Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty cổ phần Phương Bắc này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập và phát triển hàng loạt các doanh nghiệp đã, đang và sẽ ra đời. Chúng hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, với quy mô hoạt động khác nhau nhưng về cơ bản đều hướng tới một mục tiêu chung là phát triển bền vững và lợi ích lâu dài. Để đạt được điều đó thì mỗi một doanh nghiệp chỉ có nền tảng kinh tế tốt thôi chưa đủ mà đòi hỏi nhà quản lý cũng luôn phải nắm bắt được tình hình tài chính của công ty, phải biết được xem đồng vốn của mình hiện đang được sử dụng như thế nào, hay đang đặt ở đâu, có đáng tin cậy không, bên cạnh đó việc xây dựng lòng tin với khách hàng cũng như nhà cung cấp là một việc quan trọng không kém.

Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Phương Bắc, cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo em đã quyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty cổ phần Phương Bắc” để làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài

• Nghiên cứu lý luận: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp.
• Mô tả thực trạng: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Phương Bắc
• Đề xuất một số giải pháp: Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty cổ phần Phương Bắc

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu : Kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần Phương Bắc.
• Phạm vi nghiên cứu:
• Về không gian : Nghiên cứu tại công ty Cổ phần Phương Bắc
• Về số liệu nghiên cứu được lấy ở tháng 9 năm 2013

4. Phương pháp nghiên cứu

• Các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối )
• Phương pháp thống kê và so sánh Phương pháp nghiên cứu tài liệu

5. Kết cấu của khóa luận Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Khóa luận bao gồm: Lời mở đầu, nội dung nghiên cứu và kết luận. Nội dung nghiên cứu gồm 3 chương:

• Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp
• Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Phương Bắc
• Chương 3: Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty cổ phần Phương Bắc

Chương 1 Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp

1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

Thanh toán: là sự chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.

Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện chi trả cho hợp đồng mua bán được sự thống nhất của bên bán và bên mua. Đối với thanh toán trong nước thông thường có 2 phương thức: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.

Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thanh toán cụ thể: Gồm 2 loại cơ bản thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.

Thanh toán không bằng tiền mặt đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thanh toán bằng thư tín dụng – L/C

Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước,và một số thanh toán khác…

Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.

Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.

1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

1.2.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được diễn ra kịp thời.

Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản.

Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

Đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp.

Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì

1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua

a, Chứng từ, sổ sách sử dụng:

• Hợp đồng bán hàng (Đối với những khách hàng có giao dịch lớn/1 lần giao dịch)
• Phiếu xuất kho
• Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn GTGT) do doanh nghiệp lập.
• Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập.
• Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có…
• Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
• Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng
• Bảng tổng hợp TK 131
• Sổ cái TK 131,….

b, Tài khoản sử dụng

• Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
• Kết cấu tài khoản 131: Phải thu khách hàng

Chú ý: Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

• Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
• Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua (theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC) :

1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán

1.3.1 Nguyên tắc thanh toán với người bán Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, ngoài hoá đơn mua hàng.

1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán

• a, Chứng từ, sổ sách sử dụng

Các chứng từ về mua hàng : Hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ,. . .

• Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu (do người bán lập)
• Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : Phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc…
• Sổ sách kế toán sử dụng: Bảng kê đối chiếu công nợ phải trả người bán, Sổ chi tiết TK 331 từng khách hàng, Bảng tổng hợp TK 331, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 331,….

Chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

2.1. Đặc điểm chung ảnh hưởng đến công tác hạch toán các khoản thanh toán tại công ty cổ phần Phương Bắc

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Phương Bắc

• Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Phương Bắc
• Tên tiếng anh: Phuong Bac Joint Stock Company Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
• Địa chỉ trụ sở chính: 140/9 P. Đằng Hải, Q. Hải An,TP Hải Phòng
• Chủ tịch hội đồng quản trị: Vũ Đức Thụ
• Số đăng ký kinh doanh: 02000923171, ngày 26 tháng 05 năm 2009

Công ty cổ phần Phương Bắc được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0200923171 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày 26/5/2009 có trụ sở chính tại 140/9 P. Đằng Hải, Q. Hải An, TP Hải Phòng. Tuy những ngày đầu thành lập công ty gặp nhiều khó khăn do công ty còn non trẻ nhưng hiện nay Phương Bắc đang là nhà cung cấp được đối tác đánh giá là ” nhà cung cấp uy tín – đối tác tin cậy” có chất lượng sản phẩm dịch vụ tốt trong lĩnh vực phân phối hóa chất công nghiệp, đặc biệt là ngành hóa chất xử lý bề mặt..

Hình thức sở hữu vốn: Số vốn ban đầu của công ty cổ phần Phương Bắc là 3.000.000.000đ do các thành viên trong hội đồng sáng lập công ty đóng góp

• Lĩnh vực kinh doanh: Hóa chất

Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là hóa chất công nghiệp và hóa chất cơ bản: Các dòng sản phẩm mà công ty Phương Bắc đang cung cấp: Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

• Hóa chất xử lý bề mặt thép, nhôm, inox Hóa chất xử lý nước thải
• Cung cấp thiết bị ngành sơn, hóa chất Tư vấn công nghệ xử lý
• Tư vấn quy trình công nghệ sơn tĩnh điện Hóa chất và dụng cụ phòng thí nghiệm

Biểu 2.1 : Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Phương Bắc năm 2011,2012, 2013

Qua bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh trên của công ty cổ phần Phương Bắc ta thấy lợi nhuận gộp của công ty 3 năm gần đây đã tăng dần cụ thể năm 2011 là 436.347.523 sang năm 2012 tăng đến 564.590.656 tức là tăng hơn 100.000.000đ tới năm 2013 lợi nhuận gộp của công ty tăng lên 1.514.254.124 tăng gần gấp 3 lần so với 2 năm trước. Có thể nói đây là một bước phát triển vượt bậc của công ty cổ phần Phương Bắc trong 3 năm gần đây. Để minh chứng thêm cho sự phát triển của công ty thì khi nhìn vào chỉ tiêu thuế và các khản nộp ngân sách nhà nước ta có thể dễ dàng nhận thấy trong 2 năm 2011 và 2012 công ty không có đóng góp vào ngân sách nhà nước tuy nhiên sang năm 2013 số tiền mà công ty nộp vào ngân sách nhà nước đã đạt trên 85 triệu, mặc dù đây không phải là một con số ấn tượng nhưng nhìn chung về tổng thể thì đó là một sự phấn đấu không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần Phương Bắc

Với nguyên tắc hoạt động tự nguyện, dân chủ, bình đẳng, công khai công ty cổ phần Phương Bắc đã xây dựng cho mình mô hình quản lý kiểu trực tuyến –chức năng.

• Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Phương Bắc

Chủ tịch HĐQT: Là người có thẩm quyền cao nhất, điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người đại diện cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên, đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, đồng thời cùng kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Ban giám đốc : Thay mặt cho chủ tịch HĐQT trực tiếp điều hành, quản lý các hoạt động kinh doanh và sắp xếp nhân sự của công ty.

Phòng kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu thị trường nhằm tìm kiếm các đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh hướng dẫn khách hàng quy trình thực hiện đối với từng loại hóa chất khác nhau, quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm được tiêu thụ nhiều nhất, xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Phòng Tài chính – Kế toán: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty. Thực hiện công tác hạch toán kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đúng với chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.

2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Phương Bắc

• a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của công ty cổ phần Phương Bắc được tổ chức theo mô hình tập chung.

• Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Phương Bắc

Phòng kế toán được phân công công việc cụ thể như sau:

• Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty.
• Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu, hạch toán chi tiết các tài khoản, lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của công ty.
• Kế toán bán hàng : Theo dõi các nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động bán hàng, kiểm tra đôn đốc nợ phải thu của khách hàng và theo dõi tình hình nợ phải trả cho nhà cung cấp
• Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi, quản lý tiền mặt trong quỹ.

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự hạch toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức “nhật ký chung” tại công ty cổ phần Phương Bắc.

• b, Chính sách kế toán áp dụng:

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính.

• Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N.
• Đồng tiền sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
• Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

2.1.4. Đặc điểm về đối tượng thanh toán, phương thức và hình thức thanh toán tại công ty cổ phần Phương Bắc

Đặc điểm về đối tượng thanh toán tại công ty cổ phần Phương Bắc:

Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên, đối tượng thanh toán của công ty tương đối phong phú.

Về nhà cung cấp là những nhà sản xuất hóa chất lớn, có quy trình công nghệ hiện đại và là nhà cung cấp ổn định đáng tin cậy trên thị trường.

Về khách hàng: Khách hàng của công ty là những công ty, xí nghiệp sản xuất gia công những sản phẩm như ô tô, xe máy, quạt điện, cửa các loại…, và những đơn vị có nhu cầu xử lí nước thải công nghiệp.

Phương thức thanh toán tại công ty bao gồm thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.

Hình thức thanh toán tại công ty: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Công ty chủ yếu lựa chọn hình thức thanh toán không bằng tiền mặt như: Chuyển khoản, séc…để thanh toán với khách hàng thông qua giao dịch tại ngân hàng mà công ty mở tài khoản.

2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại cổ phần Phương Bắc Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua

Các chứng từ sử dụng để thanh toán với người mua bao gồm :

• Hợp đồng mua bán,
• Hoá đơn GTGT
• Giấy báo có của Ngân hàng
• Phiếu thu,….

Tài khoản sử dụng: TK 131: Phải thu của khách hàng.

Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ nhật kí chung, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái TK131, bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua.

Chương 3 Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc

3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại công ty cổ phần Phương Bắc

Cũng như các công ty thương mại khác công ty cổ phần Phương Bắc mong muốn mình luôn để lại trong lòng khách hàng cũng như nhà cung cấp ấn tượng tốt. Để đáp ứng mong muốn đó thì ngoài chất lương sản phẩm cùng những đãi ngộ tốt thì công việc thanh toán cũng không được chậm chễ và phải luôn linh hoạt khéo léo, chính vì vậy công tác kế toán thanh toán là một mảng vô cùng quan trọng.

Qua thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty cổ phần Phương Bắc, em nhận thấy công tác kế toán nói chung, công tác kế toán thanh toán kế toán nói riêng tại công ty có những ưu điểm và hạn chế sau:

3.1.1. Ưu điểm Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán nói chung của công ty được xây dựng theo mô hình tập chung, đơn giản gọn nhẹ nhưng hiệu quả; luôn có sự kết hợp ăn ý giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong công ty, vì vậy kế toán có thể cập nhật đầy đủ chứng từ phục vụ cho công việc ghi sổ.

Kế toán thanh toán tại phòng kế toán tài chính được giao nhiệm vụ thực hiện toàn bộ quá trình thu nhận, xử lý, ghi chép theo dõi tình hình thanh toán trên hệ thống sổ sách, đồng thời luôn cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ cho ban lãnh đạo công ty thông qua việc báo cáo phân tích tổng hợp thông tin của nhà cung cấp cũng như khách hàng.

Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán ban đầu được chính xác và công tác kiểm tra đối chiếu sau này được thuận lợi.

Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ dễ kiểm tra kiểm soát tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời chính xác.

Về hệ thống tài khoản: Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính, đồng thời công ty cũng xây dựng một hệ thống danh sách những nhà cung cấp cũng như khách hàng để tạo sự thuận lợi cho việc theo dõi tình hình thanh toán với người mua và người bán giúp kế toán vừa có thể theo dõi chi tiết từng đối tượng vừa có thể theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán trên toàn công ty.

Về hạch toán kế toán thanh toán: Công tác hạch toán kế toán thanh toán luôn được hoàn thành đúng lúc. Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đối tượng người mua, người bán theo từng đơn đặt hàng. Theo dõi chi tiết như vậy giúp cho việc hạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời, kế toán có thể cung cấp cho người quản lý những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính của công ty và đưa ra các hoạch định chiến lược cho công ty.

Công ty đã theo dõi công nợ phải thu, cũng như phải trả khách hàng một cách khoa học. Có sự phối hợp và đối chiếu công nợ thường xuyên, do đó công nợ của công ty được phản ánh với những số liệu chính xác và đầy đủ, làm hài lòng các khách hàng cũng như nhà cung cấp. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

3.1.2. Hạn chế

Mặc dù ban lãnh đạo công ty đã áp dụng những biện pháp nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả trong công tác kế toán, các kế toán viên luôn lỗ lực hết mình trong công việc nhưng để theo kịp sự tiến bộ không ngừng của nề kinh tế thị trường, khoa học kĩ thuật thì công tác kế toán của công ty cũng không tránh khỏi những hạn chế.

Thứ nhất: Trong công tác kế toán thanh toán, mặc dù công ty đã có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhưng công ty mới chỉ áp dụng chiết khấu cho những khách hàng lớn, thời gian áp dụng chiết khấu cong cứng nhắc, chưa linh hoạt.

Thứ hai: Tại công ty cổ phần Phương Bắc công tác kế toán chưa có sự trợ giúp của phần mền kế toán, mọi công việc của kế toán viên đều thực hiện thủ công nên tiêu tốn mất nhiều thời gian và đôi khi không tránh khỏi sự sai sót. Xét về khía cạnh quản lý đối với các khoản phải thu, phải trả kế toán viên luôn phải tự mình đối chiếu, theo dõi từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả về thời gian cũng như số tiền thanh toán sau đó mới tính toán lại thời gian sao cho các khoản nợ phải trả được thanh toán đúng thời hạn, đồng thời kiểm tra xem trong ngày có khoản nợ phải thu nào tới hạn hay đã hết hạn không để có biện pháp giải quyết kịp thời.

Đối với những khách hàng thanh toán trước thời hạn theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng, kế toán phải tự tính toán số tiền chiết khấu cho khách hàng.

Với khối lượng công việc tương đối nhiều như vậy nhưng luôn kế toán luôn phải thực hiện thủ công nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi.

Thứ ba: Hiện tại, công ty cổ phần Phương Bắc chưa lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với các khoản nợ ngoại trừ việc cố gắng để thu hồi các khoản nợ phải thu thì công ty chưa đưa ra giải pháp nào để sử lý khoản nợ không có khả năng thu hồi theo hướng có lợi nhất cho công ty, trong khi với tình hình kinh tế hiện nay nợ khó đòi hoàn toàn có thể xảy ra và trở thành nợ không có khả năng thu hồi. Vì vậy một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại như công ty cổ phần Phương Bắc thì việc chưa lập dự phòng là một hạn chế lớn.

3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập và phát triển, đối với mỗi một doanh nghiệp đây không chỉ là cơ hội mà còn là thách thức. Thách thức đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lỗ lực phấn đấu để tồn tại.

Để có thể cạnh tranh với đối thủ trong nền kinh tế thị trường hiện nay mỗi doanh nghiệp phải có chính sách quản lý tốt, thay đổi cơ chế quản lý đã không còn phù hợp. Để công tác quản lý tốt nhât, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhiều sự hỗ trợ khác nhau trong đó công tác kế toán là vô cùng quan trọng. Trong công tác kế toán thì việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán giúp cho việc quản lý tài chính, cung cấp thông tin số liệu chính xác phản ánh trung thực tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế công ty cần phải không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán thanh toán của mình.

3.3. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán

Tại công ty cổ phần Phương Bắc mặc dù kế toán viên luôn cố gắng hoàn thành công việc của mình nhưng do việc tập hợp thông tin của kế toán vẫn mang tính thủ công khiến cho khối lượng công việc tăng lên và khó kiểm tra được tính chính xác, công việc theo dõi khó khăn và đôi khi bị gián đoạn vì vậy hoàn thiện công tác kế toán thanh toán là hoàn toàn cần thiết.

Việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính, lấy các nghị định thông tư hướng dẫn thi hành làm trọng tâm từ đó xây dựng hệ thống kế toán cho công ty tránh các trường hợp trái pháp luật.

Hoàn hiện công tác kế toán thanh toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng của kế toán và yêu cầu của ban quản lý.

Việc hoàn thiện công tác thanh toán phải hướng tới việc tối đa những tiện ích mà máy vi tính và phần miền kế toán máy đem lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.

Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý, đồng thời dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học.

3.4. Nội dung và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc.

3.4.1. Kiến nghị 1: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.

Tác dụng dự phòng nợ phải thu khó đòi: Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp cho công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, bảo đảm cho công ty phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

Về cơ sơ pháp lý của việc lập dự phòng: Kế toán căn cứ vào thông tư TT228/2009/TT-BTC ban hành 07/12/2009 về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó kế toán cần căn cứ thêm vào thông tư TT89/2013/TT-BTC ban hành 26/07/2013 ban hành về việc sửa đổi bổ sung thông tư TT228/2009/TT-BTC.

Điều kiện lập dự phòng: Doanh nghiệp có thể lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi các khoản nợ thỏa mãn điều kiện sau:

Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ …..

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

• Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết nợ khác.

Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng …) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.

• Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Trước hết doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:

Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

• 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
• 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
• 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
• 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết … thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

Bên cạnh việc hạch toán theo sơ đồ trên kế toán còn phải theo dõi các khoản phải thu khó đòi trên tài khoản ngoài bảng: TK 004 – “Nợ khó đòi đã xử lý” Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Chú thích:

• : Lập dự phòng phải thu khó đòi (theo số chênh lệch phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• : Hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi (theo số chênh lệch phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• (3a): Xóa sổ nợ phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng).
• (3b): Xóa sổ nợ phải thu khó đòi (phần được tính vào chi phí).
• : Nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa sổ sau đó lại thu hồi được.
• : Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu cho công ty mua bán nợ và thu được tiền.
• (5.1): Số tiền thu được từ việc bán các khoản nợ phải thu.
• (5.2): Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi.
• (5.3): Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành.

3.4.2. Kiến nghị 2: Sử dụng phần mềm kế toán và quản lý khách hàng

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, là công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc, nó được thiết kế xử lý, lưu trữ một lượng lớn thông tin chính xác và nhanh chóng với độ bảo mật cao, và có thể cung cấp thông tin bất cứ núc nào chỉ với thao tác nhỏ mà chi phí lại không quá lớn. Ngoài ra phần mềm kế toán còn được thiết kế cho phù hợp với từng loại hình kinh doanh cụ thể. Với những ưu điểm trên thì công ty nên đưa phần mềm kế toán vào sử dụng.  Dưới đây là 3 phần mềm kế toán mà doanh nghiệp nên đưa vào sử dụng:

• Phần mềm kế toán Fast Acounting
• Phần mềm kế toán Misa
• Phần mềm kế toán Junsky ER
• Phần mềm kế toán Fast Acounting: http://fast.co
• Phần mềm kế toán Misa: http://www.misa.co
• Phần mềm kế toán Junsky.ERP: http://www.junsky.

Ba phần mềm trên đều phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời là công cụ đắc lực trong công tác kế toán nói chung và công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp nói riêng.

Để biết thêm thông tin về phần mềm, kế toán có thể truy cập vào địa chỉ trang web của nhà cung cấp và yêu cầu tư vấn.

Để có thể thuận lợi cho việc cài đặt phần mềm kế toán doanh nghiệp nên trang bị cho phòng kế toán đấy đủ máy tính có cấu hình phù hơp và có kết nối mạng và tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên tìm hiểu sử dụng phần mềm mà công ty sẽ sử dụng.

3.4.3. Kiến nghị 3: Hoàn thiện chính sách về chiết khấu thanh toán

Hiện nay, tại công ty cổ phần Phương Bắc ban lãnh đạo đã đưa chính sách chiết khấu thanh toán vào áp dụng để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước thời hạn ghi trên hợp đồng, tuy nhiên việc vận dụng chính sách này vẫn chưa được linh hoạt và phát huy hết tác dụng nguyên nhân là do công ty mới chỉ áp dụng cho khách hàng lớn và chỉ áp dụng duy nhất một mức chiết khấu tại thời điểm mà khách hàng thanh toán. Vì vậy nhằm phát huy hết sức mạnh của chính sách này thì công ty nên quy định lại mức chiếu khấu như sau: Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Tỷ lệ chiết khấu công ty sẽ lấy linh hoạt theo lãi suất tiền gửi ngân hàng mà công ty đang mở tài khoản, tỷ lệ chiết khấu nên chia thành nhiều mức căn cứ vào số ngày khách hàng thanh toán sớm:

Giả sử tại thời điểm tháng 11 năm 2014, lãi suất tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Vietcombank là 4.3%/ tháng, thời hạn mà công ty cho khách hàng chậm thanh toán là 30 ngày.

3.5. Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Phương Bắc

3.5.1 Về phía nhà nước

Chính sách quản lý của nhà nước đối với mỗi doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì nguồn thu vào ngân sách cũng sẽ dồi dào vì vậy cơ quan quản lý nhà nước nên tạo điều kiện tốt nhất để doanh nghiệp có thể tự chủ trong bộ máy quản lý của mình về mọi mặt như:

• Hỗ trợ, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp trong việc thu hồi các khoản nợ khó đòi.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn tín dụng một cách có hiệu quả.
• Cung cấp, hỗ trợ thông tin về các tổ chức doanh nghiệp trong nước và ngoài nước nhằm giúp cho doanh nghiệp có định hướng đúng đắn trong việc tìm đối tác kinh doanh.
• Đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng tốt

3.5.2. Về phía doanh nghiệp

Để có thể hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán một cách tối ưu nhất thì doanh nghiệp cần có những giải pháp phù hợp hỗ trợ cho nhưng kiến nghị nêu trên.

Về cơ sở vật chất: Công ty nên đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác kế toán: Máy vi tính có cấu hình phù hợp kết nối mạng; mua phần mềm kế toán thích hợp.

Về chất lượng nhân sự: Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao năng lực làm việc thông qua việc tham gia các khóa học đào tạo về quản lý công nợ ngắn hạn, tiếp cận khoa học kỹ thuật và những chính sách mới của nhà nước.

Bộ máy quản lý cần phải linh động, luôn lắm rõ xu thế thị trường, tìm hiểu sơ bộ về công tác kế toán nhằm tạo môi trường thuận lợi nhất cho công tác kế toán góp phần mang lại hiểu quả cao trong công tác kế toán nói riêng và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nói chung.

KẾT LUẬN Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

Như chúng ta đã biết, hiện nay quản lý và thu hồi công nợ luôn là một vấn đề gây đau đầu cho những người làm sản xuất và kinh doanh, dù muốn hay không doanh nghiệp vẫn luôn phải đối mặt với nó,ví dụ như làm thế nào để thu hồi công nợ không những đúng, kịp thời, mà còn ngăn ngừa được những rủi ro tiềm ẩn có thể dẫn đến tình trạng nợ xấu, nợ khó đòi mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên …do đó việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ luôn là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp. Mà để có thể quản lý tốt công nợ thì kế toán thanh toán cần cung cấp được thông tin chính xác và kịp thời vì vậy đề tài hoàn thiện tốt công tác kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ là một đề tài mang tính cấp thiết cho doanh nghiệp.

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc” đã hệ thống hóa lý luận chung về kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp, mô tả được thực trạng trổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc và đưa ra được một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty cổ phần Phương Bắc như: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, sử dụng phần mền kế toán và quản lý khách hàng, hoàn thiện chính sách về chiết khấu thanh toán.

Sau quá trình học tập, nghiên cứu tại trường và một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Phương Bắc đã giúp em hiểu rõ hơn về hững lý luận đã học đồng thời biết được việc ứng dụng lý luận đó vào thực tế như thế nào. Tuy nhiên, với thời gian và kiến thức còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những tồn tại thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy (cô) giáo và các anh chị kế toán viên để khóa luận của em được hoàn thiện hơn.

Cuối cùng, em xin cảm ơn thầy giáo, Thạc sĩ Nguyễn Đức Kiên cùng các anh chị làm việc tại Phòng kế toán công ty cổ phần Phương Bắc đã nhiệt tình giúp đỡ và hưỡng dẫn em trong việc hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Khóa luận: Kế toán thanh toán quản lý tốt công nợ tại Công ty Bắc.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty vận tải thủy