Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container”, mình nhận thấy rằng đề tài không chỉ giúp bản thân vận dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào thực tế mà còn góp phần củng cố, mở rộng hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc và chuyên môn sau này. Với mong muốn hỗ trợ các bạn sinh viên đang trong quá trình học tập và làm khóa luận, mình xin chia sẻ đề tài khóa luận tốt nghiệp: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu này như một tài liệu tham khảo hữu ích, hy vọng sẽ phần nào giúp các bạn định hướng tốt hơn khi nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu

Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu được thành lập bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, logistics và dịch vụ hàng hải tại Việt Nam.

Công ty cung cấp các dịch vụ đa dạng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và đường biển, vận tải đường hàng không/đường biển, hàng lẻ/hàng nguyên container, khai thuế hải quan, vận tải nội địa, vận tải hàng quá cảnh qua Lào và Campuchia, dịch vụ kho bãi – phân phối và giao nhận hàng hóa, dịch vụ đại lý hàng hải.

Được quản lý bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm và làm việc chuyên nghiệp trong ngành, có khả năng cung cấp các giải pháp phù hợp với mức giá hợp lí, đáp ứng nhu cầu đặc biệt của mọi cá nhân, khách hàng.

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương.

Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp. Chính vì vậy việc ra đời của các Công ty dịch vụ giao nhận vận tải đang là nhu cầu cần thiết. Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Từ những ngày đầu thành lập, hoạt động của Công ty còn nhỏ và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, với sự quyết tâm và nhiệt huyết của ban lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm và năng động, công ty đã dần dần khẳng định được vị trí, khả năng và sự chủ động trong lĩnh vực Giao nhận vận chuyển Quốc tế. Với tiềm năng phát triển mạnh mẽ, mục tiêu của Công ty là sẽ trở thành một trong những đại lý có được sự tín nhiệm của các doanh nghiệp trong và ngoài nưóc về lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu.

Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu là công ty tư nhân với 100% vốn trong nước. Công ty được thành lập vào ngày 07 tháng 01 năm 2020 theo Giấy phép kinh doanh số CAAV No. 711/QĐ-CHK; 43/2020/GPKDVT do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Đà Nẵng cấp.

2.1.2. Thông tin chung

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu
Tên tiếng anh: Pigeon Logistics ,Ltd
Địa chỉ: Tầng 12, VietinBank Tower, 36 Trần Quốc Toản, Phường Hải Châu 1, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
Vốn điều lệ: 16.200.120.000 VND
Điện thoại: 0236.3831 267 | Fax: 0236.3831 278
Webite: www.pigeonlog.vn | Email: info@pigeonlog.vn
Giấy phép kinh doanh: CAAV 711/QĐ-CHK; 43/2020/GPKDVT
Mã số thuế: 0401655596
Số lượng nhân viên: 55 người
Loại hình kinh doanh: Dịch vụ
Logo công ty:

Hình 2.1. Logo Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu

Lĩnh vực kinh doanh
Vận tải đường biển
Vận tải đường không
Vận tải hàng hóa quá cảnh
Vận tải nội địa
Vận tải đường biển nội địa
Dịch vụ thủ tục hải quan
Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải
Dịch vụ kho bãi – Phân phối

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu được thể hiện trong sơ đồ sau:

Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu

Giám đốc điều hành

Là người đứng đầu trong công ty, có quyền hạn cao nhất và giữ vai trò then chốt tại doanh nghiệp, điều hành mọi hoạt động của công ty và là người chịu trách nhiệm về việc đề ra chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Giám đốc dịch vụ vận tải quốc tế

Là một trong những người đứng đầu công ty và có vai trò then chốt tại doanh nghiệp, điều hành và quản lý phòng đại lý vận tải quốc tế, đưa ra các quyết định liên quan đến các hoạt động và giải quyết các vấn đề gặp phải. Bên cạnh đó thì giám đốc dịch vụ vận tải quốc tế là một trong những người điều hành phòng kinh doanh.

Giám đốc Logistics

Là người quản lý phòng vận tải nội địa, là người đưa ra các quyết định, chiến lược hoạt động của phòng, có quyền hạn cao nhất trong việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề mà phòng gặp phải. Giám đốc Logistics điều hành phòng vận tải nội địa và phòng kinh doanh.

Phòng nhân sự

Phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công ty. Thực hiện các nhiệm vụ chính: lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, duy trì và quản lý nguồn lực, thông tin, dịch vụ nhân sự trong doanh nghiệp.

Phòng kế toán Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Là phòng thực hiện các nghiệp vụ kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn quá trình và kết quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng kinh phí của công ty.

Hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh; chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán.

Phòng kinh doanh

Đây là phòng chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, theo dõi tin tức của tàu và hãng tàu trên thế giới, nắm được lịch trình của các chuyến tàu. Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ chào giá dịch vụ đến khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng bay, forwarder để có mức giá tốt.

Phòng đại lý vận tải quốc tế

Đại lý vận tải quốc tế tiến hành tìm kiếm khách hàng và các đại lý giao nhận trong và ngoài nước. Các hợp đồng xuất nhập khẩu được theo dõi và xử lý tại đây. Ngoài ra, còn cung cấp các dịch vụ làm hồ sơ thông quan hàng hóa.

Phòng vận tải nội địa

Phòng vận tải nội địa cung cấp các dịch vụ vận tải bằng đường bộ và đường biển trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ kho bãi – phân phối.

2.1.4. Chức năng hoạt động của Công ty

Phạm vi hoạt động

Công ty TNHH Chim kể từ khi thành lập luôn tập trung vào dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đây cũng là dịch vụ chủ lực của công ty. Công ty đã xây dựng được mạng lưới rộng khắp với các hãng tàu, các công ty giao nhận, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhằm từng bước xây dựng hệ thống khách hàng rộng khắp, vươn tầm quốc tế. Cùng với hệ thống đại lý, đội ngũ nhân viên hùng hậu luôn sẵn sàng phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng trong nước lẫn ngoài nước.

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Công ty: đại lý tàu biển, kinh doanh kho bãi, dịch vụ vận tải nội địa, dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Dịch vụ chính

Vận chuyển hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) nội địa, quốc tế bằng đường biển
Vận chuyển hàng (Door to Door) quốc tế
Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa
Giải pháp hậu cần trọn gói, hàng dự án và hàng trưng bày triển lãm
Chuyên chở, đóng gói, khai báo hải quan
Cung cấp tổng thể các điều kiện trong giao nhận hàng hóa quốc tế

Phương châm phục vụ

Phí dịch vụ cạnh tranh nhất
Dịch vụ an toàn và hiệu quả nhất
Hàng hóa luôn được giao đúng thời hạn

Tầm nhìn

Trở thành doanh nghiệp Logistics của Việt Nam có thương hiệu uy tín trong phạm vi Việt Nam và Đông Nam Á cung ứng dịch vụ bằng sự phục vụ chuyên nghiệp, chất lượng tốt nhất, với chi phí cạnh tranh.

Sứ mệnh

Tích hợp các dịch vụ giá trị gia tăng của chuỗi cung ứng, tối ưu hóa các khâu trong chuỗi cung ứng, mang lại giá trị kinh tế cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Logistics của Công ty PLC, hướng đến cung ứng Logistics xanh, Logistics ngược.

Giá trị cốt lõi

Khách hàng là ông chủ Công ty: mỗi thành viên của Công ty đều có trách nhiệm mang lại lợi ích và sự hài lòng cho khách hàng

Minh bạch
Tôn trọng cá nhân: luôn tạo cơ hội để mỗi cá nhận được phát triển năng lực cá nhân, phát triển bản thân. Lãnh đạo luôn lắng nghe, chia sẻ mọi quan điểm, góp ý thẳng thắn.
Tinh thần đồng đội: Có chung niềm tin và mục tiêu, tất cả vì sự phát triển công ty.
Lao động đam mê và trách nhiệm cao nhất: Khi nhân viên không thể làm việc với trách nhiệm cao nhất, hãy thay đổi hoặc dừng lại. Công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất để các thành viên công ty có được điều này.
Hành động ngay: hành động ngay với sự nổ lực, kiên trì cao nhất cho đến khi đạt mục tiêu, nhìn thẳng thực tế, chấp nhận khó khăn và tìm mọi cách để vượt khó khăn với niềm tin vững chắc.

2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh

Tiếp tục duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với các đối tác trong và ngoài nước theo nguyên tắc bình đẳng hai bên cùng có lợi.
Tập trung phát triển dịch vụ
Chú trọng đẩy mạnh công tác quảng bá, giới thiệu, phát triển mạng lưới khách hàng thường xuyên tạo cơ sở vững chắc cho hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp.
Giữ vững các mối quan hệ và uy tín với các bên thứ ba như cơ quan hành chính nhà nước, ngân hàng,… đã có quan hệ lâu năm.

Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 2.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

(Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ tiêu	Năm			2024/2023		2025/2024
Chỉ tiêu	2023	2024	2025	Giá trị	%	Giá trị	%
Doanh thu	11.573	12.760	14.281	1.187	9,43	1.521	11,05
Chi phí	8.237	9.208	10.427	971	10,5	1.219	11,9
Lợi nhuận trước thuế	2.336	3.552	3.854	216	6,47	302	8,5
Lợi nhuận sau thuế	1.502	1.664	1.890,5	162	6,47	266,5	8,5

Trong những năm trở lại đây, kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu luôn đạt hiệu quả cao, doanh thu và lợi nhuận sau thuế hàng năm không ngừng tăng nhanh. Những chiến lược và mục tiêu mà ban giám đốc đã đề ra là rất hợp lý.

Năm 2024 lợi nhuận tăng khá mạnh so với năm 2023, trong đó lợi nhuận trước thuế tăng 6,47% tương ứng tăng 216 triệu đồng, và lợi nhuận sau thuế tăng 6,47% tương ứng tăng 162 triệu đồng. Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do hai nhân tố:

Mức doanh thu năm 2024 tăng so với năm 2023 là 9,43% tương ứng tăng 1.187 triệu đồng, đã làm cho lợi nhuận của công ty tăng khá mạnh. Nắm bắt kịp thời nhu cầu của thị trường đồng thời thu được kết quả kinh doanh tương đối khả quan vào năm 2023, công ty đã đẩy mạnh công tác nghiên cứu Marketing thông qua việc chào giá trực tiếp và dịch vụ phục vụ khách hàng của công ty. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Chi phí năm 2024 tăng so với năm 2023 là 10,5% tương ứng với giá trị 971 triệu đồng. Trong năm 2023, vật giá tăng nhanh trong khi công ty cần phải nhập một số máy móc phục vụ kinh doanh đã làm chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận sau thuế khá khiêm tốn. Tuy nhiên đây là tín hiệu tốt và làm đà phát triển cho Công ty khi công ty có được cơ sở vật chất hiện đại phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh trong những năm tiếp theo.

Năm 2025 lợi nhuận tăng mạnh mẽ so với năm 2024, trong đó lợi nhuận trước thuế tăng 8,5% tương ứng tăng 302 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế tăng 8,5% tương ứng tăng 226,5 triệu đồng. Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do hai nhận tố sau:

Doanh thu năm 2025 tăng so với năm 2024 là 11,05% tương ứng tăng 1.521 triệu đồng, góg phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng mạnh. Nguyên nhân của việc tăng này là do công ty đạt được hiệu quả cao trong công tác Marketing, nâng cao chất lượng dịch vụ. Đây là dấu hiệu khẳng định lợi nhuận sau thuế của công ty ngày càng tăng nhanh, chứng tỏ công ty kinh doanh ngày càng có hiệu quả, và với xu hướng này thì lợi nhuận sau thuế công ty đạt đưoc sẽ tăng nhanh hơn nữa trong tương lai.

Chi phí năm 2025 tăng so với năm 2024 là 11,9% tương ứng tăng 219 triệu đồng. Chi phí tăng là do nhu cầu về dịch vụ giao nhận tại công ty đang tăng dần, nhưng cần tăng vừa phải để đảm bảo doanh thu có thể đạt hiệu quả tốt nhất nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.

Nhìn chung năm 2025, tình hình kinh doanh của công ty đã dần có hướng phát triển tốt hơn các năm trước. Công ty đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, tuy nhiên tốc độ gia tăng của doanh thu bị chậm lại ở một số thời điểm do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID19. Vì vậy, lợi nhuận của công ty chưa đạt được hiệu quả cao nhất. Trong tương lai công ty cần phải nổ lực để đẩy mạnh sự phát triển hơn nữa.

Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng Container đường biển đối với Công ty.

Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là chủ yếu, hoạt động giao nhận luôn là hoạt động chủ chốt của công ty và đem lại nguồn thu lớn.

Bảng 2. 1 Doanh thu từ hoạt động giao nhận của Công ty

(Đơn vị: Triệu đồng) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Chỉ tiêu	Năm
Chỉ tiêu	2023	2024	2025
Tổng doanh thu	11.573	12.760	14.281
Doanh thu từ giao nhận bằng Container đường biển	8.105	10.106	11.733
Doanh thu khác	3.468	2.654	2.548
Tỷ trọng của doanh thu từ giao nhận bằng Container đường biển	70.03	79.20	82.16

Qua bảng 2.2, thấy được doanh thu từ hoạt động giao nhận luôn chiếm tỷ trọng lớn và không ngừng gia tăng so với tổng doanh thu của toàn công ty.

Doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty năm 2023 chiếm 70.03% tổng doanh thu toàn công ty. Năm 2024, tỷ trọng doanh thu đạt được từ hoạt động giao nhận so với tổng doanh thu đã tăng lên đến 79,20% và đến năm 2025, tỷ trọng này đã tăng lên mức 82,16%.

Điều này chứng tỏ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu và ngày càng chiếm tỷ trọng lớn.

Ngoài ra, những chính sách, chiến lược kinh doanh của công ty đã cho thấy vai trò quan trọng của hoạt động giao nhận với công ty như sau: Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu góp phần tạo nguồn vốn cho công ty, cho việc duy trì hoạt động kinh doanh. Với uy tín của mình, công ty định hướng mục tiêu là mở rộng thị phần, nâng cao khả năng chiếm lĩnh thị trường của mình. Từ đó lợi nhuận cao, đồng thời có những định hướng và chiến lược phù hợp để không bị động trước những ảnh hường xấu từ sự biến động của thị trường đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Bảng 2. 3 Khối lượng hàng hóa giao nhận qua các năm

(Đơn vị: Tấn) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Năm	2023	2024	2025	2024/2025	2025/2024
Tổng sản lượng giao nhận	6045	8046	7480	2001	-566
Giao nhận hàng nhập	3587	4558	4993	971	435

Năm 2024 là năm có khôi lượng hàng hóa giao nhận lớn nhất (8046 Tấn). Bên cạnh đó, công ty cũng từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín, thu hút khách hàng, mở rộng thị trường giao nhận của mình.

So sánh khối lượng hàng nhập năm 2024 so với 2023 tăng mạnh cả tổng sản lượng giao nhận và giao nhận hàng nhập. Công ty phát triển tốt, cố gắng hơn nữa để đạt được mục tiêu trở thành Công ty Logistics số 1 Việt Nam.

Bảng so sánh năm 2025/2024, tổng sản lượng giao nhận so với năm 2024 âm (-566 Tấn), nhưng giao nhận hàng nhập vẫn tăng (435 Tấn). Một năm 2025 gặp nhiều biến cố, sang năm nỗ lực hơn nữa, có những chính sách tốt để phát triển cho công ty và cho nước nhà.

Khối lượng giao nhận hàng nhập lớn hơn khối lượng giao nhận hàng hàng xuất do nước mình là nước nhập siêu. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa của công ty phát triển với nhiều loại hình phong phú: đường biển – đường bộ – đường hàng không, các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng quà tặng, hàng cá nhân, thu gom hàng xuất và chia lẻ hàng nhập, vận chuyển hàng quá cảnh, hàng ngoại giao và hành lý cá nhân.

2.2. Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu

Hình 2.3. Sơ đồ thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty

2.2.2. Diễn giải các bước trong quy trình thực tế tại Công ty

2.2.2.1. Tiếp nhận và xử lý yêu cầu hàng nhập từ khách hàng (B1)

Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu là công ty dịch vụ chuyên hoạt động về lĩnh vực xuất nhập khẩu, phục vụ cho rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu hỗ trợ về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Một công việc khá quan trọng của phòng kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, các doanh nghiệp nhập khẩu có nhu cầu thuê dịch vụ để hoàn thành thủ tục nhập hàng hóa.

Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu tiếp nhận các yêu cầu vận chuyển hàng hóa chứa các thông tin gồm: Người gửi, người nhận, loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, loại hình dịch vụ, hình thức thanh toán,…

Công ty sẽ liên hệ đại lý kiểm tra giá cước, dịch vụ,… có thể kiểm tra cước từ hãng tàu. Sau đó tính toán bảng giá dịch vụ để gửi cho khách hàng/đại lý.

2.2.2.2. Thương lượng và chào giá dịch vụ (B2)

Sau khi tính toán xong bảng giá dịch vụ, Công ty sẽ chào giá cho khách hàng.

Khách hàng khi nhận được bảng giá sẽ tiến hành thương lượng. Nếu như khách hàng đồng ý, sẽ tiến hành lập hợp đồng vận chuyển. Nếu không, giao dịch sẽ kết thúc.

2.2.2.3. Lập hợp đồng vận chuyển (B3) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Lúc này nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ đưa ra những điều khoản thỏa thuận về quyền lợi và nghĩa vụ các bên, thông qua giám đốc để đàm phán và kí kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng.

Trong hợp đồng dịch vụ phải nêu rõ các điều kiện đã thỏa thuận về khu vực vận chuyển, cước phí vận chuyển, phí dịch vụ giao nhận, phí kiểm hóa hàng hóa, phí nâng hạ, lệ phí hải quan,… và các chi phí có liên quan như phí cầu đường, phí D/O (lệnh giao hàng), container, phí lưu bãi,… Các điều kiện về phương thức thanh toán giữa công ty khách hàng và công ty dịch vụ, về trách nhiệm của mỗi bên trong hợp đồng; điều khoản khiếu nại tranh chấp, hiệu lực hợp đồng..

Các điều khoản sẽ được thỏa thuận rõ ràng và được hai bên kí kết qua hợp đồng dịch vụ này. Bên Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu sẽ chịu trách nhiệm làm mọi thủ tục nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp nhập khẩu, và doanh nghiệp nhập khầu có trách nhiệm thanh toán chi phí nhập khẩu và mọi chi phí có liên quan như đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.

2.2.2.4. Gửi Shipping Instruction cho đại lý (B4)

Công ty thông báo đại lý kế hoạch nhận hàng, lịch tàu dự kiến gửi đến khách hàng để xác nhận lịch tàu/routing với đại lý.

Chỉ định đại lý hãng tàu vận chuyển lô hàng theo chi tiết SI (Shipping Instruction).

SI là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến Cty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. Và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading.

2.2.2.5. Nhận bộ chứng từ (B5)

Sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ gửi những chứng từ cần thiết cho nhân viên kinh doanh và chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên chứng từ để kiểm tra thông tin.

Đối với hàng làm dịch vụ, nhân viên giao nhận của Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu sẽ nhận bộ chứng từ từ Công ty khách hàng của mình bằng fax.

Đối với hàng nhập khẩu, nhằm tránh những sai sót trong quá trình làm chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan lô hàng, nhà xuất khẩu sẽ fax hoặc mail bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu để nhà nhập khẩu kiểm tra trước khi gửi bộ chứng từ gốc.

Bộ hồ sơ chứng từ gồm có: Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Sales contract: Hợp đồng ngoại thương
Commercial invoice: Hoá đơn thương mại
Packing list: Phiếu đóng gói
Bill of lading: Vận đơn đường biển
Arrival note: Giấy báo hàng đến
C/O: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng.

Trong một số trường hợp, khách hàng gửi luôn bộ chứng từ mà không gửi file mềm.

2.2.2.6. Kiểm tra bộ chứng từ (B6)

Kiểm tra kỹ thông tin trên từng chứng từ

Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục thông quan cho lô hàng.

Kiểm tra hợp đồng ngoại thương

Số và ngày hợp đồng
Tên và địa chỉ các bên mua bán
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá…)
Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…)
Phương thức thanh toán
Thời điểm và địa điểm giao hàng

Kiểm tra hóa đơn thương mại

Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có)
Số và ngày của hóa đơn
Tên và địa chỉ các bên mua bán
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá)
Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…)
Phương thức thanh toán (nếu có)

Kiểm tra Bill Of Lading

Số và ngày B/L Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.
Những thông tin của ô shipper, consignee và notify. Đặc biệt ô Consignee phải thể hiện tên và địa chỉ chính xác của Công ty nhập khẩu vì chỉ có người trong mục này mới được nhận hàng.
Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ
Tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
Số cont, số seal

Kiểm tra Packing List

Số và ngày của Invoice trên Packing list
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng)
Đơn vị tính
Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
Quy cách đóng gói, loại bao bì

Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ

Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận
Nơi xuất xứ
Tổng khối lượng
Số lượng

Kiểm tra giấy chứng nhận số lượng và chất lượng

Đơn vị và ngày cấp giấy chứng nhận
Thông tin sản phẩm
Thông tin về cách đóng gói

Tất cả chứng từ phải trùng khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng.

Tùy theo tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng mà ngoài những chứng từ trên, nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu công ty khách hàng gửi thêm những chứng từ khác cần thiết.

Khi nhận đầy đủ những chứng từ trên, bộ phận chứng từ của Công ty giao nhận sẽ kiểm tra chi tiết lại một lần, xem các chi tiết giữa các chứng từ có phù hợp với nhau hay không. Các chứng từ trên rất quan trọng, các chi tiết phải đúng thì mới nhập khẩu được lô hàng, vì vậy việc kiểm tra chứng từ rất cần thiết. Nếu các chi tiết trên chứng từ đã đúng thì tiến hành các bước tiếp theo, còn nếu chưa đúng phải thông báo cho doanh nghiệp nhập khẩu biết để bổ sung, sửa chữa.

2.2.2.7. Xử lý và lưu trữ hồ sơ (B7) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Nhân viên chứng từ hoặc nhân viên kinh doanh sẽ tạo thư mục lưu trữ hồ sơ của khách hàng và tiến hành liệt kê các mặt hàng, tra mã HS và tính toán thuế trên Excel trước khi tiến hành lên tờ khai hải quan.

Trong bước này, việc tra mã HS rất quan trọng vì nó liên quan đến thuế suất và mô tả hàng hóa đang lên tờ khai. Nếu mã HS không phù hợp thì lô hàng có thể không được thông quan.

Mã HS (HS Code) là mã số dùng để phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu trên toàn thế giới theo Hệ thống phân loại hàng hóa do Tổ chức Hải quan thế giới WCO phát hành có tên là “Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa” (HS – Harmonized Commodity Description and Coding System). Dựa vào mã số này, cơ quan hải quan sẽ áp thuế xuất nhập khẩu tương ứng cho doanh nghiệp, đồng thời có thể thống kê được thương mại trong nước và xuất nhập khẩu.

2.2.2.8. Lên và truyền tờ khai hải quan (B8)

Lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai hải quan ECUS5
Kiểm tra lại tờ khai trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:

Những tiêu chí không được phép sửa trên tờ khai sẽ được kiểm tra hết sức cẩn thận
Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.
Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại tờ khai trị giá.

Kiểm tra lại với số liệu đã tính toán ở bước 7 gồm thuế nhập khẩu, VAT,…. Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp thì kiểm tra ngay lại tờ khai về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.

Nhân viên hiện trường kiểm tra độc lập lại toàn bộ tờ khai để đảm bảo nội dung trên tờ khai được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Sau khi cả hai người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung tờ khai đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp theo.

Gửi tờ khai in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẵng hạn mã HS không chính xác để được mức thuế suất thấp, nhân viên chứng từ cần giải thích rõ các phương án, và để khách hàng quyết định.

Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo: Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.
Luồng xanh: In tờ khai, chờ khách hàng nộp thuế, sau đó đến chi cục hải quan cảng Đà Nẵng giám sát làm nốt thủ tục thông quan.
Luồng vàng: Phải mang tờ khai và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi. Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:
Giấy giới thiệu của công ty
Tờ khai hải quan: 01 bản in từ phần mềm
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản
Vận đơn (Bill of Lading): 01 bản, có đóng dấu doanh nghiệp và dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty Fowarding)
Hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 01 bản chụp
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 01 bản gốc (nếu có)
Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 01 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)….

Ngoài ra, nhân viên hiện trường chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List) và những chứng từ liên quan như Catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật…. của lô hàng.

Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi khách hàng xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng…. như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, nhân viên hiện trường mang theo một số dụng cụ cần thiết như: Seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính….

Nộp thuế nhập khẩu và VAT

Sau khi có kết quả phân luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Trong Emai, nhân viên hiện trường sẽ hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế:

Cơ quan quản lý Ví dụ: Chi cục hải quan cửa khẩu cảng Tiên Sa
Số tài khoản kho bạc. Ví dụ: 7111
Tên kho bạc
Lưu ý khách hàng: Chỉ ghi 11 chữ số đầu tiên của tài khoản trên giấy nộp thuế

Trường hợp khách hàng nhờ Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu nộp thuế giúp, thì đề nghị họ chuyển tiền và nộp thuế giúp họ. Điền thông tin vào giấy nộp thuế, kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin trước khi nộp cho ngân hàng kho bạc. Trước khi ký nhận giấy nộp thuế gốc từ ngân hàng, kiểm tra một lần nữa các thông tin để đảm bảo tính chính xác.

Lên tờ khai hải quan

Bước 1: Khởi động phần mềm khai báo hải quan ECUS 5 VNACCS

=> Click chọn “thử nghiệm”

Hình 2.4. Hệ thống ECUS5 – VINACC

Bước 2: Đăng nhập vào ECUS 5 VNACCS

Hình 2.5. Khai hải quan thông tin doanh nghiệp

Hình 2.6. Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu (IDA)

Bước 3: Khai trước thông tin tờ khai (IDA) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu (IDA)” Chỉ khai báo các thông tin trong 3 tab: Thông tin chung, Thông tin chung 2, Danh sách hàng.

Bước 1: Khai báo tab “Thông tin chung”

Hình 2.7. Khai báo ở tab thông tin chung
Khai báo các thông tin cơ bản:

Bước 2: Khai báo tab “Thông tin chung 2”

Hình 2.8. Khai báo ở tab Thông tin chung 2
Khai báo thông tin về hóa đơn thương mại:
Khai báo tờ khai trị giá:
Khai báo về thông tin hợp đồng:
Khai báo về thông tin khác:
Phần ghi chú: ta nhập lại thông tin về hợp đồng, bao gồm số hợp đồng và ngày hợp đồng

Bước 3: Khai báo tab “Danh sách hàng”

Hình 2.9. Khai báo ở tab Danh sách hàng
Tại tab “Danh sách hàng” ta nhập thông tin hàng hóa trực tiếp trên danh sách hàng.

Khi khai báo tab “Danh sách hàng” bằng phần mềm ECUS 5 VNACCS có một số lưu ý quan trọng như sau:

Chỉ tiêu Trị giá tính thuế và Thuế suất nhập khẩu:

Trên danh sách hàng ô “Trị giá tính thuế” và ô “Thuế suất nhập khẩu (%)” có màu xám nên không cần nhập dữ liệu của hai ô này vì theo nghiệp vụ VNACCS thông thường Trị giá tính thuế và Thuế suất sẽ do hệ thống Hải quan trả về.

Các chỉ tiêu về thuế suất và tiền thuế của các sắc thuế: Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Các cột dữ liệu “Thuế suất tiêu thụ đặc biệt (%)”, “Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt”, “Thuế suất môi trường”, “Tiền thuế môi trường”, “Thuế suất VAT (%)”, “Tiền thuế VAT” có màu xám nên không cần phải nhập liệu, thông tin từ các cột dữ liệu này sẽ do hệ thống của Hải quan trả về, người khai chỉ cần chọn các mã biểu thuế tương ứng cho các sắc thuế này.

Bước 4: Tiến hành Khai trước thông tin tờ khai (IDA)

Sau khi đã nhập xong thông tin cho 3 tab “Thông tin chung”, “Thông tin chung 2”, “Danh sách hàng”, ta bấm chọn nút “Ghi” và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.

Khi đó, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận chữ ký số khi khai báo, ta chọn chữ ký số từ danh sách và nhập vào mã PIN của Chữ ký số

Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính.

Bước 4: Khai chính thức tờ khai (IDC)

Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai nhận được thông tin hệ thống trả về, ta tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, ta chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)”

Sau đó sẽ hiện ra cửa sổ thông báo kết quả khai báo: “Khai báo tờ khai thành công”

Hình 2.10. Khai chính thức tờ khai IDC

Bước 5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan

Ta chọn nghiệp vụ “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.

Hình 2.11. Kết quả trả về từ Hải quan

Bước 6: In tờ khai

Sau khi nhận được các kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan, người khai có thể xem lại và in các bản in bằng cách nhấn vào nút “In Tờ Khai”.

2.2.2.9. Lấy lệnh hãng tàu (B9) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Nhân viên hiện trường sẽ ứng tiền làm hàng từ bộ phận kế toán. Gọi điện trước cho hãng tàu để hỏi về phí lấy lệnh, tiền cược container và lô hàng đã đủ điều kiện phát lệnh chưa.

Nếu bên vận tải biển là Forwarder thì cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, bill gốc (nếu có) lên lấy ủy quyền rồi làm bước tiếp theo.

Trong trường hợp Forwarder đã lấy lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) của hãng tàu thì có thể bỏ qua bước này, hoặc chỉ cần tới hàng tàu cược container, tùy trường hợp.

Bộ hồ sơ gồm có:

Giấy báo hàng đến: 01 bản copy
Giấy giới thiệu: 01 bản gốc cần)
Chứng minh nhân dân: 01 bản copy
Bill hãng tàu: 01 bản copy
Thông tin xuất hóa đơn (hỏi nhân viên Sales cung cấp)

Khi lấy lệnh, nhân viên hiện trường sẽ chú ý gia hạn và nộp phí gia hạn (nếu

Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu hoặc Forwarder
Kiểm tra lại số container, số chì, hạn lệnh
Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi ký lên hóa đơn.

Những chứng từ phải nhận được trước khi rời hãng tàu (tùy theo hãng) thường gồm:

Lệnh giao hàng có đóng dấu của hãng tàu: 03 bản
Phiếu cược: 01 bản
MBL có dấu hãng tàu: 01 bản
Các hóa đơn phí (Local Charge)
Phiếu thu tiền cược container

2.2.2.10. Làm thủ tục thông quan (B10)

Đăng ký tờ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan

Sắp xếp bộ hồ sơ hải quan theo thứ tự như sau:
Tờ khai hải quan điện tử: 02 bản chính.
Hợp đồng mua bán (Sales Contract): 01 bản sao
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số: 01 bản chính Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính

Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản chính Giấy Giới thiệu của công ty

Bước 2: Nộp bộ hồ sơ hải quan tại cửa Thông quan điện tử hàng nhập khẩu

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhân viên giao nhận của Công ty mang hồ sơ đến cửa thông quan điện tử hàng nhập khẩu để nộp cho Hải quan tiếp nhận. Công chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan, thực hiện theo kết quả phân luồng. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Có 3 mức độ kiểm tra phân luồng khác nhau như sau:

Luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Luồng vàng: hàng hóa thuộc luồng vàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Luồng đỏ: phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Có 2 mức độ kiểm tra ở luồng đỏ:

Mức (1): Kiểm tra tỷ lệ ( theo tỷ lệ 5% hoặc 10%) tùy theo tính chất, qui cách đóng gói… của lô hàng.
Mức (2): Kiểm tra toàn bộ lô hàng

Sau khi lãnh đạo Chi Cục quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hải quan đối với lô hàng này, nếu là hàng miễn kiểm (luồng xanh) thì trả hồ sơ tại quầy trả tờ khai. Nếu là hàng kiểm (luồng đỏ) thì hồ sơ đuợc luân chuyển trả lại cho công chức tiếp nhận đăng ký tờ khai hải quan để ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức.

Bước 3: Hải quan tiếp nhận hồ sơ, thu lệ phí và thông quan
Xây dựng giá tính thuế.

Tiếp theo công chức hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá tính thuế, mã số, chế độ, tham vấn giá… Dựa vào bảng giá tối thiểu của hải quan để xem xét, đối chiếu lại với giá của người khai tự khai. Nếu giá trên tờ khai của hàng hoá cao hơn hoặc không thấp hơn 80% giá tối thiểu của hải quan thì chấp nhận, ngược lại công chức hải quan sẽ thông báo cho chủ hàng biết, điều chỉnh lại giá và ghi vào mặt sau của tờ khai.

Tiếp theo hải quan tính lại thuế dựa vào mã số hàng hoá cùng đơn giá tính lại (nếu đơn giá có điều chỉnh) và thông báo thuế cho chủ hàng. Sau khi kiểm tra, tính toán xong nếu thấy kết quả tính thuế của doanh nghiệp hoàn toàn hợp lý thì công chức hải quan đóng dấu và ký xác nhận lên Tờ khai hải quan điện tử, các tờ phụ lục đính kèm và tờ khai trị giá tính thuế rồi chuyển qua bộ phận thu lệ phí hải quan.

2.2.2.11. Làm thủ tục lấy hàng (B11)

Nộp thuế và lệ phí hải

Trong trường hợp phải nộp thuế ngay, dựa vào hợp đồng hai bên ký kết thông thường công ty giao nhận sẽ thanh toán thay tất cả các chi phí cho công ty Nhập khẩu và sẽ quyết toán sau nên nhân viên giao nhận sẽ đi nộp thuế để thuận tiên cho việc hoàn tất mở tờ khai. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Đối chiếu D/O

Nhân viên giao nhận đến bãi (vì đây là hàng nguyên container), đưa (01) D/O ghi số tàu, loại hình tờ khai, tên người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng cho hải quan giám sát. Nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào D/O đối chiếu tên người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng với trên hồ sơ lưu manifest của hải quan, xem hàng đã vào bãi hay chưa. Sau đó đóng dấu “Đã đối chiếu” lên D/O và trả lại cho nhân viên giao nhận của Công ty để làm thủ tục hai quan khi lấy hàng về.

Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ tờ khai đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:

D/O: 03 bản
Giấy cược container: 01 bản gốc
Danh sách hàng hóa được thông quan
Giấy giới thiệu
Nộp phí nâng hạ, sau khi đổi lệnh xong thì kiểm tra lại số container, chì.
Cảng trả lại những giấy tờ:
Lệnh nâng
Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ….)

Kiểm tra vị trí container, tìm hàng

Thường thì lúc tàu về, container được dỡ xuống đặt tại bãi trung tâm. Các container lúc này được xếp theo các hàng hình cây cao. Do đó cần phải đưa container về bãi kiểm hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan.

Nhân viên giao nhận xin chuyển container từ bãi trung tâm về bãi kiểm hoá tại văn phòng điều độ cảng. Tại đây trình (02) D/O, trên (01) D/O ghi số container, số seal, lưu lại văn phòng. Nhân viên điều độ cảng đóng dấu xác nhận và ghi ngày, giờ chuyển container lên D/O còn lại và trả cho nhân viên giao nhận.

Khi biết chính xác ngày giờ container được chuyển về bãi kiểm hóa, nhân viên giao nhận phải đến tận nơi để kiểm tra xem số container, số seal.

Dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục hải quan rồi báo cho công ty biết để sắp xếp và điều xe đi nhận hàng.

Đến hàng tàu cược container

Nhân viên giao nhận của Công ty cầm lệnh giao hàng đến Công ty hàng tàu để đóng dấu giao thẳng. Để được đóng dấu “giao thẳng” nhân viên giao nhận của Công ty viết phiếu cược Container, tại quầy tiếp nhận, nhân viên giao nhận của Công ty điền đầy đủ các thông tin như sau: Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Tên Công ty:
Tên tàu / Số chuyến:
Số B/L:
Số container:
Số tiền cược:

Sau khi điền các thông tin trên, nhân viên giao nhận của Công ty ký tên vào “Giấy mượn Container về kho riêng”. Sau đó, sang bộ phận thu ngân để đóng tiền cược. Thu ngân sau khi nhận được tiền sẽ giao biên lai thu tiền cược, nhân viên giao nhận của Công ty mang biên lai đến quầy tiếp nhận. Lúc đó, hãng tàu sẽ ký tên xác nhận và đóng đấu “Đã thu tiền” lên “Phiếu cược”, đồng thời đóng dấu “Giao thẳng” lên các D/O và giao cho nhân viên giao nhận của Công ty.

Đăng ký lấy phiếu EIR

Nhân viên giao nhận của Công ty xuống phòng Thương vụ cảng xuất trình D/O có đóng dấu “Giao thẳng” để đổi lấy phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt).

Hải quan thương vụ cảng sẽ thu tiền nâng hạ Container và ra hóa đơn đồng thời in phiếu EIR (gồm 4 liên) giao cho nhân viên giao nhận của Công ty và giữ lại 1 D/O.

Thanh lý cổng

Nhân viên giao nhận của công ty xuất tờ khai, lệnh hình thức, D/O đối chiếu cho hải quan cổng đối chiếu, kiểm tra vào sổ theo dõi:

Kiểm tra thủ tục hải quan trên tờ
Căn cứ trên tờ khai và trên phiếu xuất đối chiếu tên hàng, số lượng, trọng

lượng, ghi số xe vào nhận hàng sau đó vào sổ hải quan.

Hải quan cổng sẽ giữ lại 1 phiếu EIR màu xanh cùng lệnh hình thức và đóng dấu xác nhận lên phiếu EIR màu hồng. Nhân viên giao nhận nhận lại D/O và phiếu EIR màu hồng, giao cho bảo vệ cảng phiếu EIR màu hồng để đối chiếu với xe chở hàng khi qua cổng.

2.2.2.12. Giao lệnh cho xe (B12) Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục hải quan rồi báo cho công ty biết để sắp xếp và điều xe đi nhận hàng.

Khi xe vào bãi, nhân viên giao nhận của công ty liên hệ với công nhân cảng để họ xếp hàng lên xe, mặt khác kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng trước khi lấy hàng. Trong trường hợp hàng nhiều thì trong quá trình bốc xếp hàng hoá, nhân viên giao nhận phải theo dõi, đốc thúc công nhân tổ chức thực hiện nhanh gọn, đồng thời đảm bảo an toàn tránh hư hỏng cho hàng hoá do bất cần của công nhân.

Sau đó viết phiếu bàn giao cho các xe, trong đó ghi rõ số xe, số lượng thực chở, địa điểm hàng được chở đến và giao phiếu EIR màu hồng cho xe để kiểm tra khi xe qua cổng.

Nhân viên giao nhận sẽ đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:

Phơi lệnh nâng
Biên bản giao hàng: 03 bản

Tài xế sẽ chở hàng về kho của khách hàng, dỡ hàng và lấy biên bản giao nhận sau khi khách hàng ký xác nhận đã nhận hàng.

Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận cho xe đầu kéo container về tiến hành giao hàng cho khách hàng tại kho riêng của công ty và hai bên ký nhận vào biên bản bàn giao hàng hóa.

Khi kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện cho khách hàng sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã được giao theo đúng thỏa thuận.

Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải lưu ý về số lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ. Nếu như hàng hóa được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì khó để đảm bảo đúng số lượng trên chứng từ. Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra toàn bộ thì số lượng hàng hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tế so với số lượng trên chứng từ.

2.2.2.13. Lấy cược và hoàn ứng (B13)

Trả vỏ container và lấy lại tiền cược container

Nhân viên giao nhận yêu cầu tài xế sau khi chở hàng về kho và rút hàng, phải mang container trả về địa điểm mà hãng tàu đã quy định trong giấy mượn container.

Sau khi trả container phải có xác nhận đã trả container, tình trạng container trên phiếu hạ container rỗng. Tài xế xe phải giao lại phiếu hạ container rỗng để nhân viên giao nhận đi lấy lại tiền cược.

Những giấy tờ cần thiết trong quá trình đi lấy tiền cược:

Giấy cam kết mượn
Phiếu hạ container rỗng.

Nhân viên giao nhân mang giấy tờ cần thiết đến hãng tàu để lấy lại tiền cược container. Nhân viên hãng tàu sẽ tính chi phí sửa chữa container nếu trên biên bản giao có ghi chú container bị hư hỏng, tùy vào mức độ khác nhau sẽ được trừ vào số tiến đã đóng cho hãng tàu. Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn ứng và thanh toán với công ty

2.2.2.14. Lập Debit note và gửi khách hàng (B14)

Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tiến hành bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng. Công ty sẽ nhận phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết.

Sau khi container đã giao đến kho của công ty Nhập khẩu, công ty giao nhận làm giấy báo nợ (Debit Note) gửi cho công ty Nhập khẩu để xác nhận các khoản phí. Khi gửi Debit Note, khách hàng thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu có phát sinh sai lệch.

Sau khi công ty Nhập khẩu đã xác nhận, Công ty giao nhận xuất hóa đơn VAT và yêu cầu Công ty Nhập khẩu thanh toán. Trả lại cho Công ty Nhập khẩu bao gồm những chứng từ:

Hợp đồng ngoại thương (Sales contract): (01) bản sao
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản chính
Vận đơn đường biển (Bill of Lading): (01) bản chính
Phiếu đóng gói (Packing List): (01) bản chính
Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin): (01) bản chính
Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng (Certificate of Quantity and Quality) :(01) bản chính

Công ty giao nhận lưu giữ lại bao gồm những chứng từ:

Hợp đồng ngoại thương (Sales contract): (01) bản sao
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản sao
Vận đơn đường biên (Bill of Lading): (01) bản sao
Phiếu đóng gói (Packing List): (01) bản sao
Tờ khai hải quan: (02) bản sao
Hóa đơn giá trị gia tăng: (01) bản sao

2.3. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (FCL)bằng đường biển tại công ty Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

2.3.1 Ưu điểm:

Quy trình công ty được xây dựng liền mạch, giữa các bước không có sự mâu thuẫn với nhau, cung cấp đẩy đủ, dễ hiểu, giúp người thực hiện dễ dàng nắm bắt rõ về các bước thực hiện giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển.

Việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng là khâu khá quan trọng trong quy trình, vì vậy toàn bộ nhân viên Sales của công ty đã nỗ lực tìm kiếm các khách hàng có thể làm ăn lâu dài, uy tín cũng như có nguồn hàng ổn định. Trong quá trình ký kết hợp đồng, nhân viên Sales của công ty với thái độ niềm nở và tác phong chuyên nghiệp luôn chủ động hỗ trợ để tạo điều kiện thoải mái nhất cho khách hàng. Nhờ vậy tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng, giúp giữ chân nhiều khách hàng.

Việc đàm phán kí kết hợp đồng dịch vụ diễn ra nhanh chóng bằng các phương tiện hiện đại như email, skype, zalo…

Có nhiều khách hàng quen biết nên thủ tục diễn ra nhanh chóng, bỏ bớt một số bước không cần thiết, giúp rút ngắn thời gian cho nhiều phía.

Đội ngũ nhân viên trẻ làm việc rất chuyên nghiệp, có kiến thức sâu rộng, am hiểu các yếu tố liên quan đến công việc và thành thạo quy trình giao nhận hàng, biết linh hoạt trong công việc để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty và khách hàng.

Với tiêu chí đặt uy tín đặt lên hàng đầu mà công ty đã có được mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu và nhà xe. Nhờ vậy công ty cũng được nhiều thuận lợi trong quá trình làm dịch vụ như có được giá tốt, giảm chi phí cho công ty và khách hàng

Ban giám đốc công ty luôn tạo môi trường làm việc thân thiện, các nhân viên trong công ty giúp đỡ nhau nhiệt tình để đảm bảo tạo ra giá trị dịch vụ tốt nhất, đảm bảo an toàn cho hàng hoá của khách hàng.

Thiết bị công nghệ được đầu tư, cập nhật thường xuyên giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc liên lạc giữa các bên liên quan, giúp tiết kiệm thời gian.

Khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 VNACCS tại công ty nên rất linh động, tiện lợi, dễ dàng bổ sung các thông tin cần thiết.

2.3.2 Nhược điểm: Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Kho bãi ở cảng bề bộn nên khó trong việc tìm kiếm container của khách hàng.

Nếu lô hàng thuộc luồng đỏ, tức phải kiểm hóa hàng hóa thì việc chuyển container về bãi kiểm hóa gây ra thiệt hại về thời gian và chi phí cho công ty.

Việc lập tờ khai hàng nhập khẩu cũng rất quan trọng, nhất là việc áp mã thuế trong việc khai báo hàng nhập. Tuy nhiên cũng có trường hợp nhân viên của công ty áp mã thuế sai hoặc tính sai giá thuế. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn trong quá trình giao nhận hàng, làm chậm tiến độ làm việc của nhân viên giao nhận, nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến việc làm chậm nhận hàng cho khách hàng, dẫn đến quá trình kinh doanh của khách hàng bị trì trệ.

Quá trình từ khi nhận chứng từ của khách hàng cho đến khi giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra còn khá chậm do nhân viên giao nhận vừa phải kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan.

KẾT LUẬN CHƯƠNG II

Ngày nay, trong một nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều, đặc biệt là ngành giao nhận đường biển với lưu lượng hàng hóa tăng nhanh chóng.

Ngoài kinh doanh dịch vụ giao nhận, công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu còn mở rộng thêm các dịch vụ khác như: làm thủ tục chứng từ khai hải quan, làm đại lý cho hãng tàu, điều đó cho thấy doanh nghiệp đã tìm ra hướng đi đúng với chuyên môn, đưa công ty phát triển vượt bậc. Công ty đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều công ty lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Tuy nhiên, quy mô và phương tiện kỹ thuật cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu chưa so sánh được với nhiều công ty khác cùng ngành, điều này ảnh hưởng đến công tác giao nhận của công ty. Do đó, Công ty đang cố gắng tạo một cơ cấu quản lý phù hợp, có đội ngũ công nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp, đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật… Khóa luận: Phân tích quy trình giao nhận nhập khẩu container.

Từ những thực trạng được phân tích trên, sau đây là những giải pháp được thể hiện trong chương 3 nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển nói riêng và công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung. Đồng thời góp phần giúp công ty phát huy những điểm mạnh của mình và khắc phục những điểm yếu, nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận cũng như tăng khả năng cạnh tranh của công ty trong nước và quốc tế.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận nhập khẩu container

Luanvan

Post Views: 107

Khóa Luận, Quản trị kinh doanh