Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

2.1. Khái quát về Sở Y tế thành phố Hải Phòng

2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Vào tháng 2 năm 1955, tại Hà Nội, Hội nghị cán bộ y tế toàn quốc lần thứ nhất được tổ chức dưới sự chủ trì của Bộ trưởng Hoàng Tích Trí cùng các Thứ trưởng Phạm Ngọc Thạch và Tôn Thất Tùng. Nhân dịp này, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã gửi thư tới ngành Y tế, không chỉ định hướng cho sự phát triển lâu dài mà còn nhấn mạnh trọng trách của người cán bộ y tế trong mọi giai đoạn lịch sử. Thấm nhuần lời căn dặn của Bác, đội ngũ y tế Hải Phòng qua nhiều thế hệ đã miệt mài cống hiến cho sự nghiệp chăm lo sức khỏe nhân dân.

Trong giai đoạn 1955–1964, y tế Hải Phòng chú trọng mở rộng mạng lưới y tế cơ sở tại vùng nông thôn, nâng cao nhận thức và tác phong chuyên môn của nhân viên y tế. Tư tưởng “phòng bệnh là chính, chữa bệnh là quan trọng” được quán triệt sâu sắc, cùng với sự củng cố của hệ thống bệnh viện, các đội chuyên khoa và hoạt động phòng dịch, kết hợp hài hòa giữa Đông và Tây y.

Từ 1965 đến 1975, trong hoàn cảnh đất nước có chiến tranh, ngành y tế đã linh hoạt chuyển hướng, đáp ứng nhiệm vụ vừa chăm sóc sức khỏe nhân dân, vừa phục vụ sản xuất và quốc phòng. Dù phải đối mặt với điều kiện khắc nghiệt do chiến tranh, hoạt động y tế vẫn được duy trì hiệu quả. Sau năm 1975, các cơ sở khám chữa bệnh nhanh chóng được phục hồi nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố trong thời bình.

Trong giai đoạn 1975–1992, ngành y tế tiếp tục củng cố, phát triển các chương trình tiêm chủng và phòng chống dịch bệnh, đồng thời đẩy mạnh việc phối hợp giữa y học cổ truyền và hiện đại. Các nhiệm vụ lớn như mở rộng mạng lưới y tế tuyến dưới, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, kế hoạch hóa gia đình, cải tiến công tác quản lý và thúc đẩy nghiên cứu khoa học được triển khai đồng bộ. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Giai đoạn 1992–2002 đánh dấu bước kiện toàn trong cơ cấu tổ chức ngành y tế, áp dụng mô hình Trung tâm Y tế cấp huyện và thị xã, đồng thời triển khai hiệu quả các chương trình chăm sóc sức khỏe ban đầu. Chính sách xã hội hóa y tế được thực hiện nhằm bảo đảm công bằng trong tiếp cận dịch vụ, nâng cao y đức, đầu tư hạ tầng và đào tạo nhân lực.

Từ năm 2003 đến 2007, ngành y tế thành phố tiếp tục đổi mới toàn diện: bệnh viện được cải tạo, chất lượng dịch vụ được nâng cao, công tác phòng chống dịch được đảm bảo. Việc sắp xếp lại tổ chức từ thành phố đến cơ sở giúp huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng lực chuyên môn và quản lý, đồng thời khuyến khích cán bộ y tế tự học và nâng cao trình độ.

Giai đoạn 2008 – 2010 ghi nhận những chuyển biến lớn khi ngành y tế đẩy mạnh cải cách hành chính, thu hút nguồn lực xã hội hóa và khuyến khích phát triển hệ thống y tế tư nhân nhằm giảm tải cho bệnh viện công. Trong khi đó, y tế tuyến cơ sở vẫn được quan tâm đầu tư. Hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe cộng đồng cũng được chú trọng, góp phần nâng cao ý thức phòng bệnh cho người dân.

Từ năm 2011 đến nay, ngành y tế Hải Phòng tiếp tục hoàn thiện bộ máy, mở rộng các lĩnh vực chuyên môn như dự phòng, khám chữa bệnh, an toàn thực phẩm, dân số, dược phẩm và hợp tác quốc tế. Công tác nâng cao chuyên môn và đức được đặt lên hàng đầu, góp phần cải thiện chất lượng chăm sóc sức khỏe nhân dân.

Với quá trình phát triển liên tục và bền vững, ngành Y tế thành phố Hải Phòng đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong công tác chăm sóc sức khỏe cộng đồng. Nhiều tập thể và cá nhân đã được khen thưởng xứng đáng. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, ngành luôn giữ vững tinh thần “Lương y như từ mẫu”, lấy lời dạy của Bác làm kim chỉ nam để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Theo Quyết định số 09/2025/QĐ-UBND ngày 27/02/2025 của UBND thành phố Hải Phòng Ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế thành phố Hải Phòng.

