Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

Trong thời gian tham khảo đề tài Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty mình nhận thức được có thể luận văn này giúp các bạn sinh viên tận dụng những kiến thức được học trong nhà trường vào thực tế, bổ sung củng cố kiến thức của bản thân, tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc và chuyên môn sau này. Đó cũng là lý do mà mình chia sẻ Đề tài Khóa luận tốt nghiệp Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Compass II cho các bạn.

3.1 Giải pháp

3.1.1 Giải pháp áp dụng các mô hình tồn kho vào quản trị tồn kho của công ty

3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp

Qua tìm hiểu thực tế công tác quản trị hàng tồn kho của công ty em nhận thấy công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào.. Công ty tiến hành mua nguyên vật liệu cũng như hàng hóa dựa trên kế hoạch đã định vào đầu kỳ kinh doanh, các quyết định này chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, và qua kinh nghiệm của nhà quản trị. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai. Do vậy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ là một điều thật sự cần thiết. Khi hoàn thiện mô hình này giúp công ty có những dự báo chính xác về :

• Khi nào thì tiến hành đặt hàng ?
• Đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất ?

3.1.1.2 Nội dung của giải pháp

Do công ty có nhiểu điều kiện phù hợp với giả định của mô hình sản lượng kinh tế cơ bản ( EOQ). Ta sẽ áp dụng mô hình này để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho. Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Với phương pháp quản trị hàng tồn kho này giúp công ty xác định được lượng đặt hàng tối ưu. Phương pháp này giúp công ty đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra thông suốt, có đủ lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường nhưng vẫn đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí. Để áp dụng mô hình này ta giả định rằng:

• Số lượng hàng mỗi lần cung cấp là
• Nhu cầu phải được biết trước và không đổi.
• Phải biết khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được hàng và thời gian này không thay đổi.
• Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng.
• Không có việc khấu trừ theo sản lượng
• Sự thiếu hụt hàng hóa hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện.

Theo mô hình này ta có lượng đặt hàng tối ưu là :

• Áp dụng thực tế vào công ty, ta có các thông tin :

Trung bình 1 lần đặt hàng có giá trị 100,000 USD = 2,000,000,000 VND Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu :

• 25,000+35,000+38,000 =32,700 đồng
• Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần : 2,000,000,000/32,700 = 61,162 kg
• => Nhu cầu nguyên vật liệu trung bình 1 năm (D) : 61,162 x 8 = 489,296 kg Và S = 12,000,000 đồng/lần
• H = 6,700 đồng/kg
• Từ đó ta có sản lượng đặt hàng tối ưu là :
• Q* = √2 x 12,000,000 x 489,296 = 41,865 kg 6,700
• Suy ra số lần đặt hàng tối ưu trong năm là 489,296 = 11 lần 41,865
• Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là 360/11 = 33 ngày

Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng của công ty là 11 lần/năm. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa, giữa kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau. Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét ở khía cạnh bình quân hóa.

• Lượng vật tư cần dùng trong 1 ngày đêm (d) = (1 năm làm việc là 300 ngày)
• Thời gian vận chuyển (L) là 45 ngày Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.
• => Điểm đặt hàng lại (ROP) là : d x L = 1,630 x 45 = 73,394.4 kg Từ đó ta đưa ra giải pháp như sau :

Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thay vì đặt mỗi lô khoảng 61,162 kg 45 ngày một lần, mỗi năm đặt hàng 8 lần. Áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng là 41,865 kg và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề về : lượng hàng tồn trữ quá nhiều, gây ứ đọng và phát sinh nhiều chi phí tồn trữ, tối thiểu hóa được tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho

Điểm đặt hàng lại (ROP) cho biết khi lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu là 73,394.4 kg thì công ty nên tiến hành đặt hàng thêm.

Một giải pháp khác mà công ty cũng cần xem xét để có thể giảm các chi phí liên quan đến tồn kho, đó là giải pháp áp dụng kết hợp mô hình EOQ và mô hình khấu trừ theo sản lượng.

Hiện nay, công ty chưa được hưởng mức giá khấu trừ theo sản lượng vì hiện nay công ty đang tiến hành mua nguyên vật liệu trực tiếp từ công ty mẹ. Tuy nhiên, để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, công ty có thể tìm kiếm những nhà cung cấp mới để mua nguyên vật liệu với mức giá được khẩu trừ theo sản lượng.

• Ví dụ như : có các thông tin sau của công ty Giá mua : 32,700 đồng/kg
• Nhu cầu năm (D) = 489,296 kg
• Chi phí 1 lần đặt hàng (S) = 12,000,000 đồng
• Chi phí lưu kho hàng năm (H) = 20% giá mua (I x P) Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) = 41,865 kg

Nếu công ty đặt mua mỗi lần 100,000 kg sẽ được hưởng chiết khấu 8% Giải pháp :

• Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 41,865 kg thì chi phí một năm cho tồn kho sẽ là : C_mh = 489,296 x 32,700 = 16,000,000,000 đồng Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.
• C_đh = 12,000,000 x 11 = 132,000,000 đồng
• Ctt = 20% x 32,700 x 41,865 = 136,898,550 đồng
• Tổng chi phí : TC₁ = 16,000,000,000 + 132,000,000 + 136,898,550 = 16,268,898,550 đồng

Nếu đặt mỗi đơn hàng 100,000 kg với giá chiết khấu 8% thì chi phí 1 năm cho hàng tồn kho sẽ là :

• C_mh = 16,000,000,000 x 92% = 14,720,000,000 đồng
• C_đh = 12,000,000 x (489,296/100,000) = 58,715,520 đồng
• Ctt = 20% x 92% x 32,700 x 100,000 = 300,840,000 đồng

Tổng chi phí TC₂= 14,720,000,000 +58,715,520 + 300,840,000 = 15,079,555,520 đồng

=> Công ty nên đặt hàng với lượng 100,000 kg thép mỗi đơn hàng. Như vậy công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 16,268,898,550 – 15,079,555,520=1,189,343,030 đồng.

Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Compass II vì ưu điểm của nó là công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho 1 năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỷ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên ( như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi ( như chi phí mua hàng). Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm gí trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.

3.1.1.3 Kết quả dự kiến đạt được

Vậy giải pháp áp dụng mô hình EOQ đã giúp công ty giải quyết được 2 vấn đề là : khi nào thì tiến hành đặt hàng là hợp lí và đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí thấp nhất. Đó là : công ty nên đặt trung bình khoảng 41,865 kg/đơn hàng và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày. Và khi hàng trong kho còn khoảng 73,394.4 kg thì công ty nên chuẩn bị tiến hành đơn đặt hàng mới.

Việc mua hàng với số lượng lớn với mức giá chiết khấu thích hợp sẽ giúp công ty giảm thiểu được hơn các chi phí liên quan đến tồn kho. Nếu có điều kiện, công ty cũng nên tìm kiếm thêm cho mình một nhà cung cấp đáng tin cậy có áp dụng chính sách chiết khấu giá theo sản lượng.

Việc áp dụng các mô hình tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu được chi phí tồn kho, từ đó giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận cho công ty.

3.1.2 Giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kho chứa của công ty Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

3.1.2.1 Cơ sở của giải pháp

Căn cứ vào hiện trạng kho hàng của công ty hiện nay là diện tích kho nhỏ và hẹp, không đủ lớn để chứa hàng, hàng hóa thường xuyên phải để ở bên ngoài kho khi không còn chỗ cho hàng vào. Kho hàng chịu trách nhiệm kiểm soát chính của thủ kho, nếu hàng để ngoài kho sẽ không chịu trách nhiệm của thủ kho nữa, đây là nguyên nhân dẫn đến việc không kiểm soát được hàng, gây mất mát và khó kiểm soát trong kho.

Trong kho được chia thành nhiều khu vực gồm : kho nguyên vật liệu, kho công cụ dụng cụ, kho bàn thành phẩm và kho thành phẩm. Tuy nhiên, các thành phần của kho này thường xuyên để lẫn vào khu vực kho chứa hàng hóa khác nên rất khó kiểm soát được số lượng, hơn nữa khi có 1 lô hàng hóa nào quá nhiều thí sẽ để cả ở lối đi. Hàng nhiều không thể di chuyển hết, cứ lần này qua lần khác như vậy nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho đã không còn khoa học và linh hoạt nữa. Chính vì vậy đã dẫn đến việc khó kiểm soát số lượng, chủng loại hàng hóa tồn kho.

Ngoài ra, sự phân bổ của các khu chứa nguyên vật liệu và công cụ, dung cụ ở cách quá xa, gây bất tiện trong việc sắp xếp hàng hóa khi mua về.

Chi phí cho việc mở rộng diện tích, sắp xếp lại vị trí các khu trong kho ước tính khoảng 300,000,000 đồng.

3.1.2.2 Nội dung của giải pháp

Qua quá trình tìm hiểu và phân tích, em nhận thấy rằng lượng hàng hóa và nguyên vật liệu ngày càng tăng lên do nhu cầu số lượng hàng hóa bán ra ngày càng nhiều, chính vì vậy công ty nên mở rộng thêm diện tích kho chứa hàng. Diện tích hiện nay của kho chứa hàng là khoảng 1000m², công ty nên tăng thêm diện tích lên thêm khoảng 500m² để có thể dự trữ hàng một cách hợp lý hơn, khi hàng mới về sẽ không sợ bị thiếu chỗ để nữa. Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Ngoài ra, em cũng đề nghị công ty nên sắp xếp lại vị trí của các khu chứa hàng dự trữ trong kho của công ty.

Sơ đồ kho mới sau kho sắp xếp lại :

Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ bố trí kho mới sau kho sắp xếp lại

Vị trí các khu vực chứa hàng sau khi được sắp xếp lại : kho thành phẩm sẽ nằm cạnh kho sản phẩm dở dang, kho nguyên vật liệu sẽ ở cạnh kho công cụ dụng cụ và nằm cạnh xưởng sản xuất, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa. Việc chuyển đổi vị trí trong kho không tốn quá nhiều chi phí và thời gian, lại dễ dàng thực hiện. chỉ cần huy động toàn bộ nhân viên trong kho và công nhân là có thể là có thể chuyển đổi được kho trong vong vài ngày.

Công ty cũng nên cho sửa sang , nâng cấp lại hệ thống kho để không còn bị dột và ẩm ướt khi có mưa, nâng cao hiệu quả cho việc bảo quản hàng tồn kho.

Ngoài ra, thủ kho cần thường xuyên phân loại, thống kê hàng hóa trong kho để kiểm soát hàng hóa được bảo đảm hơn.

3.1.2.3 Kết quả dự kiến đạt được

Việc mở rộng diện tích, sắp xếp lại vị trí các khu vực chứa hàng trong kho sẽ góp phần giúp công ty dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa hơn, tránh bị mất mát hơn, vị trí của kho thuận tiện hơn sẽ giúp nhân viên làm việc cũng thoải mái hơn, khi đó, công ty có thể giảm bớt số lượng nhân viên làm việc trong kho để tiết kiệm chi phí hơn.

Mỗi khi xưởng sản xuất có nhu cầu về hàng hóa, khi được sắp xếp và kiểm kê tốt thì việc xuất kho cũng sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn, hiệu quả sản xuất được nâng cao hơn.

Hệ thống kho được nâng cấp và sửa sang sẽ giúp bảo quản hàng hoá được tốt hơn, tránh gây lãng phí.

3.1.3 Giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty

3.1.3.1 Cơ sở của giải pháp Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có quy trình quản lý hàng tồn kho nhưng việc nhập xuất hàng chưa bài bản, thiếu khâu nhận hàng sau khi mua hàng và khâu nhập hàng thừa trở lại kho sau khi bán khiến cho hàng hóa khó được đảm bảo chất lượng và việc mất hàng xảy ra thường xuyên. Hàng mất tại nhiều khâu như : khâu nhập kho, khâu xuất bán và khâu nhập hàng thừa…

Chính vì vậy, em xin đưa ra giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty.

3.1.3.2 Nội dung của giải pháp

Mục đích chính của việc hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho là nhằm thống nhất giữa việc xuất hàng đi bán và nhập hàng thừa trở lại kho, tối thiểu những thiệt hại do việc nhập kho hàng hóa không đảm bảo về số lượng và chất lượng và việc thiếu hụt hàng hóa gây ra.

Ta sẽ thêm vào quy trình quản lý hàng tồn kho ở công ty thêm 2 công đoạn, đó là : công đoạn nhận hàng sau khi mua hàng hóa về đến công ty và công đoạn nhập hàng thừa trở lại kho sau khi xuất bán.

• Quy trình quản lý hàng tồn kho mới sẽ là :

Sơ đồ 3.2: Giải pháp quy trình quản lý hàng tồn kho mới

Công đoạn nhận hàng : để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, công ty cần bổ sung thêm khâu nhận hàng sau khi hàng hóa được vận chuyển về đến công ty rồi mới nhập vào kho. Công ty cũng nên lập một phòng ban nhận hàng kiểm tra riêng hoặc một bộ phận chuyên kiểm hàng, bộ phận này có thể có số lượng từ 1-2 người. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng hóa tới bộ phận kho.

Công đoạn nhập hàng thừa sau khi bán trở lại kho : hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do phòng kế toán lập.Cách thực hiện như sau : Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho.

Hàng thừa phải được đưa đến cho thủ kho để kiểm tra. Thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng..Tất cả hàng bán còn thừa vể nhập kho đều phải thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, phụ kiện, sản phẩm kèm theo hay không. Nếu đủ thì cho nhập kho, nếu thiếu thi thủ kho thông báo cho nhân viên bán hàng và lập biên bảng để kiểm tra hàng hóa. Biên bản kiểm tra này phải có ngày, thàng, lí do lập biên bản, chữ ký người lập và nhân viên bán hàng.

Bảng 3.1 : Xây dựng các bước thực hiện nhập hàng thừa trở lại kho.

3.1.3.3 Kết quả dự kiến đạt được

Việc bổ sung 2 công đoạn vào quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty sẽ góp phần giúp công ty quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu được việc mất mát hàng hóa nguyên vật liệu và cả các thành phẩm của công ty. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí do mất hàng một cách đáng kể.

Hàng tồn kho tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh và có thể nhanh chóng chuyển đổi sang tiền mặt nên quản trị hàng tồn kho là một trong những công tác cần được ưu tiên. Em xin đưa ra một số kiến nghị để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty.

3.1.4 Một số giải pháp khác góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công

• Cần có sự liên hệ mật thiết giữa công tác quản trị hàng tồn kho với các bộ phận khác trong công ty:

Để công tác quản trị hàng tồn kho có hiệu quả thì cần có sự hỗ trợ từ các bộ phận, phòng ban khác trong công ty. Để ra được quyết định đúng đắn trong việc dự trữ khối lượng hàng tồn kho cần dựa trên nhiều yếu tố, dựa trên các điều tra nghiên cứu, phân tích các số liệu như: khả năng tiêu thụ của thị trường, những tiềm năng của thị trường, tình hình cạnh tranh của mặt hàng trên thị trường …Từ đó có thể đưa ra dự báo chính xác khối lượng đặt hàng, khối lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu, đảm bảo cho doanh nghiệp vẫn tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh.

• Đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa. Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Công tác đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định liên quan đến việc dự trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Nếu công tác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tốt sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho cũng như khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp sẽ nhanh hơn.Từ đó cải thiện các chỉ số hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty.

Một trong những chức năng của công ty là mua vào để bán ra, như vậy dự trữ tồn kho là giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.Công ty có thể đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa bằng một số phương pháp sau:

• Lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý

Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay thì các quyết định của ban lạnh đạo ảnh hưởng rất nhiều bởi những nhu cầu của thị trường và nắm bắt những thời cơ là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy việc lựa chọn phương án kinh doanh ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Các phương án kinh doanh được đưa ra dựa trên việc tiếp cận thị trường, nghiên cứu và phân tích các nhu cầu của người tiêu dùng. Từ đó đưa ra các quyết đinh về mặt hàng kinh doanh, quy mô cũng như khối lượng hàng hóa để có kế hoạch tồn kho phù hợp.

• Mở rộng thị trường tiêu thụ

Để có những nhận xét đúng về thị trường công ty cần có những chính sách nghiên cứu thị trường hợp lý. Hiện nay công tác marketing của công ty chưa thực sự được quan tâm và chú trọng, do đó việc tiếp cận và tìm hiểu sâu sắc thị trường chưa đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Vì vậy công ty nên tổ chức riêng bộ phận marketing để chuyên trách công tác tìm hiểu thị trường

Công ty có thể mở rộng thị trường bằng cách liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế khác để khai thác các tiềm năng và lợi thế cạnh tranh của đối tác nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh. Đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa để thực hiện tốt quản trị hàng tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Trong kinh doanh thương mại công ty nên áp dụng nhiều phương pháp bán hàng phong phú để công ty có thể tiếp cận tốt hơn thị trường. Các phương thức bán công ty có thể áp dụng là bán theo đơn đặt hàng, bán thẳng không thông qua kho…Với các phương pháp này công ty có thể tiết kiệm được chi phí liên quan đến tồn kho, đẩy mạnh doanh số bán ra, chủ động tìm kiếm khách hàng. Qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo thời gian quay vòng vốn hàng hóa nhanh

• Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

Đây là một biện pháp không kém phần quan trọng vì chất lượng phục vụ cũng quan trọng như chất lượng hàng hóa. Nếu tạo ra tâm lý thoải mái cho khách hàng khi mua các sản phẩm của công ty. Biện pháp này được thực hiện tốt là một cách kéo khách hàng về phía công ty.

• Giải pháp về nguồn hàng
• Xác định về nguồn hàng

Công ty nên lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu từ những nguồn hàng có chất lượng cao, uy tín thì công ty sẽ tiết kiệm được chi phí liên quan như chi phí giám định chất lượng, chi phí hao mũn…

• Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng

Khi hàng hóa nhập về kho thì ngoài việc kiểm tra chất lượng hàng hóa công ty nên tổng kết đưa ra những nhận định chung về hoạt động mua hàng của lần nhập hàng này. Qua đó phát hiện ra những sai sót và rút kinh nghiệm cho lần sau.

• Giải pháp về đội ngũ con người Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Trong điều kiện như hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn nền kinh tế thị trường. Vì vậy các doanh nghiệp có nhiều những cơ hội cũng như những khó khăn. Cơ chế quản lý cũ dần được thay thế bằng các cơ chế mới nên đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải thay đổi sao cho phù hợp. Trong điều kiện mới này đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi về nghiệp vụ, trình độ chuyên môn. Trước yêu cầu này yêu cầu doanh nghiệp có những chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên.

Bên cạnh đó công ty phải thường xuyên cử cán bộ đi học tập và nghiên cứu tại nước ngoài để có thể đưa những quyết định cũng như chính sách mới có ích cho doanh nghiệp. Công ty có chính sách khuyến khích động viên đối với cán bộ công nhân viên như tăng lương, thưởng, tổ chức các chuyến du lịch cho công nhân viên trong công ty…tạo điều kiện tốt nhất về mặt vật chất cũng như tinh thần cho cán bộ công nhân viên yên tâm làm việc. Đồng thời cũng cần có những biện pháp khả thi để giải quyết những trường hợp gian trá, biển thủ tài sản của công ty.

• Giải pháp hoàn thiện về mặt tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho nhập khẩu

Công ty nên từng bước sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp tránh tình trạng công việc giữa các phòng ban có sự chồng chéo nhau. Các phòng ban cần có sự phân công công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng. Công ty nên thiết lập một phòng chuyên chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra những hàng hóa dự trữ trong kho phụ trách các công việc như:

• Kiểm tra chặt chẽ số lượng chất lượng hàng hóa nhập kho đặc biệt các hàng hóa nhập khẩu, có sự phân loại và bảo quản thích hợp ngay từ đâu.
• Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu
• Có ý kiến xây dựng nâng cấp, cải tiến hệ thống kho bãi đảm bảo nhu cầu dự trữ hàng hóa, bảo quản hàng hóa.

Để công tác quản trị hàng tồn kho đạt được hiệu quả cao thì hệ thống sổ sách lưu chữ cũng góp phần quan trọng. Yêu cầu đối với việc ghi chép dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho phải rõ ràng, chính xác, kịp thời. Theo định kỳ 6 tháng hay kết thúc năm tài chính, hoặc yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo có báo cáo tình hình hàng tồn kho cho ban giám đốc kiểm tra để từ đó đưa ra các quyết định chính sách phù hợp trong việc dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa cho công ty. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2 Kiến nghị Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Môi trường bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, với mỗi hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng dù ít dù nhiều của những tác nhân bên ngoài này.

Để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho, các cơ quan Nhà Nước cũng có thể tác động dưới một số góc độ như:

• Thuế xuất nhập khẩu :

Giảm thuế nhập khẩu đối với các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp phải nhập khẩu từ nước ngoài về. Tại Compass II, đó là nguyên vật liệu thép và hạt nhựa. Nếu được giảm thuế, công ty có thể giảm bớt chi phí hoặc tăng lượng nguyên vật liệu mua vào, tăng lượng sản phẩm sản xuất ra, tăng doanh thu bán hàng.

Đồng thời cần quy định rõ tiêu chuẩn, áp mã thuế và điều chỉnh thuế suất nhập khẩu cho các sản phẩm cột chống lò, thép đặc biệt; thuế suất, quy tắc xuất xứ mặt hàng thép trong các hiệp định thương mại.

Cần có chính sách quản lý riêng, phù hợp với các mặt hàng thép chịu thuế và không chịu thuế nhập khẩu để không gây khó khăn cho doanh nghiệp trong tính toán hiệu quả kinh doanh. Cần giao cho một cơ quan đầu mối quản lý chịu trách nhiệm để tránh chồng chéo – lãng phí.

• Chất lượng nguyên vật liệu nhập khẩu Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Các cơ quan có thẩm quyền nên cắt giảm việc giảm thủ tục kiểm tra, giám sát hàng hóa, áp dụng chính sách hậu kiểm đối với chất lượng thép nhập khẩu để tránh ách tắc hàng hóa, giảm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời bổ sung những quy định rõ ràng hơn tiêu chuẩn cho mặt hàng thép, hạt nhựa… để việc sản xuất, lưu thông của doanh nghiệp được thuận lợi, tránh hiện tượng gian lận thương mại, làm hàng giả.

Đề cao tính tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về chất lượng hàng hóa do mình nhập khẩu. Đưa ra chế tài cụ thể, chi tiết và thỏa đáng theo từng mức độ nghiêm trọng của sai phạm đối với các trường hợp khai báo sai sự thật (kể cả sau khi hàng hóa đã được bán hoặc sử dụng).

Ngoài ra, đối với ngành công nghiệp sản xuất tua-vít nói chung và với công ty TNHH Compass II nói riêng, hiện nay còn chưa có chỗ đứng vững chắc trên thị trường nên một khi lượng hàng bán bị giảm sút, tồn kho sẽ tăng lên, thời gian lưu kho lâu hơn gây tăng chi phí cho doanh nghiệp và có thể giảm chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như giảm chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì thế, bên cạnh những chính sách mở rộng đối với hoạt động xuất khẩu, giảm thuế xuất khẩu, Nhà nước cũng cần phải cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đường xá, đa dạng các phương thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất tua-vít tồn tại và phát triển.

Tóm tắt chương 3

Sau khi tìm hiểu và phân tích về thực trạng quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Compass II, ngoài những thành tựu công ty đạt được như doanh số bán hàng năm tăng dần, công nghệ sản xuất tiên tiến, công ty có thị trường xuất khẩu ổn định và một nhà cung cấp lâu dài…thì vẫn còn nhiều điều còn hạn chế về vấn đề quản trị hàng tồn kho như : chưa áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả nào, hệ thống kho chứa hàng ở công ty còn chưa hoàn thiện, quy trình quản lý hàng tồn chưa khoa học…từ đó em xin đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Các giải pháp đó là: Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Giải pháp áp dụng mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ) : giúp công ty xác định được sản lượng đặt hàng tối ưu, số lần đặt hàng và thời gian mỗi lần đặt sao cho chi phí là nhỏ nhất. Giải pháp cũng xác định được điểm đặt hàng lại giúp công ty biết được khi lượng hàng trong kho còn bao nhiêu thì công ty nên tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, việc áp dụng kết hợp mô hình EOQ và mô hình khấu trừ theo sản lượng sẽ giúp công ty xác định được mức sản lượng đặt hàng tối ưu để được hưởng mức chiết khấu, từ đó giúp công ty sẽ tìm kiếm được nhà cung cấp mới với mức giá kinh tế hơn, từ đó tiết kiệm được chi phí, giảm được giá vốn hàng bán, tăng lơi nhuận.

Giải pháp hoàn thiện hệ thống kho chứa của công ty : giải pháp mở rộng diện tích kho, sắp xếp lại vị trí các khu vực chứa hàng trong kho và nâng cấp chất lượng kho sẽ góp phần giúp công ty quản lý được hàng dự trữ trong kho một cách thuận tiện và khoa học hơn, giảm thiểu việc lộn xộn, mất mát, hư hỏng hàng hóa

Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty : việc bổ sung vào quy trình của công ty hai công đoạn là nhận hàng, kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho và công đoạn nhập hàng thừa sau khi bán trở lại kho sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho, tránh những trường hợp nhân viên gian trá lấy cắp hàng hóa gây thiệt hại cho công ty.

Ngoài ra, một số giải pháp có hiệu quả cũng nên được áp dụng cho công ty TNHH Compass II để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, giúp công ty ngày càng phát triển như:

• Xây dựng sự liên hệ mật thiết giữa công tác quản trị hàng tồn kho với các bộ phận khác trong công ty : sự hỗ trợ từ các bộ phận, phòng ban khác trong công ty sẽ giúp công tác quản trị hàng tồn kho có hiệu quả hơn.
• Đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa : công tác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tốt sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho cũng như khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp sẽ nhanh hơn, cải thiện các chỉ số hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty.
• Giải pháp về nguồn hàng
• Giải pháp về đội ngũ con người
• Giải pháp hoàn thiện về mặt tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho nhập khẩu : việc kiểm tra chặt chẽ số lượng chất lượng hàng hóa nhập kho đặc biệt các hàng hóa nhập khẩu, có sự phân loại và bảo quản thích hợp ngay từ đâu, xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu để từ đó đưa ra các quyết định chính sách phù hợp trong việc dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa cho công ty.

Nhà Nước cũng cần có những chính sách để góp phần hỗ trợ công ty tăng trưởng và phát triển hơn, đặc biệt là trong việc quản lý hàng tồn kho như : giảm thuế xuất – nhập khẩu, giảm thủ tục kiểm tra, giám sát hàng hóa, áp dụng chính sách hậu kiểm đối với chất lượng thép nhập khẩu để tránh ách tắc hàng hóa, giảm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đường xá, đa dạng các phương thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất tua-vít tồn tại và phát triển.

KẾT LUẬN Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Công ty TNHH Compass II chuyên sản xuất và gia công tua vít và đầu tua vít với sản lượng xuất khẩu lên đến 80 triệu cái/ năm sang thị trường Châu Âu và Châu Mỹ, công ty đã có đóng góp lớn cho kim ngạch xuất khẩu của tỉnh Bình Dương nói riêng và cả nước nói chung.

Với những thông tin thu thập được về Công ty TNHH Commpas II, em đã cố gắng xử lý và phân tích và thấy rằng công ty vẫn còn tồn tại những mặt han chế, vì thế em đã đưa ra những giải pháp góp phần giúp Công ty quản lý tốt và nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho là một lĩnh vực rộng và phức tạp, nếu không có sự quản lý chặc chẽ thì sẽ tạo ra rất nhiều lỗ hỏng khiến cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn. Bân cạnh đó, quản trị hàng tồn kho còn liên quan mật thiết với các lĩnh vực khác trong công ty như sản xuất, tài chính, nhân sự…vận dụng những kiến thức đã được học ở trường em xin được đưa ra một vài giải pháp để góp phần giúp nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng tồn kho, từ đó cải thiện hiệu quả sản xuất và kinh doanh của công ty TNHH Compass nói riêng và các công ty trong ngành sản xuất nói chung. Khóa luận: Giải pháp công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.

Vì kiến thức thực tế còn hạn chế và thời gian có hạn nên bài khóa luận của em khó tránh khỏi thiếu sót, em rất mong có dự góp ý, sửa chữa thêm của các Thầy Cô trong bộ môn Quản trị kinh doanh để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong Công ty TNHH Compass II đặc biệt là chủ quản phòng hành chánh – cô Quan Tuyết Loan đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận. Em cũng xin cảm ơn giàng viên hướng dẫn – Thạc sĩ Lê Đình Thái đã góp ý và hướng dẫn tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty