuất trình đầy đủ 01 giấy mượn container và 01 giấy hạ rỗng.

• Giấy đăng kí chứng nhận chất lượng sản phẩm

Công ty phải làm một giấy đăng kí chứng nhận chất lượng sản phẩm theo mẫu bao gồm những thông tin như: tên công ty yêu cầu chứng nhận, địa chỉ giao dịch, điện thoại, người liên lạc, tên sản phẩm, số lượng, khối lượng, xuất xứ…và các hồ sơ đính kèm (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, bảng liệt kê hàng hóa, tờ khai hải quan…); thời gian, địa điểm lấy mẫu, địa điểm kiểm tra mẫu.

Lưu ý: Phải có cam kết những gì đã khai và tài liệu gửi kèm là chính xác.

• Lập tờ khai về hàng hóa nhập khẩu

Nhân viên giao nhận nên kiểm tra lại các văn bản liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu do chính phủ và các bộ ngành liên quan ban hành để có cơ sở chuẩn bị hồ sơ hải quan một cách hoàn chỉnh nhất (ví dụ: hàng hóa đó có thuộc diện phải xin giấy phép của các bộ quản lý chuyên ngành không? hoặc có thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa phải kiểm tra về chất lượng không? mã HS đã phù hợp chưa…)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo mẫu HQ/2002-NK, phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu có) và tờ khai trị giá tính thuế GATT, phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (nếu có). Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp

Nhân viên giao nhận cần phải báo cho nhà nhập khẩu biết thời gian dự kiến hàng về đến kho. Từ đó, họ lên kế hoạch chuấn bị kho bãi chứa hàng, nhân lực và vật lực dỡ hàng như xe nâng, xe cẩu, công nhân bốc xếp để kịp thời dỡ hàng ra khỏi container càng nhanh càng tốt nhằm giảm thiếu chi phí lưu container.

4.2.1.2. Giai đoạn nhận hàng và giao hàng cho nhà nhập khẩu

Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp các chứng từ theo trình tự để tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng.

Làm thủ tục hải quan

• Đăng ký tờ khai hải quan

Nhân viên giao nhận tiến hành lấy số thứ tự đợi đến lượt đăng ký tờ khai từ máy in số của hải quan. Nhưng thực tế để đợi đến lượt của mình thì phải mất khoảng 01 ngày làm việc dẫn đến việc chậm trễ giao hàng. Việc này đòi hỏi nhân viên giao nhận phải ứng xử khôn khéo, linh hoạt, sử dụng mối quan hệ thân thiết với cán bộ hải quan đế đến lượt mình nhanh nhất. Khi đến lượt, nhân viên giao nhận sẽ nộp hồ sơ vào ô tiếp nhận hồ sơ hàng hóa nhập khẩu do cán bộ hải quan mở tờ khai (công chức bước 1).

• Cán bộ hải quan sẽ thực hiện các bước sau:

Nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai, kiểm tra việc ân hạn thuế (trừ trường hợp hàng hóa nhập khẩu là hàng tiêu dùng phải đóng thuế ngay), thông thường doanh nghiệp sẽ được hưởng ân hạn thuế 30 ngày nếu chấp hành tốt pháp luật về thuế;

Nếu không đuợc phép đăng ký tờ khai, cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo bằng phiếu yêu cầu nghiệp vụ cho nhân viên giao nhận, trong đó có nêu rõ lý do không đuợc phép đăng ký tờ khai;

Nếu được phép đăng ký tờ khai, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra nội dung tờ khai và sự đồng bộ của các chứng từ, số lượng bản chính, bản sao theo yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, các thông tin của tờ khai sẽ được nhập vào hệ thống máy tính. Tại đây, thông tin sẽ được xử lý theo hệ thống quản lý rủi ro và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra với 3 mức độ:

• Mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Mức 3 (luồng đỏ): kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa như sau:

Mức 3a: kiểm tra toàn bộ lô hàng Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Mức 3b: kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm.
• Mức 3c: kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm
• Kết thúc khâu tiếp nhận hồ sơ, cán bộ hải quan in lệnh hình thức mức độ kiểm tra và ghi số tờ khai, ký tên, đóng dấu số hiệu công chức vào ô dành cho công chức bước 1 trên lệnh hình thức và ô “Cán bộ đăng ký” trên tờ khai hải quan. Sau đó toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lãnh đạo chi cục hải quan tại cửa khẩu xem xét và quyết định mức độ kiểm tra chính thức và ghi ý kiến chỉ đạo cho các bước tiếp theo.