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Sở Y tế là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, có chức năng giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực y tế. Các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý bao gồm: y tế dự phòng; khám và chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa; pháp y, pháp y tâm thần; y, dược học cổ truyền; sức khỏe sinh sản; thiết bị y tế; dược phẩm; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; công tác dân số, trẻ em, quản lý và sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em; bảo trợ xã hội; phòng chống các tệ nạn xã hội (trừ cai nghiện ma túy và quản lý sau cai nghiện).

Về mặt tổ chức, Sở Y tế có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu và tài khoản riêng. Đơn vị chịu sự lãnh đạo, điều hành về mặt tổ chức và hoạt động từ UBND thành phố, đồng thời nhận chỉ đạo, hướng dẫn và thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ từ Bộ Y tế. Sở Y tế thành phố Hải Phòng đảm nhiệm vai trò tham mưu và tổ chức triển khai các chính sách, quy định của Nhà nước về lĩnh vực y tế trên địa bàn. Cơ quan này có trách nhiệm xây dựng các kế hoạch, chương trình phát triển ngành y tế gắn với quy hoạch tổng thể của thành phố, đảm bảo sự phát triển hài hòa, thống nhất giữa các tuyến y tế. Trong lĩnh vực khám chữa bệnh, Sở hướng dẫn và giám sát hoạt động của hệ thống bệnh viện và cơ sở y tế, bao gồm cả công lập và tư nhân, nhằm tuân thủ đúng quy định chuyên môn, nâng cao chất lượng phục vụ. Ở mảng y tế dự phòng, đơn vị phụ trách chỉ đạo các chương trình tiêm chủng, kiểm soát dịch bệnh, bệnh xã hội và các hoạt động y tế cộng đồng.

Về công tác quản lý dược, Sở chịu trách nhiệm cấp phép, kiểm tra chất lượng thuốc, kiểm soát giá và nguồn cung, nhằm bảo đảm thuốc đạt tiêu chuẩn, sẵn có và an toàn. Đồng thời, cơ quan cũng giám sát hoạt động của các cơ sở sản xuất, kinh doanh dược, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế theo đúng quy định pháp luật. Sở cũng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực y tế, bao gồm việc cấp phép hành nghề cho tổ chức, cá nhân trong ngành y. Đồng thời, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra việc thực thi pháp luật tại các cơ sở khám chữa bệnh, nhà thuốc, cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng. Sở chỉ đạo cả về chuyên môn đối với mạng lưới y tế cơ sở, hướng dẫn trung tâm y tế các quận, huyện thực hiện chăm sóc sức khỏe ban đầu, triển khai hiệu quả các chương trình y tế quốc gia. Đơn vị còn phối hợp với các tổ chức, cơ sở liên quan trong đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế, góp phần nâng cao năng lực chuyên môn và phát triển ngành. Trong lĩnh vực dân số và kế hoạch hóa gia đình, Sở triển khai các hoạt động truyền thông, giáo dục sức khỏe sinh sản, nâng cao chất lượng dân số và tham mưu đề xuất chính sách phù hợp với đặc điểm địa phương.

Ngoài ra, Sở Y tế còn phối hợp với các ban ngành liên quan thực hiện các chương trình bảo vệ sức khỏe cộng đồng, xây dựng chiến lược phát triển y tế thành phố. Việc tổ chức và quản lý toàn hệ thống y tế được thực hiện trên nguyên tắc tập trung, thống nhất, hướng tới đảm bảo công bằng trong tiếp cận dịch vụ và nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe cho người dân, góp phần phát triển toàn diện kinh tế – xã hội của thành phố Hải Phòng.

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Sở Y tế thành phố Hải Phòng được tổ chức theo một cơ cấu rõ ràng, phù hợp với các yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh vực y tế. Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương, cơ cấu tổ chức của Sở Y tế thành phố Hải Phòng bao gồm các cấp lãnh đạo, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và các đơn vị thuộc Sở, với sự phân công cụ thể trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn và quản lý.

• Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu Sở:

Giám đốc Sở Y tế: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Sở Y tế Hải Phòng, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Sở, bảo đảm sự phát triển của ngành y tế địa phương, điều hành và chỉ đạo công tác y tế toàn thành phố.

Phó Giám đốc Sở Y tế: Là các Phó Giám đốc, người giúp Giám đốc Sở trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Phó Giám đốc có thể phụ trách các lĩnh vực chuyên môn như y tế công cộng, bệnh viện, phòng chống dịch, kế hoạch tài chính hay công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học.

• Phòng chuyên môn, nghiệp vụ và tương đương:

Phòng Tổ chức – Hành chính: Phụ trách công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, hành chính, văn thư và các vấn đề về pháp lý liên quan đến tổ chức của Sở.

Phòng Kế hoạch – Tài chính: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, phân bổ ngân sách cho các hoạt động của Sở và các đơn vị trực thuộc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các khoản chi tiêu.

Phòng Nghiệp vụ y tế: Quản lý công tác chuyên môn về chăm sóc sức khỏe, tổ chức hoạt động y tế cộng đồng, kiểm soát dịch bệnh và giám sát vệ sinh môi trường. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Phòng Nghiệp vụ dược: Phụ trách về thuốc, vật tư y tế và các vấn đề liên quan đến phố. công tác quản lý dược phẩm, ngành dược trên địa bàn thành/

Phòng Dân số và Trẻ em: Đảm nhiệm các công tác liên quan đến chăm sóc sức khỏe bà mẹ, trẻ em, và các vấn đề về dân số, kế hoạch hóa gia đình.

Phòng Phòng chống tệ nạn và Bảo trợ xã hội: Chịu trách nhiệm triển khai các chương trình phòng chống tệ nạn xã hội và chăm sóc bảo trợ cho các đối tượng dễ tổn thương trong xã hội.

Thanh tra Sở: Phụ trách công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các cơ sở y tế, giám sát việc thực hiện các quy định pháp luật và xử lý vi phạm trong ngành y tế.

Ngoài ra, Sở Y tế thành phố Hải Phòng còn quản lý các bệnh viện công lập, các trạm y tế xã/phường, trung tâm phòng chống dịch bệnh và các đơn vị y tế chuyên môn khác, đảm bảo các cơ sở này thực hiện nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe cộng đồng và bảo vệ an toàn y tế trong khu vực.

2.2. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Để đáp ứng được những công việc trên, tổ chức bộ phận và nhân sự làm công tác lưu trữ nói chung, thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, đáp ứng được các yêu cầu mà công tác này đề ra.

Theo Quyết định số 09/2025/QĐ-UBND ngày 27/02/2025 của UBND thành phố Hải Phòng về quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế thành phố Hải Phòng thì tổ chức bộ máy của Sở Y tế thành phố Hải Phòng có 08 phòng ban, trong đó công tác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ thu thập tài liệu nói riêng thuộc về Phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách.

Nhiệm vụ của trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính tham mưu cho lãnh đạo Sở trực tiếp điều phối, quản lý các công việc của công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế. Đồng thời triển khai hướng dẫn nghiệp vụ về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ đến các đơn vị trực thuộc. Sau khi công việc kết thúc thì các cán bộ chuyên môn của phòng, ban đó sẽ thu thập, tổng hợp những hồ sơ, tài liệu liên quan sau đó rà soát, kiểm tra lại toàn bộ trước khi bàn giao. Sau khi tổng hợp xong, những tài liệu đáp ứng đủ điều kiện sẽ được giao nộp cho bộ phận lưu trữ, tại đây tài liệu sẽ được bảo quản trong kho lưu trữ và hoàn thiện mục lục hồ sơ để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

Về tổ chức nhân sự, số lượng nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng trong những năm gần đây có nhiều sự thay đổi. Hiện tại, Sở Y tế thành phố Hải Phòng bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ nói chung và thực hiện thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng, với số lượng cán bộ là 02 người. Trong đó cả 02 cán bộ đều tốt nghiệp trình độ đại học. Được biết, các cán bộ làm lưu trữ tại đây đều không học đúng chuyên ngành đào tạo liên quan đến văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, để phục vụ trực tiếp các yêu cầu của công việc cũng như nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác, các cán bộ đã theo học và được cấp chứng chỉ văn thư, lưu trữ. Những cán bộ này phụ trách công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của các phòng, ban tại Sở; đảm nhiệm việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp.

Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã bố trí người làm lưu trữ với số lượng hợp lý, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công tác quản lý và lưu trữ tài liệu. Với lực lượng hiện có, công tác lưu trữ được duy trì ổn định, góp phần hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý và điều hành của ngành Y tế. Tuy nhiên, để bắt kịp xu hướng số hóa và cải thiện quy trình làm việc, đào tạo về công nghệ thông tin cho cán bộ lưu trữ là yêu cầu quan trọng, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ tài liệu tại Sở.

2.2.2. Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

2.2.2.1. Xác định nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động lưu trữ và xác định nguồn thu thập là nội dung tất yếu của công tác này. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Sở là công việc được thực hiện thường xuyên và cần phải quan tâm, sát sao suốt quá trình giải quyết công việc. Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Sở Y tế thành phố Hải Phòng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình thu thập tài liệu lưu trữ, bởi đây là nguồn gốc sản sinh ra các tài liệu lưu trữ. Xác định nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan càng được triển khai và thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, chính xác bao nhiêu thì càng nâng cao được cả về chất và lượng của các hồ sơ, tài liệu khi giao nộp bấy nhiêu. Mục đích của việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ để cơ quan quản lý thống nhất việc thu thập tài liệu có giá trị, đồng thời để tăng cường và phát huy tính chủ động của lưu trữ cơ quan giao nộp tài liệu đúng thời hạn. Yêu cầu của xác định nguồn nộp lưu là phải đúng đối tượng là nguồn nộp lưu và đúng thẩm quyền thu thập tài liệu. Trước hết, công tác thu thập tài liệu cần phải có Danh mục các phòng, ban, thuộc nguồn nộp lưu. Hiện nay, danh mục nguồn nộp lưu của Sở Y tế thành phố Hải Phòng xuất phát chính từ các đơn vị trực thuộc cơ quan. Vì vậy, xác định nguồn thu sẽ được căn cứ trực tiếp vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của từng bộ phận tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng để xác định nguồn thu chính xác.

Nguồn tài liệu chủ yếu của Sở Y tế thành phố Hải Phòng là những tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các phòng, ban thuộc Sở, cụ thể như sau: Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

• Sơ đồ 2.1. Các nguồn thu tài liệu vào lưu trữ Sở Y tế Hải Phòng

Nguồn thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng tương đối ổn định. Tuy chưa có văn bản kế hoạch thu thập hằng năm nhưng ban lãnh đạo Sở Y tế thành phố Hải Phòng thường xuyên đôn đốc, triển khai với các phòng, ban nắm rõ tình hình tài liệu hiện có, thực hiện thu thập, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu. Mặc dù vậy, thực tế tại các phòng, ban thuộc Sở vẫn còn tình trạng để tài liệu lộn xộn, bị thất lạc trong quá trình hoạt động gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ thứ hai của Sở Y tế thành phố Hải Phòng là các tài liệu cũ còn sót, để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan. Những tài liệu cũ này là những hồ sơ đã quá hạn nộp lưu nhưng vẫn chưa có trong lưu trữ cơ quan, cần phải tiến hành nộp lưu. Đây là một trong các nguồn nộp lưu có số lượng tài liệu tương đối tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng các năm vừa qua. Bởi Sở Y tế chưa bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng mà vẫn đang giao cho các đơn vị tự bảo quản tài liệu, hồ sơ. Hơn nữa, số lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng lớn dẫn đến hết diện tích lưu trữ và tài liệu bị tồn đọng lại khá nhiều. Đặc biệt, một số tài liệu cũ là các đề tài nghiên cứu có yêu cầu giữ lại mặc dù đã đến hạn nộp lưu nhưng vì tác giả muốn tiếp tục nghiên cứu nên chưa đưa vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, tài liệu đó chỉ được giữ lại không quá 02 năm. Như vậy, nguồn thu thập tài liệu thứ hai này xuất hiện rất nhiều trong quá trình hoạt động của Sở Y tế thành phố Hải Phòng, cán bộ làm lưu trữ tại Sở cần theo dõi sát sao để đảm bảo tài liệu không bị bỏ quên hay thất lạc.

Qua nhiều thời kỳ phát triển, đổi mới, Sở Y tế không thể tránh khỏi các tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động bị tồn đọng lại ở các phòng, ban, đặc biệt là tài liệu cũ. Như vậy, cán bộ làm lưu trữ cần nhanh chóng tiến hành thu thập những tài liệu đó để không xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu quý.

2.2.2.2. Xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức khối lượng tài liệu sản sinh ngày càng lớn, tuy nhiên không phải tất cả tài liệu đều thuộc diện bảo quản đưa vào lưu trữ. Chính vì thế cần phải qua quá trình lựa chọn, xác định giá trị tài liệu.

Tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động đều có những giá trị nhất định. Không phải tất cả tài liệu của cơ quan sản sinh ra đều được gọi là tài liệu lưu trữ, chỉ những thành phần tài liệu phản ánh chân thực, đầy đủ các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức và có giá trị mới được lựa chọn vào lưu trữ cơ quan.

Có rất nhiều cách để thực hiện việc xác định thành phần tài liệu vào lưu trữ như xác định theo loại hình tài liệu, theo vật mang tin hoặc xác định theo nội dung của tài liệu. Sở Y tế thành phố Hải Phòng triển khai hoạt động xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ theo loại hình tài liệu. Tại cơ quan, tài liệu được lưu giữ dưới dạng vật mang tin bao gồm 02 loại là tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Tài liệu giấy bao gồm các tài liệu hành chính thể hiện thông tin về hoạt động quản lý, tài liệu KHKT – CN như là các bản vẽ dự án, thiết kế, đề tài NCKH, và tài liệu chuyên ngành, nhưng tài liệu hành chính là loại hình tài liệu phổ biến nhất. Trong đó, tài liệu hành chính và chuyên ngành phần lớn là bản gốc, bản chính, bao gồm: tài liệu tổng hợp; văn bản chỉ đạo, điều hành; tài liệu về tổ chức bộ máy, nhân sự; tài liệu nghiên cứu khoa học; các chính sách, pháp luật liên quan đến ngành y tế… Đây là những tài liệu có giá trị đặc biệt, cần được xác định rõ ràng trong thành phần hồ sơ để thu thập và bảo quản lâu dài. Về tài liệu điện tử, hầu hết là các văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm của Sở hay các tài liệu được số hóa từ tài liệu giấy. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã giải quyết xong công việc và đã lập thành hồ sơ sẽ được thu thập và thực hiện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

Tài liệu hành chính hình thành tại Sở có giá trị cao trong việc phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học. Do đó, việc lựa chọn thành phần tài liệu chính xác trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ cần được chú trọng. Nếu công tác này được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ sau này.

Việc xác định thành phần tài liệu tại Sở Y tế luôn dựa vào các văn bản quy định cụ thể về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, giúp cho các đơn vị, bộ phận của cơ quan có căn cứ để xác định rõ trách nhiệm của mình. Vì vậy, Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã và đang tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu hành chính, tài liệu chuyên ngành một cách nghiêm túc, đúng nguyên tắc, góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ tại đơn vị. Chính vì thế, hồ sơ, tài liệu từ các nguồn nộp lưu giao nộp vào lưu trữ cơ quan có nhiều chuyển biến đáng kể cả về số lượng lẫn chất lượng.

Qua nội dung trên cho thấy việc xác định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu là rất quan trọng. Chính vì thế, căn cứ văn bản đã được ban hành, Sở Y tế thành phố Hải Phòng tích cực triển khai công tác thu thập tài liệu phục vụ cho việc khai thác, sử dụng sau này. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

2.2.2.3. Quy trình, thủ tục thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Sở Y tế thành phố Hải Phòng hiện nay đang thực hiện công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, trên thực tế, Sở mới chỉ ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ chung, chưa xây dựng được một văn bản cụ thể, có hệ thống và chuyên biệt dành cho công tác thu thập tài liệu. Điều này dẫn tới việc tổ chức triển khai thực hiện vẫn mang tính chất chung chung, thiếu sự nhất quán và chưa đồng bộ giữa các phòng, ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc.

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng được triển khai thực hiện đúng thời hạn giao nộp tài liệu theo đúng quy định, bao gồm:

• Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính;
• Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản;
• Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý và lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Dưới đây là các bước trong quy trình thu thập tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng:

• Bước 1: Khảo sát tài liệu của các phòng, ban, đơn vị

Vào quý IV hằng năm, cán bộ lưu trữ thực hiện khảo sát thực tế tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc nhằm xác định số lượng, tình trạng vật lý của tài liệu đã đến hạn nộp lưu. Hoạt động khảo sát giúp hình thành cơ sở dữ liệu đầu vào cho công tác lập kế hoạch thu thập. Quá trình khảo sát phải đảm bảo tính khách quan, toàn diện và có biên bản ghi nhận cụ thể.

• Bước 2: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Trên cơ sở kết quả khảo sát, công tác lập kế hoạch thu thập chưa được thực hiện đồng bộ mà chủ yếu dựa vào chức năng, nhiệm vụ và thực tế tài liệu phát sinh từ các phòng, ban. Các văn bản hướng dẫn cụ thể về nội dung thu thập, phương pháp tiến hành và thời gian thực hiện vẫn chưa đầy đủ, gây khó khăn cho các đơn vị khi triển khai thực hiện.

• Bước 3: Phối hợp xác định hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu

Cán bộ lưu trữ chủ động làm việc với cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ tại các phòng, ban để xác định rõ các hồ sơ thuộc diện nộp lưu. Các yêu cầu cần thực hiện bao gồm:

Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung, hoàn thiện cho đầy đủ, đồng thời sẽ loại bỏ bản nháp, bản sao không cần thiết;

• Sắp xếp tài liệu hợp lý, theo đúng trình tự được quy định.
• Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
• Hoàn thiện tiêu đề hồ sơ sao cho phù hợp với nội dung tài liệu.

Đối với thời hạn nộp lưu tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ, Sở Y tế thành phố Hải Phòng căn cứ vào văn bản quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ của nhà nước, cụ thể là trong thời hạn 01 năm kể từ khi kết thúc công việc đối với tài liệu quản lý hành chính, trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày các dự án, công trình được giải quyết xong.

Nếu các phòng, ban hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu với lý do cụ thể nhằm phục vụ trực tiếp công tác cần phải xin ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo Sở, sau khi được chấp thuận sẽ lập danh mục cho những hồ sơ, tài liệu được giữ lại để nộp cho cán bộ làm lưu trữ tại cơ quan.

• Bước 4: Hướng dẫn lập mục lục và chuẩn bị hồ sơ nộp lưu

Hồ sơ nộp lưu phải được đóng gói hợp lý, ghi nhãn đầy đủ, kèm theo mục lục hồ sơ theo mẫu quy định. Các loại tài liệu chủ yếu bao gồm tài liệu hành chính có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, hồ sơ chuyên môn, quản lý bệnh viện, phòng chống dịch, nghiên cứu khoa học y tế…

• Bước 5: Chuẩn bị kho lưu trữ và cơ sở vật chất

Cán bộ lưu trữ kiểm tra tình trạng kho trước khi tiếp nhận: nhiệt độ, độ ẩm, giá, hộp, thiết bị phòng cháy chữa cháy… nhằm đảm bảo điều kiện an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

• Bước 6: Giao nhận hồ sơ tài liệu

Quá trình bàn giao hồ sơ được thực hiện trực tiếp, có kiểm kê đối chiếu với mục lục. Hồ sơ thiếu sót hoặc không đạt yêu cầu sẽ được yêu cầu chỉnh lý trước khi tiếp nhận chính thức.

• Bước 7: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ sau tiếp nhận

Tài liệu sau khi tiếp nhận sẽ được đối chiếu chi tiết với mục lục: số lượng, nội dung, tình trạng, cấu trúc hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót, cán bộ lưu trữ sẽ lập phiếu yêu cầu chỉnh lý và gửi lại đơn vị giao nộp.

• Bước 8: Lập biên bản giao nhận, cập nhật sổ đăng ký

Sau khi hoàn tất kiểm tra, hai bên lập Biên bản giao nhận tài liệu và lưu hai bản. Cán bộ lưu trữ cập nhật thông tin vào sổ đăng ký, phân loại, lên giá và lập công cụ tra cứu, đồng thời báo cáo kết quả thu thập với lãnh đạo.

Có thể thấy, mặc dù quy trình trên là cơ sở để tổ chức triển khai, song vì thiếu một số văn bản như hướng dẫn chi tiết việc thực hiện công tác hay bảng thời hạn bảo quản nên việc thu thập tài liệu tại Sở Y tế vẫn còn gặp khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh số lượng tài liệu điện tử ngày càng gia tăng do chuyển đổi số. Theo phản ánh từ cán bộ lưu trữ, vẫn còn một số đơn vị chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa thống nhất cách đặt tiêu đề và phân loại tài liệu, gây khó khăn cho việc lập danh mục và quản lý.

Việc ban hành quy trình rõ ràng cũng sẽ giúp cán bộ, công chức, viên chức của Sở xác định được vai trò và trách nhiệm của mình trong từng khâu công việc, từ khâu tạo lập, quản lý đến giao nộp tài liệu. Đồng thời, công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức lưu trữ cho cán bộ làm lưu trữ cần được tăng cường, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhất quán và phù hợp với yêu cầu lưu trữ hiện đại trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

2.2.2.4. Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác thu thập tài liệu vài lưu trữ

Trang thiết bị phục vụ cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 và khi đất nước đang đẩy mạnh chuyển đổi số, Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã chuẩn bị kĩ lưỡng hệ thống máy vi tính, theo đó toàn bộ máy tính tại Sở đều được kết nối mạnh Internet, kết nối với cổng thông tin điện tử của thành phố, được cài đặt phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hiện đại. Hiện nay các trang thiết bị dùng cho công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng gồm có:

Máy tính: Máy tính là vật dụng không thể thiếu tại văn phòng và các bộ phận ở Sở Y tế Hải Phòng. Căn cứ vào số lượng cán bộ tại các bộ phận, Sở đã sắp xếp đẩy đủ máy tính nhằm phục vụ cho hoạt đoạt động tại cơ quan.

Máy in, máy photo là máy móc cơ bản, được trang bị đầy đủ Sở Y tế Hải Phòng. Số lượng tài liệu cần in ấn để phục vụ cho các công tác trong một ngày khá nhiều, vì vậy nhu cầu cũng như mức độ sử dụng hai thiết bị này rất lớn.

Máy hủy tài liệu là thiết bị dùng để cắt giấy thành sợi, mảnh vụn hoặc siêu vụn. Máy huỷ tài liệu sử dụng để huỷ các loại giấy tờ nhằm bảo mật thông tin của cơ quan.

Máy Scan dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết rồi chuyển đổi thành file, đưa lên máy tính một cách nhanh chóng, hỗ trợ cán bộ tại Sở Y tế Hải Phòng thực hiện các công tác quản lý tài liệu hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Máy fax có chức năng gửi những bản copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Tại Sở Y tế Hải phòng, máy fax hoạt động theo quy trình như sau:

Máy quét bản gốc và chuyển đổi dữ liệu thành tín hiệu, gửi qua dây điện đến máy nhận ở cơ sở khác, sau đó máy fax nhận sẽ chuyển đổi tín hiệu trở lại và in một bản sao trên giấy.

Tủ đựng hồ sơ dùng để bảo quản các loại hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Y tế Hải Phòng. Sở cho bố trí, sắp xếp và sử dụng các loại tủ khác nhau tùy vào số lượng và đặc tính của mỗi loại hồ sơ.

• Túi đựng hồ sơ rất tiện dụng, hỗ trợ bảo quản đồng thời giữ cho giấy tờ bên trong hồ sơ được thẳng.

Phần mềm “Hệ thống văn phòng điện tử” phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ. Phần mềm là công cụ kết nối, liên thông văn bản điện tử giữa Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức trực thuộc thành phố; đồng thời kết nối trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử với các bộ, ngành, địa phương. Ngoài ra, phần mềm cũng lưu trữ các văn bản của Sở đã ban hành từ trước nhằm phục vụ cho cán bộ làm việc có thể khai thác và sử dụng tài liệu. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Link đăng nhập: https://qlvb2.hpnet.vn/

• Bước 1: Nhập tài khoản.
• Bước 2: Nhập mật khẩu.
• Bước 3: Nhấn đăng nhập.

Hình 2.1. Giao diện phần mềm điện tử phục vụ cho bộ phận Văn thư tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Qua danh sách thống kê trên, có thể thấy lãnh đạo của Sở Y tế Hải Phòng đã quan tâm, đầu tư cơ sở vật chất khá đầy đủ và phù hợp cho bộ phận hành chính văn phòng và các cán bộ chuyên môn. Các trang thiết bị sử dụng tương đối tốt, đáp ứng được nhu cầu quản lý và giải quyết công việc tại Sở.

2.2.2.5. Kết quả thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Theo số liệu thống kê tổng hợp từ Phòng Tổ chức – Hành chính, tính đến cuối năm 2024, sau hơn 10 năm thực hiện công tác thu thập tài liệu theo Luật Lưu trữ 2011 tổng chiều dài tài liệu giấy đã thu thập và lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan là hơn 1500 mét giá tài liệu. Đây là con số phản ánh khối lượng hồ sơ lớn, đa dạng về nội dung, thể loại và có giá trị lưu trữ lâu dài đến từ các phòng trực thuộc Sở Y tế thành phố Hải Phòng bao gồm: phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch – Tài chính, phòng Nghiệp vụ y tế, phòng Nghiệp vụ dược, phòng Dân số và Trẻ em, phòng Phòng chống tệ nạn và Bảo trợ xã hội và phòng Thanh tra Sở

Hằng năm, Sở Y tế thành phố Hải Phòng thực hiện công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ khá đều đặn. Trung bình 1 năm thu được xấp xỉ 100 mét giá tài liệu, chiếm phần lớn là hồ sơ, tài liệu đến từ 3 phòng, ban là phòng Nghiệp vụ y tế, phòng Nghiệp vụ dược và phòng Tổ chức – Hành chính. Trong đó, năm 2024 vừa qua, theo kết quả thu thập tài liệu đã được tổng hợp cuối kỳ, Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã thu thập và quản lý 3632 hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính và 482 đề tài nghiên cứu khoa học. Về tài liệu điện tử, bao gồm các văn bản điện tử và các văn bản giấy được số hóa lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành tại Sở. Số liệu từ Phòng Tổ chức – Hành chính cho biết hàng năm, số lượng văn bản, hồ sơ điện tử của Sở Y tế thành phố Hải Phòng tương đối nhiều. Theo báo cáo tổng kết, trung bình một năm có đến gần 1600 hồ sơ tài liệu điện tử được thu thập. Sở Y tế thành phố Hải Phòng duy trì nguyên tắc đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất của tài liệu điện tử theo đúng quy định pháp luật về lưu trữ số. Một điểm đáng ghi nhận trong báo cáo về công tác này ở những năm gần đây hầu như không có tài liệu nào thuộc diện đã đến hạn mà chưa được thu thập. Phần lớn tài liệu sau khi tiếp nhận, tài liệu được bảo quản trong hệ thống tủ đựng chuyên dụng tại phòng lưu trữ tạm thời, có đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy và các tiêu chuẩn lưu trữ khác. Tủ tài liệu được phân mã, đánh số thứ tự rõ ràng, giúp cán bộ dễ dàng tra cứu, kiểm kê và phục vụ yêu cầu khai thác khi cần thiết. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Công tác bảo quản tài liệu cũng được Sở đặc biệt quan tâm. Các tài liệu có dấu hiệu xuống cấp như giấy bị giòn, mực mờ, sổ gáy bung… được xử lý kịp thời hoặc đề xuất phương án phục hồi, số hóa. Đối với tài liệu điện tử, dữ liệu được lưu trữ song song trên hệ thống máy chủ và thiết bị sao lưu, đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố kỹ thuật.

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng luôn khẳng định tính chuyên nghiệp và vai trò quan trọng đối với hoạt động lưu trữ trong quản lý nhà nước. Với tổng số hơn 1500 mét tài liệu nén giấy được lưu trữ từ năm 2012 đến nay, ta thấy được công tác thu thập tài liệu của Sở đang từng bước hoàn thiện và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác, cần tiếp tục hoàn thiện công tác thống kê, chỉnh lý, tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị và đầu tư cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ, hướng tới xây dựng một hệ thống lưu trữ bền vững, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành y tế trong thời đại số hóa.

• Hình 2.2. Tài liệu, hồ sơ được sắp xếp trên kệ bảo quản tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

2.2.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện của hệ thống hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan công quyền đã trở thành yêu cầu cấp thiết. Tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, công tác này đang từng bước được hiện đại hóa theo hướng số hóa, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và khai thác thông tin.

Trước đây, tài liệu chủ yếu được thu thập dưới dạng giấy tờ thủ công, trao đổi trực tiếp giữa các đơn vị, gây nhiều bất cập trong kiểm soát, truy xuất và bảo quản hồ sơ. Nhằm khắc phục những hạn chế đó, Sở Y tế đã tích cực triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động thu thập và quản lý tài liệu, từng bước hình thành nền tảng lưu trữ điện tử. Hiện nay, một số phòng, ban đã thực hiện chuyển giao tài liệu thông qua phần mềm quản lý văn bản tích hợp chữ ký số, giúp rút gọn quy trình xử lý và tăng tính minh bạch. Các hồ sơ như kế hoạch công tác, báo cáo dịch tễ, thống kê y tế… đã được số hóa và lưu trữ tập trung tại Phòng Tổ chức – Hành chính, phục vụ đồng thời cho quản lý hành chính và công tác nghiên cứu. Ứng dụng CNTT không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn và không gian lưu trữ vật lý mà còn nâng cao mức độ bảo mật, khả năng truy xuất dữ liệu. Trong báo cáo tổng kết của những năm gần đây, việc ứng dụng CNTT và chuyển đổi số tại Sở Y tế đã có nhiều thành tựu đáng kể như: Xây dựng Kế hoạch chuyển đổi số ngành Y tế, công khai 90 thủ tục hành chính lên Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố, 100% thủ tục hành chính được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001;2015 giúp quy trình quản lý, giải quyết công việc được minh bạch và nâng cao hiệu suất. Tất cả các hồ sơ tài liệu này đều được tự động lưu lại trên hệ thống, điều này đã tạo thuận lợi cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ của Sở. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Tuy vậy, việc ứng dụng CNTT vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức. Một số đơn vị trực thuộc chưa có hệ thống hạ tầng đồng bộ; phần mềm quản lý chưa tích hợp liên thông; cán bộ lưu trữ còn thiếu kỹ năng số và chưa nắm rõ quy chuẩn định dạng dữ liệu. Việc phân loại, đặt tên và lập danh mục hồ sơ điện tử cũng chưa thống nhất, ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, khai thác tài liệu. Để khắc phục tình trạng trên, Sở cần đưa ra các giải pháp triệt để nhằm đảm bảo an toang và hiệu quả lâu dài của công tác thu thập tài liệu điện tử. Tóm lại, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế Hải Phòng là bước đi đúng hướng, góp phần hiện đại hóa hoạt động lưu trữ, phục vụ thiết thực cho công tác quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế trong bối cảnh chuyển đổi số.

Tiểu kết chương 2

Chương 2, trình bày thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Chương này giới thiệu khái quát về Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Đồng thời, phân tích tình hình công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế trên nhiều khía cạnh: Xác định nguồn nộp lưu, xác định thành phần tài liệu, quy trình, thủ tục giao nộp tài liệu,… trong quá trình nghiên cứu và khảo sát cho thấy công tác này đã đạt được những kết quả nhất định tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Đây là cơ sở để đánh giá, nhận xét và đề xuất giải pháp trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng ở chương 3. Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế