Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
3.1. Nhận xét về công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng
3.1.1. Ưu điểm
Trong những năm gần đây, công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã có nhiều chuyển biến tích cực, phản ánh sự quan tâm ngày càng rõ nét của lãnh đạo Sở và các đơn vị trực thuộc đối với hoạt động văn thư – lưu trữ. Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức tại các đơn vị trực thuộc Sở về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, giao nộp và bảo quản tài liệu đã được nâng lên đáng kể. Đây được coi là tiền đề quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan đi vào nền nếp, hiệu quả.
Thứ nhất, về hoạt động quản lý: Nhận thức của lãnh đạo Sở Y tế thành phố Hải Phòng và các đơn vị trực thuộc về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt, tạo điều kiện cho công tác này phát triển. Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Sở được tổ chức thực hiện có hiệu quả, thể hiện qua việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho công tác lưu trữ.
Thứ hai, về tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự: Trách nhiệm thu thập, giao nộp và lưu trữ tài liệu tại cơ quan do Phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách. Đây là đơn vị đầu mối chủ trì hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và tổ chức thu thập tài liệu từ các phòng ban chuyên môn. Việc quy định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận đã tạo nên tính thống nhất và sự chủ động trong quá trình triển khai công tác thu thập tài liệu, đảm bảo tính liên tục, nhịp nhàng trong toàn bộ hệ thống lưu trữ của Sở. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc ngày càng được củng cố về năng lực. Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn Sở về vai trò của công tác lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt. Ngày càng nhiều đơn vị chủ động hơn trong việc lập hồ sơ, phân loại tài liệu và nộp lưu đúng thời hạn theo quy định. Một số đơn vị đã tiến hành rà soát, chỉnh lý sơ bộ trước khi bàn giao tài liệu cho lưu trữ, thể hiện tinh thần hợp tác và trách nhiệm cao trong việc bảo tồn thông tin của tổ chức.. Một số cán bộ lưu trữ được cử đi tập huấn tại các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do Sở Nội vụ tổ chức hoặc được hướng dẫn trực tiếp bởi Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Việc đào tạo định kỳ giúp nâng cao trình độ chuyên môn, tăng tính chuyên nghiệp và tạo động lực cho cán bộ thực hiện tốt hơn nhiệm vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Thứ ba, về nghiệp vụ: Các đơn vị trực thuộc Sở đã tuân thủ ngày càng tốt hơn quy trình lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu. Tỷ lệ hồ sơ nộp lưu đảm bảo tính đầy đủ, logic về trình tự, hình thức và nội dung ngày càng cao. Một số đơn vị đã chủ động thực hiện việc lập danh mục tài liệu, phân loại hồ sơ xác định thời hạn bảo quản, kết hợp giao nộp hồ sơ kèm theo dữ liệu tra cứu, hỗ trợ việc quản lý và khai thác về sau. Đặc biệt, thói quen lưu trữ văn bản dưới dạng điện tử trước khi in lưu hành nội bộ bước đầu hình thành và cho thấy tiềm năng ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ thu thập.
Cuối cùng là việc ứng dụng công nghệ thông tin: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã có những bước tiến rõ nét. Sở đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, kết hợp với hệ thống mạng nội bộ và máy chủ tập trung, giúp thuận tiện trong quản lý và thu thập tài liệu điện tử. Một số đơn vị còn chủ động số hóa tài liệu trước khi giao nộp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác. Mặc dù tỷ trọng tài liệu số còn hạn chế, nhưng bước đầu đã hình thành nền tảng để mở rộng và đồng bộ hóa trong tương lai.
Tổng thể, công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đang dần được hoàn thiện cả về tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực, quy trình nghiệp vụ và hạ tầng công nghệ. Những chuyển biến tích cực này là tiền đề vững chắc để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong giai đoạn tới, góp phần phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước về y tế tại địa phương.
3.1.2. Hạn chế Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Mặc dù đã đạt được những kết quả bước đầu, công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế Hải Phòng vẫn tồn tại không ít bất cập, hạn chế, cụ thể như sau:
Sở đã ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ từ năm 2020, tuy nhiên việc lập kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm vẫn chưa được thực hiện đầy đủ. Phần lớn việc thu thập hiện nay vẫn mang tính bị động, chủ yếu dựa vào đợt rà soát hoặc yêu cầu từ cấp trên, dẫn đến khó kiểm soát đồng đều tiến độ và chất lượng giữa các phòng, ban.
Hồ sơ công việc tại nhiều đơn vị chưa được lập ngay trong quá trình giải quyết mà thường để dồn lại cuối năm mới tổng hợp, khiến tài liệu bị thất thoát, trộn lẫn hoặc lập thiếu danh mục. Một số tài liệu khi giao nộp vẫn ở dạng bó gói, chưa có nhãn hộp, chưa xác định thời hạn bảo quản rõ ràng, gây khó khăn cho việc phân loại, sắp xếp và khai thác sau này.
Hiện tại, kho lưu trữ của Sở Y tế thành phố Hải Phòng còn mang tính tạm thời, diện tích hạn chế. Một số hồ sơ lưu tại kho đang bắt đầu có dấu hiệu xuống cấp do ẩm mốc và vẫn còn chưa được đóng hộp chuyên dụng.
- Hình 3.1. Một số tài liệu, hồ sơ trong tình trạng chưa được xử lý xong trong phòng lưu trữ Sở Y tế thành phố Hải Phòng
Kinh phí phân bổ cho công tác lưu trữ còn hạn hẹp, đặc biệt đối với các hoạt động chỉnh lý tài liệu tồn đọng, mua sắm thiết bị bảo quản và triển khai số hóa. Điều này khiến cho một số đơn vị dù có nhu cầu giao nộp tài liệu cũng chưa thể thực hiện theo đúng quy trình.
Những hạn chế trên phần lớn bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan như thiếu nhân lực chuyên môn, ngân sách hạn chế, nhưng cũng cho thấy cần có sự quyết tâm mạnh mẽ hơn từ các cấp lãnh đạo trong việc đầu tư, chuẩn hóa và nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Chỉ khi được giải quyết đồng bộ, các yếu tố này mới thực sự phát huy vai trò trong việc gìn giữ, bảo tồn và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu hành chính quý giá của ngành Y tế thành phố.
3.1.3. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Nguyên nhân đầu tiên dẫn đến những hạn chế trên là công tác tổ chức bộ máy phụ trách lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc chưa được ổn định, số lượng cán bộ luân chuẩn giữa các phòng, ban có nhiều sự biến động. Cán bộ làm công tác lưu trữ hiện nay là kiêm nhiệm từ các vị trí hành chính khác, chưa được đào tạo chính quy ngành Lưu trữ học. Mặc dù đã tham gia các lớp bồi dưỡng và được cấp chứng chỉ văn thư – lưu trữ nhưng về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ thì còn lúng túng, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng giao nộp tài liệu trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Công tác chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn từ ban lãnh đạo, đặc biệt là Phòng Tổ chức – Hành chính đến các đơn vị cơ sở chưa được thường xuyên. Các văn bản như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tuy đã ban hành nhưng việc cụ thể hóa quy trình thu thập tài liệu thông qua hệ thống biểu mẫu, hướng dẫn chi tiết còn chưa đầy đủ, gây khó khăn cho các đơn vị khi thực hiện.
Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hàng năm của Sở Y tế thành phố Hải Phòng chưa được ban hành chính thức. Điều này khiến cho công tác thu thập thiếu định hướng cụ thể, khó có căn cứ để các đơn vị triển khai thống nhất và đồng bộ. Việc này cũng ảnh hưởng tới công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thu thập theo từng giai đoạn.
Một số phòng, ban chưa nhận thức đầy đủ ý nghĩa của công tác lưu trữ dẫn đến chưa thực sự quan tâm việc lập hồ sơ tài liệu và nộp lưu tài liệu theo đúng quy định để phục vụ cho công tác sau này của Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Tồn tại những suy nghĩ trong môi trường làm việc cho rằng lưu trữ là công việc mang tính hành chính, thủ tục đơn thuần, không phục vụ trực tiếp cho hoạt động chuyên môn, nên chưa thực sự đầu tư thời gian và công sức để thực hiện nghiêm túc. Từ đó dẫn đến tình trạng hồ sơ không được lập ngay từ đầu, tài liệu phân tán, không đầy đủ, làm ảnh hưởng đến quá trình thu thập và quản lý tài liệu trong phạm vi toàn Sở.
Tóm lại, công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã có những bước khởi đầu tích cực nhưng vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức. Việc nhận diện đầy đủ các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại sẽ là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ trong thời gian tới.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Căn cứ vào những kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, việc đề xuất một hệ thống các giải pháp toàn diện, khả thi và phù hợp với điều kiện thực tiễn là hết sức cần thiết. Các nhóm giải pháp dưới đây được thiết kế với mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, đồng bộ và phục vụ lâu dài cho các mục tiêu quản lý, nghiên cứu, xây dựng chính sách trong ngành y tế địa phương.
3.2.1. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ tại Sở và các đơn vị trực thuộc cần được kiện toàn theo hướng tinh gọn nhưng đảm bảo đầy đủ chức năng, nhiệm vụ. Sở cần ban hành văn bản hướng dẫn về mô hình tổ chức bộ phận lưu trữ trong các đơn vị trực thuộc, trong đó nêu rõ số lượng cán bộ phụ trách, yêu cầu về trình độ, năng lực và phân công nhiệm vụ cụ thể.
Về nhân sự, cần nâng dần tỷ lệ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ trong các đơn vị, hạn chế tình trạng kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Các cán bộ làm công tác lưu trữ cần được bố trí theo hướng ưu tiên những người có trình độ chuyên môn về lưu trữ học hoặc đã qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ do Sở Nội vụ, Bộ Nội vụ hoặc các trường đại học chuyên ngành tổ chức. Như vậy, Sở Y tế thành phố Hải Phòng cần tổ chức các lớp tập huấn chuyên đề về công tác thu thập tài liệu, đặc biệt là hoạt động xác định giá trị tài liệu, phân loại, lập hồ sơ và kỹ thuật lập mục lục, danh mục tài liệu. Đây là giải pháp lâu dài để chuẩn hóa đội ngũ và nâng cao năng lực cho cán bộ thực hiện công tác thu thập tài liệu trong cơ quan.
Song song đó, Phòng Tổ chức – Hành chính cần tham mưu, đề xuất với ban giám đốc Sở Y tế thành phố Hải Phòng kiện toàn hệ thống tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự, biên chế làm công tác lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu phát triển của từng giai đoạn và tình hình thực tế của Sở, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của ngành trong thời kỳ mới.
3.2.2. Nhóm giải pháp về văn bản quản lý Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Các văn bản quy định tạo ra hành lang pháp lý giúp cho các cơ quan lấy đó làm thước đo chuẩn mực trong thực hiện công việc chính là một nhiệm vụ quan trọng đối với công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ nói riêng. Trong bối cảnh Luật Lưu trữ năm 2025 đã được ban hành nhằm điều chỉnh toàn diện và cập nhật các quy định về hoạt động lưu trữ, việc hoàn thiện và áp dụng hệ thống văn bản pháp quy càng trở nên cấp thiết.
Về UBND thành phố Hải Phòng, cơ quan đã ban hành rất nhiều văn bản quy định, trong đó liên quan trực tiếp tới nội dung về thu thập tài liệu là Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Theo định kỳ hàng năm, thành phố Hải Phòng có triển khai ban hành các kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; kế hoạch tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Trong bối cảnh Luật Lưu trữ 2025 đã có hiệu lực, để sớm hoàn thiện hệ thống pháp luật đủ hiệu lực nhằm đảm bảo hiệu quả cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ một cách toàn diện thì UBND thành phố Hải Phòng cần phải ban hành bổ sung thêm một số các quy định về công tác này như: Thông tư quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị y tế; xây dựng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Điều này góp phần lớn trong việc bảo quản khối tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về Sở Y tế thành phố Hải Phòng, cần tích cực, thường xuyên kiểm tra, thanh tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ để nắm bắt được tình hình thực hiện các quy định về lưu trữ; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế. Trên cơ sở đó giúp hoàn thiện hơn hệ thống văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để khắc phục tình trạng thiếu đồng bộ, thiếu căn cứ pháp lý cụ thể trong công tác thu thập tài liệu. Sở Y tế cần chủ trì xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn nội bộ về nghiệp vụ thu thập tài liệu. Các văn bản này cần bám sát Luật Lưu trữ 2011, đồng thời cập nhật nội dung theo Luật Lưu trữ năm 2025, các nghị định và thông tư hướng dẫn, đảm bảo tính khả thi và phù hợp với thực tiễn hoạt động của ngành y tế. Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Hệ thống văn bản cần được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định: Quy trình giao nộp tài liệu, mẫu phiếu giao nhận hồ sơ, hướng dẫn lập mục lục tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ cần giao nộp, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành y tế, quy chế trách nhiệm giữa các đơn vị, chế độ báo cáo thống kê,… Các văn bản cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu quản lý hiện đại, đặc biệt là trong bối cảnh các quy định pháp lý đang có sự thay đổi theo hướng hiện đại hóa và số hóa công tác lưu trữ.
Đặc biệt, hiện nay Sở Y tế thành phố Hải Phòng vẫn chưa có văn bản Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hàng năm. Kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm cần được ban hành dưới hình thức văn bản chính thức của Giám đốc Sở Y tế, đảm bảo nội dung chi tiết, rõ ràng, phù hợp với điều kiện thực tiễn và tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, được cập nhật theo Luật Lưu trữ năm 2025, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Kế hoạch cần xác định đầy đủ các nội dung sau:
Trình bày đầy đủ các văn bản pháp luật, quy định, quy chế có liên quan đến công tác thu thập tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để triển khai thực hiện.
Mục đích, yêu cầu: Nêu rõ mục tiêu của kế hoạch là nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ, kịp thời, chính xác, có hệ thống các hồ sơ, tài liệu phát sinh trong hoạt động của Sở và các đơn vị trực thuộc. Hồ sơ tài liệu trước khi giao nộp vào kho lưu trữ cần được chỉnh lý hoàn chỉnh, có thời hạn bảo quản rõ ràng, đảm bảo các tiêu chí về lập hồ sơ theo quy định hiện hành.
Thời gian, địa điểm giao nộp: Kế hoạch cần quy định cụ thể thời gian tổ chức thu thập tài liệu (theo từng quý hoặc theo đợt), ấn định thời điểm giao nộp hồ sơ của từng phòng, ban, đơn vị. Địa điểm giao nộp là kho lưu trữ của Sở, đồng thời có thể bố trí thêm các phòng làm việc khác nếu cần thiết để phục vụ phân loại, kiểm tra trước khi nhập kho.
Phạm vi thực hiện: Kế hoạch cần nêu rõ phạm vi tài liệu cần thu thập, bao gồm các loại hình tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn y tế, tài liệu về công trình xây dựng cơ bản, tài liệu về phòng chống dịch bệnh, nghiên cứu y học, cũng như các tài liệu có giá trị lưu trữ khác phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan. Đơn vị thực hiện cần liệt kê đầy đủ các phòng, ban chuyên môn thuộc Sở, các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc, bệnh viện, trung tâm y tế quận huyện…
Nội dung thực hiện: Kế hoạch cần xác định số lượng hồ sơ dự kiến thu thập, danh mục loại hình tài liệu, đồng thời xây dựng bảng phân công công việc cụ thể, bao gồm: người phụ trách từng nội dung, thời gian triển khai, thời gian hoàn thành, dự trù kinh phí, đơn vị phối hợp thực hiện, cá nhân kiểm tra và giám sát. Việc phân công cần bảo đảm tính khả thi, rõ ràng và tránh chồng chéo giữa các bộ phận. Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Tổ chức thực hiện: Các đơn vị được yêu cầu tổng hợp, sắp xếp, phân loại tài liệu, tiến hành lập hồ sơ và chỉnh lý sơ bộ trước khi giao nộp. Kho lưu trữ cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra điều kiện tiếp nhận, đối chiếu tài liệu thực tế với Mục lục hồ sơ nộp lưu, phản hồi đơn vị nếu có thiếu sót. Văn phòng Sở cần đảm bảo kinh phí phục vụ hoạt động thu thập, bao gồm chi phí vật tư, phương tiện vận chuyển, nhân lực hỗ trợ và các trang thiết bị cần thiết khác.
Việc ban hành kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm còn giúp xây dựng nền tảng thống kê số liệu chính xác, từ đó Sở có thể đánh giá mức độ thực hiện của các đơn vị, xác định những đơn vị thực hiện nghiêm túc và các đơn vị còn tồn tại vi phạm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để chuẩn bị tốt hơn cho các đợt giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của UBND thành phố Hải Phòng. Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hàng năm cần được xem như một công cụ chỉ đạo quan trọng trong hệ thống quản lý văn thư – lưu trữ của Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Việc ban hành và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu, bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và khoa học trong quản lý tài liệu lưu trữ của toàn ngành.
3.2.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
Trong bối cảnh hiện nay, khi yêu cầu về quản lý nhà nước ngày càng gắn liền với tính chuyên nghiệp và hiện đại hóa hoạt động lưu trữ, Sở Y tế thành phố Hải Phòng cần khẳng định rõ vai trò trung tâm, là đầu mối thống nhất trong chỉ đạo công tác thu thập tài liệu toàn ngành. Điều này không chỉ thể hiện ở việc chủ động ban hành kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm, mà còn sự phối hợp chặt chẽ với Chi cục Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố trong việc rà soát, xác định các tài liệu có giá trị vĩnh viễn để lập kế hoạch giao nộp đúng quy định. Đây là nền tảng bảo đảm cho việc lưu giữ lâu dài những giá trị pháp lý, lịch sử và khoa học của ngành y tế địa phương. Sở cần tiếp tục hoàn thiện danh mục các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Dù hiện tại nguồn tài liệu thu thập được tương đối đầy đủ nhờ hệ thống đơn vị trực thuộc rõ ràng, nhưng vẫn cần cụ thể hóa danh mục này một cách chi tiết hơn. Việc này sẽ giúp các đơn vị chủ động hơn trong việc theo dõi thời hạn giao nộp, từ đó tổ chức thực hiện hiệu quả hơn công tác thu thập tài liệu. Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Hiện nay, quy trình thu thập tài liệu tại Sở chủ yếu dựa vào các văn bản của Nhà nước, song vẫn còn thiếu một hướng dẫn cụ thể mang tính nội bộ, khiến cho việc thực hiện gặp không ít lúng túng. Việc yêu cầu chuẩn hóa và đồng bộ hóa ngày càng cao, việc ban hành một quy trình rõ ràng, chi tiết là cần thiết. Đồng thời, cán bộ lưu trữ cần chủ động lập kế hoạch thu thập theo từng đợt, gắn với nội dung chuyên môn cụ thể; mỗi kế hoạch cần kèm theo danh mục hồ sơ, biểu mẫu kiểm tra, trách nhiệm và thời hạn rõ ràng, đảm bảo công tác diễn ra bài bản và hiệu quả.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thu thập tài liệu cần được đẩy mạnh. Một hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử dùng chung trong toàn ngành y tế, với mã định danh và dữ liệu mục lục đầy đủ, không chỉ phục vụ tốt cho việc khai thác mà còn nâng cao khả năng bảo mật và phân quyền tài liệu. Đây sẽ là bước tiến quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa hoạt động lưu trữ.
Cuối cùng, là yếu tố con người. Hiện nay, khi công tác lưu trữ đòi hỏi tính chuyên sâu và sự nhạy bén với đổi mới, việc bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Không chỉ là các lớp nghiệp vụ ngắn hạn hay dài hạn, mà còn cần tạo điều kiện cho cán bộ được học tập thực tế tại các cơ quan lưu trữ tiêu biểu, từ đó tiếp cận mô hình tiên tiến và vận dụng hiệu quả vào công việc của đơn vị. Những hoạt động này không chỉ nâng cao năng lực chuyên môn mà còn góp phần thay đổi tư duy, nhận thức và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với một lĩnh vực âm thầm nhưng giữ vai trò cốt lõi trong hệ thống quản lý nhà nước – công tác lưu trữ.
3.2.4. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Thứ nhất, tăng cường trang thiết bị để phục vụ cho công tác thu thập: Hiện nay, tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đã được trang bị một số trang thiết bị cơ bản phục vụ cho công tác thu thập tài liệu và các nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc, cần tăng cường thêm một số trang thiết bị mới, thay thế cho những thiết bị cũ đã dùng lâu năm như: Giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu; đặc biệt, cần trang bị thêm nhiều máy vi tính và máy in cá nhân nhằm phục vụ việc số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ bằng phần mềm, góp phần nâng cao hiệu quả tra cứu, khai thác tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác.
Thứ hai, đầu tư kinh phí để thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ: Tài liệu tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, đặc biệt là tài liệu hình thành trước năm 2010, hiện chưa được chỉnh lý đầy đủ, dẫn đến tình trạng tài liệu bị tồn đọng, phân tán, một số hồ sơ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ mất mát, gây khó khăn cho công tác thu thập. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần chủ động tham mưu với lãnh đạo Sở về việc đầu tư kinh phí và nhân lực để xử lý khối tài liệu tích đống, có thể thông qua hình thức hợp đồng chỉnh lý với các đơn vị chuyên môn nhằm sớm hoàn thiện khối tài liệu tồn đọng, phục vụ cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng sau này. Cần đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ trọng tâm hàng đầu cần được đầu tư thích đáng; triển khai chỉnh lý tài liệu với các hình thức linh hoạt như chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ hoặc chỉnh lý có trọng tâm từng phông tài liệu tùy theo khối lượng, nhằm nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của Sở vào phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng; đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị, tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử.
Thứ ba, thực hiện việc mở rộng kho lưu trữ: Do số lượng tài liệu của Sở Y tế thành phố Hải Phòng ngày càng tăng, kho lưu trữ hiện tại không còn đủ diện tích để lưu trữ toàn bộ tài liệu có giá trị. Vì vậy, cần xem xét bố trí thêm các phòng làm việc chưa sử dụng hoặc các khu vực trống tại trụ sở để làm kho lưu trữ bổ sung, đảm bảo có đủ diện tích cho việc bảo quản các khối tài liệu quan trọng phục vụ hoạt động quản lý, chuyên môn và nghiên cứu khoa học. Qua khảo sát thực tế, cho thấy một số phòng, ban vẫn còn lưu giữ nhiều tài liệu đã đến thời hạn giao nộp. Trong khi đó, diện tích hiện tại của kho lưu trữ gần như đã kín, nếu thu thập toàn bộ tài liệu còn lại tại các phòng, ban thì nguy cơ kho bị quá tải là rất lớn. Do đó, việc mở rộng kho lưu trữ là yêu cầu cấp thiết nhằm đảm bảo điều kiện vật chất phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ lâu dài của đơn vị.
3.2.5. Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin cần được thực hiện đồng bộ, bài bản và tuân thủ nghiêm túc theo các quy định pháp luật hiện hành như Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư điện tử và Thông tư số 02/2019/TT-BNV hướng dẫn kỹ thuật về quản lý tài liệu điện tử.
Sở Y tế thành phố Hải Phòng cần tập trung số hóa có trọng điểm các tài liệu giấy đang bảo quản tại kho lưu trữ. Đối tượng ưu tiên số hóa trước hết là các tài liệu có giá trị vĩnh viễn, tài liệu phục vụ công tác quản lý cấp thiết như hồ sơ phòng chống dịch bệnh, hồ sơ nghiên cứu y khoa, hồ sơ xây dựng cơ bản bệnh viện, các văn bản chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Sở qua các thời kỳ. Quá trình số hóa cần tuân thủ đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về định dạng dữ liệu (PDF/A đối với tài liệu lưu trữ dài hạn), độ phân giải tối thiểu 300dpi, kèm theo lập mục lục điện tử chi tiết cho từng hồ sơ. Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Về hạ tầng kỹ thuật, cần đầu tư trang thiết bị chuyên dụng bao gồm máy chủ dung lượng lớn, máy scan tốc độ cao, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ, hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động. Kho lưu trữ tài liệu điện tử cần được bảo vệ bằng các giải pháp an ninh mạng đạt chuẩn như tường lửa, phần mềm chống virus bản quyền, hệ thống kiểm soát truy cập nhiều lớp. Dữ liệu phải được sao lưu định kỳ ra các ổ cứng lưu trữ rời hoặc hệ thống đám mây bảo mật cao để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu. Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, công tác đào tạo nguồn nhân lực cũng cần đặc biệt chú trọng. Sở Y tế cần tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ thuật số hóa tài liệu, quy trình lập hồ sơ điện tử, kỹ năng vận hành và khai thác phần mềm quản lý tài liệu cho đội ngũ cán bộ lưu trữ. Nội dung đào tạo phải bám sát quy trình thực tế tại Sở, kết hợp lý thuyết và thực hành trên chính hệ thống phần mềm lưu trữ sẽ triển khai. Việc đào tạo định kỳ sẽ giúp cán bộ lưu trữ thích ứng nhanh với công nghệ mới, vận hành hệ thống hiệu quả và khai thác tài liệu một cách linh hoạt, chính xác.
Để đảm bảo tính bền vững, cần xây dựng quy chế vận hành, bảo trì, cập nhật phần mềm lưu trữ điện tử. Mỗi năm cần đánh giá, rà soát, nâng cấp phần mềm dựa trên phản hồi từ thực tế sử dụng và yêu cầu mới phát sinh. Đồng thời, cần lồng ghép các tiêu chí về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ vào nội dung kiểm tra, đánh giá, thi đua của các đơn vị trực thuộc, nhằm tạo động lực thúc đẩy việc thực hiện nghiêm túc và hiệu quả.
Như vậy, để công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng đạt được hiệu quả cao, cần có sự vào cuộc đồng bộ từ tổ chức bộ máy, con người, cơ chế chính sách, cơ sở vật chất cho tới quy trình nghiệp vụ. Những giải pháp đề xuất ở trên nếu được triển khai đồng bộ, có sự cam kết và phối hợp giữa các đơn vị liên quan sẽ là tiền đề quan trọng để hiện đại hóa công tác lưu trữ trong ngành y tế địa phương, đảm bảo thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước và lưu giữ có hệ thống nguồn tài liệu quý giá phục vụ cho phát triển bền vững trong tương lai.
Tiểu kết chương 3
Chương 3, dựa vào thực trạng đã phân tích ở chương 2, tác giả đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Từ đó, tác giả mạnh dạn đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở.
KẾT LUẬN Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn thông tin chính thức có giá trị pháp lý, thực tiễn và lịch sử, góp phần đảm bảo tính liên tục trong quản lý, điều hành và phục vụ hiệu quả công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách. Đối với ngành y tế, đặc biệt tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng, việc thu thập tài liệu đầy đủ, kịp thời, có hệ thống không chỉ gìn giữ tư liệu quý mà còn phục vụ công tác quản lý, tra cứu, xây dựng nền hành chính hiện đại.
Khóa luận “Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế thành phố Hải Phòng” được thực hiện dựa trên khảo sát thực tiễn nghiêm túc, tập trung làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý, phân tích thực trạng, đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp toàn diện về tổ chức, nhân sự, văn bản, nghiệp vụ, cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin. Khảo sát cho thấy nhận thức về công tác lưu trữ đã có chuyển biến tích cực, song vẫn tồn tại hạn chế như: thiếu kế hoạch thu thập hằng năm, hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu, tài liệu giao nộp chưa đầy đủ, công nghệ thông tin chưa được ứng dụng mạnh mẽ, công tác đào tạo còn hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu là thiếu hướng dẫn chuyên ngành, cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm, kinh phí và nhân lực còn thiếu, công tác tuyên truyền chưa thường xuyên.
Khóa luận đề xuất các giải pháp thiết thực như: ban hành kế hoạch thu thập hàng năm, hoàn thiện văn bản nghiệp vụ, tổ chức tập huấn, bổ sung cán bộ chuyên trách, đầu tư trang thiết bị, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.
Với sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, sự phối hợp đồng bộ và hướng dẫn chuyên môn từ cấp trên, công tác thu thập tài liệu tại Sở Y tế Hải Phòng sẽ từng bước được nâng cao, phục vụ hiệu quả quản lý nhà nước về y tế trong tình hình mới, đồng thời là tài liệu tham khảo hữu ích cho các đơn vị khác trong công tác lưu trữ. Khóa luận: Giải pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế.
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:
===>>> Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế
Pingback: Khóa luận: Thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y Tế