Sau khi Lãnh đạo chi cục ký quyết định hình thức, mức độ kiểm tra, tờ khai sẽ được phân lên bảng điện tử, tùy thuộc mức độ kiểm tra của tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành các thủ tục tiếp theo cho phù hợp.

• Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh):

Lãnh đạo chi cục chuyển lại hồ sơ cho công chức buớc 1 để ký xác nhận, đóng dấu, số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” ở mặt sau cũa tờ khai hàng hóa nhập khẩu (ô số 38 trên tờ khai).

Công chức bước 1 chuyển tờ khai cho cán bộ hải quan ở bộ phận phúc tập hồ sơ đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” (thường là Đội phó Chi cục).

Cuối cùng hồ sơ được chuyển cho cán bộ hải quan ở bộ phận trả tờ khai đóng dấu “đã làm thủ tục Hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan.

• Đối với hồ sơ mức 2 (luồng vàng):

Lãnh đạo chi cục chuyển hồ sơ cho công chức bước 2 (cán bộ tính thuế) để kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá mua hàng, thuế suất thuế nhập khẩu, kiểm tra lại mã số hàng hóa (mã HS), các chính sách hiện hành về thuế, đơn giá của từng mặt hàng, giá cả của hàng hóa trên thị trường (căn cứ theo Bảng thống kê giá của Chi cục Hải quan ).

Nếu phát hiện hồ sơ có sự sai lệch, hoặc không phù hợp, cán bộ tính thuế đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục đưa ý kiến chỉ đạo (thông thường đối với hồ sơ rơi vào trường hợp này, lãnh đạo chi cục sẽ chuyển hồ sơ sang bước 3 để kiểm tra thực tế hàng hóa).

Đối với hồ sơ mức 3 (luồng đỏ): hồ sơ sẽ được chuyển cho cán bộ hải quan kiểm tra hàng hóa để hàng hóa được kiểm tra thực tế trước khi kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá mua hàng, thuế suất thuế nhập khẩu, mã HS.

• Kiểm tra thực tế hàng hóa (bước 3 – kiểm hóa) Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Khi bộ hồ sơ đã được chuyển nội bộ đến công chức hải quan kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa), nhân viên giao nhận sẽ liên hệ và mời 02 cán bộ kiểm hóa xuống bãi container để kiểm tra thực tế lô hàng. Tuy nhiên, trước đó nhân viên giao nhận đã tiến hành các thủ tục đăng ký chuyển container xuống bãi kiểm hóa.

Sau khi cắt seal, công chức hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa về tình trạng bao bì, niêm phong hàng hóa và ghi nhận kết quả thực tế vào mặt sau tờ khai theo các nội dung sau: địa điểm kiểm tra, hình thức kiểm tra, mức độ kiểm tra, thời gian kiểm tra, kết quả kiểm tra, các thông tin cần thiết để xác định mã số phân loại hàng hóa, ký tên đóng dấu số hiệu công chức vào ô số 32 của tờ khai “Phần ghi kết quả kiểm tra của hải quan”. Đồng thời cán bộ kiểm hóa sẽ đưa lại bộ hồ sơ cho đại diện chủ hàng ký xác nhận vào ô số 31 của tờ khai “Đại diện doanh nghiệp”.

Ở bước này, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra mã HS của hàng hóa thực tế kiểm tra so với mã HS của hàng hóa lúc khai báo. Việc làm này thường dẫn đến sự tranh luận áp mã HS giữa Hải quan và nhân viên giao nhận. Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã HS của hàng hóa mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã HS ở mức thuế suất thấp. Do đó gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo quy trình tốn nhiều thời gian và chi phí. Ví dụ: doanh nghiệp nhập thức ăn tôm giống mã HS là 2309901300 thuế suất thuế nhập khẩu là 0% nhưng phía hải quan không đồng ý họ yêu cầu doanh nghiệp phải áp mã HS là 0511913000 với thuế suất thuế nhập khẩu là 5%.

Nếu sự tranh luận không đi đến sự thống nhất thì phải nhờ cơ quan giám định kiểm tra.

Nếu có sự thống nhất, cán bộ hải quan kiểm hóa sẽ nhập kết quả kiểm hóa vào hệ thống máy tính. Nếu kết quả thực tế phù hợp với khai báo thì ký xác nhận, đóng dấu công chức xác nhận vào ô đã làm thủ tục hải quan. Chuyển tờ khai cho cán bộ hải quan ở bộ phận phúc tập hồ sơ. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Hoàn thành việc kiểm hóa, 02 cán bộ kiểm hóa cùng ký tên, đóng dấu vào mặt sau tờ khai ô số 32 của tờ khai “Cán bộ kiểm hóa”. Nhân viên giao nhận ký và ghi rõ họ tên vào ô số 31 của tờ khai “Đại diện doanh nghiệp”.

Kết quả kiểm tra sẽ được nhập vào hệ thống máy tính đồng thời 1 trong 2 cán bộ kiểm hóa sẽ đóng dấu vào ô 38 của tờ khai “Đã làm thủ tục hải quan”.

Sau khi hoàn thành bước 2 và bước 3 của thủ tục Hải quan, bộ hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận phúc tập.

• Phúc tập hồ sơ khai báo hải quan (bước 4)

Trước khi hoàn thành thủ tục hải quan, bộ hồ sơ hải quan sẽ được chuyển cho bộ phận phúc tập hồ sơ để kiểm tra sơ bộ về:

• Sự đầy đủ, đồng bộ (số loại, số lượng, hình thức) các chứng từ của hồ sơ hải quan;
• Toàn bộ công việc phải làm được thể hiện trên hồ sơ hải quan trong quá trình thông quan của người khai hải quan, của công chức hải quan xem đã thực hiện đầy đủ và đúng quy định chưa;
• Sự hợp lệ của các chứng từ (về hình thức và nội dung chứng từ, chữ ký, dấu, trình tự thời gian, chứng từ không bị tẩy xoá, sửa đổi nội dung, thay thế hoặc có dấu hiệu giả mạo), kết quả tính thuế nhập khẩu, xử lý (nếu có).

Nếu bộ hồ sơ hợp lệ và không phát hiện nghi vấn, sai sót nào, Đội phó phúc tập hồ sơ sẽ đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trên đó ghi rõ Cục, Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục và ngày hoàn tất thủ tục thông quan.

Hồ sơ sau đó được chuyển cho bộ phận trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận đóng lệ phí hải quan; đưa biên lai lệ phí hải quan (liên màu xanh) và bản sao y giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (nếu hàng thuộc diện phải đóng thuế ngay) cho bộ phận trả tờ khai và nhận lại:

Tờ khai hàng nhập khẩu (bản lưu người khai hải quan): để đảm bảo tính hợp lệ của tờ khai cần lưu ý kiểm tra lại trên tờ khai phải có đầy chữ ký và dấu của các cán bộ hải quan tham gia vào giai đoạn thủ tục hải quan như:

• Dấu, chữ ký của cán bộ đăng ký;
• Dấu, chữ ký của 2 cán bộ kiểm hóa (ô số 32 của tờ khai) – nếu hàng hóa ở luồng đỏ;
• Dấu, chữ ký của cán bộ tính thuế (ô số 36 của tờ khai) – nếu hàng hóa ở luồng vàng hoặc luồng đỏ;
• Dấu, chữ ký của cán bộ xác nhận đã làm thủ tục hải quan (ô số 38 của tờ khai);
• Dấu đỏ “Đã làm thủ tục Hải quan” có ghi ngày tháng trả tờ khai ở mặt trước tờ khai:
• Phụ lục tờ khai (bản lưu người khai hải quan);
• Tờ khai trị giá tính thuế (bản lưu người khai hải quan).

Đưa container hàng hóa về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần tiếp tục hoàn thành một số thủ tục khác để nhận hàng:

• Nhận phiếu xuất/nhập container hàng hóa (Phiếu EIR):

Nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ cảng xuất trình lệnh giao hàng (Delivery order) trên đó ghi rõ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Sau khi đóng phí nâng hạ container, phí vệ sinh container… nhân viên thương vụ cảng sẽ giữ lại 02 Delivery order và giao cho nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất/nhập Container (phiếu EIR) trên đó ghi rõ các thông tin về container (số cont, số seal, khối luợng, vị trí…). Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Đối với phiếu EIR, nhân viên giao nhận cần lưu ý các điểm sau:

• Phiếu này chỉ có giá trị đến ngày, giờ nhất định, vì vậy cần thu xếp để lấy được hàng trước khi phiếu xuất/nhập container hết giá trị;
• Đối với lệnh đã quá hạn, thương vụ sẽ không chấp nhận in phiếu xuất/nhập bãi;
• Nhân viên giao nhận vào văn phòng Hải quan cổng cảng xuất trình tờ khai, delivery order, phiếu xuất/nhập container. Hải quan cổng sẽ lưu lại Delivery order và ký tên, đóng dấu, ghi ngày thanh lý lên phiếu xuất/nhập container.

Hàng hóa trong container sẽ được vận chuyển từ cảng về kho bằng xe đầu kéo container. Để đưa hàng ra khỏi cảng, nhân viên giao nhận hoặc tài xế xe container sẽ phải xuất trình cho bảo vệ cảng phiếu xuất/nhập container.

Nhân viên giao nhận áp tải hàng về kho, bàn giao container hàng cho nhà nhập khẩu. Nhân viên giao nhận và đại diện phía nhà nhập khẩu kiểm tra về số lượng, tình trạng của hàng hóa, cùng ký vào biên bản giao nhận hàng (2 bản), mỗi bên giữ lại 1 bản.

Khi container đã được rút hết hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra ngay nếu có hư hỏng phải sữa chữa lại. Đồng thời, họ phải lau chùi container để các hàng hóa khác khi xếp vào đó cũng thật an toàn. Khi thấy container có khuyết tật gì sau khi dỡ hàng, họ phải báo cho người chuyên chở biết dựa trên nguyên tắc người nhận hàng sau khi dỡ hàng xong phải hoàn trả container sạch tốt, để container có thể sẵn sàng chở bất kỳ loại hàng khác.

4.2.1.3. Giai đoạn quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ

Nhân viên giao nhận sau khi giao container hàng cho khách hàng, họ phải tập hợp các chi phí liên quan đến công tác giao nhận để thanh toán với phòng kế toán công ty như:

• Phí bồi dưỡng hải quan: phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí giao nhận cho 01 lô hàng và không có hóa đơn đầu vào để tính vào chi phí hoạt động kinh doanh của công ty. Việc này dẫn tới công ty lãi nhiều nhưng mà không nhiều;
• Phí bồi dưỡng công nhân cảng: ngoài chi phí mà cảng vụ đã thu được thể hiện trên hóa đơn, nhân viên giao nhận còn phải trả những phí khác như bồi dưỡng cho công nhân bốc xếp hàng tại cảng, nhân viên xe nâng container, nhân viên cắt seal để kiểm tra hàng hóa…;
• Phí hãng tàu: Delivery order, Bill of lading;
• Phí vận chuyển, lưu kho bãi.

Trên cơ sở đó kế toán công ty lập bảng chi phí và xuất hóa đơn thu phí dịch vụ từ nhà nhập khẩu.

Nhân viên giao nhận sau đó tập hợp các chứng từ cần thiết để bàn giao cho nhà nhập khẩu, cũng như tiến hành khiếu nại với cơ quan giám định hàng hóa về việc xác định số lượng hàng hóa tổn thất, hàng hóa bị hư hỏng, mã HS của hàng hóa (nếu có).

Một quy trình giao nhận tại một công ty để hoạt động và phát triển luôn tồn tại trong nó những mặt được và chưa được.

4.2.2. Những ưu điểm và hạn chế của quy trình Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

4.2.2.1. Ưu điểm

• Quy trình giao nhận tại công ty Palm Logistics gần như đảm bảo được tiến độ giao hàng cho khách hàng. Quy trình được thực hiện một cách chuyên môn hóa người nào việc đó, giảm thiểu chi phí hoạt động của quy trình;
• Quy trình giúp cho nhân viên tích lũy được vốn kinh nghiệm đáng kể trong nhiều lĩnh vực;
• Quy trình gây dựng được uy tín với các khách hàng, từ đó tạo ra được nhiều đối tác trung thành. Chất lượng và thái độ phục vụ của quy trình được nhiều khách hàng đánh giá

4.2.2.2. Hạn chế

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chưa chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng… của hàng hóa. Tranh luận áp mã HS giữa Hải quan và nhân viên giao nhận thường hay xảy ra vì hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã HS ở mức thuế suất thấp. Việc này kéo dài thời gian làm thủ tục kéo theo quy trình tốn nhiều thời gian và chi phí để đi đến sự thống nhất. Một hạn chế khác của công ty là khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là giai đoạn mất nhiều thời gian và chi phí giao dịch (điện thoại, fax…); ban giám đốc giao cho phòng xuất nhập khẩu bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả về để chỉnh sửa lại. Việc hiệu chỉnh chứng từ thông thường mất khoảng 01 ngày làm việc. Công ty lại thiếu nguồn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp. Kiến thức của các nhân viên có được là do tự đúc kết kinh nghiệm, học từ bạn bè đồng nghiệp, từ các đại học chuyên ngành trong nước.

• Công ty thường xuyên rơi vào tình trạng bị động trong việc thuê phương tiện vận tải -xe đầu kéo container. Công ty phải thuê phương tiện vận tải từ các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này, kéo theo giá cả dịch vụ thiếu ổn định, bị động trong việc giao hàng;
• Sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hư hỏng hàng hóa đôi lúc xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng; Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
• Công ty có quy mô nhỏ, có vốn điều lệ không lớn lắm nên phải đối đầu với áp lực cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, không chỉ với các doanh nghiệp khác cùng quy mô hoặc các đổi thủ lớn mạnh về vốn. Tình hình các công ty khách hàng chiếm dụng vốn đã và đang xảy ra, có những lúc công ty ở trong tình trạng thiết hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước, các khoản chi phí đóng hộ cho khách hàng, làm gián đoạn tới quy trình;
• Có một số khách hàng không gắn bó lâu dài với công

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

5.1. Kết luận

Trong xu thế toàn cầu hóa kinh tế thị trường thế giới ngày càng mở rộng thì quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển kinh tế trong nước. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một quy trình quan trọng, không thể thiếu trong ngành xuất nhập khẩu, chính vì vậy, việc chú trọng phát triển và nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa là một vấn đề được đặt lên hàng đầu đối với kế hoạch phát triển của công ty hoạt động dịch vụ Logistics.

Là một công ty chuyên hoạt động dịch vụ Logistics, Công ty vận tải quốc tế và hậu cần Palm (Palm Logistics) đã xác định việc nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa bằng container đường biển là một vấn đề cốt lõi và thực tế quá trình hoạt động đã chứng minh là đúng.

Ở Công ty Palm Logistics dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng container đường biển thực sự được quan tâm và có sự chú ý đầu tư, vì vậy, đã mang lại kết quả doanh thu khá cao cho công ty. Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động vẫn còn nhiều hạn chế xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau. Do vậy, trong quá trình thực tập tại công ty tôi đã xem xét, đánh giá, nghiên cứu kĩ hoạt động trong quy trình này về cả mặt tích cực lẫn mặt hạn chế và đã đề xuất một số phương hướng tăng cường hơn nữa hiệu quả hoạt động này trong tương lai.

Với vai trò là người nghiên cứu vấn đề liên quan đến giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển, tôi đã hiểu được về cơ bản quy trình thực hiện, bên cạnh đó, được sự giúp đỡ của nhà trường, công ty Palm Logistics, tôi còn được trực tiếp tham gia vào quá trình này từ khâu làm chứng đến khâu giao hàng cho khách hàng. Qua đó, không những bản thân học hỏi được kinh nghiệm công tác thực tế mà còn tìm ra được những điểm còn hạn chế trong quy trình của công ty để từ đó hoàn thiện đề tài này.

5.2. Các giải pháp Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

5.2.1. Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã HS hàng hóa

• Mục tiêu của giải pháp

Một vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải trong việc giao hàng cho kịp tiến độ là vấn đề áp mã hàng hóa (mã HS). Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã HS của hàng hóa mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã HS ở mức thuế suất thấp. Do đó, gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy, giải pháp đưa ra nhằm làm giảm thiếu thời gian tranh luận việc áp mã HS giữa cơ quan hải quan và người giao nhận.

• Cách thức thực hiện giải pháp

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng… của hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ hải quan. Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã HS hàng hóa.

Nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cùng trực tiếp tham gia.

Để áp mã hàng hóa (mã HS) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu… của hàng hóa. Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu của biểu thuế nhập khẩu. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là công việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của khách hàng về các thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên giao nhận đề đưa ra mã HS thích hợp nhất cho hàng hóa. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan.

Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại:

• Giảm thời gian việc tranh luận mã HS, giảm chi phí “thống nhất” mã HS giữa hải quan và người giao nhận;
• Quy trình hoạt động đúng tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng;
• Chi phí giao nhận giảm làm chi phí đầu vào hàng hóa giảm, giá thành hàng hóa thấp hơn một số đối thủ cạnh tranh dễ dàng tiêu thụ hàng hóa.

5.2.2. Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan

• Mục tiêu của giải pháp:

Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục hải quan gây cho quy trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng 01 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan.

• Cách thức thực hiện giải pháp

Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng xuất nhập khẩu bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu và nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ;

• Kết hợp với cơ quan hải quan đề nắm bắt các quy định của cơ quan hải quan;
• Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu;
• Nhân viên chứng từ khi làm việc luôn cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu.

Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại: Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

• Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước khi hải quan phát hiện;
• Tăng độ tin cậy từ khách hàng (nhà nhập khẩu);
• Giảm thời gian và chi phí đi lại để kí chứng từ mới. Cũng như giảm thời gian và chi phí của quy trình.

5.2.3. Giải pháp đầu tư phát triển nguồn vốn

• Mục tiêu của giải pháp

Công ty phải đối đầu với áp lực cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, không chỉ với các doanh nghiệp khác cùng quy mô hoặc các đối thủ lớn với nguồn lực tài chính dồi dào, các công ty khách hàng chiếm dụng vốn. Do đó, giải pháp đưa ra nhằm làm tăng vốn kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của công ty với các công ty khác.

• Cách thức thực hiện giải pháp

Công ty có quy mô nhỏ, có vốn điều lệ không lớn lắm. Tình hình các công ty khách hàng chiếm dụng vốn đã và đang xảy ra, có những lúc công ty ở trong tình trạng thiết hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước, các khoản chi phí đóng hộ cho khách hàng, làm gián đoạn tới qui trình. Do đó mà:

• Công ty nên huy động vốn từ các nguồn khác như phát hành trái phiếu, tăng vốn điều lệ, liên doanh với doanh nghiệp nước ngoài;
• Công ty nên chuyển đổi thành mô hình công ty cổ phần để phát hành cổ phiếu huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.

Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại

• Nguồn vốn tăng lên, công ty dễ dàng mở rộng hoạt động kinh doanh;
• Công nợ của khách hàng có thể kéo dài hơn. Trước đây là 30 ngày có thể tăng lên 45 ngày. Từ đó tạo quan hệ lâu dài với khách hàng;
• Khả năng thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận nhanh hơn như thanh toán tiền cước, chi phí lưu kho bãi cho khách hàng.

5.2.4. Giải pháp đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải

• Mục tiêu của giải pháp

Đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải là vấn đề rất cần thiết cho công ty. Việc này không nằm ngoài mục đích là:

• Thu hút khách hàng;
• Chủ động trong vận tải hàng hóa.

Cách thức thực hiện giải pháp

• Trụ sở giao dịch của công ty không nên đặt cách xa trung tâm tạo thuận lợi trong giao dịch với khách hàng;
• Nâng cấp trang thiết bị kĩ thuật số; Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
• Công ty nên đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng;
• Đầu kéo container nên đảm bảo tình trạng kĩ thuật để tránh tai nạn trên đường vận chuyển.

Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại

• Có thêm khách hàng mới;
• Chủ động trong việc sắp xếp phương tiện vận tải. Khi hàng hóa được thông quan thì cùng lúc có phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho;
• Kịp thời giao hàng;
• Giảm giá dịch vụ;
• Thông tin liên lạc với khách hàng kịp thời nhanh chóng.

5.2.5. Giải pháp kiểm tra container

• Mục tiêu của giải pháp

Container là một thiết bị có thể sử dụng nhiều lần. Thiết bị này được sử dụng cho việc vận chuyển hàng hóa và thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương tiện từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình vận chuyển, không tránh khỏi hư hỏng làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Giải pháp này đặt ra nhằm:

• Tránh việc hư hỏng hàng hóa;
• Tránh mất cắp.

Cách thức thực hiện giải pháp

Khi nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container, nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra container như sau:

• Niêm phong chì còn nguyên vẹn và không bị giả mạo. Số liệu phải được ghi lại để sau này tra cứu;
• Điều kiện bên ngoài của container phải lành lặn. Bất cứ hư hỏng nào có liên quan đến hàng hóa bên trong đều phải được ghi lại;
• Khi mở cửa container cần phải mở cửa bên phải trước để tránh hàng hóa bị đổ;
• Những góc, chốt, vòng dùng để ghim giữ hàng hóa cần phải trong tình trạng tốt để đảm bảo cho việc bốc dở container và hàng hóa;
• Phải thử mở, đóng cửa, xem các bản lề của cửa, kiểm tra độ kín, thử các bộ phận chuyển động, nối khớp của container để đảm bảo rằng toàn bộ là kín. Có thể tìm các chỗ hở bằng cách thử các lỗ sáng khi đóng container;
• Sàn, nóc, vách không được móp, cong, trầy xước nghiêm trọng, những chỗ sửa chữa cần được kiểm tra riêng. Cần chú ý kiểm tra sàn, nóc container có sót đinh, móc không để tránh hư hỏng hàng hóa;
• Container phải sạch, khô. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra hàng hóa tại cảng, nhân viên giao nhận cần có các biện pháp bảo vệ, tránh mất mát, hư hỏng hàng hóa bên trong như bấm seal, bấm ổ khóa cửa container…

Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại

• Hạn chế hư hỏng, mất mát hàng hóa;
• Đội ngũ nhân viên làm việc ngày càng có chuyên môn cao;
• Mang lại sự hài lòng từ phía khách hàng;
• Tránh được việc khiếu kiện;
• Tránh phát sinh chi phí giám định.

5.2.6. Giải pháp nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận

• Mục tiêu của giải pháp

Với phương châm khách hàng là thượng đế, nhân viên là tài sản của công ty. Công ty tồn tại phụ thuộc vào khách hàng, phần còn lại phụ thuộc vào nhân viên. Nhân viên làm việc có tâm thường đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Chính vì vậy, mà giải pháp làm sao để:

• Nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên;
• Giữ được khách hàng cũ;
• Tạo thêm khách hàng mới.

Cách thức thực hiện giải pháp

Công ty ở quy mô nhỏ, lợi nhuận tạo ra cần phải tái đầu tư cở sở vật chất nên việc tạo được cho nhân viên một môi trường sinh hoạt hòa đồng và thân thiện, xây dựng mối quan hệ tích cực và gắn bó giữa các thành viên trong công ty, giữa công ty với khách hàng còn hạn chế. Do đó, công ty cần phải có những buổi sinh hoạt ngoài giờ làm việc như tổ chức việc thành lập công ty, sinh nhật nhân viên… từ đó tạo dựng niềm tin, sự phấn khởi, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm đối với công việc của đội ngũ nhân viên.

• Công ty nên đề ra chính sách hoa hồng đối với khách hàng;
• Hằng năm, công ty đưa ra bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty đối với khách hàng;
• Công ty nên tạo thêm điều kiện để nhân viên trau dồi thêm nghiệp vụ bằng việc bố trí họ tham gia các khóa chuyên môn; các khóa học về luật hải quan, cũng như luật kinh doanh;
• Khách hàng của công ty là các doanh nghiệp nhập khẩu, có thói quen thanh toán bằng phương thức thanh toán điện chuyển tiền (TT), mua hàng với điều kiện giao hàng Công ty nên tư vấn khách hàng thay đổi thói quen mua hàng nhằm giảm được chi phí vận tải, tránh sai sót chứng từ bằng cách chuyển sang thanh toán bằng phương thức tín dụng thư (L/C), mua hàng với thời gian cung ứng hàng hóa.

Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại

• Đem lại sự hài lòng cho khách hàng;
• Tăng doanh thu;
• Tạo sự đoàn kết giữa các nhân viên trong công

5.3. Các kiến nghị Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

5.3.1. Đối với Nhà nước

Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến của doanh nghiệp để đề ra các chính sách, quy định hợp lý. Thực tế cho thấy các văn bản, quy định của nước ta chưa thực sự đầy đủ, thiếu đồng bộ và đôi khi còn mang tính áp đặt, chưa đứng về lập trường của người làm kinh doanh, vì vậy gây không ít khó khăn cho người làm doanh nghiệp khi đưa vào áp dụng.

Một yêu cầu không kém quan trọng là việc tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc thực hiện thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hải quan, đơn cử là việc hải quan nên tăng cường phối hợp với ngân hàng, kho bạc để cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin về nộp thuế của doanh nghiệp, hạn chế tình trạng cưỡng chế nhầm, gây khó khăn cho doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng vẫn còn nợ không cho nhập lô hàng tiếp theo.

Một trong những khó khăn chung của công ty cũng như nhiều doanh nghiệp là việc một số chính sách, thể chế trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp của Nhà nước còn thiếu đồng bộ và ổn định. Các văn bản mới không ngừng được ban hành nhưng chồng chéo, thiếu thống nhất. Việc này gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong áp dụng.

Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng còn nhiều bất cập, rào cản không nhỏ cho nhiều doanh nghiệp trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Nhà nước cần có kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất cho bến cảng và cơ sử hạ tầng cho vận tải cả về đường bộ lẫn đường biển. Nếu có chiến lược phù hợp để khai thác, với vị trí thuận lợi của Việt Nam hoàn toàn cho chúng ta khả năng trở thành một trạm trung chuyển về cảng biển lớn nhất trong khu vực. Tuy nhiên, do chưa được đầu tư phù hợp nên dẫn đến:

• Chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao do số lượng cảng ở Việt Nam có thể đón tàu lớn quá ít, do đó hàng từ Việt Nam đi các nước hoặc từ các nước về Việt Nam hầu hết phải qua chuyển tải;
• Năng suất làm việc của các cảng còn thấp, trang thiết bị, kho bãi còn lạc hậu, kém chất lượng.

Không những hiện đại hóa các cảng biển, việc đầu tư nâng cấp cần được tiến hành đồng bộ và phù hợp. Nói cách khác nên tránh việc chênh lệch giữa các cảng quá lớn khiến hàng hóa dồn về một số cảng gây ách tắc, quá tải trong khi các cảng khác có vị trí khá thuận lợi nhưng lại hoạt động không đạt năng suất;

Sự cạnh tranh không lành mạnh cũng là một nguyên nhân gây khó khăn cho hoạt động giao nhận. Nhiều đơn vị có những vị trí thích hợp tại cảng, sân bay, các công ty vận tải… đã tận dụng lợi thế này để độc quyền kinh doanh loại hình dịch vụ này, đơn phương quy định giá thành mà khách hàng không có cơ hội, quyền lựa chọn. Chính phủ cần có những chính sách khuyến khích đầu tư trong nước và cho phép các doanh nghiệp đủ điều kiện kinh doanh được phép khai thác tại các cảng biển quốc tế, xóa bỏ sự độc quyền của một số doanh nghiệp như đang làm hiện nay, tạo ra thị trường dịch vụ tự do bình đẳng, cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển rất đa dạng và phức tạp với bộ chứng từ bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau nên còn nhiều hạn chế như: bộ chứng từ dễ bị sai sót, tốn nhiều thời gian và chi phí khi làm thủ tục…

5.3.2. Đối với doanh nghiệp

Đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị, Công ty nên quan tâm chính sách sản phẩm, chính sách giá. Thường xuyên tham gia hội thảo, giao lưu doanh nghiệp cũng như thường xuyên cập nhật thông tin về doanh nghiệp trên các trang quảng bá như website của công ty, báo đài, phương tiện truyền thông…

Bên cạnh đó, công ty cần phải đặt trụ sở ở nước ngoài trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay. Việc mở rộng thị trường là cần thiết. Quan hệ rộng rãi với nhiều đối tác trên toàn thế giới cũng như mạng lưới đại lý tại nhiều quốc gia tạo điều kiện để công ty phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng.

Về sản phẩm của mình, công ty nên cố gắng hình thành hệ thống dịch vụ hoàn chỉnh, thiết lập mối quan hệ vững chắc với các đối tác, nhà cung ứng… tiến đến hoàn thiện dịch vụ trọn gói (door to door).

Đôi lúc, tư vấn về thuế suất, thuế nhập khẩu của hàng hóa không phù hợp với yêu cầu của hải quan gây nên tâm lý không an tâm của khách hàng. Do đó, phải thường xuyên cập nhật các văn bản quy định về thuế của các ngành liên quan.

Việc phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên sao cho phù hợp với khả năng, chuyên môn hóa công việc cũng góp phần phát huy tiềm năng nguồn nhân lực. Khóa luận: KQNC đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Ngoài ra công ty cũng nên cần quan tâm tới chính sách lương thưởng, phụ cấp, đãi ngộ nhằm giữ được những nhân viên giỏi. Đồng thời, khuyến khích động viên các nhân viên trong công ty cố gắng hoàn thành công việc được giao.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu