Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Phần mở đầu

1. Lý do chọn đề tài

Ngày 11/11/2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ năm 2011 đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác lưu trữ ở Việt Nam, tạo hành lang pháp lý vững chắc góp phần giúp cho ngành lưu trữ ngày càng phát triển. Công tác lưu trữ tài liệu là một nhiệm vụ thiết yếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh phát triển không ngừng của xã hội hiện đại, tài liệu được hình thành ngày càng nhiều về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Đóng góp của tài liệu lưu trữ đã được khẳng định một cách mạnh mẽ trong phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và thực tiễn. Điều này đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng.

Trong hoạt động lưu trữ, mỗi quy trình nghiệp vụ đều giữ một vị trí quan trọng và có ý nghĩa thiết thực đối với việc hình thành, tổ chức và khai thác nguồn tài liệu của cơ quan, tổ chức. Trong đó, thu thập tài liệu vào lưu trữ được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm bởi nó là bước đầu tiên, là tiền đề cho các hoạt động nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê… Thực hiện tốt công tác thu thập không chỉ giúp bổ sung thêm các nguồn tài liệu có giá trị mà còn góp phần làm phong phú thành phần và nội dung của khối tài liệu lưu trữ, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ quản lý, điều hành và nghiên cứu.

Thu thập tài liệu không đơn thuần là tiếp nhận giấy tờ hành chính mà còn bao gồm việc xác định, đánh giá giá trị tài liệu, tổ chức giao nộp, lập danh mục, kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn và xác thực của hồ sơ, từ đó đảm bảo tính khoa học và tính thống nhất cho toàn bộ khối tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, thực tiễn hiện nay cho thấy tại nhiều cơ quan, tổ chức – đặc biệt ở cấp địa phương – công tác thu thập tài liệu vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cả về nhận thức lẫn cách thức triển khai. Điều này đòi hỏi sự quan tâm, đánh giá và nghiên cứu sâu hơn từ góc độ lý luận và thực tiễn để đưa ra các giải pháp phù hợp.

Sở Y tế thành phố Hải Phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện quản lý nhà nước về y tế. Với đặc thù là đơn vị thực hiện tổ chức, triển khai các hoạt động chuyên môn sâu trong lĩnh vực y tế, khối lượng tài liệu hình thành tại Sở là rất lớn, đa dạng và mang tính chuyên ngành cao. Tài liệu tại Sở không chỉ phản ánh hoạt động điều hành của cơ quan mà còn có giá trị lâu dài đối với nghiên cứu y học, quản lý y tế cộng đồng, theo dõi các chương trình phòng chống dịch bệnh, đánh giá chính sách dân số và chăm sóc sức khỏe nhân dân. Do đó, công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế không chỉ phục vụ yêu cầu nội bộ mà còn có ý nghĩa đặc biệt đối với quản lý xã hội và phát triển ngành y tế thành phố nói chung. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Trong bối cảnh hiện nay, khi lượng thông tin và khối lượng hồ sơ tài liệu ngày càng gia tăng, công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đang đối mặt với nhiều thách thức. Thực trạng điển hình là tài liệu phân tán ở nhiều phòng ban, công tác quản lý chưa chặt chẽ, nhân lực làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo chuyên sâu, dẫn đến việc xác định giá trị tài liệu không được tốt. Một số tài liệu sau khi kết thúc công việc vẫn chưa được lập hồ sơ đầy đủ hoặc giao nộp đúng hạn, khiến cho việc quản lý, tra cứu, khai thác thông tin gặp khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hành chính và chất lượng thông tin phục vụ chỉ đạo điều hành. Đây là một thực tế cấp thiết đặt ra yêu cầu phải tổ chức đánh giá, xem xét một cách toàn diện quy trình thu thập tài liệu tại cơ quan để đưa ra những giải pháp phù hợp, khả thi.

Trên cơ sở đó, nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng thực sự cần thiết và cấp bách. Mục tiêu của nghiên cứu là phân tích thực trạng, nhận diện các vấn đề bất cập và từ đó đề xuất những giải pháp cụ thể, phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Sở. Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng” làm khóa luận tốt nghiệp. Thông qua kết quả nghiên cứu này, em hy vọng rằng sẽ đóng góp phần nào việc cải thiện công tác lưu trữ tại Sở, hướng tới một hệ thống y tế hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cuốn giáo trình ”Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã viết cụ thể, chi tiết về phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung, thống kê và tổ chức công cụ tra cứu. Trong đó, thu thập tài liệu vào lưu trữ là hoạt động mở đầu mang tính tiền đề cho các khâu nghiệp vụ.

Cuốn sách của tác giả Nguyễn Văn Hàm “Một số vấn đề về Lưu trữ – Lịch sử và Công bố tài liệu lưu trữ”, do NXB Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 2016 với nội dung tập hợp những bài viết được tuyển chọn từ rất nhiều công trình nghiên cứu của tác giả đã được công bố trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo khoa học trong và ngoài nước. Cuốn sách tập trung vào 3 lĩnh vực chính là: lịch sử và lưu trữ học; công bố học và công bố tài liệu lưu trữ; nghiên cứu và đào tạo về Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Cuốn sách chuyên khảo của tác giả Đỗ Văn Học“Một số vấn đề lý luận và thực tiễn lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh cải cách hành chính ở Việt Nam hiện nay”, do NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2024. Sách cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận và thực tiễn lưu trữ tài liệu điện tử và đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong bối cảnh cải cách hành chính ở Việt Nam. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Luận văn thạc sĩ của tác giả Phạm Thị Mận “Nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu Khoa học kĩ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai)” năm 2015, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã làm rõ thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý được tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu. Xuất phát từ thực trạng trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, tác giả đã thông qua đề tài này nhằm nâng cao nhận thức cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức để nâng cao hiệu quả của công tác trong thời gian tới.

Luận văn thạc sĩ của tác giả Cao Đức Bộ “Thu thập tài liệu lưu trữ của các sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc – Thực trạng và giải pháp” năm 2015 bảo vệ tại hội đồng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Luận văn đề cập các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và nêu ra yêu cầu mới về thu thập, bổ sung tài liệu trong tình hình hiện nay. Đặc biệt, đề tài làm rõ được danh mục của các sở, ban, ngành có tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.

Luận văn thạc sĩ của tác giả Võ Trung Thành “Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng” năm 2022 bảo vệ tại hội đồng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu các cơ quan đơn vị Quân đội.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp“Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Kiều Oanh bảo vệ năm 2018 đã khẳng định công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam là điều rất cần thiết. Thông qua khảo sát thực trạng, đề tài đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội” của tác giả Nguyễn Kim Phượng bảo vệ năm 2021 bảo vệ tại hội đồng Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài tiến hành nghiên cứu cơ sở khoa học, đồng thời tìm hiểu thực tiễn và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội nói riêng. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Bài viết của tác giả Vũ Thị Phụng “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004 (tr127-130). Bài viết tập trung nghiên cứu mặt lý luận và thực tiễn chung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, qua đó phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng hạn chế còn tồn tại của các đơn vị đó.

Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Bình “Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh” đăng trên Tạp chí Việt Nam hội nhập, số 343 tháng 8 năm 2024 đã tập trung đánh giá tầm quan trọng của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử nói chung, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.

Những tài liệu trên đã nêu được thực trạng và đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng. Các đề tài đều liên quan trực tiếp đến Công tác lưu trữ, tuy nhiên về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại các cơ sở Y tế vẫn còn mới và chưa được nghiên cứu chuyên sâu. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài khóa luận “Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng”, tác giả có kế thừa, tham khảo, lĩnh hội các kiến thức từ các bài viết, các công trình nghiên cứu trước nhưng không có sự sao chép và trùng lặp hoàn toàn trong khóa luận của mình.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tập trung làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và khảo sát thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, thông qua đó nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này tại cơ quan.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được những mục đích nghiên cứu, đề tài tiến hành thực hiện nhiệm vụ như sau:

• Một là, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
• Hai là, phân tích thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng
• Ba là, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ đối với tài liệu hành chính thuộc nguồn nộp lưu vào Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Phạm vi nghiên cứu:

• Về không gian: Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Về thời gian: Hiện nay, hầu hết tài liệu đang được quản lý, bảo quản tại Sở Y tế Hải Phòng đều là tài liệu hình thành từ khi thành lập và đi vào hoạt động cho đến nay. Vì vậy, khối lượng tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Sở là rất lớn. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này, em tập trung nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của các phòng ban thu thập vào lưu trữ của Sở Y tế thành phố Hải Phòng từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực cho đến nay.

Về nội dung: Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập tài liệu lưu trữ đối với tài liệu hành chính của các phòng, ban trực thuộc nguồn nộp lưu vào Sở Y tế thành phố Hải Phòng.

5. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

• Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính như sau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để có thể hiểu sâu vấn đề, cần nghiên cứu tìm hiểu về thut hập tài liệu, thực trạng của công tác này tại cơ quan khác thông qua các cuốn sách, giáo trình, các bài báo cáo, đề tài nghiên cứu khoa học,luận văn luận án,…

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đề tài sử dụng phương pháp này để tiến hành khảo sát việc tổ chức, quản lý và thực hiện công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Hình thức khảo sát tập trung vào việc phỏng vấn, xin ý kiến các cán bộ viên chức thực hiện công tác này tại Sở.

Phương pháp phân tích tổng hợp: trên cơ sở tìm hiểu về thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, thu thập thông tin, số liệu, từ đó có những phân tích, đánh giá, đồng thời đưa ra nhận xét và giải pháp phù hợp để thực hiện tốt công tác này.

Phương pháp thống kê so sánh: thu thập số liệu qua các tài liệu tham khảo có sẵn, từ đó so sánh, phân tích các số liệu và đưa ra ý kiến, nhận xét để đánh giá công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận, đề tài làm rõ tầm quan trọng của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ trong công tác quản lý và bảo quản tài liệu hành chính, đặc biệt trong ngành y tế, nhằm đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin. Về mặt thực tiễn, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp Sở Y tế thành phố Hải Phòng có cái nhìn tổng quan về các quy trình và phương pháp thu thập tài liệu lưu trữ, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế, góp phần đảm bảo việc quản lý tài liệu y tế được khoa học, bảo mật và đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong thời gian tới.

7. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận được kết cấu thành 03 chương, bao gồm:

• Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
• Chương 2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng
• Chương 3. Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Trong bối cảnh xã hội hiện đại, sự phát triển khoa học công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ, vai trò của việc quản lý và bảo quản thông tin trở thành một trong những yếu tố thiết yếu. Tài liệu là phương tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, trước tiên cần làm rõ khái niệm “tài liệu” và “tài liệu lưu trữ”.

Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008: “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì”.

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011:“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.”

Về tài liệu lưu trữ, theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Quan điểm về tài liệu lưu trữ trong mỗi thời kì sẽ lại có sự biến đổi nhất định để phù hợp với sự phát triển của xã hội. Từ những năm 90 ở thế kỉ XX, định nghĩa về tài liệu lưu trữ được nêu ra trong cuốn từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” thì “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội”. Hiện nay, hiểu một cách đơn giản định nghĩa về tài liệu lưu trữ được quy định trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao vì là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.

Như vậy, theo như trong Luật Lưu trữ cũng như các giáo trình chuyên ngành, ta có thể thấy rằng khái niệm “tài liệu” và “tài liệu lưu trữ” không chỉ đơn thuần là lưu giữ thông tin mà còn đòi hỏi quá trình chọn lọc và quản lý kỹ càng. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ nhằm mục đích lưu giữ mà còn nhằm phục vụ cho nghiên cứu khoa học, giáo dục và nhiều hoạt động khác trong hiện tại cũng như trong tương lai.

1.1.1.2. Thu thập tài liệu lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Trong cuốn “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của PGS.TS Dương Văn Khảm năm 1998 đã viết “Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ” [23;25]

Theo giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), khái niệm về thu thập tài liệu được định nghĩa “là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy đinh.” [28;44]

Luật Lưu trữ 2011 đưa ra một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ, mô tả thu thập tài liệu Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 đưa ra một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ, mô tả thu thập tài liệu “là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”

Như vậy, từ các định nghĩa trên, có thể thấy rằng thu thập tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ có tính hệ thống và khoa học, những tài liệu có giá trị, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn cần được thu thập và đưa vào vào hệ thống lưu trữ. Ở các góc độ tiếp cận, việc thu thập tài liệu lưu trữ đều liên quan đến xác định nguồn và thành phần giao nộp vào lưu trữ, việc thực hiện phải tuân thủ theo các quy định.

1.1.1.3. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là quá trình có tính hệ thống và khoa học nhằm xác định nguồn gốc, thành phần và giá trị của tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó lựa chọn, tập hợp và tổ chức chuyển giao các tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ của cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử để bảo quản lâu dài. Hoạt động này không chỉ đơn thuần là việc tiếp nhận tài liệu, mà còn bao gồm việc lập kế hoạch, kiểm tra, đối chiếu, phân loại theo thời hạn bảo quản và hoàn chỉnh hồ sơ trước khi nộp lưu, nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ và hợp pháp của khối tài liệu. Thu thập tài liệu vào lưu trữ góp phần bảo đảm gìn giữ thông tin của cơ quan, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, đồng thời là cơ sở quan trọng cho hoạt động nghiên cứu khoa học, giáo dục, và phát huy giá trị lịch sử, văn hóa trong bối cảnh chuyển đổi số và phát triển xã hội hiện nay. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Việc thu thập và đưa những tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử vào kho lưu trữ chính là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu trong hệ thống lưu trữ. Đây là điều kiện tiên quyết để phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu, tra cứu và khai thác tài liệu của các cá nhân, tổ chức, đồng thời bảo đảm giá trị pháp lý, thông tin và lịch sử của tài liệu được lưu giữ lâu dài.

Công tác thu thập tài liệu chính là cơ sở để khẳng định chất lượng tài liệu lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Chất lượng này không chỉ phụ thuộc vào tính xác thực, đầy đủ, toàn vẹn của hồ sơ, mà còn phụ thuộc vào thời điểm thu thập, sự phối hợp đồng bộ giữa cán bộ làm công tác lưu trữ với cán bộ chuyên môn tại các phòng, ban, đơn vị. Bất kỳ tài liệu nào phát sinh từ hoạt động quản lý, điều hành mà không được tổ chức lập hồ sơ và giao nộp đúng thời điểm đều có nguy cơ bị phân tán, thất thoát hoặc bị bỏ sót giá trị. Điều này không chỉ làm gián đoạn quá trình giải quyết công việc mà còn gây khó khăn cho việc kiểm tra, tra cứu, giám sát hoạt động hành chính, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản lý nhà nước. Trong một số trường hợp, nếu thu thập không được thực hiện kịp thời hoặc không có sự phối hợp giữa các đơn vị, sẽ dễ xảy ra tình trạng tài liệu bị mất mát, thất lạc, không còn khả năng phục hồi. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức lưu trữ, đồng thời làm suy giảm chất lượng phục vụ khai thác, sử dụng thông tin.

Như vậy, có thể thấy rõ rằng thu thập tài liệu là công tác mang tính quyết định, vừa đặt nền móng cho toàn bộ chuỗi nghiệp vụ lưu trữ, vừa là yếu tố then chốt bảo đảm giá trị sử dụng lâu dài của khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Muốn làm tốt điều này, chúng ta cần hoàn thiện cơ sở pháp lý, các khâu nghiệp vụ khác liên quan phải được giải quyết đồng bộ, đặc biệt là cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác đó.

1.1.3. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Nội dung công tác thu thập tài liệu bao gồm:

• Xác định nguồn thu thập vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
• Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Phân chia các nguồn tài liệu cần nộp vào các kho lưu trữ lịch sử từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật.

• Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức thực hiện việc chuyển giao tài liệu theo đúng yêu cầu.

1.1.4. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Để thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả, cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời đại lịch sử: Nguyên tắc thu thập tài liệu theo từng giai đoạn lịch sử yêu cầu tài liệu được hình thành trong cùng một thời kỳ phải được tổ chức và lưu trữ thành một chỉnh thể thống nhất. Điều này giúp bảo đảm tính logic và toàn vẹn trong việc phản ánh đặc điểm, bối cảnh và các sự kiện tiêu biểu của từng thời đại. Nếu để lẫn tài liệu của các thời kỳ khác nhau, sẽ làm mất đi mối liên hệ tự nhiên giữa các tài liệu, dẫn đến việc thiếu hụt hoặc sai lệch trong việc tái hiện tiến trình phát triển của sự kiện hoặc hiện tượng mà tài liệu phản ánh.

Nguyên tắc không tài liệu phân tán phông: Nguyên tắc nhấn mạnh yêu cầu không phân tán tài liệu thuộc cùng một phông. Một phông lưu trữ là tập hợp các tài liệu được tạo lập và tích lũy trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, có nội dung liên kết chặt chẽ và phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của chủ thể hình thành. Việc phân tán tài liệu của một phông vào nhiều kho khác nhau sẽ làm gián đoạn thông tin, gây khó khăn cho công tác bảo quản, thống kê, sắp xếp cũng như khai thác sử dụng. Do đó, trong quá trình thu thập, cán bộ lưu trữ cần nắm vững lịch sử hình thành phông, xác định chính xác nguồn gốc tài liệu, đảm bảo tài liệu của phông nào được đưa đúng vào phông đó để giữ gìn sự toàn vẹn và giá trị thông tin của phông.

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông: Nguyên tắc thu thập theo khối phông được áp dụng nhằm tăng tính hiệu quả trong bảo quản và khai thác tài liệu. Một khối phông lưu trữ là tập hợp nhiều phông lưu trữ hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, có mối liên hệ nội dung hoặc có đặc điểm hình thành tương đồng. Việc thu thập tài liệu theo khối như vậy không chỉ thuận tiện cho việc tổ chức khoa học tài liệu, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác trong việc tiếp cận thông tin liên ngành, liên cơ quan.

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khu vực thẩm quyền (thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử): cơ quan lưu trữ lịch sử chỉ được phép thu nhận tài liệu từ những cơ quan, tổ chức đã được xác định trong danh mục nguồn nộp lưu, do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Nguyên tắc này bảo đảm sự phân định rạch ròi về chức năng, nhiệm vụ giữa các cấp lưu trữ và tránh tình trạng thu thập trùng lặp hoặc vượt quá thẩm quyền.

1.2. Cơ sở pháp lý về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

1.2.1. Quy định của Nhà nước về thu thập tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ gồm các nội dung: nguồn tài liệu thu vào lưu trữ, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ, trách nhiệ m giao nộp của Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử, thời hạn giao nộp vào lưu trữ. Ở từng nội dung của công tác, cơ quan quản lý Nhà nước đã ban hành các văn bản về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng như sau:

Văn bản quy phạm pháp luật quan trọng đánh dấu sự phát triển và khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc Hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 (sau đây gọi tắt Luật Lưu trữ). Trong đó những vấn đề thu thập tài liệu bao gồm các nội dung sau: Quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thời hạn nộp hồ sơ tài liệu; trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử và thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ.

• Quyết định số 3089/QĐ-BYT ngày 02/8/2023 của Bộ Y tế ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ và ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ;
• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
• Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
• Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
• Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 về Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp có hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2015;
• Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
• Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
• Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn quản bảo tài liệu.

1.2.2. Quy định về thu thập tài liệu vào lưu trữ của thành phố Hải Phòng Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về hoạt động lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng trong lĩnh vực y tế cụ thể như sau:

• Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
• Căn cứ theo các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã triển khai và ban hành “Quyết định số 451/QĐ-SYT ngày 26 tháng 3 năm 2020 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Hải Phòng”. Quyết định này là một trong những cơ sở, căn cứ để Sở thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến các công tác văn thư, lư trữ, đồng thời đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.

Nội dung của Quyết định đã đề cập đến công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế như sau:

• Hằng năm bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
• Cơ quan có thẩm quyền thu thập tài liệu từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Các tài liệu này phải phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và phải được nộp vào lưu trữ sau khi hoàn thành công việc.
• Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ và tài liệu trong quá trình công tác, sau đó giao nộp vào lưu trữ theo đúng quy định. Thêm vào đó, các tài liệu cũng có thể được thu thập từ các nguồn bên ngoài như các cơ quan cấp trên, các đơn vị liên quan hoặc các cán bộ đã nghỉ hưu.

Các tài liệu hành chính và hồ sơ công việc phải được giao nộp vào lưu trữ trong vòng 01 năm kể từ khi công việc kết thúc. Các tài liệu khác như nghiên cứu khoa học hay tài liệu xây dựng cơ bản cũng có thời hạn giao nộp cụ thể.

Các tài liệu thu thập vào lưu trữ phải có giá trị thực tiễn và lịch sử, phục vụ cho công tác nghiên cứu, quản lý lâu dài của cơ quan. Việc lập hồ sơ và thu thập tài liệu phải căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của các phòng, ban trong Sở Y tế.

Các tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử của địa phương để bảo tồn và phục vụ cho công tác nghiên cứu sau này. Những tài liệu hết giá trị sẽ được huỷ bỏ theo quyết định của người đứng đầu cơ quan.

Nhìn chung, quy chế thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế Hải Phòng đã được xây dựng dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành, đảm bảo quy trình thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách bài bản và chặt chẽ. Việc thực hiện nghiêm túc các quy định này không chỉ giúp bảo quản những tài liệu có giá trị, mà còn nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động nghiên cứu và quản lý của ngành Y tế Hải Phòng trong tương lai.

1.3. Đặc điểm, nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

1.3.1. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Tài liệu được thu thập và lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng có những đặc điểm riêng, phản ánh rõ tính chất ngành và đặc thù hoạt động của một cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực y tế. Bên cạnh việc mang đầy đủ các thuộc tính chung của tài liệu lưu trữ như: hình thành trong quá trình hoạt động thực tiễn, có giá trị sử dụng lâu dài, phản ánh khách quan hoạt động của cơ quan, tổ chức; tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế còn mang những nét đặc thù nổi bật, cụ thể như sau:

Thứ nhất, về chất liệu mang tin: Tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng chủ yếu được hình thành trên nền chất liệu giấy, trong đó phổ biến là các loại giấy in thông thường như giấy Bãi Bằng hoặc giấy in kim. Ngoài ra, trong thời gian gần đây, cùng với quá trình hiện đại hóa quản lý, một lượng lớn tài liệu điện tử cũng đã được tạo lập và đang được lưu trữ dưới định dạng số hóa (PDF, DOC, XLS…) hoặc nằm trong các phần mềm quản lý chuyên biệt như phần mềm quản lý bệnh viện, hồ sơ sức khỏe điện tử, cơ sở dữ liệu dân số y tế.

Thứ hai, về ngôn ngữ: Phần lớn tài liệu lưu trữ tại Sở được lập bằng tiếng Việt, với văn phong hành chính chuẩn mực, đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, do Sở Y tế có phối hợp trong các chương trình y tế có yếu tố nước ngoài hoặc tiếp nhận dự án viện trợ quốc tế nên cũng có một số tài liệu được lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Việt – Anh.

Thứ ba, về thể thức văn bản: Tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế Hải Phòng nhìn chung đảm bảo đầy đủ về thể thức văn bản hành chính như: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung, số, ký hiệu, ngày tháng, chữ ký và dấu xác thực. Tuy nhiên, do đặc thù công việc ngành y có tính chuyên môn cao, một số loại hồ sơ như biên bản họp giao ban, báo cáo nội bộ, hồ sơ phản ánh tình hình dịch bệnh được ghi chép nhanh, có thể viết tay hoặc đánh máy đơn giản, chưa tuân thủ chặt chẽ thể thức văn bản, đặc biệt ở các đơn vị tuyến xã, phường hoặc thời kỳ trước chuyển đổi số. Đây là những tài liệu có giá trị thực tiễn cao, nhưng đòi hỏi cần được chỉnh lý kỹ hơn khi tổ chức thu thập vào lưu trữ.

Thứ tư, về nội dung và tính chất thông tin: Tài liệu lưu trữ tại Sở phản ánh đầy đủ chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực y tế, bao gồm các nội dung quản lý hành chính, chuyên môn kỹ thuật, thanh tra kiểm tra, truyền thông giáo dục sức khỏe và ứng dụng công nghệ thông tin. Việc khai thác, sử dụng các tài liệu thuộc diện hạn chế tiếp cận phải được sự cho phép bằng văn bản của lãnh đạo Sở Y tế hoặc Ủy ban nhân dân thành phố. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Thứ năm, về tình trạng vật lý của tài liệu: Đa số tài liệu hiện đang được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt tại kho lưu trữ của Sở Y tế, đặc biệt là tài liệu từ năm 2015 trở lại đây. Tuy nhiên, các tài liệu được hình thành trước đó có hiện tượng xuống cấp do thời gian sử dụng lâu, ảnh hưởng bởi điều kiện nhiệt độ, độ ẩm và cách bảo quản chưa thống nhất. Một số hồ sơ bị ố vàng, nhòe mực, dính bụi, mối mọt hoặc rách góc; thậm chí có trường hợp mờ chữ do in trên giấy chất lượng thấp hoặc viết tay. Điều này đòi hỏi công tác bảo quản, phục chế, số hóa cần được chú trọng để đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng lâu dài.

Tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng không chỉ mang đặc trưng của tài liệu hành chính công, mà còn phản ánh sâu sắc đặc thù hoạt động ngành y tế – một lĩnh vực thiết yếu, có liên quan mật thiết đến sức khỏe và đời sống cộng đồng. Việc hiểu rõ và đánh giá đúng đặc điểm của khối tài liệu này sẽ giúp tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác hiệu quả, từ đó phát huy được vai trò của tài liệu lưu trữ trong hỗ trợ điều hành, hoạch định chính sách y tế và phục vụ nghiên cứu chuyên sâu. Đồng thời, những đặc điểm này cũng là căn cứ quan trọng để hoạch định các giải pháp cải tiến công tác lưu trữ phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số trong ngành y tế hiện nay.

1.3.2. Nội dung của tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng

Tài liệu được thu thập và lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng là kết quả trực tiếp của quá trình thực thi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan này trong lĩnh vực quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn thành phố. Đây là những tài liệu có giá trị pháp lý, giá trị hành chính và giá trị lịch sử, phản ánh đầy đủ và toàn diện hoạt động chỉ đạo, điều hành, chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu, hợp tác, thanh tra kiểm tra cũng như truyền thông – giáo dục sức khỏe cộng đồng của ngành y tế địa phương.

Khối tài liệu được thu thập có nội dung đa dạng, phong phú, được hình thành từ các đơn vị trực thuộc và các phòng chuyên môn của Sở theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn. Cụ thể, tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng có thể được phân chia thành sáu nhóm chính sau đây:

Nhóm tài liệu hành chính: Đây là nhóm tài liệu có khối lượng lớn nhất, phản ánh các hoạt động quản lý, tổ chức điều hành và xây dựng bộ máy của Sở tế qua từng giai đoạn. Thành phần tài liệu trong nhóm này bao gồm:

• Văn bản chỉ đạo, điều hành: quyết định, chỉ thị, kế hoạch, chương trình công tác, thông báo;
• Hồ sơ tổ chức cán bộ: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật;
• Hồ sơ tài chính, kế toán, đầu tư công, đấu thầu, thanh quyết toán;
• Tài liệu về cải cách hành chính, chuyển đổi số trong ngành y tế;
• Hồ sơ giao ban, hội nghị, hội thảo nội bộ;
• Biên bản kiểm tra nội bộ, báo cáo định kỳ và đột xuất của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc.

Nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ y tế: Tài liệu nhóm này phản ánh rõ nét hoạt động thực tiễn của ngành y tế Hải Phòng, thể hiện qua: Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

• Báo cáo tình hình dịch bệnh, hồ sơ phòng chống dịch từng đợt (ví dụ: COVID-19, sốt xuất huyết…);
• Hồ sơ quản lý khám, chữa bệnh tại các cơ sở y tế công lập và tư nhân;
• Hồ sơ quản lý thuốc, vật tư y tế, thiết bị chuyên dụng;
• Hồ sơ thanh tra, kiểm tra hành nghề y, dược tư nhân;

Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế: Tài liệu trong nhóm này thường có tính chuyên sâu, phản ánh hoạt động đổi mới, sáng tạo và kết nối quốc tế của ngành y tế:

• Hồ sơ nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học, sáng kiến cải tiến kỹ thuật; Báo cáo ứng dụng công nghệ mới vào khám chữa bệnh;
• Hồ sơ lớp tập huấn, đào tạo chuyên môn, hội thảo khoa học các cấp;
• Tài liệu hợp tác với tổ chức quốc tế, viện nghiên cứu, tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực y tế công cộng.

Nhóm tài liệu về thanh tra, kiểm tra, tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo: Nhóm tài liệu này có vai trò đặc biệt trong bảo đảm minh bạch, kỷ cương hành chính:

• Hồ sơ kế hoạch, biên bản thanh tra, kiểm tra các cơ sở y tế; Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính;
• Tài liệu tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hành nghề y dược;

Văn bản hướng dẫn khắc phục sai phạm, báo cáo kết quả xử lý vi phạm. Nhìn chung, thành phần tài liệu được thu thập và lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng vừa đa dạng về thể loại, vừa phản ánh chân thực toàn bộ tiến trình hoạt động của cơ quan. Khối tài liệu này có tính liên kết cao giữa quản lý hành chính và chuyên môn nghiệp vụ; giữa điều hành và nghiên cứu khoa học; giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ số hóa. Việc tổ chức thu thập đầy đủ, khoa học và có chọn lọc tài liệu sẽ góp phần bảo đảm lưu giữ được ký ức ngành y tế thành phố qua các thời kỳ, đồng thời phục vụ hiệu quả công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách và triển khai thực tiễn trong tương lai.

• Hình 1.1. Báo cáo tổng kết công tác Các cơ quan Sở Y tế năm 2024, triển khai nhiệm vụ trọng tâm năm 2025
• Hình 1.2. Công văn về việc tăng cường phòng chống lây lan dịch Covid – 19 ra cộng đồng

1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Y tế thành phố Hải Phòng là một nguồn tư liệu có giá trị nhiều mặt, phản ánh đầy đủ, trung thực và toàn diện chức năng quản lý nhà nước về y tế tại địa phương. Việc thu thập, bảo quản và khai thác hệ thống tài liệu này không chỉ phục vụ công tác hành chính, mà còn có ý nghĩa sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Có thể khái quát 05 nhóm giá trị tiêu biểu như sau:

Trước hết đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là căn cứ không thể thiếu trong hoạt động này của Sở Y tế. Hàng ngày các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức thường xuyên phải khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra. Ví dụ như tài liệu chỉ đạo điều hành phòng chống dịch COVID-19 tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng trong giai đoạn 2020 – 2022 không chỉ cho thấy sự vào cuộc quyết liệt của toàn ngành mà còn thể hiện rõ khả năng ứng phó linh hoạt, kịp thời của địa phương trước tình huống khẩn cấp. Những văn bản này hiện đang là cơ sở phục vụ kiểm tra, giám sát và tổng kết đánh giá hiệu quả công tác phòng, chống dịch. Do vậy, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm căn cứ để lãnh đạo cấp huyện ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Sở Y tế.

Thứ hai, giá trị đối với hoạt động chuyên môn: Tài liệu hành chính tại Sở tế thành phố Hải Phòng còn có giá trị thiết thực trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Hồ sơ đầu tư xây dựng cơ sở y tế, mua sắm trang thiết bị, đấu thầu thuốc men, kế hoạch và báo cáo chuyên đề y tế… không chỉ phản ánh quy trình triển khai nhiệm vụ chuyên môn mà còn cung cấp thông tin phục vụ trực tiếp cho việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, điều chỉnh hoạt động chuyên ngành. Qua đó, tài liệu giúp nâng cao hiệu quả điều hành, đảm bảo tính minh bạch và chất lượng trong quản lý tài chính – kỹ thuật của ngành y tế thành phố.

Thứ ba, giá trị đối với công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống: Tài liệu lưu trữ còn là nguồn tư liệu quý giá phục vụ công tác tuyên truyền và giáo dục truyền thống của ngành. Các hồ sơ khen thưởng, báo cáo thành tích, ghi nhận đóng góp của cán bộ, tập thể trong các chiến dịch phòng chống dịch bệnh, chăm sóc y tế vùng sâu, vùng xa là minh chứng sống động cho tinh thần trách nhiệm, sự hy sinh thầm lặng của đội ngũ y bác sĩ Hải Phòng. Đây là cơ sở để xây dựng nội dung giáo dục chính trị, tư tưởng cho cán bộ trẻ, bồi dưỡng lý tưởng nghề nghiệp và lòng yêu ngành, yêu nghề trong hệ thống y tế địa phương.

Thứ tư, giá trị đối với việc biên soạn lịch sử cơ quan: Tính liên tục và toàn diện của phông tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng là điều kiện thuận lợi để phục vụ biên soạn lịch sử phát triển của cơ quan. Tài liệu phản ánh rõ nét từng giai đoạn về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, phương thức quản lý, cơ cấu nhân sự, cơ sở vật chất… giúp tái hiện tiến trình phát triển ngành y tế Hải Phòng một cách khách quan, hệ thống. Đây là cơ sở không thể thiếu trong việc tổng kết kinh nghiệm, tri ân đóng góp của các thế hệ đi trước và xây dựng truyền thống cơ quan.

Cuối cùng, tài liệu lưu trữ của Sở Y tế là nguồn dữ liệu đầu vào có độ tin cậy cao cho các công trình nghiên cứu khoa học. Các báo cáo dịch tễ, thống kê y tế, đánh giá chương trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng… là nền tảng cho việc dự báo xu hướng bệnh tật, phân tích tác động của chính sách y tế, rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp cải thiện hệ thống y tế. Tính phong phú và hệ thống của tài liệu giúp nâng cao chất lượng nghiên cứu chuyên ngành và liên ngành, đồng thời góp phần hoạch định chính sách y tế trong tương lai.

Tổng thể, tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng là một phông lưu trữ có giá trị toàn diện và tính ứng dụng cao. Việc nhận thức đúng đắn và phát huy hiệu quả các giá trị này sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý, chuyên môn, giáo dục và nghiên cứu trong ngành y tế địa phương.

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, trình bày cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Ở chương này, nêu khái niệm, mục đích, ý nghĩa và nguyên tắc công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Đồng thời, nêu hệ thống văn bản quy định, đặc điểm, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, từ đó cho chúng ta thấy được cái nhìn tổng quan của công tác này. Đây chính là tiền đề nghiên cứu thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng ở chương 2. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế