Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Quốc Tế Khai Ánh Sáng Vina này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

5.1 Giải pháp.

Trong những năm sắp tới, Công ty TNHH KAS VN không chỉ phấn đấu tăng quy mô khách hàng và doanh thu mà còn có định hướng mở rộng lĩnh vực hoạt động sang làm đại lý tàu biển tiến tới mục tiêu hình thành một Công ty Logistic Quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.

Hiện nay, có rất nhiều Công ty làm dịch vụ giao nhận ra đời. Để tăng tính cạnh tranh của mình, Công ty đang tận dụng lợi thế về kinh nghiệm tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí, giảm giá dịch vụ nhằm giữ những khách hàng cũ và quen biết đồng thời tìm kiếm thêm khách hàng mới.

• Cải thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin:

Cơ sở hạ tầng là điều kiện thiết yếu tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực giao nhận mà Công ty đang hoạt động.

Thứ nhất, Công ty KAS VN nên sử dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý phương tiện vận tải, kho hàng.

Thứ hai, cần phát triển website của Công ty để giới thiệu hình ảnh Công ty về các lĩnh vực kinh doanh, tạo điều kiện cho đối tác dễ dàng tham khảo và tìm hiểu. Hiện tại Công ty KAS VN có website nhưng thông tin trên đó còn sơ sài không đầy đủ. Điều này thật hạn chế đối với sự phát triển của Công ty ở trên mạng lưới toàn cầu, Công ty bị thu hẹp khả năng phát triển.

• Đẩy mạnh hoạt động Marketing để thu hút khách hàng.

Với xu hướng hội nhập khu vực và Thế Giới sẽ diễn ra trong tương lai thì hàng rào bảo hộ dịch vụ giao nhận vận tải ở nước ta sẽ bị phá vỡ. Các hãng giao nhận vận tải nổi tiếng ở nước ngoài sẽ nhảy vào thị trường Việt Nam làm cho môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Vì vậy, Công ty KAS VN cần phát triển hơn về mảng Marketing để quảng bá hình ảnh Công ty và nghiên cứu thị trường.

Ngoài ra, Công ty nên tăng cường công tác tìm hiểu, nghiên cứu thị trường kể cả thị trường mới thâm nhập cũng như thị trường lâu năm bởi “Biết người, biết ta, trăm trận trăm thắng”, mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì không thể duy trì hoạt động. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

Trước hết, khi tiến hành nghiên cứu thị trường mới, Công ty nên tìm hiểu phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác hơn so với những thị trường mà Công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác nhau đó sẽ gây ra khó khăn, trở ngại gì cho Công ty trong công tác thâm nhập hay không, từ đó tìm các thích ứng với môi trường văn hoá và pháp luật ở thị trường đó. Ngoài ra, để tiến hành hoạt động kinh doanh ở thị trường nào, Công ty nên tìm hiểu kỹ nhu cầu về loại hàng hoá mà thị trường đó đang cần để có thể chọn được mặt hàng kinh doanh tối ưu nhất.

Đối với những thị trường truyền thống, Công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển nhu cầu mới trong tương lai để nâng cao hơn nữa khả năng đáp ứng của Công ty, nắm giữ thị phần, đồng thời mở rộng thêm mặt hàng kinh doanh để có thể khai thác tối đa nhu cầu của thị trường, nâng cao lợi nhuận Công ty.

Công ty phải thường xuyên theo dõi những biến động liên tục của thị trường và diễn biến thay đổi của những đối thủ cạnh tranh để có những biện pháp kịp thời như điều chỉnh chi phí, giá cả hàng hoá để đảm bảo được tính cạnh tranh cũng như mang lại lợi nhuận lâu dài.

• Tăng cường nghiệp vụ và kinh nghiệm cho cán bộ công nhân viên:

Nâng cao trình độ cho mỗi nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên có môi trường làm việc tốt hơn, có ý thức chia sẻ công việc và gắn bó lâu dài với Công ty hơn. Bên cạnh đó, các nhân viên cần tích cực học hỏi nữa để nâng cao nghiệp vụ, ngoài yếu tố cẩn thận, chính xác trong việc lập, lưu các chứng từ, các nhân viên phải luôn cập nhật các kiến thức, thông tin mới về giao nhận, chính sách thuế, để phục vụ tốt hơn cho công việc. Mà trình độ nhân viên nâng cao thì hiệu quả công việc được nâng cao, dẫn đến lợi nhuận tăng, thì việc tăng trưởng sẽ khích lệ về mặt tinh thần cũng như giữ chân được những nhân viên có chuyên môn cao. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

Nên học hỏi kinh nghiệm của các Công ty giao nhận hàng đầu Thế Giới để giúp Công ty hoạt động theo hướng của ngành giao nhận. Việc học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau chính là một trong những yếu tố mang lại sự thành công đáng kể cho doanh nghiệp. Vì vậy không ngừng học hỏi, chọn lọc và phát huy những bài học từ các Công ty giao nhận hàng đầu sẽ là một giải pháp tốt nhất để giúp Công ty hoạt động ngày một tốt hơn.

Ngoài ra, Công ty cần trang bị thêm các phương tiện vận tải để phục vụ cho công tác chuyên chở hàng hoá. Cần sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ hơn giữa phòng Kế Toán và bộ phận hàng trong việc nhập số liệu, quyết toán bàn giao chứng từ, hoá đơn, tạm ứng… để có thể nhanh chóng thu tiền làm hàng từ khách hàng.

Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thị trường, trước các tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì trong bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, việc liên kết cũng xem là giải nguy cho các doanh nghiệp trước các cuộc đầu tư ồ ạt của các tập đoàn, doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam. Trước tình hình này, việc Công ty liên kết với các đối tác làm ăn với mình là điều cần thiết, bởi trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp nào muốn đứng vững thì cần phải liên kết, điều này giúp các doanh nghiệp hỗ trợ nhau phát triển theo hướng hai bên cùng có lợi: chia sẻ rủi ro trong kinh doanh, tăng vốn huy động, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau,…

• Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan chức năng:

Công ty phải chú ý đến việc tạo dựng được sự tin tưởng trong khi làm việc đối với các chi cục Hải quan các cảng. Để có thể tạo uy tín thì Công ty cần phải cố gắng làm tốt mọi việc ngay từ đầu, hạn chế tối đa những sai sót khi làm thủ tục Hải quan. Cụ thể, nhân viên chứng từ phải cẩn trọng trong việc soạn thảo các chứng từ, lên tờ khai đầy đủ không sai sót, nhân viên giao nhận phải nắm chắc quy trình thủ tục Hải quan, các thông tin về hàng hoá và các quy định của nhà nước có liên quan.

Đối với các tổ chức tín dụng thì phải trả tiền lãi đầy đủ khi đáo hạn thanh toán, tình hình tài chính lành mạnh và rõ ràng.

5.2 Kiến nghị. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

5.2.1 Kiến nghị đối với Công ty.

• Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, Công ty nên xem xét những vấn đề sau:

Công ty ngày càng phát triển nên lượng công việc ngày càng tăng, mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc làm cho công việc bị chậm trễ trong quá trình làm dịch vụ dẫn đến khách hàng không hài lòng khi phải chờ đợi. Vì vậy Công ty nên tuyển chọn thêm những nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, nhanh nhẹn để chia sẻ những công việc của các nhân viên trong Công ty nhằm khắc phục việc chậm trễ. Chẳng hạn như tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chứng từ hàng nhập khoảng thêm hai nhân viên mới không cần kinh nghiệm, vì công việc đã có người hướng dẫn, truyền đạt và quan trọng là mức lương phải trả không quá cao khoảng 4.000.000 triệu/1 người.

Hiện nay dịch vụ kho bãi, vận tải nội địa của Công ty còn yếu, chưa có kho bãi riêng cho Công ty nên không đáp ứng được nhu cầu gom hàng, vận tải hàng. Vì vậy, Công ty cần nâng cao hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải nhằm phục vụ việc giao hàng cho khách hàng, điều này sẽ giúp Công ty tiết kiệm được không ít cho chi phí thuê mướn Công ty đảm nhận công việc này và cũng mang doanh thu về cho Công ty.

Công ty nên thành lập phòng Marketing riêng để tập trung hơn vào việc tìm kiếm thị trường, giúp Công ty có nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước, thúc đẩy việc tăng doanh thu.

Công ty nên nghiên cứu và mở rộng thị trường sẵn có (Singapore, Hồng Kông, Trung Quốc, Mỹ…) và thị trường tiềm năng hơn qua việc theo dõi, cập nhật thông tin liên tục nhằm nâng lượng khách hàng trong nước và ngoài nước.

Khuyến khích cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên tự nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Khuyến khích nhân viên đi học thêm các lớp phát triển nghiệp vụ chuyên môn hay các kỹ năng còn thiếu để trợ giúp cho công việc. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

Có chính sách thưởng phạt hợp lý và rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên như áp dụng khen thưởng đối với nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc, trừ lương đối với nhân viên luôn chậm trễ công việc so với kế hoạch hoặc không có trách nhiệm đối với công việc.

Do những khách hàng thường trả phí dịch vụ sau khi hoàn thành các khâu nhận hàng hoá, gây ra sự thiếu hụt và quay vòng vốn chậm, không kịp cho những chuyến hàng sau, vì thế Công ty nên bổ sung nguồn vốn kinh doanh bằng nhiều cách như lên kế hoạch tích luỹ vốn, lập quỹ dự phòng, tìm kiếm các khoản vay dài hạn với lãi suất ở mức có thể chấp nhận.

Hiện tại, Công ty tổ chức ít các cuộc họp chính thức đầy đủ nhân viên, một số vấn đề, quyết định bàn giao công việc thường được trình bày miệng, vì thế, Công ty nên tăng cường thêm các cuộc họp định kỳ hàng tuần để thảo luận, đưa ra ý kiến cách làm hàng tối ưu sao cho hợp lý nhất, phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lý.

Khi xảy ra sự cố thì nên cùng nhau tìm ra hướng giải quyết nhanh nhất cho khách hàng yên tâm, sau đó mới tiến hành mở cuộc họp để tìm ra nguyên nhân và ai phải là người chịu trách nhiệm cho những sự có đó, đồng thời đưa ra hình phạt hợp lý.

Công ty nên cập nhật thường xuyên giá cước tàu cũng như dịch vụ phù hợp hơn trong môi trường cạnh tranh gay gắt về loại hình dịch vụ như hiện nay. Tuy vậy, cũng không thể vì cạnh tranh mà Công ty giảm giá dịch vụ, làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, vì thế việc giảm các chi phí phụ nhưng vẫn giữ được chất lượng dịch vụ là mọi vấn đề cần quan tâm.

Công ty cũng nên xây dựng, chú trọng thêm vào chiến lược Marketing, nghiên cứu thu thập thông tin về thị trường đối tác, khách hàng cũng như đối thủ cạnh tranh để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ.

Hiện tại văn phòng của Công ty KAS VN có một số trang thiết bị đang bắt đầu hư hỏng không còn sử dụng được nữa cần phải thay mới như: 1 cái máy vi tính để bàn hay bị chập máy tự động tắt màn hình khiến các dữ liệu chưa kịp lưu bị mất đi, 1 cái điện thoại để bàn bị hỏng rất khó sử dụng gây khó khăn cho nhân viên trong việc liên lạc hỏi hàng và kiểm tra thông tin về lô hàng. Vấn đề quan trọng nhất là mạng internet của Công ty cần phải nâng cấp vì rất hay bị rớt mạng một thời gian khá dài trong ngày.

5.2.2 Kiến nghị đối với Nhà nước. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

• Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế Thế Giới, Nhà nước nên chú ý những vấn đề sau:

Nâng cấp mạng thông tin kết nối giữa các chi cục thuế, kho bạc với các cục Hải quan nhằm tránh trường hợp doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng do việc truyền thông tin chậm gây trở ngại cho nhân viên làm thủ tục giao nhận.

Nhà nước nên có chính sách điều tiết hợp lý và kịp thời về biến động tỷ giá, đảm bảo cho đồng tiền Việt Nam không bị rớt giá nhằm tạo sự an tâm cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời cần có giải pháp hợp lý để ngăn chặn tình trạng lạm phát như hiện nay.

Cung cấp kịp thời các thông tin về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, quan hệ đối ngoại với các quốc gia khác, mức tăng trưởng dự báo, những định hướng chính sách của Nhà Nước liên quan đến doanh nghiệp, vì hiện nay tình hình kinh tế, chính trị Thế Giới luôn có biến động (chiến tranh, xung đột) ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh tế nói chung và ngoại thương nói riêng.

Nâng cấp cơ sở hạ tầng, đường sá, cầu cống để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hoá. Các Công ty luôn lo ngại khi đem hàng về khu vực cảng trong thành phố: vì xe chở container không được lưu thông trong thành phố vào giờ cao điểm nên hầu hết các Công ty có xu hướng mang hàng về các khu vực Cảng như Cát Lái, ICD Phước Long gây ra tình trạng quá tải hàng.

Thống nhất phương thức làm việc giữa các chi cục Hải quan để tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp khi làm thủ tục giao nhận, đồng thời có chính sách giảm bớt quy trình, các khâu không cần thiết khi làm thủ tục Hải quan, đặc biệt là với hàng luồng xanh. Trên thực tế hiện nay vẫn còn kiểm tra bộ chứng từ như luồng vàng. Nếu là luồng xanh rồi thì nên miễn kiểm tra chi tiết bộ chứng từ để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp làm thủ tục thông quan.

Mạng Hải quan điện tử đã có nhưng chưa thật sự có hiệu quả, hệ thống thông quan điện tử mới Vinass ra đời giúp làm nhanh quá trình thông quan nhưng vẫn cần cải thiện tốc độ mạng, về cơ sở hạ tầng hệ thống mạng cần được nâng cấp. Khóa luận: Giải pháp nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu